如何管理利益相关者的期望

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项目经理有时必须迎合多个利益相关者的不同期望。 在本视频中,我们拥有自己的詹妮弗·布里奇(Jennifer Bridges),PMP,了解如何管理利益相关者的期望并确保它们符合您的项目。

回顾中:项目涉众管理计划

首先,詹妮弗指出,重要的是要确定谁 利益相关者 是。并非每个人都是您项目的利益相关者。正式的利益相关者通常会记录在您的章程和/或项目计划中。需要反馈的其他任何人都需要重定向到适当的利益相关者,而不是您。

利益相关者是您作为项目经理要回答的人,因此一旦您知道了他们是谁,便可以寻求他们的指导。请记住,利益相关者通常会从事多个项目。他们依靠您来为其记录,管理和交付。

詹妮弗还指出,利益相关者并非绝对可靠。它们可能是不准确的或过时的,不是故意的,但这会对您的项目产生影响。

有关: 什么是新近度偏差及其对利益相关者的影响?

为了跟踪所有这些变量,Jennifer提供了以下有用的建议:

  • 记录利益相关者
  • 执行过程
  • 提供定期的定期状态报告
  • 消除神话

遵循此简单建议,您将管理好利益相关者的期望。更妙的是,您会将这些期望固定在与您的项目一致的时间表上。

专家提示:利益相关者希望参与其中。如果您可以定期与他们打基础,并询问有关项目进度,是否符合他们的期望的问题,那么您可以在他们成为关注对象之前解决他们的关注问​​题。

更进一步:管理利益相关者只是项目经理领导期望的又一方面,请考虑为 积极有效地应对变化。

感谢收看!

转录

你好。一世’m ProjectManager.com总监Jennifer Whitt。

欢迎今天参加有关如何管理利益相关者期望的白板会议。项目经理最大的抱怨之一就是我们如何管理所有这些利益相关者的期望?它’太多,无法跟踪。好吧,我们今天想提醒一下,一些提示可能会提示您期望值可能不一致,以及您可以采取一些预防措施。

所以让’看一些提醒。我想提醒大家,并非所有人都是利益相关者。发起项目的次数很多次,组织中有不同的人,其他客户成员,其他团队成员,其他供应商合作伙伴试图提供影响和反馈并要求更改,我们需要记住他们’不一定是利益相关者。通常,受项目影响的所有组织都有在项目中代表的利益相关者和变更控制委员会的成员。但是他们有代表去为组织负责,所以并不是每个人都是利益相关者。

正式的利益相关者通常在您的章程和/或项目计划中都有记录。因此,您的利益相关者将通过名称,角色来识别他们’在项目和他们的组织上玩’重新代表。因此,这些才是真正的利益相关者。这些组织中有反馈的任何其他人都需要重定向到其利益相关者,以便他们通过他们提供输入。

他们是第二大利益相关者。他们’关于项目经理的回答,然后他们又’重新记录,所以他们’重新找您寻求指导的人。

第三提醒我们,利益相关者通常会进行多个项目,因此他们’重新参加一百万次会议,他们有一百万个任务’对他们负责’重新查看了许多试图做出决定的报告。因此,他们依靠您(项目经理)对文件进行记录,管理和交付。

第四,他们会让事情变得困惑。它’这只是一个原则。随着所有这些事情的进行,它’很容易使事情变得混乱。不是因为他们有意使事情变得混乱,而是因为事情如此多而已’很难使事情井然有序。再说一次’这就是为什么他们需要项目经理。

他们是利益相关者,可以发表声明,排名第五;可能会做出不正确或过时的陈述。同样,这不是有意为之,但如果情况继续发生变化并经过变更控制委员会并且做出了导致变更的决策,那么,如果它们不保持最新,则只能基于旧信息进行声明。

因此,我想提一些这样的提醒,因为在项目过程中,很多时候事情开始发生,然后人们四处乱跑,产生不同的神话或错误信息。那么,有哪些提示可以提示您未满足利益相关者的期望?如果您有利益相关者或组织内的人在说,“好吧,我认为这个项目将在上个月交付。” Or “我以为这个人会提供一些东西。”或者他或她说出评论,“好吧,她说我们应该让IT来完成某项任务” or “this never works” or “IT never delivers” or “we’re always late.”如果您听到其中一些提示,那么他们又’提示那里的某个地方’错位,这​​是您作为项目经理需要解决的问题。

对于某些期望不一致的预防措施是什么?好吧,我们觉得您可以从头做起,并在项目的整个过程中始终如一。在这里’的确,一盎司的预防胜于一磅的治疗。因此,这是我们发现有帮助的一些事情。

再一次,记录利益相关者。因此,在您的章程或项目计划中正式记录涉众,以便您了解其名称,他们在组织中的角色,’重新代表。并真正了解利益相关者。我多次与拥有利益相关者的项目经理交谈,他们说:“Well, we don’甚至不知道他们是谁,我们’ve never seen them.” They’我从来没有和他们说话。

好吧,他们 ’关于您的答复者,他们是项目的所有者,他们’是为项目提供资金的人,他们’是该项目的决策者。

因此,您作为项目经理需要了解它们。我们知道该怎么做的最好方法是采访他们。如果你’在那里和他们在一起’几分钟或什至您说喝咖啡会议或非正式会议都很棒,“好吧,我的团队很遥远,或者他们’在另一个国家”好吧,Skype对此很有用。您可以使用Skype或进行电话交谈,但可以真正了解它们。了解他们的组织,了解他们遇到的问题,他们的假设’在项目中重做,关注什么或最看重什么。

因此,真正了解什么使它们滴答作响,什么会使它们偏离轨道。通知您的团队有关利益相关者的信息。让您的团队了解您的利益相关者。您的团队成员不仅需要知道他们的任务,还需要知道’负责,但他们需要知道他们是谁’为谁,客户是谁,利益相关者是谁而努力。有关该项目的重要事项,将有助于他们在项目进行过程中牢记这一点。

然后设置一个执行过程。它’作为项目经理,保持流程一致很重要,因此当组织中的其他人(可能是项目经理或您的团队成员)让他们知道有一个流程时,即变更管理流程。因此,如果需要通过项目反馈或需要制定决策,则需要通过正式的变更管理流程。再一次,要知道即使您强制执行一个流程,有时也必须对流程进行调整,因此要使该流程保持最新状态,并使项目内和项目外的每个人都处于正常状态。

然后请记住,主管人员与团队成员所要求的身份级别不同,从而以适合于不同人员的格式频繁,定期,最新地提供身份。团队成员可能需要有关其任务的更多详细信息,主管人员可能需要有关项目的总体状态和项目运行状况的更多详细信息。

然后定期与基地联系,并向利益相关者提出问题。再次联系他们,保持联系并保持联系,然后说:“进展如何,您对该项目有何看法?” “符合您的期望吗?”因此,通过提问,您可以看到他们有什么问题,而不必参加执行会议,并且您是最后一个知道自己的人’可能会被您的团队错过或您作为项目经理错过的东西打中。

然后,对于消除神话很重要。因为利益相关者确实有多个项目,所以发生了很多事情,’他们很难跟踪,项目内部,项目外部有不同的人提供信息,并且’神话来自何处。人们做出假设,对事物的错误陈述,因此’重要的是要一路消除这些神话,让人们说出真相’实际上发生在项目中。

因此,我们认为这是预防措施,可为您保持一贯的利益相关者期望并使其步入正轨。如果你’重新寻找可以帮助您保持利益相关者期望并保持一致的工具,然后立即在ProjectManager.com上注册我们的软件。

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