如何导入和导出Excel项目计划

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使用许多项目管理软件工具,导入和导出文件是一项基本任务。 詹妮弗·布里奇,PMP,向您展示了为什么以及如何导入&将数据从Excel导出到您的项目计划中。

这是白板的快照,供您参考!

如何导入和导出Excel项目计划

复习:如何导入和导出Excel项目计划

詹妮弗(Jennifer)在开始本白板会议时指出了通常使用在线项目管理软件跟踪的数据类型,而其他数据在Excel中仍在跟踪。该列表包括:

  • 费用,成本和预算
  • 讨论,
  • 项目计划
  • 时间表数据
  • 风险,问题& changes data
  • 任务清单
  • 资源可用性数据
  • 报告
  • 和更多

谁需要所有这些数据,为什么?当然,项目经理当然需要各种数据来完成项目。但是项目团队,采购小组和会计小组也是如此。有 许多 原因管理人员需要花一些时间将数据(主要是与Excel文件之间的数据导入和导出)到基于云的项目管理软件程序中。  

有几个原因:

  • 许多小组需要不同格式的项目数据
  • 并非所有群组都可以访问同一群组 数据的
  • 导入云可轻松实现通用共享
  • 您需要数据输入才能完成或简化计划

 那么,我们如何导入和导出所有这些数据? Jennifer概述了将数据导入和导出到在线项目管理软件的5个流程步骤:

  1. 设置流程 
  2. 确定频率
  3. 授权访问
  4. 验证数据
  5. 导入或导出数据

对于最后一点,Jennifer建议使用模板。当信息在不同各方之间共享时,它们将创建一致性。 

专家提示: 确保您的项目管理软件支持轻松导入&多方出口。您需要消除障碍,以便团队可以与数据共享进行协作,而且还需要能够无缝管理数据而无需您进行清理的软件。

更进一步:说到模板,从正确的Excel模板开始以跟踪数据。拿你的 免费的Excel模板 这里。

感谢收看!

转录

今天我们’在讨论如何将项目计划导入和导出到在线软件。好,今天’现在,使用所有不同类型的项目管理软件,我们为什么还要花时间导入或导出该数据?

好吧,有几个重要原因。首先,每个项目都有许多不同的小组。他们可能在组织内部,也可能在组织外部,并且并非所有这些组都可以访问数据,因此此过程允许该数据的通用共享。它还简化了该过程的痛苦,使其变得简单。

所以让’看一下我们在在线软件中跟踪的一些数据。首先,我们跟踪项目数据。因此,我们跟踪所有不同类型的项目,费用,有关这些项目的任何讨论,我们的风险,我们的问题,我们的变更,甚至我们的资源,我们的时间表以及一些工作量。

所以让’看谁需要什么信息。好吧,首先,作为项目经理,您需要深入了解项目的所有方面。项目经理担心项目,正在进行的任何讨论,您的资源正在处理的任务以及任何问题,风险和变更。项目团队担心他们的不同项目’重新投放。他们还负责输入时间表数据以及任务状态。

然后我们有采购小组。因此,采购小组负责为项目采购材料和资源。因此,当他们需要我进行采购时,他们需要能够洞悉这些采购,并跟踪这些采购的费用。

然后,我们有一个会计组来跟踪所有项目以及与每个项目相关的费用。而且,变更控制委员会负责对项目中发生的变更做出重要决策。他们还需要对可能影响的问题和风险的见解。

那么,我们如何导入和导出此数据呢?好吧,首先,您想建立一个流程,以便知道谁对进口和出口执行什么操作,何时何地执行。您还想确定完成这些操作的频率,以确保您拥有最新的数据。您还想授权访问此数据,因为并非每个人都需要访问所有数据。

然后您要验证数据,因为请记住,垃圾等于垃圾。因此,您要确保数据干净且相关。然后,您只需导入或导出数据,在这里我们建议使用模板以确保共享的数据一致。一些模板可能用于时间表,风险,问题,变更,甚至您的某些资源。

因此,如果您需要一些模板来帮助您进行导入和导出,请立即在projectmanager.com上注册我们的软件。

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