什么是利益相关者?

利益相关者是由项目结果影响的个人,团体或组织。他们对项目的成功感兴趣,并且可以在本组织内或外部赞助项目。利益攸关方可以对项目产生积极或负面影响。

有很多人参与让项目成立到成功完成。你必须知道如何管理每个人,甚至那些不直接工作的人。

跟踪你的利益相关者项目管理软件是留在事物之外的好方法,并确保您的利益相关者保持满意和生产力。

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谁可以成为利益相关者?这是一个很长的名单。一些例子如下。

  • 项目领导者
  • 高级管理人员
  • 项目团队成员
  • 项目客户
  • 资源经理
  • 线路经理
  • 项目用户组
  • 产品测试人员
  • 在项目的进展时受到项目的影响
  • 在完成后由项目影响的集团
  • 分包商到项目
  • 该项目的顾问

利益相关者是一个人,就像项目的任何其他成员一样,有些人比其他人更容易管理。您将要学会处理各种人格,并确保您与他们有富有成效的对话,以了解您已被雇用的项目目标。

为什么需要利益相关者管理?

您应该根据您的待办事项列表中的任何其他任务处理利益相关者:通过优先考虑它们。在项目的过程中,一个利益相关者在项目异议方面可能更有价值,而一些利益攸关方可能会比其他利益攸关方要求更多的关注。

当我们谈到利益相关者管理时,我们的意思是通过满足他们的期望和他们同意在项目中同意的任何目标来创造与您的利益相关者的积极关系。然而,这种关系不仅批准。它必须获得。您可以获得信任并通过利益相关者建立积极的关系主动沟通通过倾听他们的需求。

这样做的一种方法是通过面试项目利益相关者 - 并非所有这些都是最重要的。您可能需要与专家交谈以获取特定字段或团体所需的背景,因此当您与利益相关者进行一对一对话时,您就会通知并准备好充分利用该时间一起。

但知道利益相关者并不是无可救药者。就像我们之前注意到的那样,他们的影响可能是消极的,并且积极。利益相关者可能有不准确或过时的信息。这就是您的利益相关者管理部门发挥作用的地方。您希望审查任何数据利益相关者,使您确实和准确,以便您不会根据其他人的议程作出重点项目决策。

有一个过程为此,就像一切都有一个过程项目管理。下面概述了该过程的主要观点。

文件利益相关者通讯

在你的正式这样做项目计划。注意他们代表的组织中的名称及其角色。记录您对这些关键项目合作伙伴的每次对话,都可以录制其兴趣和请求,而且还能够稍后审查他们的信息以获得准确性。如果您正在进行面试,请询问利益相关者如果您可以录制这些对话,因为任何交互记录都对文件很重要。

强制进程

接下来,您希望保持与利益相关者的通信过程,并确保该过程是透明的,所以每个人都知道预期的内容。这包括项目请求或反馈以及你将如何文件并回复这些请求需要进行正式的审查和批准过程。这让利益相关者知道,请求受到审查,并且您有一个您遵守这些正式请求的过程。这可以保护双方 范围更改和可能影响项目的误解。

提供频繁的状态报告

提供定期和及时的项目状态报告适合利益相关者至关重要。您可以使用团队成员详细介绍,而高管将需要更多概述。所以,量身定制报告给观众。别忘了与利益相关者跟进,提出问题,看看他们是否有任何反馈。那种方式你管理它们,你正在积极与他们沟通,了解是否已经对项目产生了不满或一些决定。

利益相关者的状态报告

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消除神话

你的利益攸关方可能是研究多个项目,这意味着它们不会与您的项目相同的亲密关系。但这并不意味着他们没有从其他来源获得有关项目的其他信息。您不希望他们受到闲聊的影响或获得可能在项目中摇摆他们的意见的错误信息。如果他们做出假设或获得错误信息,你必须在芽中咬毒药并为他们提供真相。有时他们可能不想听到真相,但​​更好的是它来自你,所以你可以控制和管理它。

利益相关者分析:识别关键利益相关者

如果您的利益相关者对项目的结果不满意,您将失败。因此,为了成功完成一个项目,必须清楚地了解您的利益攸关方是谁,他们的期望是什么以及激励他们的目标。这个过程称为利益相关者分析。

什么是利益相关者分析?

