什么是时间表?

时间表是企业使用的一种物理或基于软件的工具,可为员工提供一种记录他们在任务或项目上花费的时间的手段。如果您想按时间向员工或账单承包商付款,则需要保留严格的计费时间记录。因此,时间表是许多服务行业的关键要求。

但是,使用时间表跟踪时间不仅是向团队和承包商付款的一种方式。随着基于项目的工作变得越来越普遍,时间表对于企业监视其时间并使项目保持正常运转也变得无价之宝。

时间表软件 是跟踪现代业务时间的最常用方法。

ProjectManager.com将时间表软件与最先进的项目管理软件结合在一起,提供了一个全面的工具,可满足您的项目和时间管理需求。 立即注册免费试用 看看将时间管理与项目管理结合起来可以提高效率。

ProjectManager.com时间表软件界面的屏幕快照,顶部有一个按钮,上面显示“单击此处尝试时间表软件”。

时间表和项目管理

我们已经很久没有上班族在老式的打孔卡机上进出时钟的年龄了,但这并不意味着不再使用时间表。实际上,它们的效用只是随着项目管理工具变得更加先进而增加。

项目管理是基于知识的现代工作,需要跟踪和处理大量数据,其中包括花在任务上的时间。在咨询或代理环境中工作的某些项目团队会根据其使用这些数据的项目的时间计费。

不过,精明的项目经理会充分利用对在线时间表的严格遵守,以找出优化和改进的途径。时间表工具的真正价值在于,它们提供了一种简便的方法,可以随时查看团队正在做什么,以及是否正确执行了该工作。

正确使用团队的时间表,您可以轻松查看

  • 谁在做什么
  • 哪些任务仍然悬而未决
  • 哪些任务将超出计划的时间
  • 谁真的很忙并记录大量时间
  • 谁没有录制很多时间,并且可能有能力承担更多工作

项目时间表的要素

时间表系统通常包含以下数据:

  • 用户名: 这是填写时间表的人。经理可以代表团队中的其他人访问完整的时间表。
  • 日期: 时间表通常显示一周的时间。通过日期字段,您可以浏览日历并输入特定星期的工作时间。
  • 项目: 时间表可以按项目对任务进行分组(这就是ProjectManger.com中的工作方式),从而使用户可以更轻松地一目了然地查看正在记录的内容。
  • 任务: 已经分配给用户处理的任务列表尚未标记为已完成。
  • 复制上周: 如果您每周都在执行类似或相同的任务,则可以使用上周的任务自动填充时间表,而不必再次输入。
  • 一周中的日子: 时间表栏的其余部分显示星期几。在正确的日期上记下每个任务的工作时间。
  • 完成百分比: 查看完成任务的百分比。
  • 自动总计: 列和行将自动总计,因此您可以一目了然地查看一天或完成一项特定任务所花的时间。
  • 提交: 如果已分配批准人,则可以将准备就绪的时间表发送给该人以进行审核。
  • 笔记: 添加注释并将文件上传到时间表条目中,以提醒自己任务的含义或指出为什么花费了比预期更长的时间(或更少的时间)。

通常,您还会在时间表上看到不直接与项目进度表上的任务相关的行。这些行可能代表疾病,休假时间,团队会议,培训等。这些任务在工作周中会占用时间,但不一定直接对项目有所贡献。

ProjectManager.com界面的屏幕快照,显示了它显示的所有不同的时间表元素。

如您所见,您可以获得许多有价值的信息,以帮助您进行项目时间跟踪和管理!

什么是时间表软件?

时间表软件 用于跟踪团队的工作时间并简化薪资流程。现代软件产品也进行了扩展,包括可跟踪完成每个任务所需时间的功能,并有助于管理人员按时完成项目。

Project management training video (pr8kt5nlbn)

实际上,几乎可以使用时间表软件监视和跟踪与项目中的时间管理相关的每个方面。除了收集团队完成任务的时间以外,软件还可以跟踪与任务执行相关的日程安排,资源和其他变量。

管理时间是使项目成功完成的关键组成部分。项目经理需要准确地监视其项目中的时间,以降低成本并保持进度。时间表软件执行的越好,对您的项目越好。

传统时间表与在线时间表软件

时间表可以记录团队工作时间,这是必须的,但是值得在在线时间表软件中进行投资吗?还是经典的电子表格就足够了?当然,不必跟踪数十名员工的小型组织可能会幸免于难。但是,一旦组织扩大规模,确保向其雇员支付适当费用的复杂性也会增加。

可订制

与老式的记录时间相比,在线时间表的一个优点是您可以自定义它们以适合您的业务结构。并非所有公司都是相同的-它们在不同的领域工作,并且在处理薪资时有不同的需求。在线时间表具有这些企业所需的灵活性,以使其时间表更准确地进行跟踪。

报告中

纸张甚至数字电子表格的问题在于它们是数据孤岛。它们可以正常运行,但不会超出时间表的基本需求。例如,在线电子表格具有一个中央存储库,然后可以利用该中央存储库来生成报告,从而使管理人员可以洞悉其团队的工作方式以及跟踪项目时间的信息。

