如何计划活动(包括清单)

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需要知道如何计划活动吗? 如果您正在计划举办大型活动,例如会议,我们可以帮助您成功地计划,组织和布置会议。该博客将介绍您在计划活动时需要考虑的所有内容,包括易于使用的清单。

计划活动

我们大多数人都有一些策划活动的经验,无论是在家中,工作中还是在社区中。在本文中,我们将重点放在大型事件上。

会议是大型活动的常见类型,因此,出于我们的目的,让我们讨论一下我们参与的TEDx会议,以说明如何计划活动。这个例子是一个很好的场景,可以解释大型活动的组织结构和挑战,以及 用软件计划活动.

活动策划时要考虑的关键要素

计划活动时要考虑的第一件事是日期。那是一个不变的锚。您还需要估计预计要发言和参加的人数。这将是两个关键要素,将有助于为您的活动计划的其他方面提供信息。

让我们分解其他组件来设置事件。总结如下:

  • 事件: 首先,当然,您必须要计划某种事件。该事件将需要承担一系列责任,围绕其运营,法律和会计职责。
  • 地点: 该事件必须在某个地方进行,这涉及 物流管理,食品和饮料以及装饰。
  • 市场营销: 选定地点后,您需要通过市场营销计划吸引人们使用它,其中可以包括网站,社交活动,电子邮件和印刷作品。
  • 广告: 携手营销与广告。其中可能包括广播,电视,报纸和杂志广告。
  • 义工: 大型活动需要大量人员来使它顺利运行。这意味着志愿者,这意味着撰写合同,定义其角色,建立会议和确定时间表。
  • 主讲人: 您必须有一些主题演讲者或一组演讲者才能吸引观众。这将涉及合同,策展人以选择人才,计划,个人简介和彩排。
  • 赞助商: 所有这些都要花钱,大事件的终生血液是由其赞助商提供的。这将再次涉及合同,营销和物流。
  • 生产: 制作将涉及在创建会议记录的视听记录以及活动期间的声音和视频广播时创建合同。
  • 阶段: 该事件在特定站点上发生,并且在该站点上将显示适当的事件。通常,这将包括投影仪,屏幕,麦克风,互联网连接,电池,电缆等。
  • 参加者: 唐’不要忘记参加活动的人!您需要进行通信以告知他们事件信息,付款流程以收取费用,保持联系的电子邮件,方向,徽章和访问点。

不幸的是,总会有一些不受您控制的变量,例如天气,交货延迟,技术难题和其他潜在的混乱情况。如前所述,您可以’不能更改活动日期,所以您’我们希望为事件当天可能出现的任何风险或问题做好充分的准备。

活动策划清单

计划活动时需要管理很多事情,因此重要的是要列出所有需要的清单,以确保您不会错过任何一个步骤。以下是一般活动计划核对表,可帮助您入门。随时添加您自己的独特职责和任务。

目标与目的

  • 您的活动存在的原因是什么?
  • 有多少人参加?
  • 购票有相关费用吗?是什么?
  • 活动在哪里举行?
  • 有主题吗?如果有,主题是什么?
  • 创建事件时间表。

预算

  • 弄清楚成本是多少。
  • 如果您举行了类似的活动,请使用并调整基线的旧预算。
  • 将使用哪些票务和登记软件?
  • 完成赞助者的捐款。
  • 设定票价。

日期& Site

  • 活动何时举行?
  • 有备份日期,以防出现问题。
  • 有活动的最佳地点吗?
  • 确定所需的基础设施:wifi,容量,浴室,附近的购物场所& restaurants, etc.
  • 雇用餐饮服务商。
  • 确保您需要的设备。
  • 您的安全需求是什么?
  • 您需要许可证,执照,保险吗?
  • 为与会者创建事件标牌和交流计划。

讲者

  • 研究潜在的演讲者。
  • 创建相关发言人列表。
  • 为扬声器创建音高。
  • 音调扬声器。
  • 最终确定发言人的选择,获取简历和头像,安排旅行和住宿。

赞助商

  • 制定赞助商清单以及您可以提供的服务。
  • 查看是否有与类似活动合作的赞助商。
  • 接触潜在的赞助商。

网站

  • 设计签核。
  • 更新网站或构建唯一的网站。
  • 确保网站可以处理预期的流量。
  • 网站针对移动设备进行了优化。

促销活动

  • 您的讯息是什么?
  • 与数字工具和社交平台进行协调。
  • 将事件添加到在线日历。
  • 博客文章和其他促销活动(例如视频和广告购买)的市场活动。
  • 在活动开始前一两个月向所有参与者发送提醒。

完成,最后一步

  • 时间表
  • 餐饮服务商
  • 演讲者和剧本
  • 会场
  • 设备
  • 装饰物
  • 合约

专家提示: 这需要协调和计划很多,这就是为什么有一个真正的 需要软件。它提供了一个通用门户,您可以在其中通过自动警报跟踪成本和任务。它还提供了交流和协作平台,从而减少了对不必要电子邮件的需求。该软件将所有文件收集在一处,并通过提高效率和减轻压力来简化团队报告。

ProjectManager.com如何帮助进行事件规划

ProjectManager.com 是一款基于云的软件,非常适合计划活动。我们有工具来组织您活动的所有部分,从管理供应商到促销。

我们的 规划软件 帮助您将所有鸭子都排成一排,并使它们向正确的方向行走。在线甘特图使您可以控制日程表,在时间轴上布置任务,链接依赖关系并能够进行分配,所有这些都可以集中在一个地方。

