如何进行项目管理审核

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什么是项目管理审核? 这是任何项目的重要组成部分,但经常被忽略。在我们解释什么是项目管理审核时继续阅读,并通过几个简单的步骤向您展示如何自己进行审核。

为什么要审核?

让我们从审计一词的定义开始。在一般意义上,审计是一个动词,意指检查,检查,检查,评估,审查或分析。现在,这与项目经理一直在做什么没有太大不同。

我们一直在审核项目的运行状况,财务状况, 日程安排 以及我们完成它的及时性,以及我们在项目中使用的设备和工具。

我们为什么要做这个?好吧,原因很多。第一,它有助于了解我们在项目中所处的位置。审核可让我们知道一切是否正常,是否按计划执行。它还可以告诉我们是否可以继续进行下去以及情况是否有所改善。

什么是项目管理审核?

项目管理审核与审核的一般定义有些不同。首先,在这种情况下,’名词,表示独立的,结构化的评估。审核过程旨在确定项目执行的工作状态,以确保其符合 工作陈述,例如范围,时间和 项目预算,以及项目管理流程的成熟度。

项目管理审计的好处

进行项目管理审核的主要原因之一是要确保您遵守项目所遵循的任何法规,具体取决于行业,例如HIPAA,GDR,FAA,FTC等。

这也有助于找出差距或任何原因 项目失败 或错误。另一方面,它还将发现效率,时间,金钱和精力方面的任何方面。

但是您必须知道您的特定目标,因为各个项目之间的目标不一定相同。审核期间有许多问题要考虑,例如,为什么要参与该项目,以及您寻求什么结果?

顶层的项目管理审核会问,谁在何时何地做什么,以及如何进行改进?好吧,改进总是来自过程。通过完成每个任务并进行审核,您可以开始对整个项目进行彻底的审核。

谁参与了项目管理审核?

每个组织都是不同的,因此每个项目管理审核都将根据使用的与项目相关的过程而有所不同。例如,有预算,其中将包括参与此过程的那些经理,具体取决于组织的规模。

无论规模大小或组织大小,项目管理审核都可能由项目经理领导,并包括所有项目团队成员。它也可以包括以任何身份参与该项目的任何人,例如供应商和利益相关者。这提供了不同的视角,从而提供了更完整,更准确的图像。

项目管理审核的原则与项目管理不同。尽管这也是一个项目,但有时最好将其交由热情洋溢的第三方处理。由于外部承包商的经验,他们可以以更大的权限来执行该过程,而不会因与项目的紧密联系而受到影响。

您为PM审核做什么样的准备?

首先,您创建一个流程并使用文档存储库。然后,使用模板/清单并跟踪工作 一种允许您将文档附加到任务/里程碑的工具。这些将用作您的文物或詹妮弗所指的证据或证据。

项目管理审核流程

  • 计划审核: 你不应该’没有计划就开始任何事情。让参与审核和项目的每个人都了解审核,并强调这并不可怕。这是使事情变得更好而不是怪罪的一种方法。
  • 进行审核: 现在进行审核,并通过一个完整的过程来获取所有数据和证明。这包括亲自,小组会议或通过详细的调查表采访项目发起人,经理和团队。
  • 总结审核: 此时,您将拥有大量数据;因此,请参考这些有关改进和故障的发现,并将其放入 执行摘要 给出清晰而广泛的概述。一定要指出并赞扬那些做得好的人。
  • 呈现结果: 接下来,您要将结果摘要呈现给需要从团队到您的所有需要​​了解审计的各方 利益相关者。此时,您将要确定已经实现和实施的机会,以及所有已经解决和尚未解决的问题的列表。另外,分享建议。
  • 确定行动计划: 利用所有这些数据,您现在可以制定行动计划,以帮助提高效率。让人们参与其中,并通过作业和截止日期设置课程。使用在访谈,会议或通过问卷调查中收集的所有记录并定义解决方案。这将提交给高级管理层。
  • 安排后续行动: 不要让这个 行动计划 无人值守。返回到它,并确保计划按计划进行。
  • 重复: 这是一个清单,应该真正设计成一个圆圈,因为您永远都不能坐立而自满。您进行的审核次数越多,您创建的效率就越高。

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什么是项目管理审核?

感谢收看!