利益相关者分析在项目开始之前确定并优先排序利益相关者。根据他们参与该项目的程度,它将利益相关者组织成小组,他们的利益水平是什么以及他们有多少影响力。一旦这些人被识别和组织,那么你必须弄清楚涉及每个利益相关者的最佳方式,包括根据他们的需求的最佳通信渠道。我们的利益相关者分析模板可以帮助你解决这个过程。

沟通是利益相关者分析的关键,因为利益相关者必须购买并批准该项目,这只能通过及时的信息和能见度来完成项目。前者将项目放在上下文中,而后者建立信任。所有这一切都导致该项目与利益攸关方的战略对齐和公司的整体业务目标。

确定项目利益相关者

一个好地方,开始弄清楚你的利益相关者是通过审查项目包机,这些文件为项目的原因并指定项目经理。关于对象,预算,计划,假设和约束,项目赞助商和最高管理的信息中,您可以辨别利益相关者。

此外,审查合同,因为这些文件中可能会提及利益攸关方。是否有环境因素或其他组织与项目的关键联系?看看那些也,因为他们可能会向你提供利益相关者的名字。例如,如果政府决定了环境因素,那么政府是一个利益攸关方。审查他们的规定和标准,并与他们保持良好的术语。

内部和外部利益相关者之间的差异

识别不同利益相关者的一部分是将它们分成群组。有两个基本营地,您可以放置​​您的利益相关者:内部利益相关者和外部利益相关者。这决定了他们与组织的关系。

内部利益相关者是该项目的利益与正在管理该项目的组织的一部分的人直接相关的人。他们可以是组织中的团队成员,执行,业主甚至投资者。

外部利益相关者是那些与本组织无直接相关的人,但它们在某种程度上受到项目的影响。这些通常是供应商,债权人和公共组织。

所有这些利益攸关方都浮现在该项目周围的问题是他们的利益可能会彼此冲突。因此,项目经理不仅要识别这些利益相关者,而且还讨论了一个计划,以便管理他们有时矛盾的预期。

为什么它很重要

利益相关者分析是从重点项目玩家获得帮助的方法。一旦你确定这些关键利益相关者是谁,那么你可以把它们带入开始帮助将项目与战略目标保持一致。他们的经验有助于一个项目避免陷阱,并获得他们的帮助构建更强大的关系。在项目执行期间,它们也可以帮助解决冲突。

利益相关者对于提供所需的资源也至关重要,以获得正确的方式。当利益相关方和项目经理之间存在良好的通信时,利益相关方可以帮助提供所需的人员,工具和其他所需的资源。

通过利益相关者分析的过程也是一种建立与利益相关者的信任关系的一种方式。一旦您与利益相关者开放了一系列通信,就会建立一个良好的融洽关系并显示进入项目的透明度,您鼓励信任。应在您的利益相关方管理计划中考虑这些要素。

利益相关者映射以及如何做到

利益相关者分析使用一种呼叫的技术利益相关者映射。在入门之前,首先必须决定项目的重点。这将确定谁在利益相关者方面最重要。一旦弄清楚,你可以遵循这些步骤。

列出利益攸关方

如上所述,利益相关者处于各种形状和尺寸。虽然缩小以后出现的重点是很重要的。在这一点上,您想列出所有是利益相关者的人,无论对项目的重要程度。当您列出您的利益相关者时,请记住,他们分为两大类:那些受项目影响的人和贡献它的人。

分析利益相关者

您上面列出的所有利益相关者的角色和期望是什么?一些利益攸关方将对项目具有更多重要性,他们的期望将更多的影响比其他人更多。这是您制作这些决定的地方。

您可以通过使用影响兴趣矩阵来辨别出来,该帧是一个盒子分为四个部分。您应该根据他们的兴趣和影响水平将利益相关者放在四个盒子之一。

盒子的顶部分为两部分:保持信息并密切管理。

盒子的下半部分也分为两个部分:最小的接触并保持满意。任何被放置在盒子右侧的人有更多的影响力,而任何人在盒子顶部放置的任何人都有更多的兴趣。如果利益相关者放在右上方,那么他们有很多兴趣和影响力,使他们在项目中成为重要的参与者。

