如何管理多个项目

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使用顶级软件功能轻松管理多个项目。 使用ProjectManager.com的管理工具,您将能够从头到尾跟踪投资组合中的每个项目。

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一次管理多个项目可能有点像杂耍。 在一个项目中采取的每项行动都需要顺畅而平稳地进行,而在正确完成后,熟练的投资组合经理可以使一切看起来没有问题。但是,如果犯了一些大错误,一切都会崩溃。

一次管理多个项目(也称为 项目组合管理)是一种可以培养和掌握的技术。项目组合经理必须能够对项目中的任务进行优先排序,监视其团队’性能,并有效地分配资源。

We’将涵盖管理多个项目的潜在陷阱,以及如何通过使用 项目组合管理软件工具。 但是首先,我们应该探讨您是否’重新管理多个项目。

如何知道您是否正在管理多个项目

有时,很难说出任务或阶段在何处结束以及项目在何处开始。从某种意义上说,一个项目由许多较小的项目组成。这就是他们的管理方式。您将大型的最终交付项目分解为由小任务组成的一系列步骤。

这些任务然后收集在 项目阶段,规划 要么 执行中。但是这些阶段可能会被视为自身的项目。所有这些都引出了一个问题,什么是项目,什么时候知道我要管理多个项目?听起来很简单,但这是开始的正确位置。

项目被定义为由一个或多个团队成员在特定时间范围内完成的一项活动,以某个活动结束 可交付的。任务似乎属于这个定义,除了通常可以在会话中进行的一件事。因此,项目更大。

您知道当您负责多个大型独立交付项目时,您正在管理多个项目。这涉及不同的团队。尽管这些项目可能会相互配合,但它们的独特性足以要求独特的计划,时间表等。

管理多个任务与管理多个项目

管理项目涉及计划的制定, 排程, 冒险 和资源, 管理团队预算编制。任务不太复杂,但是可以从一定程度的管理中受益。

项目(如任务)开始和结束。两者通常都开始于 任务列表, 但是,尽管通常可以通过一个简单的任务清单来完成任务,但项目需要更多的协调。您需要估算完成每个任务所需的成本和时间。

实际上,可以单独查看任务,但是项目必须构造这些任务。他们需要优先考虑。任务需要资源,并且在进行任务之前需要分配这些资源。

通常,您不会 风险管理计划 解决一些任务。可能涉及风险,但是再说一次,一切都涉及风险。但是,项目必须根据执行任务所固有的风险来查看所有任务。这些风险超出了单纯的任务。该项目可能会受到天气,供应等因素的影响。

尽管任务是很少的项目,但是它们与较大的项目的约束有很大不同,因此需要独特的管理方法。随着项目的复杂性增加,任务相对保持不变,因为它们被细分为可管理的小部分。因此,待办事项列表和优先级通常是完成任务所需的,而项目则需要更详细的方法。

要了解如何在我们的投资组合管理软件中完成此过程,请观看下面的嵌入式视频。

管理多个项目时的最佳做法

当您要管理多个项目时,您必须提高时间效率,否则可能会耗尽精力。您经常要做很多不同的事情。当然可以做到这一点,但是需要您遵循一些提示。

未雨绸缪

正如您计划一个项目一样,您必须计划多个项目。您要做的最后一件事是在没有准备的情况下开始这一周,然后开始准备。无论您多么出色,事情都会很快失控。因此,请为您自己制定每周计划,查看未来的工作并确定优先级。了解您即将到来的截止日期。与您的团队和利益相关者见面。可能每天都会改变,但至少您有一个结构。

清晰沟通

沟通是任何项目的生命。您的项目计划, 状态报告 所有这些都是交流工具。管理多个项目意味着您可以充当导致多个利益相关者和团队的枢纽;因此,您必须更新利益相关者并指导您的团队。但是,您必须明确(亲自,在项目管理工具上或使用文档进行此操作)。记住,交流也在倾听。得到 反馈 并保持回应。

审查并调整

计划改变。事情发生。您不能不按时间表参加婚礼,否则会冒着偏离进度,超支或失去质量的风险。就像管理一个项目时一样,对于管理多个项目则成倍增加变更的可能性,您需要定期监视和检查进度和绩效。制定计划来管理变更并调整您的计划,成本或 范围 相应地。

委托工作

如果您倾向于认为某件事要做对了就必须自己去做,那就丢掉它。没有支持,任何人都无法管理多个项目。接受帮助并委派可以委派给同事的工作。与管理其他人可以完成的多个项目相关的文书工作和其他细节很多。当然,要监督它,但不要结束。

保持井井有条

不要使用便利贴,也不要将时间表安排在纸屑上。您的重要日期和数字在哪里?他们应该在您的指尖,也许最好在 在线项目管理工具 可以自动提醒您临近截止日期,将所有文件收集到一个地方并计划,计划,监视和报告您的项目。

