管理远程团队:挑战,最佳实践& Tools

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随着技术的进步,劳动力以及团队的工作方式也随之发展。 组织再也不必依赖于浸入本地人才库了。借助宽带,移动设备和软件解决方案,可以在任何地方招募团队并进行远程工作。

虽然这在吸引技术工人方面扩大了网络,但它给管理人员带来了一系列全新的问题。当某人不在时,您该如何管理?

当然,您必须信任您的远程团队来完成其工作。但是,如果您无法监视他们的工作,那么您将无法平衡工作量或知道他们是否偏离了正常轨道。

可能感觉有点像盲目驾驶,但这不是必须的。使用以下方法可以管理远程团队 在线项目管理软件 分配,监视和报告远程团队,无论他们身在何处或何时工作。

什么是远程团队?

团队只是表达一群共同努力实现共同目标的人的另一种方式。远程团队(也称为分布式团队)与其他团队没有什么不同,只是一种非常重要的方式。

远程团队是一群在不同办公室,城市或国家/地区工作以共同解决共同目标的人们。

管理远程团队

对于远程团队,就像任何 项目团队管理, 成员都向同一位经理报告。这意味着经理必须能够管理和协调团队,就像他们都在同一房间一样。经理必须分配任务, 监控他们的进度 并报告给利益相关者。

如上所述,远程团队比以往任何时候都受欢迎: 在家中工作的津贴。这种趋势似乎会持续下去,因此管理人员学习如何进行远程管理非常重要。无论远程团队是在减少开销成本,为项目提供24小时的工作周期,还是只是为组织提供雇用更多人才的机会,经理们仍然必须对其进行管理。这带来了挑战。

远程团队的挑战

通讯 是管理远程团队时最明显的挑战。能够清楚地指示任务并保持经理和团队之间的渠道畅通是成功执行的关键。

如前所述,跟踪工作和生产率对于了解项目是否与计划保持一致也很重要。当然,要考虑企业文化,因为有些公司接受新范式的速度会很慢。

团队也有问题。如果他们在远程工作,但其他人在办公室,则分散的团队成员会觉得自己不属于团队,他们的贡献也不会受到关注或赞赏。当他们等待指示时,可能会有不必要的停机时间。而且,更糟的是,他们可能无法接受,这会对他们的工作和士气产生负面影响。

改善远程团队管理的5条提示

尽管没有什么可以代替面对面的对话,但是在管理远程团队时,有一些方法可以解决这些固有的挑战:

1.视频会议

有点尴尬,但是有很多工具可以联系人们,无论他们身在何处。举行每日站立会议,或者进行更深入的讨论,白板会议是交流,获取反馈并看到彼此面孔的一种好方法。

即使是虚拟会议,也不要小看。给名字加上面孔可以建立信任,并发展对团队合作至关重要的纽带。尽管为现场峰会的预算分配一些时间和金钱并没有什么坏处。

2.明确说明

当您在同一办公室并且经理和团队保持持续沟通时,精确的需求仍然很重要,但并不像管理远程团队时那么重要。请勿使用“快速”或“良好”之类的模糊语言。这些术语仅供个人解释。

显示您想要的示例,使用截止日期和 设定里程碑。分享您的日历,这样每个人都可以看到到期时间。设定明确的期望。

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3.保持投入

忽略远程团队很容易。他们不在你的办公室。他们看不到您早上到达,没有被邀请吃午饭或只是在大厅里经过您。这些随意的联系慢慢建立起信任,而远程团队则可以感觉更加抽象,就像没有面孔的名字一样。

因此,作为经理,与您的远程团队保持联系并保持联系很重要。通过某些电话会议工具邀请他们参加会议,并设置每周检查一次,这样您就可以了解他们的工作状况以及他们是否需要您做任何事情来更好地完成工作。

4.专注于目标

微观管理对管理者来说是一条危险的道路。它可以使团队感到您好像不信任他们或他们有能力胜任被聘用的工作。在管理远程团队时,很难不进行微观管理。

当然,这涉及到信任问题,但是如果您可以跟踪远程团队目标的进度,而不是跟踪他们每天每一分钟的工作,那么您在跟踪他们的绩效时不会让团队觉得他们只是工人猴子。如果您实现了目标,则意味着您的远程团队 管理工作量.

5.获取正确的软件

在雇用远程团队之前,请确保您具有使他们保持循环状态所需的工具。如果您的团队与组织的其他部门脱离联系,如果他们无法沟通,共享文件和进行协作,那么他们将永远无法高效地工作。

因此,如果经理们无法监控和跟踪他们的进度,并且没有工具来获取报告以评估他们的绩效,并且该项目的绩效大幅度提高,那将是灾难的根源。因此,找到一个具有 全方位的项目管理功能 连接团队和经理。

ProjectManager.com帮助您管理远程团队

根据最后一个技巧,您将需要一个在线项目管理软件,该软件具有一整套功能,可帮助经理和团队一起管理工作,无论他们在哪里’re located. ProjectManager.com 是屡获殊荣的软件,可确保项目井井有条,并使远程团队保持高效。

