什么是项目状态报告?

项目状态报告是一种分析工具,可收集有关项目当前状态的信息。它们用于捕获项目的当前进度,然后使您能够以图表和图形的形式将该数据传达给团队,项目经理和利益相关者。

由于项目状态报告只是时间的快照,因此它们并非仅创建一次。在项目执行的每个阶段都重复获取状态报告,以保持计划进度并使每个人都在同一页面上。

项目状态报告的真正价值超出了它作为沟通渠道的范围。它还提供了该项目的历史记录。这样可以提供历史数据,因此下次下次计划类似项目时,可以避免出现任何失误或瓶颈。

状态报告旨在满足所有这些需求。诸如ProjectManager.com之类的项目管理软件可简化项目状态流程,并提供更多数据以通过项目状态报告进行共享。 注册免费试用 通过深入的报告功能将您的项目提升到一个新的水平。

实时仪表板跟踪六个项目指标

项目状态报告的要素

项目状态报告的不同元素将不同部分组织成一个紧密的整体。状况报告的目的当然是使利益相关者了解情况,并暴露项目中需要更多组织支持的领域。

为了更好地传达这些信息,在撰写状态报告时,请务必触摸以下所有内容。

常规项目信息

首先,您需要简单介绍一下基础知识。项目名称是什么?谁是 专案经理?资源数量是多少?所有这些信息(如果很明显)对于跟踪文书工作都是必不可少的。不要以为您的利益相关者熟悉所有这些信息。当您为将来的项目进行历史研究时,它特别有用。滚进你的 状态报告模板, 如果你有。

一般状态信息

同样,您将要在报告中标记数据,以区别于大量报告,这些报告将流入项目文档中。因此,您要在此处包括报告的生成日期,作者是谁等等。

里程碑回顾

大事记 是项目的主要阶段。这是将较大的项目分解为更小,更易消化的部分的好方法。里程碑审阅可让您记录在会议中达到这些里程碑的目标(相对于此时的计划目标)。 项目的生命周期.

项目总结

附上预计完成日期和项目成本的简短摘要。确保包括面临的任务,这些问题可能如何影响截止日期和成本,计划解决这些问题的计划以及解决问题后的结果。

问题与风险

列出迄今为止在项目过程中出现的问题。这些是什么?您如何解决它们?他们将对整个项目产生什么影响?将相同的问题应用于 风险 您知道的他们出现了吗?如果有,您正在做什么以使项目重回正轨?

项目指标

重要的是要用硬数字备份报告以证明您的陈述。您应该已经建立了状态报告的指标, 项目的规划阶段。如果不评估其有效性,就无法知道您的项目是否成功。这些指标可以显示您的进度,并评估需要注意的内容。

什么是报告软件?

报告软件用于自动收集项目数据,对其进行分析并显示结果,以帮助项目经理在管理项目时做出更好的决策。该软件从项目内的不同来源收集信息,并将其转换为电子表格,图形和图表。

Project management training video (6u359wecyd)

根据软件的不同,可以过滤报告数据以突出显示您当时需要查看的项目区域。可以生成有关项目进度和性能的各个方面的报告,例如时间,成本,工作量等。

报告还用于使利益相关者了解项目的最新进展,因此通常可以共享。

手动报告与报告软件

报告一直是项目管理的主要内容。这是一门数据驱动的学科。鉴于过去有许多成功的项目取得了成功(没有软件的帮助),是否有必要使用报告工具?

当然是!与过去的项目相比,现代项目处理的数据要多得多,而自动工具可以缓解因手动浏览所有项目而引起的许多麻烦。

当然,手动报告有一些优势。价格便宜,因为没有许可或订阅的软件。您还可以控制该过程,并可以根据需要简化它。

但是,使用自动报告软件会发现更多优势。它会自动收集您的数据,并为您进行计算,并且可以将这些报告存档,以在计划下一个项目时用作历史数据。与必须手动完成所有操作相比,软件也更快,更准确。

报告软件也可以基于云,这意味着它可以实时收集数据。无论手动计算的速度如何,您都无法与专用报告工具相提并论。

报告软件的好处

拥有一个快速且易于使用的工具,可立即提取重要的项目数据,对其进行简单明了的组织和显示,从而帮助您使利益相关者保持最新状态。借助所有信息,您也可以做出更好的决策。

并非所有报告软件都相同。为了获得更多收益,请确保选择的任何工具都具有以下功能:

  • 将复杂的数据转换成有用的报告
  • 过滤以仅显示所需的信息
  • 共享报告并使利益相关者保持最新状态
  • 立即更新以提高准确性
  • 根据您的计划监控实际进度
  • 报告计划或项目组合

