更好地进行问题管理的8个步骤

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问题发生了。 而且,如果您希望您的项目取得成功,则需要制定计划以快速有效地应对出现的任何问题。这些步骤是最佳实践问题管理过程的一部分,并且是良好项目管理的核心要素。

什么是问题管理?

问题是项目过程中影响计划的任何事情。问题可能是先前定义的风险,也可能不是。您要避免的是一种集体项目失忆症,其中出现了问题且从未得到解决。 (如果问题没有得到解决,问题会以一种有趣的方式重新出现。)

项目中的问题管理始于一个计划,该计划定义了活动和业务规则,以管理和控制项目期间发生的问题。

项目问题的类型

当然,问题管理需要做的第一件事就是识别问题。可能有很多问题,其中一些属于这四个类别。

  1. 主要问题: 一种可能会阻碍进度或项目成功完成并需要立即关注的项目。
  2. 机会: 并非所有问题都是不好的,有些问题可以提供不可预见的机会。
  3. 关心: 不是主要问题,但您需要注意这一点,因为它可能会发展为需要关注的问题。
  4. 情况: 是另一个可能引起关注或重大问题的问题,但它是从情境角度发展的。

这些问题的一些例子是供应商人员的问题,技术故障,材料短缺或延误以及超级成功的促销。您可以开始使用我们的日志记录问题 免费问题跟踪模板.

解决问题的8个步骤

关于问题管理,有太多要了解的内容。这是一个很大的话题,每个项目经理都必须在他们的项目中处理这个话题。

与风险不同,问题不是潜在的问题。此时此刻正在发生一个问题。

管理问题与管理项目无异,因为管理项目需要过程和计划以实施策略。这些步骤将帮助您有一个框架来控制项目中出现的问题。

1.创建注册

唯一的开始方法是识别问题并将其收集在文档中,以便您可以开始响应并跟踪解决问题的进度。理想情况下,在线创建协作文档。用与您管理风险或变更相同的方式,希望通过在日志或注册中跟踪问题来管理问题。没有过程或 报告工具 在这个问题上,它会丢失在项目的混乱中。您需要报告问题并通知其他人,以便其他人可以确认问题是否仍然存在。

2.及时报告

时间很重要。如果您允许报告滞后,那么您就失去了解决问题的机会,因为问题变得太大而无法修复或需要大量资源以致于破坏项目。沟通是关键,必须开放渠道以尽快将信息传递给合适的人。如果您要及时报告,则最好立即解决。坐在一个已知的问题上就是自找麻烦。

3.日志问题

确保人们知道谁可以记录问题,并且可以这样做。如果没有人记录问题,那么您将遇到很多问题。在项目最终崩溃之前,这会给项目带来更多麻烦。您想要保留此过程的详细记录。没有什么太小。对您来说,它似乎微不足道,但它可以抓住解锁问题解决方案的钥匙。另外,日志提供了存档工具供将来使用。

4.分配动作

在动作旁边也要加上名称,因此明确定义了责任。仅当拥有明确的所有权(负责识别,跟踪和关闭问题的人员)时,问题才能解决。您需要有一个专人负责处理与该问题相关的所有事情,并且直到问题解决后才能继续工作。 问责制 在问题管理中至关重要。

5.监控进度

人们是否在关注他们的行动项目?定期验证状态。问题的状态是至关重要的区别。如果问题已解决,但仍在不必要的资源上工作,那就是另一个问题。经常通知所有人。为避免将不必要的资源分配给问题,您需要完全透明。每个人都必须知道问题的状态才能最有效地工作。 项目仪表板 可以使每个人都知道问题的状态。

6.评估影响

定义升级规模,并确保正在衡量所采取的措施。但请适当升级。您不想将所有资源都放在只需要一些资源的地方。也就是说,您也不想创建任何不必要的障碍来阻止快速恢复。

7.批准解决方案

确保将问题标记为已解决后,再次检查它们。虽然有问题的所有者,但必须有人管理流程,以便他们可以检查工作并确保其与组织的总体项目和战略目标相一致。只有所有这些鸭子都排成一排,才能解决问题。

8.关闭

那是我们到最后一步的时候了。解决问题。将已解决的问题从列表中移出。感觉不错,不是吗?

