什么是时间表?

时间表记录员工对任务工作的时间量。时间表是管理,人力资源和会计赚取时间和薪酬雇员的薪酬机制,以总工作时间的证明为基础。最常见的关联是时间卡或时钟。

在项目管理中,Timesheets对企业来说,监控时间并保持项目的业务也变得非常宝贵。它们还可以用作费用跟踪的管理工具, 容量规划,或估算团队的可用性。

如何制作时间表

有许多方法可以创建和使用时间表。最简单的是物理,纸张的时间表。使用物理时间表模板可节省成本,但可以引入丢失的时间表和难以搜索的档案等问题。

电子时间表可以在Excel或Google纸张中进行,具有任务,项目,程序,客户端计费等特点。使用A. Excel时间表模板 节省时间并简化大部分工资流程。但是,它可能是无利可图的,因为它需要更多的时间在输入数据和通过部门递交时间表。

在线时间表

第三和最佳选择是 在线时间表, 这将实时显示您的团队的记录时间。 Timesheets可以自动填充,因为任务已完成,并且如果反复出现,可以复制上周的工作。当TimeSheets准备好批准时,可以通知经理,然后在他们批准时锁定,创建一个节省时间和金钱的无缝过程。 ProjectManager.com这样的在线平台还允许您创建可打印的时间表。

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projectmanager.com.的Timesheet软件界面的屏幕截图,叠加在顶部的按钮,表示“点击此处尝试时间表软件”。

时间表,工资单& Client Billing

时间表对工资单和客户结算流程至关重要。雇主使用时间表记录与员工工作时间的会计相关的数据,以准确支付。为了创建时间表管理人员,必须考虑许多变量,如员工的时间卡,支付期,每小时,正常时间,加班时间,里程数。时间表可以每周,双周,每月或双月提交。

时间表主要用于非豁免员工,因为它允许雇主不仅支付工作时间的支付,而是跟踪他们保持符合国家和联邦法规,如公平劳动标准法案。这被称为时间表合规性,标准因行业和监管实体而异。对于定期账单客户的任何公司,时间表都可以作为跟踪每个客户的可费数小时的手段。

时间表s的重要性是Myriad,来自 降低成本 由于发票不准确,以跟踪员工的时间并使用该数据来调整角色并提高性能。它们通过提供详细的记录来防止可能的诉讼。

时间表和项目管理

我们长期以来,办公室工作人员的年龄在陈旧的时间记录纸张或时间卡机上时钟,但这并不意味着时间表不再用于跟踪时间。事实上,他们的效用只增加了 项目管理工具 变得更先进。今天,时间表是一个非常通用的 时间跟踪工具.

项目管理 是现代知识的工作,这需要实时跟踪和处理大量数据 - 其中包括花在任务上的时间。在咨询或代理环境中工作的一些项目团队将为他们的团队在使用此数据的项目上花费的工作时间。

但是,Savvy项目经理充分利用刚性遵守在线时间表,以识别其项目或业务运营的优化和改进的途径。 Timesheet工具的实际价值是它们提供了一种简单的方法,可以随时查看团队正在处理的内容,以及是否正常执行该工作。

通过正确使用项目时间表,您可以轻松识别:

  • 谁正在努力
  • 什么任务仍然突出
  • 什么任务将超越他们的 计划的时间
  • 谁真的很忙,伐木了很多小时
  • 谁没有录制数小时,可能有能力拿起更多工作来优化团队
    availability
  • 对容量规划和费用跟踪有用的数据

时间表应该包含什么?

时间表系统通常包括以下数据:

