什么是工作分解结构?

工作分解结构(WBS)是一个可视的层次结构轮廓,可指导您的项目。通过首先分解可交付成果,您可以创建任务,然后可以根据需要将其再次分解为子任务,以解决项目目标。

ProjectManager.com的Gantt图表界面的屏幕快照,左侧的WBS列显示任务的顺序。顶部上方有一个按钮,上面写着“单击此处开始免费试用”。

此过程需要处理大型,复杂的项目,并将它们分成更易于管理的部分,以使其更易于计划,安排和交付。 WBS有助于确定范围,成本和进度基准,并确保您的项目计划考虑到所有这些重要因素。

通过以这种方式可视化项目,您和您的资源可以协作定义关键任务,子任务以及它们之间的相互依赖关系。

WBS通过复杂的项目充当您的地图。一个项目可以包括几个阶段,也可以包括较小的子项目。甚至子项目也可以分解为较小的部分。这样,您就可以清楚地完成项目各个方面所需的细节。

工作分解结构的要素

典型的工作分解结构由几个关键组件组成。它们如下:

  • 任务编号 & Description: 为每个任务分配一个数字可以轻松识别它们。描述将有助于定义任务是什么,并在执行任务时为团队提供指导。
  • 任务负责人: 所有者是负责监督任务从分配到完成并确保其已正确执行的个人,组织或部门。
  • 任务依赖性: 最终交付物路径上的某些任务必须等到另一个任务完成或开始后才能开始。这称为“任务依赖”,并且需要将两个从属任务链接在一起,以避免以后在项目中出现滑动。
  • 任务费用: 每个任务都会有一个 与之相关的成本。您需要注意,以跟踪预算。
  • 任务的开始,完成和预计完成: 添加每个任务的开始日期和完成日期,以及 估计时间 您已按计划执行它。
  • 任务状态: 任务的状态将显示是否’是否进行分配,进行中,延迟或完成,这有助于进行跟踪。

如何创建工作分解结构

创建工作分解结构需要五个步骤。这些是很大的步骤,是WBS的鸟瞰图,最终可以深入到层次。但是很高兴知道构建全面的WBS所需的主要部分。

  1. 从开始 项目章程(范围,目标和参与项目的人)确定项目并进行描述。
  2. 下一阶段是项目阶段:将较大的项目意向书分成一系列阶段,从概念到完成。
  3. 你的是什么 可交付成果?列出所有内容,并注意将那些可交付成果视为成功交付的必要条件。
  4. 从上方获取可交付成果,并将其分解为交付它们所需的每一项任务。列出所有这些任务。
  5. 现在已经完成了任务,将其分配给团队。给每个团队成员完成工作所需的工具,资源和权限。

如果您希望在视觉上和言语上对工作分解结构的信息进行解释,请观看此视频。

工作分解结构变化

制作WBS的方法不只一种。实际上有许多不同的类型。这里有一些。

工作分解结构清单

简而言之,这是带有子任务的任务或可交付成果的列表。这可能是制作WBS的最简单方法,有时这就是您所需要的。

工作分解结构流程图

最常见的版本是 流程图 WBS的(或树)版本具有列表中的所有相同元素,但是代表工作流或进度,如图表表示所定义。我们将在下一部分中显示一个示例。

工作分解结构电子表格

尽管经典的WBS是树形图,但是该图形中表示的所有部分都可以布置在电子表格中,并在列和行中注明不同的阶段,任务或可交付成果。

工作分解结构甘特图

甘特图既是电子表格又是时间线。甘特图是一种WBS,除了静态电子表格或树形图之外,还可以做更多的事情。使用动态甘特图,您可以链接依赖关系,设置里程碑甚至设置基线。这是最常见的版本 项目管理软件.