管理多个项目的陷阱

即使您已计划并做好准备,这也不容易。管理多个项目具有挑战性。管理多个项目时出现的问题类似于最佳实践的影子世界。

沟通不畅

显而易见,但有必要重复 通讯 可以创造或破坏一个项目。如果您无法清晰地向团队解释必须做什么,那么您将花费不必要的时间和金钱进行任务。如果您无法与利益相关者交流项目状态,他们将中断对项目的适当管理。

缺乏信任

如果您不信任您的团队,他们将不会信任您。没有建立对项目的信任,您就在危害项目。这就是委派。如果您不承担项目责任,那么与您一起工作的人就会怀疑您不信任他们。不管这是真的还是假的,您都在鼓舞士气,并冒着项目成功的风险。

没有明确的角色& Responsibilities

与在一个项目中一样,在许多项目中也是如此,如果您的团队不知道是谁在做什么混乱。项目应该像机器一样运行,每个团队成员都像齿轮一样发挥自己的作用,使齿轮相遇并推动项目前进。如果他们不知道自己的角色以及所负责的事情,那么事情就会迅速发生。

不好的计划

如果您没有在执行项目计划之前投入工作,那么在执行计划时就必须这样做。那是灾难的秘诀。您管理的每个项目都必须有一个详尽的项目计划,并且最重要的是,您需要制定一个计划来一次管理所有其他项目。有很多计划,但是当您浪费金钱并浪费时间时,您不想这样做。

如何使用软件管理多个项目

项目管理软件可通过组织任务,创建时间表,然后监视其进度并报告性能来帮助您管理一个或多个项目。 ProjectManager.com 是一种基于云的工具,可为您提供从一个工具更好地管理多个项目的工具。就是这样。

构建概述项目

在一页上查看所有项目。根据需要自定义图表。查看状态,进度,经理,团队等。

ProjectManager.com上“概述”页面的屏幕截图

高阶检视

在一个仪表板上获取有关所有项目的指标数据,包括运行状况,成本和工作量。我们为您进行计算,并将结果显示在易于阅读的图形和图表中。

ProjectManager.com上的仪表板的屏幕截图

查看路线图

在路线图上找到项目之间的效率。通过在一个时间轴上看到每个项目,降低成本并缩短进度。

ProjectManager.com上“路线图”页面的屏幕截图

管理资源

通过查看工作负荷页面,使您的团队更加高效地工作。一目了然地看到谁有太多的工作,并从同一页面重新分配以平衡他们的工作量。

ProjectManager.com中的概述工作负载页面的屏幕截图

向利益相关者报告

向利益相关者提供投资组合状态报告,并使他们保持联系。只需单击一下即可生成报告,并对其进行过滤以仅显示所需的数据。

ProjectManager.com状态报告页面的屏幕截图

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视频:如何管理多个项目

同时处理多个项目需要特殊的技能。以下有关Jennifer Bridges(PMP)的视频向您提供了技巧和技巧,以使所有这些球保持在空中。

回顾中:如何管理多个项目

詹妮弗(Jennifer)同时讨论了在多个项目上工作的经历和磨难。她提供了一些有关如何成功管理许多任务的现实建议。

  • 开始之前,根据需要定义所有项目的详细信息和资源
  • 建立一种方法来跟踪所有这些项目的生命周期
  • 管理依赖关系并建立机制以绘制变更图表

当您提前计划时,您还可以避免以下陷阱:

  • 不追踪依赖
  • 过度分配或过度分配资源
  • 将关键资源转移到更高优先级的项目
  • 设定不切实际的期限
  • 不更新和重新设定基准
  • 优先事项或激励措施相互矛盾

当然,还有很多东西要学习,总会有很多,但是如果您遵循提示和技巧,那么成功完成多个项目的机会将会大大提高。

专家提示:避免将多个项目上的里程碑重叠是另一回事。相反,找到一种方法来确保您的资源得到及时而现实的分配。与往常一样,前端工作将帮助您不必在后端清理。

一次处理许多项目的另一个方面是管理这些资源,Jason Westland提供 在多个项目上安排人员的提示.

感谢收看!

转录

喂我’m ProjectManager.com总监Jennifer Whitt。我不知道’我不认识你,但是管理多个项目是我能做的最困难的事情之一。我记得在我刚开始的那一天,我用字面上的日历跟踪了我们今天拥有的许多软件工具之前的项目,墙上有字面上的日历和项目图,以及各个依赖项如何相互影响。现在,软件产品具有跟踪功能。

人们实际上嘲笑我,但是那’是我当时唯一的工具。所以,谢天谢地,我们还有其他方法可以做到这一点,但是我今天想与您分享的是在启动项目之前成功进行项目规划的三个技巧,因为我自己发现的是一些最关键的事情,我可以管理多个项目,实际上是在操作开始之前正确设置了一切。

