如何使用项目模板

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正如视频中的PMP詹妮弗·布里奇斯(Jennifer Bridges)所说,项目模板是开始管理项目的好方法。了解如何将模板集成到项目管理实践和工具中。

这是白板的快照,供您参考!

这是使用Excel和Word项目模板的方法回顾中–如何使用项目模板:

Jennifer首先说她认为模板是帮助简化流程和提高效率的重要资源。无论是Excel电子表格还是Word文档, 模板是很棒的资源 对于任何管理项目的人。

她指出,Word文档非常适合您入门时使用 项目规划步骤 和通讯,而Excel电子表格更适合跟踪和报告项目。

但是,当将这些静态和独立文档纳入在线项目管理工具后,它们的价值便真正开始显现出来。您可以导入它们,然后它们可以在您的计算机上运行。有几种将可下载模板集成到PM工具中的方法。

如果将这些文档导入在线PM工具,则会发现您将节省时间和金钱。这是为什么?詹妮弗(Jennifer)对这个问题有四个答案。

  1. 在线工具提供了一致性。 您团队中的每个人都将使用相同的模板,因此您的流程将得到简化。你赢了’不必翻译一个人的数据’的文件变成另一个文件。
  2. 在线工具也允许离线选项。 您可以轻松地将在线数据导出到离线电子表格中。甚至也下载您的Word文档。 
  3. 在线工具使您能够快速动员起来。 将所有模板存储在一个集中的位置,并根据已制定的项目计划创建新模板。这使您可以在几分钟内快速启动新项目,而不必每次都逐个任务手动创建新项目。此外,您的整个团队都可以访问相同的计划和文档,因此他们都可以轻松快速地开始工作。
  4. 在线工具可以实时更新状态更改。这是使用在桌面上下载的模板,将模板导入在线工具以及与团队协作使用模板之间的真正区别。每次文档更新时,’为组织中的每个人更新。每次编辑项目模板时,每个人都可以看到更改。所有数据都是实时更新的,因此’不必与团队中的每个人交流新的项目更新,就不会浪费时间。

模板是一个很好的工具,但是技术已经发展到一定程度,以至于它们现在只是在线项目管理软件这一更大工具的垫脚石。

专家提示: 如果您要寻找一组Excel和Word模板来帮助您计划,执行和监视项目的每个阶段, 这里有许多模板可免费下载.

感谢收看!

转录:

今天我们’在谈论如何使用项目模板。我可以’关于项目模板还不够。我们’我们实际上已经完成了一些有关这些模板的详细内容的白板会议,但是此白板会议只是为了向您展示为什么它们’非常重要以及如何使用它们。

所以让’看一下模板。它们可以像Word文档或Excel电子表格一样简单。因此,当我们使用Word文档且这些模板非常适合计划时,请考虑您的项目计划,您的团队名册,团队议程或会议纪要,然后他们’非常适合交流。

Excel电子表格非常适合数据以及跟踪和报告,因此请考虑数据操作。因此,有了这些模板,所有这些模板都可以在软件工具中在线维护。

所以让’s look at once they’在工具中,您可以导入模板,也可以在计算机上运行它们。因此,您可以将它们导入到您的软件工具中,这有其优点和缺点。

所以优点是,当您导入它们时,它们’随时可用,您可以轻松地重用它们,也可以让其他团队成员对其进行审核并提供意见,甚至在需要时进行修改。缺点是…well, I can’除非您可能真的想太多弊端’导入了错误的版本。

但是您也可以运行这些…从工具中导出它们并在计算机上运行它们。专业人士说,如果你’旅途中或不在办公室时,您便可以将它们放在计算机上以供访问。缺点是’如果您需要团队成员对其进行审核或提供意见,则会更加困难。

所以在这里 is a favorite mantra that I heard from one of my team members that I’m采用。使用模板,直到丢失模板。这意味着一旦将它们合并到在线软件工具中,就可能会失去使用模板的能力。

所以在这里’s为什么要使用模板。通过使用模板,它不仅可以在该项目之间提供一致性,而且还可以在您的其他项目之间提供一致性。它提供了我们刚才显示的在线和离线选项,您可以看到它的优缺点。它使您能够快速动员起来。

意思是,如果您有模板,它们’已经概述了,您可以重复使用很多信息,而只是替换或编辑’对于特定项目已更改。然后您可以维护…这些都是在线维护的,它们还为您提供实时访问。

因此,如果您需要模板的项目管理软件工具,请立即在ProjectManager.com上注册我们的软件。

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