工作分解结构示例

为了帮助您可视化WBS,让我们看一个项目。对于我们的示例,我们将创建工作分解结构的流程图变体,以指导商业建筑项目。这可能是一个复杂的项目,但是WBS会将这种复杂性归结为更简单的任务,以使项目易于管理。

研究下面的工作分解结构示例:

显示一个商业项目的工作分解结构的图表。主要可交付成果分为五个任务,进一步细分为子任务。

工作分解结构的顶部是您的最终可交付成果(在这种情况下,是商业项目)。紧随其后的是可交付成果的下一阶段,这是完成项目所需的主要任务。

这五个可交付成果(初始化,计划,执行,控制和结算)中的每一个都从顶部的主要可交付成果分出。决定后,它们将分解为一系列任务。例如, 起始阶段 包括现场评估工作和创建项目章程。

但是,这些任务可以进一步提炼为较小的子任务。在我们的示例的执行阶段,我们可以查看内部工作。该任务分为两个子任务,分别是安装管道和设置电源。

当尽可能彻底地创建WBS时,它是指导您完成看似非常复杂的项目的路线图。但是,当与WBS分解时,该项目突然变得更易于管理。

什么是WBS软件?

工作分解软件用于概述项目的最终交付成果,并定义实现项目所必需的阶段。

Project management training video (g5rybuonmh)

软件以几种不同的方式促进了这一过程。有些使用网络图,而另一些使用甘特图。但是,所有这些都是项目的可视化表示,实际上是分解了组装最终项目可交付成果所需的各个阶段和子阶段。

WBS软件的好处

工作分解结构是必不可少的计划工具。拥有可为您提供帮助的软件可使整个过程更加轻松快捷。它还可以将工作与您较大的项目计划,执行等联系起来。以下是WBS软件可以为您提供的服务:

  • 组织可交付成果和任务
  • 设置时间表基准
  • 可视化项目进度
  • 列出子任务和依赖项
  • 估计每个任务持续时间
  • 确定项目阶段

WBS软件的必备功能

有许多类型的工作分解结构软件可用,因此,当您寻找一种可以帮助您计划项目的软件时,请确保它具有以下功能:

分解任务

交付物和完成任务的定义对定义都很重要,但是大多数任务需要进一步分解才能完成。这就是子任务的所在。它们是更复杂的任务的一部分,您需要在WBS软件中使用该功能。

ProjectManager.com中的甘特图上的子任务的屏幕截图

链接相关任务

并非所有任务都相同。有些无法启动或停止,直到其他启动或停止。这些相关任务可能会在项目执行阶段的后期造成瓶颈,除非您尽早识别它们。具有任务依赖功能是必不可少的。

甘特图上的依赖项的屏幕快照,其中显示了链接的任务

设置任务的优先级和持续时间

WBS软件的重点是建立可行的时间表。因此,您需要通过定义任务的优先级来将其引入该过程的功能,这样您才能知道它进入哪个阶段。以及描述任务并估算完成所需的时间。

ProjectManager.com的甘特图上的进度管理屏幕截图

保持团队工作

WBS设置了您的任务和可交付成果,但是一旦项目进入执行阶段,关键是您必须有一种向团队分配资源以保持任务按计划进行的方式。其中包括一项功能,以确保他们的工作负载平衡。

ProjectManager.com中任务列表的屏幕截图

获取高级视图

能够监视您的进度是使您的项目按计划进行的原因。 WBS软件设置了计划,您必须具有在项目的所有阶段中维护它的功能。仪表板可以让您跨多个指标查看情况。

ProjectManager.com中的仪表板的屏幕截图

做出更好的决定

从计划阶段转到执行阶段,您将需要一种报告功能,该功能可以提供有关进度和性能的关键项目数据。这些信息将有助于您的决策制定,并帮助您指导项目成功完成。

ProjectManager.com生成的报告的屏幕截图

在ProjectManager.com中创建WBS

的目的 工作分解结构软件 在项目管理中是组织和定义 项目范围。由于我们强大的项目管理功能套件,使用ProjectManager.com的在线甘特图来构建您的WBS不仅效率更高,而且还可以与项目的其他各个方面紧密结合。

以下是有关如何在我们的软件中创建工作分解结构的甘特图变体的简要概述。 注册免费试用我们的软件,然后继续!