分配团队时很难分配任务,但是使用ProjectManager.com很难。当团队成员被邀请参加项目时,经理可以为他们分配任务。

这些任务可以有详细的说明和无限的附件。设置完每个任务的持续时间后,它们会填充一个 甘特图,或项目时间表。这样,每个人都可以跟踪截止日期并保持积极性。

甘特图屏幕截图,用于安排工作
使用在线甘特图制定计划,安排工作并分配任务。

但是将任务发送到虚空中是行不通的。因此,ProjectManager.com使经理和远程团队保持联系。

可以在任务级别添加注释,这可以使经理和团队成员保持联系,但也可以创建一个 协作平台 让整个团队更好地合作。

如果他们需要从未分配任务的项目团队中找人,只需在评论中标记他们,他们就会收到电子邮件提醒。

具有团队协作功能的任务列表屏幕截图
ProjectManager.com具有用于管理工作和协作的多个视图。

进行了分配,团队进行了协作,但是经理们对进度和绩效仍然不了解。但不适用于ProjectManager.com,后者具有 实时仪表板 跟踪进展情况,并获得详细的自动化项目报告。

经理想要做的最后一件事就是让团队成员负担重,而其他人什么也没做。但是在管理远程团队时,可能很难知道谁在做什么以及何时在做什么。

ProjectManager.com通过以下方式解决了该问题 资源分配工具 显示团队成员何时工作,何时休假,休假或病假。工作负载页面以颜色编码,因此您可以一眼看到团队的工作负载是否平衡。如果不是,则直接从该页面重新分配。

在工作负载视图中管理团队资源
使用我们的资源管理工具查看可用性,工作量,假期等。

ProjectManager.com是任何远程管理方法的关键组成部分。经理们拥有使团队保持运转并监控其进度的工具,而团队则获得了他们需要更好地协同工作的协作功能。 开始免费的30天试用期,开始更好地管理远程团队。

观看有关管理远程团队的培训视频

随着远程团队的规范化,PMP的Jennifer Bridges提出了使用项目管理软件来管理它们的其他方式。她还谈到管理外部供应商。

这是白板的快照,供您参考!

3个管理远程团队的新技巧白板图形

回顾中:3个管理远程团队的新技巧

首先,詹妮弗(Jennifer)指出了可以在不同位置合作进行项目的各种分布式团队。有:

那只是三个,但是每个项目都可以有或多或少,因此至关重要的是,您必须有一个确保每个人都在一起工作的策略。

接下来,她概述了团队远程工作时的一些潜在问题:

  • 感觉不属于团队
  • 没有贡献
  • 等待指示
  • 感觉工作是指令
  • 没有买进

虽然没有什么可以代替面对面的对话,但詹妮弗提供了以下三种解决远程团队固有问题的方法:

  • 白板视频会议
  • 双向协作和输入

为一些现场峰会分配预算/时间

人才库已经扩展,现在您可以利用来自全球的专业知识,因此值得额外的精力来学习远程管理技能。

专家提示: 在你之前 管理您的远程团队,您需要雇用他们。这实际上是管理策略的第一阶段。您想聘用具有远程工作经验并证明自己受过纪律的团队成员可以自主完成任务。

感谢收看!

转录:

今天我们’在谈论管理远程团队的三个新技巧。好吧,事实是远程团队已经存在了很长时间,但是我们’一直在寻找新的方法来更有效地管理这些团队。让’看一下远程团队的情况。

因此,作为项目经理,您可能在现场只有几个团队成员,但您的供应商合作伙伴也可能位于不同的位置。您可能会在飞机,火车或汽车上拥有销售团队。您可能有一个产品开发团队一起位于同一地点,甚至可能位于不同的区域。

然后您可能会在现场有人。您知道,这是一个建筑工地,或者无论它们在哪里。因此,正如您所看到的,随着这些团队成员的分布,您想考虑使他们更有效地协作的方法。

远程团队成员会发生一些潜在的问题。有时由于某些设置,某些团队成员可能会’感觉自己不是团队的一员,因为可能是在开会,我们可能正在打电话,或者通过电子邮件来做事,这使人们感到与外界分离。

这样一来,他们就退缩了一些’做出贡献。当他们不这样做时’不做任何贡献,他​​们坐在那里,等待项目经理或其他团队成员提供操作说明。

因此,他们觉得自己的工作受到指导,然后他们就放弃了。’t买进。所以净额就是你’缺少这些团队成员的宝贵见解,更重要的是,他们缺少他们的投入。

因此,这三个新提示是……古老的格言:“没有什么可以取代面对面的”,以及’对于项目也是如此。因此,我们实际上想使用像白板一样简单的内容回到绘图板。

因此,如果您使用白板,然后添加视频会议,’如今,使用Zoom或GoToWebinar之类的工具是如此轻松。还有其他工具也允许这样做,但是我们想从单向通信或指令过渡到更多的双向协作。

因此,通过能够添加面对面的组件,确实可以使人们感到更加投入,并为他们提供安全和保障。

我们也想参加一些面对面的峰会。所以有人说“Well, we can’不这样做,因为我们不’t have the money,” or “We don’t have the time.”

因此,作为项目经理,’这是一个重要的部分,您不仅必须将其纳入预算,而且还必须将其纳入计划中,不仅在计划阶段,而且在整个项目的整个过程中,都要限制某些时间。

然后,再次通过这种方式,可以为其他团队成员提供机会,让他们感到自己参与其中,做出贡献,这样您就可以获得他们的见解和投入。

因此,如果您需要一个可以帮助您管理远程团队的工具,请立即在ProjectManager.com上注册我们的软件。

(此文章已于2020年3月更新)

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