  • 用户的名称: 这是完成时间表的人。管理人员可以访问员工时间表来完成它们。
  • 日期: 每周时间表是最受欢迎的。日期字段允许您浏览日历并输入特定周的工作时间。
  • 项目: 时间表可以按项目组组织任务(这是它在ProjectManager.com中的工作方式),以便用户更轻松地查看它们的录制措施。
  • 任务: 已分配用户尚未标记为完整的任务列表。
  • 上周复制: 如果您每周工作相似或相同的任务,则可以使用上周的任务自动填充时间表,而不是必须再次输入它们。
  • 一周中的日子: 其余的时间表列显示一周的天数。在正确的日子里标记每项任务的时间。一些项目可能需要使用日常时间表,描述在一天中执行的任务以及其他详细信息,例如工作时间,时钟和时钟输出时间等。
  • 百分比完成: 查看您的任务的百分比已完成。
  • 自动总计: 列和行将自动删除,以便您可以一目了然地看到您在一天或特定任务上工作了多少小时。这有助于雇主和员工计算总小时,正常时间,加班时间和双倍时间进行工资单。
  • 提交: 如果已分配了批准者,则可以将时间表提供给该人进行审核。电子时间表在线轻松共享,而可打印的时间表可以亲自交付。
  • 笔记: 添加注释并将文件添加到时间表条目中,以提醒自己任务的方法或记录为什么它需要更长的(或更少时间)而不是预期。

通常,您通常会在Timesheet上看到行,这些表中不直接绑定到项目计划上的任务。这些行可以代表像有偿时间(PTO),团队会议,培训等的东西。这些任务在工作周期间占用时间,但不一定直接贡献项目。

projectmanager.com.的Timesheet接口的屏幕截图,显示它显示的所有不同的时间表元素。

正如您所看到的,您可以获得很多有价值的信息,以协助您的项目时间跟踪和管理!

什么是时间表软件?

时间表软件 用于跟踪团队的工作时间并简化工资单程。现代软件产品也扩展到包括跟踪完成每项任务所需的时间,并帮助管理器按计划保留项目。

Project management training video (pr8kt5nlbn)

实际上,可以通过时间表软件监控和跟踪与项目中的时间管理相关的各个方面。除了收集团队在任务上工作的时候,软件可以跟踪调度, 资源 和与任务执行相关联的其他变量。 Microsoft Project是最常用的项目管理软件之一,但它具有主要的缺点 projectmanager.com更好的选择 管理时间表。

时间表 Management是一个关键组件,可以将项目带到成功结束。项目经理需要准确地监控项目中的时间,以降低成本并保持轨道。 Timesheet软件越好,您的项目是越好的。

传统时间表与在线时间表软件

时间表跟踪团队时间 - 这是必需品 - 但它值得投资在线时间表软件,或者可以进行经典的时间跟踪电子表格是否足够?当然,不必的较小组织 跟踪数十名员工 可能只需要使用可打印的时间表,或只是时间日志和时间卡。但是一旦组织缩减,就可以确保员工正常付款的复杂性。

可定制

在线时间表的一个优势与使用时间日志纸张和时间卡的旧时代的记录小时方式相比,您可以自定义它们以适应业务的结构。并非所有公司都是一样的 - 他们在不同的部门工作,加工工资单时有不同​​的需求。在线时间表具有灵活性这些企业需要更准确地跟踪他们的时间表跟踪。

报告

可打印的时间表模板或甚至在Excel或Google纸上制作的电子时间表的问题是它们是数据群岛。虽然它们的功能虽然它们不超出时间表的基本需求。相反,在线时间表具有中央存储库,然后可以删除 生成报告 这使管理人员能够深入了解他们的团队如何运作和跟踪项目中的时间。

安全

拥有在线时间表软件意味着它可以是电子锁定的,使任何人保持在改变内部的信息。一旦经理批准员工时间表,他们可以确保它确保薪资的到货与他们所看到的相同。没有人可以进来并融合数字。

容易接近

可打印的时间表必须物理分布,甚至必须以电子方式发送甚至数字副本。但是,可随时随地访问了在线时间表软件。如果您管理在不同地点和时区工作的团队,他们可以在需要更新时登录其时间表,而无需您将其发送给它们。