报告软件的必备功能

项目状态报告只是报告软件提供的许多报告之一,但是您还需要确保选择的产品也具有以下功能。

获取即时状态报告

与报告软件一样重要,您还需要定期检查项目的进度。仪表板将提供该高级视图,收集数据并将其显示在图形和图表中以显示各种项目指标。

ProjectManager.com的仪表板的屏幕截图

查看最新信息

仪表板和报告在特定时间捕获项目,并且像快照一样,捕获过去的时间点。但是,如果您使用的是在线报告工具,则它收集的数据将实时显示-并且您做出的决策将更加明智。

ProjectManager.com的团队管理页面的屏幕截图

生成各个方面的报告

状态报告是衡量项目绩效的关键指标,但这只是一个角度。对于全貌,您需要测量进度以及许多角度的测量。寻找报告软件,该软件还可以衡量任务进度,工作量,时间表等。

ProjectManager.com状态报告的屏幕截图

与利益相关者轻松导出

创建报告仅仅是开始。您需要与利益相关者共享它们,他们需要对项目当前的位置有一个大致的了解。在演示过程中,您希望能够轻松打印出副本或导出PDF以通过电子邮件发送给他们。

ProjectManager.com时间表的屏幕截图,突出显示了“提交批准”按钮

快速简便的报告

制作报告不应该浪费时间。通常,这意味着要用复杂的方程式来计算进度,差异,工作量等。最好的报告软件可以自动执行这些功能,因此您不需要数学学位甚至不需要计算器就可以管理项目。

ProjectManager.com时间表的屏幕截图,突出显示了“自动填充”按钮

获取有关可行见解的详细信息

仪表板非常适合用于项目的高级视图,但是报表必须提供对这些数据的更深入的了解,以便管理人员做出重要决策,以使项目成功完成。您需要深入的报告并涵盖整个项目。

用于导出的ProjectManager.com状态报告选项的屏幕截图

如何在ProjectManager.com中制作状态报告

报告软件是一种工具,可以实时监视和跟踪项目指标,然后将其收集到易于与项目成员共享的报告中。 ProjectManager.com是屡获殊荣的工具,可通过监视和报告进度和绩效来组织项目和团队。 点击此处开始30天的免费试用.

使用 报告功能 如果您过滤报告以包括项目里程碑和摘要任务的状态,则可以通过ProjectManager.com查看。在将报告导出为PDF,Excel,CSV或打印之前,可以对其进行预览。通过选择要包括的数据和列,可以自定义每个报告。

拥有软件后,您可以创建以下所有报告。

项目状态报告

如上所述,项目状态提供了项目当前位置的概述,并让您确定项目是否按时进行且预算不足。它显示了已生成的当周应到期的任务,以及已过期的任务。

在ProjectManager.com中生成状态报告时,以下是这些选项的简要说明。

概要

简明扼要地获取项目的关键要素,以把握进度,预算和成本方面的高点。

任务

查看哪些任务已过期以及何时完成任务,以免失去进度并保持进度。

大事记& 概要 任务

请注意已完成哪些里程碑,以更好地跟踪项目的进度。查看您在完成计划中的摘要任务或子任务方面所处的位置。

计划与实际

通过跟踪状态报告上的实际进度来了解您的项目差异,该进度将与您计划在时间表中的那个位置进行比较。

这是我们的软件生成的状态报告的样子:

有关项目健康的项目状态报告

投资组合状态报告

A 作品集 是一个人管理的项目的集合。他们必须根据组织的整体战略共同合作。

查看整个投资组合的运行状况,以及他们是否符合计划和预算。获取项目经理,团队和任务的列表,以更好地确定投资组合的整体运行状况。

项目组合状态报告显示许多项目的详细信息

项目计划报告

项目计划是指导您管理项目时的活动的地图。该报告可让您知道实际进度是否满足该计划。

使您的项目保持进度,并知道您离完成还有多远。全面了解您的日程安排,并列出所有任务以及何时完成。

报告项目计划以及实际进度与计划进度

项目仪表板

与以前的报告不同,这些报告是作为项目快照导出的静态文档,仪表板可以充当项目的同时外观。

使用我们的获取实时状态报告 项目仪表板。状态报告中发现的每个方面都会在仪表板的六个指标之间自动更新,以全面了解您的项目绩效。

ProjectManager.com中项目仪表板的屏幕快照,其中显示了单个项目的六个关键运行状况指标-运行状况,任务,进度,时间,成本和工作量

投资组合仪表板

就像项目仪表板一样, 投资组合仪表板 用作实时视图,除了项目集合而不是单个项目。

通过在“概述项目”部分中创建文件夹来设置项目组合仪表板。添加您要衡量的项目,您的投资组合仪表板将跟踪其成本,工作量等。

项目组合仪表板的屏幕快照,其中显示了项目组合中每个项目的关键指标。

项目状态报告格式

回顾一下,状态报告的目标是:

  • 改善整个组织的沟通
  • 简化沟通流程
  • 保持 利益相关者 知情的
  • 向目标受众传达关键信息
  • 改善对项目或团队的组织支持

如果您要向利益相关者汇报,则不想让他们陷入不感兴趣的细节。像您一样,他们的时间有限。尊重这一点。如果他们想更多地了解项目的特定方面,那么您可以深入了解。

如何格式化项目状态报告

有许多方法可以格式化状态报告。您可以通过多种方式将您的内容组合在一起。自然,根据报告的类型和报告的对象,您将进入特定的课程。但是,无论选择哪种路径,通常都有一个模板可以遵循。