优先利益攸关方

有一个彻底的列表后,您可以首重到项目开始优先考虑它们。决定他们中间有谁对该项目产生最大影响,并受其影响。您可以再次使用影响兴趣矩阵来帮助优先级排序利益相关者。

不要忘记你的利益相关者的地位不是静态的,他们可以在整个项目过程中改变。利益相关者分析不是一次性的事情,而是一个应该在整个项目中继续的过程。

参与利益攸关方

最后,在您的信息中创建的信息利益相关者地图,你弄清楚如何聘请你的利益相关者。这是您赢得利益相关者的过程,让他们的理解和支持帮助推动该项目,将其放在正确的课程中。这导致通信计划,概述了您和每个利益相关者之间的通信频率和频率。你可以使用我们的通信计划模板开始。

如何制定利益相关者管理计划

为了总结您刚才学习的所有课程并将其投入实践,请遵循以下五个步骤以确保您在利益相关者管理计划中的所有基础都被涵盖。

1.列出您的利益相关者

任何良好利益相关者管理计划的第一步是了解您的利益相关者。

2.优先考虑您的利益相关者

请注意,哪些利益相关者将对该项目产生更大的影响,并且其影响力变得较小或更大。

3.采访您的利益相关者

使用新的利益相关者可以在开始时棘手 - 有些人比其他人更容易管理。根据项目的类型,公司外部有许多声音,具有不同的个性和需求,或者公司内部许多具有竞争目标的声音。以下是一些示例利益相关者面试问题要求进行排序:

  • 你为什么对这个项目感兴趣?
  • 您对该项目的期望是什么?
  • 如果您参与了团队,您对他们的期望是什么?
  • 哪一个可交付成果你最感兴趣吗?
  • 什么激励你参与这个项目?
  • 发布后,您希望这个项目更改了什么?
  • 你看到这个项目的速度有多努力推出?
  • 如果你对这个项目感到愉快,为什么?
  • 如果你对这个项目令人担忧,为什么?
  • 您更喜欢亲自会议,电话会议或电子邮件吗?

4.开发你的矩阵

快速模拟象限进行调查结果,将帮助您轻松区分那些具有高兴趣,高优先级与低兴趣,低优先级。它还将有助于对之间的所有这些。

5.设置& Manage Expectations

清楚地识别每个关键利益相关者将参与哪些阶段和时间线通过它需要反馈。包括办公时间的计划,以便他们轻松联系到您,以便他们可以在私人设置或组中提供最佳。一如既往地,每个项目阶段都可以逼真,透明,诚实 - 你的利益相关者可以告诉你,并谢谢你。

为什么利益相关者管理计划重要?

利益相关者在使项目发生时发挥关键作用。他们相信该项目,并将时间,金钱和资源致力于您的项目。如果没有适当的管理,他们就可以让事情变得非常笨拙,沿途很多凌乱的红磁带。

沟通福利

利益攸关方管理计划在公关透视中也很重要。考虑这个利益相关者不孤单;他们了解其他资源和参与利益相关者的项目进度。

重要的是,他们的兴趣保持完整,而且你没有发现自己面临着听到一些坏消息的沮丧的利益攸关方的皱眉。保持该行的开放式沟通是良好利益相关者管理计划的最重要的一步。

没有利益相关者管理计划的风险

再次,利益相关者使世界变得圆满。他们是您的投资者,客户,邻居,生产商。他们可以成为你最大的啦啦队员,也可以让这个项目变慢爬行。

由于利益相关者通常涉及跨越许多不同途径的多个关键联系,因此重要的是有效且有效地与他们沟通。在不提前接受采访的情况下或衡量他们的优先事项或兴趣,您最终可能会旋转您的车轮,试图验证利益攸关方的要求,以低优先级和低利息,让那些具有高度优先级的人感到沮丧。

更糟糕的是,您可以在下一个项目中缺乏资金,或者客户体验差。不要让你的组织容易受到伤害缺乏资源,基金或时间.