可以做的第一件事是在开始之前详细定义并按所有项目的要求进行资源配置。所以如果你’重新管理多个项目,在每个项目开始之前定义每个项目并进行资源配置。

第二,建立跟踪进度的方法。所以如果你’重新管理多个项目,也许,排名第一,您的时间分散在多个项目中,但是也可能是您的一些团队成员也是如此。因此,有一种方法不仅可以有效地跟踪您的时间,任务,还可以有效地跟踪其他团队成员。

第三,管理依赖性。设置了一种机制来管理依赖关系,并了解其他关键里程碑何时转移或其他资源何时转移,不仅要了解这些依赖关系如何影响您的当前项目,还要了解它们如何影响其他项目。通常,在大多数组织中,我都会看到项目经理在哪里管理多个项目,’通常是因为他们的核心竞争力,所以团队也都在相同的项目上。

这是我发现我们都陷入的一些陷阱。有些陷阱没有跟踪依赖关系,所以如果我们’没有跟踪依赖关系,事情就开始了,我们倾向于在所有项目上脱轨。

第二,资源被过度分配或过度使用’跟踪它。所以如果他们’重新承诺,那么不仅是当前项目,而且所有项目都偏离了轨道。此外,里程碑与关键资源重叠,因此我们’大家都看过,有时我们’在这些项目中的一些重要资源上。

因此,如果您发现自己或您项目中的其他关键资源重叠在关键里程碑上,那么关键实施日期可能会发生在这些关键里程碑上。’re overlapping that’这不是一个好主意。因此,您需要某种方法来确保这些资源是他们的时间,而实际上是他们’重新分配给可以完成。

同样,第四,将关键资源转移到优先级更高的项目上。我们’所有人都看到了我们拥有超级明星的地方,或者一个真正掌握了项目成果关键的人,他们被转移到了更高的优先级。也许另一个项目在他们需要该资源的地方发生了某些事情,因此将其从一个项目拉到另一个项目。

因此,它可以帮助另一方,但通常会对另一方产生负面影响。因此,真正为该资源制定一个备份计划,并知道如果该关键资源被剥夺了怎么办?’要做什么?因此,很可能,如果您团队中有资源被剥夺,则需要将其识别为潜在风险,并制定一些备份计划或了解您如何’再去做,或者至少与变更控制委员会进行讨论或达成协议,或者在事情发生之前如何进行。

第五,不切实际的期限。它’这是很平常的事情,因为没有正确地估计或没有站起来说可以’无法完成,我们依靠我们的团队成员。因此,真正鼓励我们的团队成员站起来并说出什么时候’切合实际。因此,如果您的团队成员不是’告诉你,那么你可以’并把它带回您的利益相关者或变更控制委员会。

另一个是更新和重新制定计划基准。这里’大多数项目失败的地方’这是我们可以做的最简单的事情之一。事情将会改变。事情将重新确定优先次序。它不断发生。我的意思是’给定的。但是事情是很多人不知道的’t返回并更新或重新
与利益相关者或变更控制委员会一起制定计划基线。那’这是如果我们对项目进行适当和及时的处理的事情之一,那么最后我们可以归类为可能成功而不是不成功的项目。

然后,第七,又是相互矛盾的优先事项或激励措施,因此一个可能是我们具有挑战性的一项,如果有多个项目,’为不同的业务部门或不同的计划服务。然后他们’重新冲突的优先事项,所以它’很难稳定任务,截止日期,资源甚至预算。

然后是激励措施,其中某些群体受到不同激励措施的驱使。因此,也许您的销售和营销团队是出于一件事的动机,但也许您的技术团队却受到了另一件事的动机。所以如果他们’重新激励,然后他们’不要为了获得相同的结果而努力,这最终不会为您的项目带来成功。

这些就是一些陷阱,这些是我发现的一些东西。如果我们在开球之前一开始就将这三件事放在适当的位置,肯定会有所帮助。对于那些可能会发现自己拥有当初在墙上贴有日历或墙上有纸的日子的技术的人,对我来说,我想让自己的生活变得轻松。

所以我’ve知道,对我来说,一些简单的解决方案是从其他项目经理那里获得提示的,他们’我管理过多个项目或类似的项目’米管理。他们使用模板。因此,如果我可以使用模板快速高效地执行任务,并且可以使用任何工具,那么现在,我已经为自己和软件准备了很多工具。

所以,现在那里’的软件,您可以在其中定义和拥有资源,从而更有效地管理多个项目,以便您知道何时资源过度分配。您知道什么时候里程碑重叠,并且依赖项相互造成负面响应。

所以我 hope you find those helpful. It certainly has helped me in managing multiple projects over the years. If you need any additional tips, tools 要么 techniques to manage your multiple projects 和 avoid some of the traps 和 pitfalls that you may find yourself in, then come visit us at ProjectManager.com.

(此文章已于2020年10月更新)

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