项目关闭的5个步骤(包括清单)

ProjectManager.com

在存档项目之前,请创建深入的项目报告。 尝试使用ProjectManager.com并获取在线项目管理软件,使您可以自信地关闭和存储项目。

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在项目的规划中投入了大量的时间和精力,人们常常忘记了项目的结束同样重要。 即使项目在技术上完成后,也涉及很多工作。我们的 免费的项目关闭模板 是一个很好的资源,可以帮助您记住尚要做的事情。

例如,您仍然必须完成许多任务。它们可能是程序性的,但这并没有使它们不那么重要。有批准,签名和付款,所有这些似乎都在向您推送文书工作,但告诉等待收款的团队成员。

更不用说,当您结束一个项目时,您可能会开始另一个项目。因此,您想获得此转换的过渡支持。您将不得不释放资源,存档文档,并且别忘了通过聚会或某种形式的庆祝活动来确认项目的成功。这也很重要。

完成项目的步骤

项目的结束是您工作的最后阶段,是项目生命周期的最后一轮,就像项目的其他任何方面一样,它也需要一个过程。以下是您应采取的五个步骤,以确保您已点破所有I,并跨过所有T,并充分利用了体验。

如何关闭项目;项目结束清单

1.安排事后制

管理项目不仅涉及任务和资源,预算和截止日期,而且是您可以不断学习的经验。尽管您应该在整个项目中一直学习,但现在是回顾时光的好时机,而不必担心可能分散注意力的压力和干扰。

召集核心团队,以征询有关什么有效,哪些无效的反馈’t。鼓励诚实。通过记录项目的错误和成功,您正在建立一个提供历史数据的目录。您可以返回查看先例的信息, 规划新项目。项目从来都不是独立的事物,而只是一个连续体的一部分,具体情况可能有所不同,但一般方法通常保持不变。任何项目结束后,都会产生大量的知识。

如果您使用集中式项目管理软件(例如, ProjectManager.com-您’可以访问您以前的所有项目。这样,当你’在重新计划新项目时,您可以快速查看系统中的旧文档,任务,注释和模板。由于团队成员应该已经在系统中,因此它也简化了下一个项目的入门工作。

正在关闭的项目计划的甘特图视图
左侧项目归档列表旁边的项目计划

2.完成文书工作

如前所述,项目会生成大量文档。这些文件将必须获得利益相关者的批准和批准。一切都需要注意,并且必须签名,这是实际上这些文件已经结束的法律证明。这包括关闭您可能与内部合作伙伴或 供应商 或您与之签约的任何其他资源。

这包括处理所有未付款项。您想确保所有发票,佣金,费用,奖金以及您所拥有的都已支付。完成与项目有关的所有费用。如果未付款,则未完成。

自动化报告软件在此过程中可能会提供巨大帮助。 ProjectManager.com 管理人员只需单击一下即可创建报告。这包括时间表报告之类的报告,因此您可以快速查看团队成员在项目生命周期内的工作时间。您还可以创建更多特定于利益相关者的报告,例如状态报告,差异报告或项目计划报告。它’都可以通过我们的项目管理软件自动完成,从而帮助您更快地完成项目。

结束项目的状态报告
ProjectManager.com具有自动项目报告功能

3.发布资源

您为该项目组建了一个团队,现在您必须将他们削减。这是一个正式的过程,也是至关重要的一个过程,它使他们腾出了下一个项目的精力。每个团队都聚集在一起,以带给他们项目中的技能和经验的混合。该项目确定了您要与之合作的团队成员,每个项目都会有所不同,这将反映在雇用执行该项目的团队中。

有关: 如何管理团队’s Workload

内部和外部资源都是如此。与您签订合同时,外部合同可能会更加明显,并且合同将具有期限。结束后,请确保他们已全额付款,以便他们可以签收并离开。但是内部资源仍然存在,因此您必须提醒自己,他们在项目上的时间也很有限,并且您可能会阻止其他团队’的项目,如果你不这样做’项目完成后,请释放资源。

4.存档文件

从旧项目中可以吸取教训,这就是为什么您在项目期间定期与团队会面,然后回头回顾流程的原因。但是,如果您没有可用来保存旧记录的存档,那么由于组织和管理不善,您获得的所有知识都会丢失。你辛苦了 优秀的项目文档,不要失去它。

关闭项目之前,请归档所有可能有用的文档以及所有注释和数据。即使您从未访问过它,也需要为组织中的其他人员记录在任何项目上完成的工作。这可能包括法律团队,人力资源团队,甚至您的继任者。您永远不会知道何时有人可能必须回去回答问题或想了解如何解决旧问题。认为这就像在冬天放下食物。

5.庆祝成功

如果您觉得这很可笑,则说明您没有完成工作。没什么可笑的 奖励您的团队 承认工作做得好。它创建了关闭,这是项目的这一部分的全部内容,但是它也植入了种子,当您与旧团队的成员一起工作时,它将在以后的项目中开花。

那是因为当您注意到一项工作做得很好时,您就在鼓舞士气。它使团队成员感觉更好。您可能曾经是该项目中的艰巨任务大师,但您可以为他们提供应有的出色工作。这样可以建立忠诚度,下次他们会更加努力地为您服务。而且还会有下一次,因为一个快乐的团队就是您留住的团队。您为什么要关闭一个项目并失去使它成功的资源?放松!