像任何报告一样,您从介绍开始。简要介绍要遵循的内容。最后组成本节会更有意义,因此您可以对即将到来的内容进行准确的总结。

接下来,您将要列出成就。使用事实,数字和细节,以及它们如何反映您实现项目总体目标的进度。说到目标,您也要陈述它们,尤其是报告的目标。

不要忽视问题。注意 瓶颈和障碍 这使您无法按计划进入项目。通过详细说明可能会发展成为难以实现目标的问题来设定期望。另外,写出您计划如何解决和解决这些问题,以及将需要哪些资源。

提交项目状态报告的最佳做法

无论您是在会议室站立还是每周发送电子邮件更新,在进入报告演示文稿之前,最好先了解有关项目进度的最佳实践,然后再进行报告。

通信

项目状态报告只是您的一个方面 沟通计划。不要完全依靠它来传达所有信息,而要用它在正确的时间将正确的数据传递给正确的参与者。

了解你的观众

项目状态报告是进行交流的工具,但是如果您不确定目的地,那么您将不交付货物。利益相关者希望了解全局,而团队成员将对具体细节更加感兴趣。

一致性

使用相同的格式,分发周期和方法。不要混淆。这只会破坏报告沟通方面的有效性。

建立指标

在规划项目时,请弄清楚如何衡量其进度,然后在整个项目的整个生命周期中报告该项目时,都坚持使用此方法。

简化

您希望该报告有效,所以不要用不必要的细节遮掩它。保持重点,只报告需要报告的内容。

校验

您的听众不希望有意见或没有根据的事实。进行尽职调查,并确保只提供听众想要的东西。

标准品

像一致性一样,保持流程标准和报告模板可确保您的报告清晰。

使用工具

项目管理工具 整合了这些最佳做法,借助仪表板和自动报告功能简化了报告流程。

其他类型的状态报告

状态报告只是项目经理用来不断更新项目进度的众多报告之一。状态更为一般,而其他状态则集中在项目的特定方面。一些更常见的跟随。

任务报告

每个项目都是由任务组成的,通常是很多任务。您需要一份报告来跟踪它们。

得到你所有的 项目任务 收集在一个地方。筛选报告以显示每个任务的状态,以查看是否存在阻碍进度的瓶颈。

任务执行情况收集在此任务报告中

时间表报告

团队记录他们的时间 时间表 向经理提交工资单。时间表也是通过监视已记录任务的小时数来跟踪项目进度的另一种方法。

查看选定团队成员的时间表,并了解他们在一段时间内的工作时间。

在时间表报告中监控的团队记录时间的详细信息

可用性报告

跟踪团队何时可以工作,何时放假或休假对于计划和工作负载管理至关重要。

立即了解谁在您的团队中工作太多,以及他们是否有空工作。此报告中列出了团队成员的使用率。此数据可帮助您重新分配任务。

团队成员何时可以工作的可用性报告

工作量报告

工作量 是您的团队已分配的任务数量。如何平衡工作量,从而没人能负担太多,这就是您如何提高生产力和士气的方法。

查看您整个团队的工作量。知道某人是否有太多或太少的任务,并平衡他们的工作量以完成更多工作而不会使人筋疲力尽。

团队工作量摘要

差异报告

方差 是您计划的项目与实际执行位置之间的差异。通过这种方式,您可以知道项目是否按计划进行。

计划时在甘特图工具上设置基线,并获取当前计划中的数据。然后,将其与计划表中此时的计划位置进行比较。

比较任务的实际进度与计划进度

每周项目状态报告是个好主意吗?

项目状态报告的重要性应该明确,但是您应该多久生成一次?通常,状态报告是每周一次;但是创建每日甚至每月的报告并不是闻所未闻的。您怎么知道哪个最适合您?

日常

每日状态报告旨在实现短期目标。这是在一天的工作中进行事后检验的一种方法,可以从发生的问题和正确的事情中汲取教训。它还将说明前一天的成就以及第二天要讲的内容。

每周

每周状态报告的范围更广,涵盖了一周的工作量,包括已完成的工作和尚待完成的工作。他们与每日报告共享相似的内容,例如挑战和 得到教训,仅在更长的时间范围内。

每月一次

每月状态报告实际上仅对持续时间非常长的项目有用。否则,您将希望获取更多常规数据。但是,当项目花费很长时间时,建议每月(甚至每季度)状态报告。内容往往是相同的。

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ProjectManager.com是基于云的软件,具有一键式报告功能,可与计划,计划和跟踪功能无缝集成。获取可以过滤并在八个不同项目报告中共享的实时数据。通过我们,您可以使用一种软件来满足您所有的项目管理需求。

美国银行等公司以及NASA和US Postal Service等组织已利用我们来管理大型和小型项目。全球超过10,000个团队使用我们的软件可以更好地控制他们的工作并提高工作效率。

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