如何在ProjectManager.com中管理利益相关者

管理利益相关者可以复杂。这就像一个嫁接到现有项目的项目,这可以使事情呈现更加困难。但是,如果您使用的项目管理软件来管理您的项目,您也可以使用这些相同的工具来管理您的利益相关者。

ProjectManager.com.是一个屡获殊荣的工具,组织您的项目,团队和利益相关者,以帮助您更有效地工作。基于云的软件,它可以保持您的实时更新,并促进通信,使利益相关者了解情况。这是它的工作原理。

1.安排

管理利益相关者从计划开始捕获活动并提供每个人都可以添加其输入的空间。

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我们的互动甘特图向项目计划和计划提供利益攸关方。它可以很容易地共享和充当协作平台,其中可以包括它们。

2.分配工作

在执行时,计划只是抽象。这需要团队的参与。利益相关者不需要参与这些细节,但他们应该能够查看它。

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创建任务通过为每个任务选择团队成员,添加说明,附加相关文档,设置优先级并添加标记,以便在搜索中更轻松地查找。

3.监控进度

利益相关者对项目的进步非常感兴趣。他们不需要你和他们进入杂草,但广泛的笔画很重要。

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查看高级别的进度实时仪表板自动捕获各种项目指标,例如时间和成本。它们也可以轻松与利益相关者分享。

4.平衡工作量

通过保持您的团队的富有成效,让利益相关者保持快乐。您希望能够监控其工作负载并根据需要调整它以防止它们燃烧。

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生成工作量报告或使用颜色编码的工作负载图表快速看到谁被分配并重新分配以平衡工作量。保持资源与容量匹配。

5.打印,分享,甘特特& Reports

保持利益相关者更新是利益攸关方管理的基石。您需要一个工具,使您可以灵活地与利益相关者共享数据,以便他们想要获得它的方式。

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通过与您的利益相关者通过甘特图分享您的计划。有关更多详细信息,请打印或共享一键报告关于项目方差,状态,成本和更多。

6.管理投资组合

利益攸关方不仅涉及个别项目,它们可以投资于志同道合的项目计划甚至投资组合。您需要一个可以扩展的项目管理工具。

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跟踪项目,程式或者具有给的工具的投资组合所有项目概述在一页。还有一个投资组合仪表板和路线图,可以将您的投资组合与战略目标保持一致。

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如何处理困难的利益相关者

处理困难的利益相关者时你会怎么做?无论他们如何陈述,都可能是多么艰难,有些方法可以建立更好的关系。以下是帮助您赢取支持的七个提示:

1.接受他们的权威:不要打架

最好选择你的战斗,或者你永远在战争中。在与利益相关者打交道时,有时不同意,但那些时代距离很少。相反,请参阅较小的请求。利益相关者处于权威的位置,您必须承认该层次结构。它让你悲伤,但也植物了信任的种子。你的利益攸关方会尊重你,相信与否,也可能从他们的争论方式退回某种程度。

2.消除负面情绪

很容易得到情感。什么开始作为一个分歧,建立在愤怒和怨恨的浪潮中。孩子们发脾气,而不是专业人士。此外,孩子们不会抓住那些负面情绪。我们可以从中学习。感到疯狂是没有错的,但是赋予这种消极情绪是一个问题,更糟糕的是,继续抚摸着火。这只会破坏与您的利益相关者的关系,以及整个项目。

3.了解他们的消极情绪

发展富有同情心的一部分是具有同理心的。同理心是能够感受到别人的情感,并应纳入任何利益相关者管理战略。如果您可以花一点时间退回,请承认他们的感受,然后努力纠正,您在向启蒙和成功的项目之路上。

4.要求建议和倾听

由于某种原因,通常很难困难。当然,有些人难以困难的个性,但其他人可能是他们的方式,因为他们觉得闻所未闻。想象一下,如果没有人在听你的话,你会如何做出反应。因此,试着仍然,安静和开放。听到他们要说的话,甚至要求他们的建议。这不仅仅是一种心理技术,而是一个实用的管理项目。

5.是琐碎的

有时会有有效的冲突原因。当这些项目发生时,你不能只是在地毯下扫过它们。您的工作是在您的利益攸关方的质量期望中提出一个成功的项目。如果你看到他们正在反对他们的最佳利益,那就是你的工作。但要明白的想法,你不仅是诚实的,而且又扭曲。没有人喜欢听到他们错了,所以找到一种方法可以说换句话说或更好,不要说出正确和错误,但项目及其需求。