1.确定最终交付阶段

通常有四个阶段与项目管理相关。它们是启动,计划,实施和关闭。每个任务都有其相关的一系列任务,这些任务有助于最终交付。最终交付品是项目产生的最终产品或服务。

确定项目中的阶段以创建不仅仅是一个阶段 任务列表。将它们与我们分开 里程碑 甘特图工具上的功能。还可以对它们进行颜色编码,以更好地区分相位。

2.列出子任务,描述任务& Set Task Owner

子任务是更大,更复杂的任务的一部分。它们破坏了原本会使任务过于繁琐的内容,但与一项任务相关性很高,因此创建一个全新的任务来定义它是没有意义的。

在相关任务上方添加摘要任务并对其进行缩进。可以在任务框中注明说明,以进一步区分任务并为团队提供指导。选择一个团队成员来拥有任务并负责其正确执行。

ProjectManager.com的Gantt图表界面的屏幕快照,显示了布置的任务以及在其下方的子任务,这些任务在图表中表示。

3.链接依赖

任务相关性是在另一个任务完成或启动之前无法启动的任务。有四个任务相关性,从完成开始,从开始开始,从完成到结束和从开始完成。

通过相互拖动来链接相互依赖的任务。我们链接所有四种类型的任务依赖项。通过在此阶段识别这些任务,可以避免执行过程中的瓶颈。

ProjectManager.com的甘特图界面的放大屏幕截图,显示了描述任务之间依赖性的线。

4.设置资源& Costs

资源是完成项目所需的一切。他们的范围从团队中的人员到材料,物资和设备。了解您的资源和相关成本是确定并保持您的项目在预算范围内的原因。

找出完成每个任务所需的资源,并估算它们将花费多少。将这些数字添加到甘特图的计划成本列。然后可以将其与实际成本进行比较,以跟踪您的项目预算。

ProjectManager.com的甘特图界面的放大屏幕截图,显示了与每个任务相关的资源和成本。

5添加开始& End Dates &预计完成

每个任务都有开始和结束日期。截止日期是必须完成任务的时间。估计完成时间是在预测您认为任务将花费多长时间。

在计划的开始日期列中添加任务需要开始的日期以及应该在计划的完成日期中完成任务的日期。此外,还有一个预计完成列,用于说明您计划执行任务的时间。

ProjectManager.com的甘特图界面的放大屏幕截图,显示了弹出菜单,允许用户选择任务的开始和结束日期。

6.跟踪任务状态

跟踪是如何知道项目是否按计划执行。在谈到任务时,跟踪会告诉您很多事情:记录的小时数,成本,优先级,新的沟通,完成的百分比以及其实际进度与计划进度的比较。

在项目周期中跟踪每个任务的状态。下拉菜单允许您将任务标记为未分配,已分配,进行中或已完成,因此与计划相比,您始终了解其实际状态。

ProjectManager.com任务界面的放大屏幕截图,显示了弹出菜单,允许用户选择任务的状态和优先级。

7.写笔记

最好在其中写下笔记的部分。虽然WBS十分详尽,但您可能需要解决一些与刚性结构不符的问题。

写下要附加到每个任务的注释,或将其放在“描述”或“注释”部分中,并收集不属于其他任何列的想法,想法和其他观察结果。

ProjectManager.com任务界面的屏幕截图,允许用户向任务添加注释。

8.生成报告

项目报告 从项目中提取数据以阐明其进度,整体健康状况,成本等。

使用我们的报告工具在您的WBS上生成报告。我们的报告汇总了您的项目数据,并允许您过滤结果以显示所需的结果。报告还可以与利益相关者共享。

ProjectManager.com生成的报告的屏幕截图。

免费工作分解结构Excel模板

如果您还不准备尝试并使用ProjectManager.com的 工作分解结构软件, 但是您仍然对使用此工具如何帮助您为下一个项目制定更严格的计划感兴趣,不用担心。您可以采取中间步骤。