这甚至没有与具有更大项目管理软件集成的时间表,并且可以随着团队提交其状态而自动更新。虽然没有完全消除昨天的经典时间表,但今天的在线时间表是明天需要的劳动力。

必须具有时间表软件功能

以下时间表软件功能至关重要,应当在比较和对比不同的产品以使您的选择进行比较和对比。

制作数据驱动的决策

准确的监控需要准确的时间跟踪。在线时间表软件,实时自动更新,为用户提供他们的团队正在记录的工作时间的当前图片。更好的数据驱动成功的项目。

实时数据图像

提交安全时间表

保持时间表保护并确保他们无法篡改,使团队和管理者在工资单进程中有信心。寻找可以授权一个人批准它们的时间表,并一旦批准,请锁定文档以确保其完整性。

运行安全图像

自动化提高效率

简化时间表流程的功能保存时间。时间表应该有一个自动填充选项来填充时间表,其中包含已分配给团队成员的重复任务。当重复任务时,应易于复制到下一个时间表。

自动填充图像

点击分享时间表

有一个简单的方法来获取您的时间表,需要去的时间表 - 是否需要将其导出为PDF并通过电子邮件发送或打印纸张版本。理想情况下,您希望一个可以将其导出到您的经理的工具,又将其与薪资共享。

轻松出口图像

获得深刻的项目洞察

时间表是一种信息良好的信息,如果使用。您希望利用可以过滤的报告点击所有数据以显示要​​查看的内容,然后与利益相关者共享,以使其更新正在进行更新。

快速报告图像

为timesheets添加文件和注释

将文件和评论附加到时间表的能力很重要。例如,如果您的团队提交了比预期的时间更多的时间表,他们可以附上其可交付的文件,以证明额外的时间。时间表应具有无限制的文件存储来执行此操作。

附件映像

 

时间表模板

要熟悉典型的时间表,我们创建了一个 免费时间表模板 为新人玩和探索自己。这是一个典型的,每周时间表示例,包括每小时的时间,常规时间,加班时间和度假考虑。

如果您决定最终使用ProjectManager.com,则可以直接导入上述Excel模板供您继续工作。

projectmanager.com.提供的时间表模板的屏幕截图。

有关的: 免费项目管理模板

你如何完成时间表?

最简单的时间表要完成的是那些将自动链接到项目计划的时间表。如果您要做的只是从列表中选择任务,您将节省大量时间。从列表中选择任务。无论是自动集成的,因此预先填充,还是没有 - 您需要在完成时间表上的时间表上的任务列表。

在线时间表软件的最佳实践

时间表软件是跟踪在任务和项目上花费的关键组件,以确保您保持按计划保持一致。时间表在费用跟踪方面也很重要,以帮助您监控项目的成本。

projectmanager.com.有一个集成的时间表功能,与之合作 我们软件上的所有工具 要使时间表更容易,同时为您提供更大的透明度进入项目的进度。以下是如何在我们的软件上使用Timesheets的快速行走。 注册免费试用并遵循 让你的项目比以往任何时候都流行。

1.创建项目

当您有一个想法,时间表更容易管理任务员工将提前工作的任务。我们建议您首先铺设您需要到达最终可交付的任务。

您可以创建一个空白项目以在软件中启动,或者您可以使用我们的特定于行业的模板之一来开始。

projectmanager.com.的界面的屏幕截图,您可以在其中选择模板来帮助您开始制定项目。

2.邀请您的团队

组装你的团队。选择有经验和技能集的成员,以解决完成工作所需的所有任务。

在该软件中,请邀请团队成员到项目。它们将通过电子邮件通知他们已添加。

projectmanager.com.的“管理用户”界面的屏幕截图,可以通过电子邮件邀请人员到软件。

3.添加和分配任务

任务是您项目的构建块,并彻底策划 任务列表 在整个项目中指导您的团队。因此,练习 适当的任务管理,具有清晰的方向和其他细节,至关重要。

为团队成员分配任务并增加劳动力成本。为团队成员的每个任务添加估计的时间,以了解它们的期望。记录每小时速率和小时后,您可以监控预算。

projectmanager.com.的“分配人”界面的屏幕截图,您可以在那里选择队友以在项目上工作。

4.指定时间表批准者

将某人分配来自将收到提交的时间表的团队。此人(通常是经理)将确保已满款时间与已完成的任务匹配。

在“管理用户”选项卡下,选择团队成员将提交时间表进行审核的审批人。这个人将成为团队成员和工资单之间的守门人。

projectmanager.com.的管理用户界面的屏幕截图,您可以在其中选择Timesheet批准者。

5.让团队成员记录他们的时间

每个团队成员负责跟踪他们在任务上工作的时间。然后在时间表上收集此信息。

在各个任务上记录小时,或在时间表上记录它们。您还可以单击“自动填充”以将分配给您的所有任务拉动。

projectmanager.com.的小时记录界面的屏幕截图。

6.查看时间表

projectmanager.com.中的大部分时间表进程都是自动节省时间并提高效率。但是,仍然需要成为一个人查看时间表的人,以确保它在将其传递到工资单之前是正确的。

