使项目保持预算

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将项目保持在预算之内是项目经理必须控制的众多事情之一。该视频与项目管理专家Devin Deen一起提供了有关如何保持预算在项目上的提示和提示。

回顾:控制项目预算

德文(Devin)解释了金钱通常是衡量成功的方法,因此保持现金流受控并在规定的招股说明书范围内只是您担任项目经理的责任。

虽然没有消除开支的灵丹妙药,但是您可以做一些基本的事情来管理和控制预算。

  • 从一开始就正确设置预算
  • 变好 成本估算
  • 识别风险
  • 监控并 管理预算 在整个项目中
  • 对整个团队负责
  • 每周状态报告以确保您的预算

请记住,这是您要做的最低限度的工作,以确保项目不会超出预算。但是遵循这些提示将有助于您控制和管理预算,这对您的工作而言是很重要的,对于您的利益相关者来说可能是最重要的。

专家提示:如果您正在做基础,那么您就有一点幻想的余地。这意味着要做 挣值计算,计划的预算成本与实际产生和执行的工作成本之间的差额,请确保您计算 进度差异,成本差异,安排差异指数和成本指数,以显示您如何跟踪以实现预算目标。在预算方面,您永远不能太勤奋。

为了帮助您扩大预算范围,这里的《哈佛商业评论》为您提供了 改善预算的技巧.

感谢收看!

转录

你好一世’m 德文·迪恩,Project Manager.com上的内容主管。本星期’白板的主题是使您的项目保持在预算之内。现在,我希望我可以给您一些秘密的信息,以分散您的项目团队成员或项目预算,您的项目进度和计划,以使其全部为您工作并确保它确实能返回项目,’的预算不足,但实际上并没有秘密的佐料。

但是,作为项目经理,您可以做一些基本的事情来确保您确实通过计划来管理和控制预算,并确保按预算或至少在预算之内交付该项目。一世’d今天想和您一起经历其中的一些。

因此,首先要记住的是,它实际上是从头开始的。您’必须在项目开始时正确设置预算。一般来说,当你’重新执行项目的启动阶段,您’重新进行计划估算,即预算估算。所以’大约是实际项目预算的25%减去10%。但是你’从一开始就必须做到这一点。

因此,在完成启动阶段之后,完成可行性研究并批准业务案例,然后您可以对该项目的内容更加精确。’将会开始分配用于执行该项目的项目总预算和您的应急费用’重新将自己作为管理储备。

正确的估算是实现这一目标的关键。在实际投入项目预算之前,我通常会进行三种不同类型的估算。我要做的第一个是自上而下的参数估计。因此,我使用过去的项目,使用项目要交付的不同参数,例如您有多少系统’必须与之集成或有多少最终用户要使用您的应用程序。将其乘以工作量即可完成该交付成果所需的任务,然后弹出答案。那’使用参数技术进行自上而下的基本估算。

我使用的另一种技术是自下而上的估算。所以我得到了’之前已经做过,将他们放在一起,并让他们列出了实际实现这些可交付成果所需的所有活动。总结列表的底部,您’您有自下而上的估算。

我所做的最后一个估算是,我将自上而下和自下而上的估算都组织到项目进度表中,分配资源,跨时间分配这些任务,并查看它们如何’重新整合在一起,然后再次加总项目进度表给我的估计。

我将每种估算技术的三个不同答案进行关联,以使我更好地了解这两种估算方法之间的差异,并更好地了解预算额度。’将会是。然后,在整个项目团队中,我们仔细研究并确定这些风险。风险是什么 ’在这个项目上会杀了你。它’确实是您的预算所在’会从你下面走出来。

如果你不这样做’t在项目开始时确定风险,然后在您进行评估时定期重新访问该风险记录’re executing, you’重新会遇到很多问题。问题花了您钱,他们花了时间,他们花了您心痛和悲伤。他们’总是会浪费您与利益相关者的时间,但是不幸的是,如果您让项目问题脱离了您,那么您’重新不​​得不回到井里并要求更多的钱。而且没有项目经理愿意这样做。

因此,再次提醒您,与项目团队一起在项目开始时确定风险,将真正帮助您从利益相关方和项目团队成员获得准确,切合实际的预算期望,以正确的方向启动项目。

一旦您’如果您启动了该项目,那么您确实需要密切监视和管理该预算。以便’下一个提示I’我要给你。在开始时正确设置预算,然后在整个执行阶段进行监视和管理。关于这一点的第一点是团队。您’我们必须让自己实际投入该预算的团队。

如果您是整个项目团队中唯一关心预算的人,那么实现预算的可能性非常低。’ve set out. You’我们必须让团队成员认同他们的估计’重新组合起来,以实现这些估计的责任,并观察他们在完成每个项目的可交付成果方面所付出的个人努力。您’必须让团队参与进来。它们是确保您管理该项目的关键部分’将会超出预算或预算不足。

接下来的事情就是您要检查的东西。团队在外面做他们在做的事情’做事,对他们坦诚相待’re tracking it’并拥有这些估算值,您仍然需要去那里检查一下。永远不会,您永远不会得到您所期望的,您总是会得到您所检查的。

所以确保你’再到那里向项目团队询问探测问题,以试图发现更多的风险项目,这可能会导致您沿线悲伤,并将这些风险项目记录在册并进行管理和缓解,以免发生或最小化如果确实发生,则会产生影响。

基础。确保您确实达到预算的基础实际上是关于预算的监视,控制和管理。它’您的每周状态报告。它’显示任务的进度。它’每周与团队成员讨论他们如何’re going and if they’如果没有达到预期的工作量估计,他们就没有达到他们打算达到的目标,然后问他们要取得成功还需要什么。它’与团队成员一起工作,每天走出去,确保他们’重新实现目标,并每周在状态报告中报告目标。

通过仅在项目团队其他成员的前面放置个人如何完成任务,您就可以’ll see that they’我们将非常有动力确保他们根据要求的工作量估计实现这些目标。如果他们’重新实现,你’重新获得预算。

变得有点幻想。好的。作为项目经理,您可以做很多事情,使用很多数字来确保自己的状态,并交流您的工作方式’不符合您的预算真的,如果你’不做基础,花哨没有’t help at all.

因此,如果您在进行基础操作,’每周重新报告任务进度,则您可以负担得起一些幻想。让发烧友做一些事情,例如挣值计算,对照已产生和执行的工作的实际成本进行计划的预算成本,确保您可以计算计划差异,成本差异,进度差异指数和成本指数向人们展示你如何’重新跟踪该项目以及根据预期要完成的目标。

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