ProjectManager.com是屡获殊荣的软件,可组织项目和团队。我们还有免费模板库,其中包括 免费的WBS模板,让您开始正确。

ProjectManager.com的工作分解结构模板的屏幕快照。

如果您决定试用我们的软件,我们将提供30天的免费试用期。您可以将项目工作分解结构模板上载到ProjectManager.com,它会在我们的软件中自动创建一个新项目。现在,您可以使用该模板来计划,计划,监视和报告项目。

因为我们的软件是基于云的,所以您的所有数据都会实时收集和显示。我们采用您的WBS,并通过 在线计划工具 帮助您定义任务之间的依赖关系,并在更改一项任务时在项目中更新这些关系。

如果您想了解ProjectManager.com如何帮助您将WBS转换为我们的软件,请观看以下视频。

Project management training video (g5rybuonmh)

项目管理中的工作分解结构

应该清楚为什么工作分解结构对任何项目的管理都如此重要。它的功能类似于待办事项列表,并启动组织过程。该工具可让您收集要执行的项目的每个步骤,以达到可交付成果并制定切合实际的计划和进度。

显然,项目工作分解结构在项目生命周期的早期就开始发挥作用。这是 策划阶段。项目经理通常是 项目团队,确保在制定计划时满足利益相关者的期望。然后将该计划发送给那些利益相关者以供批准。 WBS是启动整个过程的工具。

在您的计划阶段使用WBS 项目的生命周期,您可以确保避免执行项目时可能会困扰项目的许多问题。使用WBS可以减少的一些潜在问题包括范围蠕变和模糊要求。由于WBS是一个可视化的梯子,可以连接交付物的生产的每个步骤,因此您可以保持原样,甚至可以更紧密地监视进度。

工作分解结构最佳实践

在处理WBS时,保持一些最佳做法很有帮助。这里有一些事情要记住。

  • 使用名词: WBS是关于可交付成果以及将导致最终交付的任务。因此,您在处理什么而不是如何做的事情更多。动词非常适合用于行动,应在描述中使用动词,但为清楚起见,在WBS中,每个步骤都应使用名词。
  • 彻底: 为了使WBS能够完成其工作,必须没有漏洞。如果这是导致您最终交付成果的课程的一部分,那么一切都很重要。要管理该计划,您需要一个完整的清单,列出每个任务(无论大小),并将您带到那里。
  • 使任务互斥: 这仅表示没有理由将已经完成的单独任务分解为另一项任务。如果某项工作因为与某项任务一起进行而被包含在一项任务中,那么您无需将其单独进行。
  • 足够深入: 您可能会对WBS上的子任务感到疯狂。 WBS必须详细,但不能太深,以免引起混淆。理想情况下,最多可以考虑三五个。

创建工作分解结构的后续步骤

工作分解结构是解决项目混乱并掌控项目的一种好方法。从大局开始,然后深入研究细节。在为项目准备好WBS之后,您需要计划,执行和监视其进度。那边 ProjectManager.com 如上面的分步指南中所示,我们的在线甘特图帮助项目经理计划项目进度。

但是,团队的工作方式不同于项目经理。这就是为什么我们提供多个项目视图的原因。我们的看板可以可视化日常工作流程和任务列表。团队可以跟踪哪些任务是最高优先级,并且仅关注资源与能力匹配的地方。管理人员在流程中保持透明,可以使事情顺利进行。

您需要跟踪进度,这样可以避免范围蔓延,但是如果没有合适的工具,这将很难做到。 ProjectManager.com具有健壮的实时仪表板,可对项目进行高层查看。通过自动更新图形和图表,轻松监控所有项目中的几个关键指标。

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