跟踪项目费用的6种方法

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项目要花钱。能够管理和跟踪费用是使项目保持在预算范围内的原因。如果项目花费太多,则利益相关者不太可能认为该项目成功。记住三重约束:成本,范围和时间。您必须管理所有这三个,一个接一个,另一个接一个。

以下教程视频介绍了成本,特别是项目支出。您将拥有这些支出,但是为了避免过度支出,您必须有一个监视和跟踪它们的系统。这是控制费用并保持预算的唯一方法。观看并学习如何 管理和跟踪您的项目费用。

回顾中:如何跟踪费用

詹妮弗(Jennifer)从经验中学到,您最后想要做的是减少工资或奖金,因为您没有遵守项目预算。为了避免这种情况,她讨论了跟踪项目费用的六种方法:

建立系统

第一条规则是建立一个系统来处理您的费用并具有跟踪费用的能力。这可能很强大 项目管理软件 具有动态功能或其他更静态的功能(例如Excel工作表)。

无论您选择什么,都需要一些东西来收集数据并确定谁在花什么时间。这是最低要求,也是一个不错的起点。如果没有适当的系统,就无法知道您的资金去向。

ProjectManager.com仪表板中的“成本”面板
ProjectManager.com’的项目仪表板实时跟踪成本-了解更多!

提供在线访问

逻辑上的下一步是使系统在线。能够随时随地访问跟踪系统不只是一种奢侈。它已经成为任何 项目管理计划.

您或您的团队可能在现场或异地工作。在线工具可让您访问系统,因此您可以在此添加费用。等到您回到办公室后,才有可能出现裂缝。

确定预算项目

系统很重要,但是在您确定预算中的项目之前,它是无用的。您需要知道成本的去向。该列表因项目而异,因行业而异,但是详细列出它对于每个项目都是至关重要的。

例如,您将花钱购买设备和团队等资源;您可能需要支付房地产成本,法律和差旅费用。必须标识并列出所有这些项目,以便您跟踪其费用。您可以下载我们的 免费项目预算模板 如果您需要入门方面的帮助。

建立预算

您可能会看到前进的方向。这是创建预算的全部内容。您需要先弄清固定成本和可变成本,然后才能跟踪它们。预算将作为总预算,用以支付您所有的项目开支。

当然,一旦创建了预算,就必须批准它。这将使您可以查看费用参数,并通过让您知道可以支出的费用以及这些费用何时超出项目指定用途来进行跟踪。

指派某人进行追踪

如果没有人监督这个过程,那么系统,预算以及与管理项目成本有关的一切都将一无所有。您必须从团队中指派一名人员来负责您设计的系统来跟踪费用。

这个人将变得无价。它们将位于您实际预算的第一线,并且当费用超过预算费用的批准金额时,就会发出警告。您想要值得信任的人来拥有此过程。

实时跟踪和控制费用

最后,要简化此过程并使之更有效,您需要一个在线工具。我们在上面提到了在线项目管理软件,它优于Excel的优点之一是它可以不断更新并反映您的实际支出。因此,如果您发现支出激增,不仅可以迅速发现它,而且现在可以在泄漏价值和冒险破坏预算之前解决它。

专家提示:使用一个 项目管理软件工具 或可以记录和跟踪费用的电子表格当然是关键。另外,知道必须执行的操作,何时要执行的操作以及由谁来执行。如果您有一个适当的系统,则可以在财政泛滥之前制止财政泄漏。

感谢收看!

转录

你好。一世’m 詹妮弗·布里奇,ProjectManager.com总监。好吧,今天欢迎来到我们的白板会议“假人费用跟踪。

您是否曾因项目预算偏离轨道而削减过薪水或奖金?
好吧,我有。因此,这些是我为最大的假人创建的提示:我。

It’这个话题我们都差不多– I don’t know – don’真的很喜欢。在我的世界中,我曾经有一个部门为我管理费用。所以,我最大的经验教训是当我不得不自己计划项目时’依靠组织。因此,在我的薪水被扣缴之后,我很快就学到了这一点。

我实际上使难度比实际困难,因此我们将其归结为虚假术语。我认为有六个步骤很重要。第一是建立一个系统。通过使用某种项目管理软件或Excel,您可以在某个地方将所有费用汇总在一起,并通过某种系统通过某种方式及其跟踪方式进行跟踪。’当它要做的时候’要做的是谁’将要完成。所以’建立适当的系统至关重要。

第二,提供在线访问权限,不仅是您自己,’重新旅行。我是说,对我来说,我经常旅行,所以我’我不在办公室,所以我需要能够在线查看费用项目和预算,以及我的团队成员。

第三,确定预算项目。所以’仔细考虑将在项目中跟踪的所有预算项目或费用项目非常重要。你必须坐下来考虑什么设备– because that’s an expense item –什么人,什么房地产。您要购买建筑物吗?您要租房吗?您要租房吗?任何法律项目,这是市场营销还是您拥有知识产权的地方?您签订合同的地方需要支付法律费用?

然后那边’的旅行。这些是我们忘记的事情。当我们的团队中有人旅行时。他们’重新开会。因此,这些是我们在创建预算项目时往往会忘记的一些小项目。

因此,一旦我们确定了所有预算项目并将其放入系统中,是否’使用我们的项目管理软件或Excel,然后我们仔细检查并确保’ve确定了所有固定成本或固定费用项目或可变成本和费用项目。知道并意识到,哪些可能会因某些事物而有所不同,并确定这些事物并制定预算。

预算一旦创建,就必须由某些方面批准,无论是’是您的变更控制委员会,您的利益相关者。有权获得您的组或组织批准并确保计划中要跟踪或利用的预算或费用项目得到批准的人。

然后,分配一个人。很多次我’我发现自己或其他团体或团队存在问题’确实没有人分配跟踪费用项目。或者,如果有人订购了设备或负责房地产或法律事务,’那里没有人追踪。所以需要一个人’s name, a person’的名字,不仅是一个团体或组织,而且是一个’将负责跟踪这些费用项目。

第六,实时跟踪和控制,因此,您不仅可以在线访问自己,还可以访问团队成员以及负责或跟踪某些费用项目的人员。然后通过实时跟踪它们,然后发现超出预算的部分,’要么花光了,要么你’如果支出不足,则您可以通过某种方式对其进行控制并及时进行升级。

因此,这些是我认为很关键的六个项目。再说一次,有时我们会变得比实际困难。因此,如果我们将其归结为虚拟术语,’真的不是那么难。但是,也有用的是使用模板,并注意细节,细节,细节。真正的魔鬼在于细节。因此,如果我们忽略了某些项目,那么我们可能会发现自己,或者您可能会发现自己像我那样被停在您的薪水或奖金中,而我们却没有’不想那样。

我当然不’不想它发生你我’再也不想让它再次发生在我身上。在ProjectManager.com,我们’ve尝试结合一些最佳实践和假人技巧以进行费用跟踪。因此,如果您需要任何技巧,工具或技术来帮助管理费用和跟踪费用,请访问ProjectManager.com。

(此文章已于2020年9月23日更新)

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