会议计划的6个步骤

ProjectManager.com

会议是在项目中进行交流的关键手段,但它们通常会浪费时间,而不是提高效率。 PMP的Jennifer Bridges向您展示了如何安排富有成效的会议。

这是白板的快照,供您参考!

会议计划与问题和步骤

回顾中– Meeting 规划:

詹妮弗说,开会可能是团队成员存在的祸根。并不是说会议不重要,而是它们有时对项目来说是一个更大的问题,例如:

  • 在错误的会议中遇到错误的人
  • 缺乏关于会议的沟通
  • 会议不够清晰
  • 缺乏会议筹划

詹妮弗(Jennifer)指出,最后一项如果计划得当,将解决她提出的所有其他问题。那将使会议富有成效,团队愉快。 监控团队的健康和幸福 可能似乎不是优先事项,但是如果您想拥有一个成功的项目,则必须这样做。

在计划召开富有成效的会议时,您会问自己,谁,什么原因,在哪里以及如何与新闻业更常见的问题。这是 有效的会议计划的6个步骤:

  • 为什么?确定会议的目的。
  • 什么?指定会议的最终结果。 (这对于 召开会议
  • WHO?确定谁需要在那里。
  • 什么?指定需要显示的信息。
  • 何时何地?指定会议安排,例如日期,时间,持续时间和位置。
  • 谁/如何?提前通过电子邮件,文本,警报等通知所有与会者。

至关重要的是,您有一个会议目的,只让那些需要这些关键信息的人出席,并创建一个使您保持正轨的议程。考虑使用待办事项清单或 任务清单工具 保持专注。做好所有这些事情,团队成员就不会在每次召集会议时都会抱怨,但实际上会得到前进的命令,并对下一步的工作感到兴奋。

专家提示: 什么时候 管理远程团队,会议同样重要,但很难成功完成。使用在线项目管理软件工具,您可以进行很多会议工作,例如协作和共享文档,而无需进行繁琐的会议。

进一步: 有时,您的会议只需要重新学习即可。了解这些 员工会议的创意 让团队对再次开会感到兴奋。

感谢收看!

转录:

今天我们’在谈论如何计划团队会议。

您是否曾经参加过会议并离开过,想知道为什么在这个世界上?它只是向您显示计划会议的真正重要性。因此,团队中的任何人都参与团队会议,’会议中出现的一些一般性问题。

首先,有时错误的人会参加错误的会议。此外,缺乏有关会议的沟通。有些人不是’无法通知会议或他们为什么’re there.

那里’也可能会导致会议不清晰。又是什么’目的是什么?我们为什么在这里?我们希望从这次会议中得到什么?然后,也可能缺少会议的计划。

因此,如果您真的做得很好,那么您也可以淘汰一,二和三,也让很多人感到高兴。

所以让’看我们合并的几件事’重新计划会议。

我们要确定会议的目的是第一。你怎么还要开会

第二,指定会议的最终结果。离开会议后,您希望获得什么?您是否要做出重要决定?您是否要分发信息?您是否希望人们有更好的理解?那你想要什么?

第三,确定谁需要在那里。所以您想确保合适的人在那里。尊重他们的时间。如果他们’不应该在那里’不会参与其中,这会浪费大量时间,并且会在您的项目预算中进行计算。

第四,指定需要提供哪些信息。另外,让他们知道,您打算提供还是希望他们提供信息。

另外,指定会议的时间表。什么’s the date? What’现在是时间?要多久?什么’持续时间?它将位于何处?

然后,请务必通知所有与会者。当我这样说时,我的意思是提前五分钟以上。让人们有时间提前计划,将其纳入自己的日程安排中,并为会议做准备。如果有’他们需要提供的信息或数据,他们需要时间来做到这一点。

因此,当您通知他们时,您一定要包括如何,什么,谁,在哪里,何时以及为什么。所以让’看看这些。

又怎样?无论您团队的标准通信方式是什么,您都可以发送电子邮件,短信,广播或警报。

此外,包括什么。包括目的,最终结果’希望从会议中获得帮助,以及他们需要带来的信息。

并且,还包括与会者。让人们知道还有谁在那儿。确定将要做出的重要决策以及在那里需要的预期决策者。

并且,再次让他们知道会议的位置。让他们知道日期,时间和持续时间,然后了解议程。

因此,即使您已计划好了,您也要确保,因为您知道,团队中的每个人都知道。

因此,这些都是可以帮助您更好地计划一些提示的事情,如果您需要可以帮助您计划会议的工具,请立即在projectmanager.com上注册我们的软件。

相关文章

交付您的项目
准时和预算不足

开始计划您的项目。

开始30天免费试用