6.让他们感觉很好

涂抹他们的帮助。你不想成为虚伪,但如果你能让你的利益相关者感觉良好,那么几乎没有任何东西不会为你做。即使是最困难的人也将改变他们的调整。当然,不要更倾向于做好工作。这就是你的利益相关者的心,这就是你如何让他们开心。

7.定制您的沟通

并非所有利益相关者都是一样的。你需要很好地了解你的利益相关者。就像你定义了项目的开始,你想要确定什么是沟通最好的课程。这可能是实用的,就像你更喜欢文字,电子邮件,电话或面对面会议?但它也是心理学。有些人可能希望你提升他们的egos有点,其他人可能会发现这是私人,它会在你身上反馈。了解您的利益相关者并定制您的沟通,以满足他们的需求和个性。

利益相关者理论:它是什么& Why It Matters

利益相关者可以影响项目或组织中的一切和每个人,包括高级管理,项目领导者,团队成员,客户,用户和许多其他人。通过这么多方法来摇摆项目,作为经理,优先考虑和专注于最重要的利益相关者,那些具有权力,邻近和紧迫性的人至关重要。

这是利益相关者理论的开始。利益攸关方理论在管理参与项目或组织的利益相关者时解决了商业道德,道德和价值观。它旨在优化与利益相关者的关系,从而提高整个项目或组织的效率。

利益相关者理论的好处

利益攸关方理论在将价值与利益相关者提供价值时,公司只能成功,这些价值可以超越金融利益。

对员工和客户的影响

利益相关者理论产生的一个值包括更高的生产力整个组织。如果员工被认为是利益相关者,那就觉得他们被重视,那么他们将更加努力地工作,更富有成效。

这也意味着公司将拥有更高的保留他们的员工,也是客户。如果生产率提升,则提供给客户的产品或服务得到改善。随着这种改进来说,更多的客户忠诚,特别是他们是公司在做出决定时众多利益相关者之一。客户也更有可能将其他客户推荐给公司。

增加投资

这一切都导致更多的投资金融家。当然,他们也是利益相关者。虽然有时他们被认为是唯一的利益相关者或者对公司的唯一利益攸关方或最重要的是,因为他们掌握了资本水平,他们真的与其他利益攸关方相连。随着其他利益攸关方的价值,公司的价值增长,投资者更有可能将资金增加给生产,以利用这一增加的市场份额。

从那里,这不仅是注入公司的资本,而且是才能。每个人都喜欢一个胜利者,因为它的尊重和占据了利益相关者的照顾,它将不可避免地吸引新的人才。

道德福利

利益相关者理论推动了利润和生产力的影响。练习它也有道德的好处。公司发现,随着工作满意度的增加,劳动力的心理健康状况大大提高。它还将提升公司在当地社区的社会经济地位的地位。当一家公司练习利益相关者理论时,它会在其他公司中创造健康的竞争,所有这些公司都可以茁壮成长,并帮助利益受益。

利益相关者理论的缺点

一些批评者,如政治哲学家查尔斯布拉特伯格,说利益相关者理论是有问题的。他们声称,各利益攸关方的利益不能相互平衡。

这是因为利益相关者代表如此大而多样的群体。你不能取悦每个利益相关者。一个或多个利益相关者必须为其他,更统治的利益攸关方提供后卫,这可能会产生不和谐。这将扰乱与利益相关者理论相关的福利。

另外,谁将挥动最大的影响力?一些利益攸关方可能会发现它们不会影响另一组的决策。不同的功率水平和影响的球体可能是一个问题。即使是那些看似更多的影响力的人也可能觉得他们正在得到他们想要的东西。

利益相关者参与的关键原则是沟通。以下是一些关键提示,以确保利益相关者通信保持强大和高效:

  • 确保消息是针对性和及时传递的
  • 早期和经常咨询
  • 知道利益相关者是有感情的人,需要被视为建立信任
  • 考虑每个利益相关者的潜在风险和机会
  • 妥协
  • 知道如何定义成功
  • 承担责任

使用ProjectManager.com轻松制作利益相关方管理

很明显,利益相关者对项目的成功非常重要,这意味着您必须管理它们及其预期,以保持事情顺利移动。

ProjectManager.com.是一个项目管理工具,将它们提供透明度进入工作,使其实时更新,以便您可以共享最新数据,并使其轻松监视并跟踪其执行时的项目计划阶段。

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