项目结束清单

为确保每个i都被点缀和划线,请遵循此分步项目关闭清单。

  1. 从创建的项目范围文档开始,并确保您满足此处列出的所有要求。
  2. 确保所有交付成果均已由利益相关者移交并签名,以得到他们的认可和满意。
  3. 其他项目文件也必须由适当的人签署,包括与供应商和其他承包商的任何未完成的合同和协议。
  4. 文件签收后,就可以处理它们并付清所有发票,并结清所有与项目相关的合同。
  5. 将所有文档加在一起,包括完成所有项目报告,然后将它们组织和存档为历史数据,以备将来参考。
  6. 使用收集的文书工作来识别和记录在项目过程中吸取的教训,包括利益相关者的任何反馈,以免在以后的项目中犯同样的错误。

有关: 经验教训模板

  1. 在完成项目后,指派一名过渡支持人员来指导项目,以便彻底完成项目。
  2. 释放或重新分配项目资源,其中包括您的团队和其他项目人员以及用于该项目的任何设备或场地租赁。
  3. 如果您没有使用过项目管理软件,请购买一个,因为它不仅可以控制项目的生命周期,而且可以帮助您彻底关闭项目。
  4. 最后,但也许最重要的是,与您的项目团队一起庆祝。他们做了这项工作,值得称赞,并且有机会在下一个项目开始之前大放异彩。

为什么正确结束项目会使您的下一个项目更好

完成项目后,您现在将拥有与团队共享和讨论的文档。您还将有机会以更亲密和随意的方式来听取团队的意见,使他们可以表达对项目管理的意见。

所有这些信息可能以后都不会使用,但是它很有用,因为它提供了视角,并为每个参与人员提供了更全面的项目机制视图。在项目结束后花点时间进行尸检,这使您和您的团队可以从一个更明智的位置开始下一个项目。

您的项目已关闭–为下一个使用ProjectManager.com!

现在我们知道适当的项目关闭将帮助您从右脚开始下一个项目。您已经吸取了教训,但是如何才能更聪明地工作并将其应用于另一个项目?通过使用项目管理软件! ProjectManager.com 是一款屡获殊荣的软件,可以从头到尾组织项目。 

无限文件存储,方便文档管理

一方面,完成一个项目意味着要占用大量的文书工作。在开始计划下一个项目时,所有这些文档和已归档的项目本身都会有很大的帮助,但是如果您没有地方可以轻松地存储它们并找到它们,那将是一个很大的帮助。 

我们的软件具有无限的文件存储空间,因此无论您的项目有多大和复杂,我们都可以为您保存它。更好的是,由于项目周围的所有数据都已附加到该项目,因此查找文件很容易。它们全都收集在一个地方。不再有紧急电子邮件搜索。 

ProjectManager.com的屏幕快照,显示了已为该项目上传的文件列表。

掌握所有这些信息就可以了。您可以将其用作历史数据,但是研究只是项目准备的一部分。您可能从事非常相似的项目。使用我们的软件可以简化您在所有重复项目中重复执行步骤所浪费的时间。您可以导出项目并将其导入到新项目中,然后只需填写空白即可。 

老项目团队成员轻松入职

不要忘记您的团队。您可能有一些团队成员的技能可以与新项目一起工作,而其他团队成员则可以进入其他项目。当您组装最好的和最聪明的产品时,没有理由从头开始。我们的团队部分会存档您的所有资源,包括个人简介,技能等。您可以将它们移至所需的项目。

ProjectManager.com的团队管理部分的截屏截图
ProjectManager.com中的团队管理

节省时间并在开始新项目时抢先一步是有效减少时间和成本的方式。 ProjectManager.com从头到尾为您简化了项目。 

关闭项目的一部分是能够计划和执行它。那边 ProjectManager.com 作为一个基于云的软件,它使您和您的团队可以在监视和报告项目时获取实时数据。另外,您的文档更易于访问和安全。自己看看吧 30天免费试用。

此帖已于2020年7月更新

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