在必要的时间经过(通常是每周,双周,每月或双月)后,是时候在提交之前查看时间表了。通过单击主导航菜单上的时间查看时间表。设置您要查看的一周。

projectmanager.com.的电子邮件警报界面的屏幕截图。

7.提交时间表

将时间表提交给批准它们的团队的批准者是过程的下一步。

为了确保及时提交时间表,您可以设置每周在某一天/时间设置的警报。您将被电子邮件提醒。

自动发送ProjectManager.com的屏幕截图,提醒用户更新其时间表。

8.批准时间表

批准者将收到员工时间表,并必须查看时间和任务,以确保没有错误。如果存在差异,那么时间表需要返回提交它的人。

如果批准者拒绝时间表,将通知提交人。将有一个字段,您可以在其中解释任何差异,并可以重新提交。批准后,时间表被锁定。如下面的时间表示例所示,批准或拒绝Timesheet使用ProjectManager.com非常简单。

projectmanager.com.的界面的屏幕截图,显示了时间表审批者将看到的“批准/拒绝”界面。

9.提交报告

现在您的时间表被批准,您可以使用报告进一步跟踪您的时间跟踪。报告可用于覆盖所有数据并识别瓶颈,过度级别和其他差异.They也是保持循环中的利益相关者的重要工具。

您可以从单个用户的时间表数据中进行报告,或者在特定日期范围内投影以获取有关进度的更详细信息。当您有利益相关方提交时,将报告作为PDF或电子表格进行自定义和共享报告。

由ProjectManager.com生成的时间表的屏幕截图,它显示易于消化文件中的所有时间表信息。

projectmanager.com.是一个值得信赖的屡获殊荣的软件,帮助项目经理完成超过200万个项目。访问我们强大的时间表管理工具可以只是您需要解锁的下一个生产力。

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时间表s的许多用途

我们早些时候触动了这一点,现在我们将深入了解时间表的好处,只需跟踪时间和支付员工。

构建历史信息的数据库。

时间跟踪的数据输出有时间表的形式,显示了在做特定任务的个人花费多长时间。这是有价值的数据,因为许多这些任务将来会再次发生。您的时间跟踪数据存储库会让您 估计未来更好 因为你可以从现实生活数据中汲取。

例如,假设您估计为新网站准备Wireframe需要5天。您将其放在项目计划上,它会自动进入相关资源的时间表。他们完成时间表,并在做线框上花费的实际工作时间。线框需要两个人4天,所以总共有8天的努力。

下次您来估算创建线框的任务时,您可以使用8天的实际数据并创建更准确的项目计划。

用于计费客户

这个非常明显。正如我们在开始时解释的那样,如果您的商业模式依赖于为您的时间充电客户,那么您需要知道为他们收费多少时间。时间表也给您详细信息,以便您可以完全拼出您在项目中所做的内容。

如果查询您的发票,则这是有用的,特别是当工作需要时间超过计划时,由于更改了客户端请求。每周时间表是让客户通知的标准。但是,日常时间表在持续时间较短的项目中可以更有效。

管理您的工作量

当他们开始追踪他们的时间时,经理和员工经常感到惊讶,因为他们可以看到他们在哪里度过最多的努力。它并不总是应该在哪里。

时间表可以真正有助于指出为什么你不像你认为的那样有效,因为他们标志着你的时间在你的时间。这有助于你 管理您的工作量 更有效地,在一天中,也可以在一周内超过更长的时间。

你应该多久填写一次每周时间表?