甘特图为您的员工提供了一个协作平台,他们可以在任务级别上注释和附加重要的事件文档和图像。不再需要通过电子邮件翻阅重要数据。所有资料都收集在您的工作地点。 甘特图创建视图,包括小时数输入页面我们的软件易于使用,无论在现场还是在办公室均可随时随地访问。我们为您提供了一种方法,使您正在与之合作的所有各方保持联系,甚至与他们在一个地方进行协作。

时间表 使开票变得容易。可以通过按键提交和批准。我们的软件还提供各种视图,从列表到日历,甚至还有看板,可帮助您可视化工作流程以完成任务。

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有关计划活动的更多信息

活动计划可能很复杂。空中有很多球。如果以上内容无法立即消化,请稍事休息并观看我们的规划专家之一。 PMP的Jennifer Bridges拥有多年的经验,并在此短片中使用它来教您活动策划的基础。

这是截图供您参考。

在大型活动中要计划什么

感谢收看!

转录:

今天我们’在谈论如何计划活动。好吧,我们大多数人都以某种方式参与了活动的策划’在家中,工作中或在社区中。

但是今天,我想专注于大型活动。因此,考虑会议。所以这个例子’今天我要分享的是TEDx会议上我参与过的最有趣的事情之一。

所以我想谈谈结构和布局。我想谈谈您在活动中可能会遇到的一些挑战,我们为解决这些挑战所做的一些事情以及软件如何真正地帮助了我们。

因此,首先,在布置事件时,事件有多个组成部分。所以我’我只是要从更高的角度考虑这一点。因此,在高水平上,我们有活动。所以’谈论展览的意义,任何形式的运营,法律和会计。

然后我们谈论场地。因此,我们必须计划有关位置,该位置的物流,食品和饮料以及那里的装饰的所有事情。

然后我们讨论营销。因此,我们有一个网站,还有社交媒体,电子邮件营销和任何形式的印刷品。然后我们还有广告。我们利用广播,电视,报纸和杂志。

然后我们必须计划志愿者,这也是很多工作。因此,我们有合同,我们必须确定角色和职责,我们必须计划会议,安排工作和任何联系方式。

然后,我们有TEDx活动的发言人。因此,我们必须为此制定合同。我们必须经过策展并寻找发言人,然后审核他们,与他们一起制定程序,了解他们的简历并进行练习。

然后我们有了赞助商。因此,我们再次与他们签有合同,他们需要我们提供的任何形式的营销担保,我们也需要他们提供的任何种类的材料,为他们到达和设置物流计划。

然后我们开始生产。同样,更多合同。仔细考虑并计划音频和视频,其中有多个组成部分。

然后我们必须搭建舞台。因此,在TEDx上,您知道阶段非常重要,并且对这些阶段有各种要求。因此,我们必须根据要求及其投影仪,屏幕,麦克风和互联网,任何类型的电池和备用电源以及各种电缆来设置舞台。

然后有与会者。因此,与与会者进行交流,获取他们的付款,向他们发送电子邮件,为他们提供指示,徽章和任何访问权限。

因此,不仅限于此,但这只是一个高级范围。因此,您可以看到事件变得复杂。您可以想象涉及的所有不同人员,志愿者,演讲者,赞助商,参与者,利益相关者和供应商如何变得如此复杂。

因此,我们遇到了一些挑战,例如活动日期没有’转移。因此,如果发生任何事情,出轨或出错,则该日期可以’转移。在大多数情况下,如果’重新开会,那个日期真的可以’转移。这样也带来了一定程度的压力。

而你那庞大的人数’重新处理。即使你’关于一个较小的事件,那里’由于人数众多,仍然面临挑战。然后还有一些超出您控制范围的变量。因此,请考虑一下天气,无论是下雪还是下雨,或者可能影响该事件的任何其他恶劣天气。

然后可能会交付不同的设备或食物或饮料。如果没有’准时出现,然后在那里’麻烦很大。您必须考虑各种计划。然后点菜。因此,考虑订购不同的市场营销材料或订购食品或其他东西,这表明是错误的。

然后那里’各种交流。再一次,考虑与所有不同类型的人进行交流,’只是很多挑战。

因此,我们要做的是奠定了结构和基础,流程,然后实施了项目管理软件,这是一个巨大的帮助,因为这样做的好处是,它有助于为所涉及的每个人提供一个通用门户。

他们去那里获取有关什么的实时更新’继续。它还允许跟踪任务和成本。然后,您可以在可能完成任务或任务完成时设置警报’迟到,然后何时需要支付某些费用,或者’re late.

同样,它’进行交流和协作非常有价值。所以那里’没有比要遍历这么多电子邮件来发掘和查找信息更糟糕的了。因此,如果有人通过电子邮件向您发送了某些内容,文件或类似的内容,则仅有助于通过此公共门户进行协作和交流。

然后,它还为您的文件提供了一个中央存储库。可能是营销文件。可能是合同。可能是发票。所以他们’re all right there.

然后还可以进行团队报告。所以不管’您的志愿者或一些供应商合作伙伴,那么它就可以使人们实时报告。这也只是提高了整个活动和所涉及的每个人的效率,并且极大地减轻了压力。

因此,如您所见,该项目管理工具将如何提供帮助。

如果您需要可以帮助您计划活动的工具,请立即通过以下网址注册我们的软件 ProjectManager.com.

(本文于2019年12月更新)

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