和项目问题

问题是不可避免的。他们是管理任何项目的一部分。这就是为什么 ProjectManager.com,是基于云的项目管理软件,具有简单的问题管理工具,可实时跟踪问题。一键式报告可让您始终掌握最新进展,并提供详细数据以向利益相关者介绍问题解决方案。我们的实时仪表板可生成有关各种项目指标的图形和图表。

实时项目管理仪表板

另外,在线甘特图可以监视您的问题,您可以将其分配给团队成员,然后他们可以使用协作平台对正在处理的问题进行评论并附加文档。如果您想了解有关ProjectManager.com如何协助您管理项目问题的更多信息,那么 30天免费试用版。

观看有关管理项目问题的视频

如果您是一名视觉学习者,那么ProjectManager.com可以满足您的要求。我们的网站上有数百个培训视频,还有更多的博客文章都集中在项目管理的各个方面。在本教程视频中,PMP的Jennifer Bridges为您提供了管理项目问题的基础知识。

这是截图供您参考。

问题管理提示白板截图

祝您项目顺利!

专家提示: 别忘了你可以 追踪您所有的问题 在我们的免费Excel模板中。

额外的专业提示: 问题可能是您的项目中已经存在的风险,因此有必要继续进行下去 如何管理项目风险。有一个风险管理流程,也可以帮助您管理问题。

转录

今天我们’重新谈论七个问题管理技巧。好吧,那边’关于问题管理的知识是如此丰富。实际上,您可能想参考我们其他的白板会议中有关如何管理项目风险的内容,其中还包括七个步骤,以避免团队中选择性的健忘症和完成工作。

但是今天,在本白板会议上,我想简要概述一下问题管理是什么,甚至强调一些问题。但是我想重点介绍七个发现的技巧,这些技巧对管理项目中的问题很有帮助。

首先,让’再次强调什么是问题管理。因此,首先,其中包括一个计划,该计划定义了您要进行的活动和业务规则’我需要管理和控制项目期间可能出现的问题。它还包括一个管理问题的过程。这包括确定问题并解决这些问题。

好吧,什么’有问题吗?嗯,一个问题可能是一个主要问题,可能是一个机会,可能是一个问题或某种情况,可能最终阻碍项目的进展或成功完成,需要立即关注。最终,这可能会对您的项目产生负面影响。

因此,有些示例可能是您的某些员工遇到的问题。他们可能需要接受一些其他培训才能完成他们的工作产品。它还可能包括您的一些供应商。也许他们’不可用或无响应。它还可能包括技术故障之类的东西,甚至可能包括一些材料短缺或延误。您知道,有时候如果发生重大灾害,’不能导入或导出,这可能会影响您的项目。

然后,我也喜欢这个,您可能会在此获得超成功的晋升’重新运行。所以说你’重新推广产品,人们真的会接受它,并且人们购买的产品超过了您手中的产品。好吧,这可能会导致您的项目出现问题。

所以在这里’有七个技巧。因此,首要的是为人们提供一种报告项目问题的方法,其中包括流程和工具。所以那里’我爱的手机上的一个应用程序。它’称为位智,W-A-Z-E。它允许的是,当我’在开车时,报告在行驶过程中遇到的问题。它还允许其他驱动程序也这样做。因此,我知道我将来可能遇到什么问题,它使我可以重新安排自己的路线。

它还允许同一道路上的其他人确认是否存在同一问题。如果没有’不再存在,然后消失。但这最终可能会带来更大的风险。所以当我们想在项目中使用相同的原则时’重新处理我们项目的问题。

我们也想记录所有内容。有时人们认为小事情可能微不足道,而有时这些小事情确实会对我们的项目造成严重破坏。因此,我们希望确保记录所有内容,因为我们认为所有内容都很重要。

然后,我们想及时报告情况。因此,如果团队中有人可能知道您项目中的问题,但是他们没有’不能向他们报告,他们可能很快就对您的项目构成风险,’解决。再一次,我们希望在问题变成风险之前迅速解决这些问题。

我们还希望能够适当升级。这意味着可能并非所有事情都需要升级,但是也许有些问题可以’在不升级到执行人员甚至利益相关者的情况下,解决这些障碍就不会解决。

我们还希望定期验证状态。同样,如果我们认为位智,如果问题不再是问题,我们希望将其标记为已结束。但是,如果情况逐步升级,我们希望能够更新该状态。

我们希望经常通知所有人,因为这些问题可能会影响其他人’的工作。因此,这些是我发现有助于管理项目中问题的一些技巧,希望它们也能为您提供帮助。但是,如果您需要可以帮助您管理项目中问题的工具,请立即在projectmanager.com上注册我们的软件。

(本文于2019年12月更新)

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