专家提示: 项目管理审核是确保您运行最紧密的项目的关键方法。但是,还有其他一些补充方法可以帮助提高项目效率,例如聘请一名 项目分析师 与项目经理一起帮助执行分析任务。

转录

今天我们’在谈论如何进行项目管理审核。因此,在本白板会议上,我想讨论什么是审计,阐明什么是项目管理审计,以及为什么进行审计,然后给出一些简单的步骤来完成它。

好吧,首先,审核是一个动词。因此,我们一直听到的一些同义词是检查,检查,检查,评估,审查和分析。

因此,我要谈论此问题的原因是,有时人们会认为审核是如此可怕,尤其是像项目管理审核那样。他们会找到什么?

好吧,我们一直在这样做,对吧?我们做到健康。我们想确保我们的健康状况得到改善吗?血压好转了吗?

在我们的财务中,我们的财务在增长吗?他们正在减少吗?另外,从事田径运动的人经常检查比赛时间。也许甚至音乐家检查他们的工具或设备,甚至赛车手,他们都检查他们的设备,对吗?

因此,我们一直在这样做。但是为什么我们要这样做呢?我们’重新尝试确定我们应该在哪里?可以吗我们安全吗?我们正在改善吗?因此,我们一直在这样做。所以让’将其与项目管理审核相关联。

因此,项目管理审核是一个名词。它’一项独立的结构化评估。它’旨在确定项目执行状态的检查,以确保我们’重新履行工作说明书(SOW)。

We’重新查看范围,时间和预算。我们想确定我们’ve committed to we’实际生产。它还可以查看项目管理流程的成熟度。

那么为什么我们要进行项目管理审核呢?好吧,在某些情况下,我们想确保我们’重新遵守。医疗保健中有像HIPAA这样的东西。现在,人们正在处理数据’通用数据要求,甚至是FAA和FTC。

因此,取决于哪个行业,您的项目中可能需要遵守某些规定。我们也想找到任何差距或失败或错误的原因。然后,我们想找到可以提高时间,提高成本或减少支出的效率领域。也许我们甚至想减少努力。

因此,在开始项目管理审核之前,请先知道为什么’重新做。我们这样做的目的是什么?这样就可以清楚地知道为什么’重新这样做,更重要的是,您的结果是什么’重新寻求?那我们看什么呢?

所以从根本上讲,我们’重新检查谁在做什么,何时何地,在哪里,以及如何证明它。

因此,在审核中,我们可能会查看流程文档,生成的可交付成果,甚至可能会使用我们用来跟踪它的工具以及工件。

因此,这些伪像实际上就是证明。因此,我们可以查看项目管理任务,而审核则查看应完成的任务或应交付的可交付成果。他们也是。

因此,我们总是想在进行审核之前做好准备。所以这是一些高水平的事情,我们想确保我们’重新准备并做好准备。

我们想创建一个流程,一个审核流程。而且我们还想为我们的项目使用文档存储库。因为那样,当我们’重新使用该过程,我们可以转到存储库定义文档,可交付成果和工件。

我们也想使用模板或清单。所以我们确保我们没有’不要遗漏任何东西,并确保我们有记录可重复的过程。

我们也想用一个工具来跟踪它。因此,好消息是,利用当今的软件工具,我们可以为项目经理或团队成员正在执行的不同任务提供支持,他们可以将文档附加到特定任务或里程碑。这样,工件或证据就在您的项目计划和工具中。

因此,这里还是审核流程的一些非常高级的步骤。

因此,首先,您要计划审核。因此,让所有人都知道谁参与了审核,流程或项目。提醒他们这将要完成。再说一次’这不是一件可怕的事情。它’不要犯任何错误。我们’重新尝试改善事物。

因此,我们希望通过执行我们所做的事情来进行审核,从而真正完成审核过程’re looking at doing.

那我想’总结审核很重要。有什么发现?您看到,已经发生了哪些改进,或者可以看到哪些改进建议?而且,我喜欢赞美。当人们改进流程时,我喜欢鼓励他们,让他们知道他们’实际做得更好。

然后,我们想将结果呈现给团队,利益相关者或需要了解的人员。

然后第五,确定行动计划。因此,从可以看到的发现或改进中,您希望确保围绕该计划制定一个计划,以便您知道需要执行哪些操作,何时需要执行哪些操作以及需要谁来执行。

然后安排后续行动,然后返回,然后冲洗并重复。您实际上又做了一次。以便’持续改进。你可以看到’不仅对项目而且对组织和团队都非常有价值。

因此,如果您需要一个可以帮助您进行项目管理审核的工具,请立即通过以下网址注册我们的软件 ProjectManager.com.

(此文章已于2019年12月更新)

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