没有艰难而快速的统治,但一般来说,最好尽快在每周时间表上完成每一天,所以你记得你花了什么工作时间。

如果您没有那么多任务,则可能每周完成一次,您可能会管理每周时间表。但是,如果您有很多单独的任务在一天内进行,那么最好花几分钟才能在您在日期注销之前录制您的时间。

如何在时间表上管理缺席和假期

有时您不会想记录违反项目活动的时间,因为工作人员正在休息或年假。这可能会损害您的费用跟踪的准确性。

最简单的管理方法是设置一个名为“疾病”或“休假”的“管理员”任务,并让他们记录他们的正常工作时间。根据公司的政策,可以在线时间表上指定或不被视为休假时间。

当一段时间的停机时间影响每个人时,例如关闭办公室的假期时,您可以在主日历中更改工作时间,以便您的团队在那些日子上录制时间。

你应该保密时间表吗?

时间表管理数据不应保密,因为在理论上,您的团队应该知道您正在处理的内容,反之亦然。对于绝大多数项目调度信息,在高级任务名称中真的没有任何敏感。如果已安排,您的团队可以看到预定的任务无论如何。员工时间跟踪还包括经理。

时间表 - 善恶?

在时间跟踪时,管理人员往往会落入两个阵营:他们要么了解做它的价值,也是巨大的支持者,或者他们看不到这一点,并认为它在球队中破坏了它的信任。如果您陷入了第二阵营,那么希望这将解释为什么您应该在项目上重新考虑跟踪时间。

这是一种真实的,你只能管理你的尺度。成功的项目经理知道通过他们的项目有多远。这些信息有助于他们确定他们是否领先或超过预算,以及它们是否可能达到其即将到来的截止日期。监测时间和成本对于任何项目的成功至关重要。虽然在线时间表是最佳选择,因为它们的功能集,电子时间表,甚至是可打印的时间表应该用于跟踪任何项目的进度。

除非您知道任务所采取多长时间,否则可以比较它计划需要多长时间,然后了解项目的性能更加困难。

如何克服使用时间表的阻力

您可以从管理人员听到的担忧之一是,团队将讨厌使用时间表。由于这种看似常见的情感,它可能会令人生畏,当你以前没有这样工作时录制录制。介绍员工时间跟踪在实践中尚未在实践中是许多组织的巨大文化变革。

如果您的组织存在抵抗,请退后一步,并提出为什么有这种反对水平。它可能是因为

  • 他们觉得时间表是很多工作。
  • 他们觉得微观着手。
  • 他们觉得时间表可以用来惩罚那些没有足够数小时的员工。

处理这些问题的最佳方法是与团队坐下来解释你正在做的事情来解决它们。例如,如果他们担心完成他们的时间表将是一个麻烦,请向他们展示点击并提交的是多么容易 在线时间跟踪软件.

当您知道为什么团队成员抵抗跟踪他们的时间,您可以单独管理他们的疑虑。您可能需要开发与人力资源的策略,以便在船上获取您的团队。

如何在使用时间表跟踪器时挽救您的团队的时间

随时跟踪本身是一项额外的任务。但是,它不一定是繁重的。时间跟踪软件使这个过程快速,高效,容易涉及的每个人。

如果您定期为相同的项目完成相同的任务,则可以使用公共“复制上周”功能来自动填充本周的时间表。要么打扫节省,要么制作一些调整并提交它。

projectmanager.com.的界面屏幕截图,显示“提交每周时间表进行批准”按钮。

您甚至可以在创建定制每周时间表时节省时间。如果您的时间跟踪软件链接到您的项目时间表,您可以“自动填写”从已分配的任务中提取,从而节省您键入它们的作业。这里的额外好处是他们将自动将时间数据送回项目计划,这更新任务以显示迄今为止已经花费了多少努力。

时间跟踪的后续步骤

最简单的方法,看看时间跟踪是否有益于您,并且您的组织只是简单地提交并开始录制您的任务时间。保持时间的最艰难的方面是保持这种习惯。

当适用时,项目时间表将迅速成为您团队的标准,并完成它们将是共同实现成功的另一个方面。很快,你会想知道你如何在没有时间跟踪的情况下提供的没有富裕的数据来运行项目。

在您的估计完善之前,您对截止日期的信心是支持的,您的项目成功率增加。

既然你知道时间表和跟踪时间所需的一切,是时候开始了!注册您的免费30天试用ProjectManager.com并开始今天的任务跟踪时间。

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