安全

拥有在线时间表软件意味着可以对其进行电子锁定,以防止任何人更改其中保存的信息。经理批准时间表后,便可以对其进行保护,以确保发薪单与他们所看到的相同。没有人可以进来捏造数字。

容易接近

纸质时间表必须实际分发,甚至数字副本也必须以电子方式发送。但是,可以随时随地访问在线时间表软件。如果您要管理在不同位置和时区工作的团队,则他们可以在需要更新时间表时登录其时间表,而无需您将其发送给他们。

甚至没有时间表与更大的项目管理软件集成在一起,并且可以在团队提交状态时自动更新。尽管不能完全忽略昨天的经典时间表,但今天的在线时间表是明天的劳动力所需要的。

必备时间表软件功能

以下时间表软件功能至关重要,在您比较和对比不同产品以做出选择时,请牢记以下功能。

做出以数据为依据的决策

准确的监视需要准确的时间跟踪。实时自动在线更新的在线时间表软件为用户提供了团队记录时间的最新图片。更好的数据驱动成功的项目。

ProjectManager.com中的仪表板的屏幕截图

提交安全时间表

维护时间表并确保它们不会被篡改,可以使团队和经理对薪资流程充满信心。寻找可授权人员批准的时间表,一旦批准,便会锁定文档以确保其完整性。

ProjectManager.com中时间表的屏幕截图,即将提交以供批准

自动化提高效率

简化时间表流程的功能可节省时间。时间表应具有自动填充选项,以使用分配给团队成员的重复任务填充时间表。重复执行任务时,应该很容易将它们复制到下一个时间表。

ProjectManager.com时间表上的自动填充功能的屏幕截图

单击即可共享时间表

重要的是,有一种简单的方法可以将时间表放到需要的地方-是否需要将其导出为PDF格式并通过电子邮件发送或打印纸质版本。理想情况下,您需要一种可以将其导出到您的经理的工具,后者再与工资单共享。

将在ProjectManager.com中导出的时间表的屏幕截图

获得深入的项目见解

如果使用得当,时间表是一本潜在的信息手册。您希望利用可以过滤的报表来显示所有数据,以显示您想要查看的内容,然后与利益相关者共享以使它们保持最新状态。

ProjectManager.com中时间表报告的屏幕截图

将文件和注释添加到时间表

将文件和注释附加到时间表的能力很重要。例如,如果您的团队提交的时间表多于预期的时间,则他们可以附加其可交付成果的文件以证明额外的时间。时间表应具有无限制的文件存储来执行此操作。

ProjectManager.com中附加到项目的文件列表的屏幕快照

 

时间表示例模板

为了熟悉典型的时间表,我们创建了一个 免费时间表模板 供新手自己玩耍和探索。这是一个典型的为期一周的时间表,其中包括每小时费用计算,加班和休假注意事项。

如果您决定最终使用ProjectManager.com,则可以直接导入上述Excel模板以继续进行工作。

ProjectManager.com提供的时间表模板的屏幕快照。

您如何完成时间表?

最容易完成的时间表是自动链接到您的项目进度表的时间表。如果您要做的就是从列表中选择任务,则可以节省大量时间来输入任务数据。无论它是自动集成的,还是因此而预先填充的,您都需要在时间表上列出一系列任务,然后才能完成它。

在线时间表软件的最佳做法

时间表软件是跟踪在任务和项目上花费的时间以确保您按时进行的关键组件。

ProjectManager.com具有集成的时间表功能,可与 我们软件上的所有工具 简化时间表的使用,同时使您对项目的进度更加透明。这是有关如何在我们的软件上使用时间表的快速演练。 注册免费试用,然后继续 使您的项目运行比以往更加顺利。

1.创建您的项目

当您提前知道员工将要执行的任务时,时间表就更容易管理。我们建议您首先列出完成最终交付所需的任务。

您可以创建一个空白项目以从软件开始,也可以使用我们特定于行业的模板之一开始使用。

ProjectManager.com界面的屏幕快照,您可以在其中选择一个模板来帮助您开始制作项目。

2.邀请您的团队

组建您的团队。选择具有丰富经验和技能的成员,以完成工作所需的所有任务。

在软件中,邀请团队成员参加该项目。将会通过电子邮件通知他们已被添加。

ProjectManager.com的“管理用户”界面的屏幕快照,可通过电子邮件将人员邀请到该软件。

3.添加和分配任务

任务是项目的基础,而经过彻底计划的任务列表将指导您的团队贯穿整个项目。因此,练习 适当的任务管理明确的方向和其他细节至关重要。

将任务分配给团队成员并增加人工成本。添加每个任务的估计小时数,以使团队成员知道他们的期望。记录小时后,您可以监控预算。

ProjectManager.com的“分配人员”界面的屏幕快照,您可以在其中选择团队成员来从事项目。

4.指定时间表批准者

从团队中分配一个将收到提交的时间表的人。此人(通常是经理)将确保计费时间与完成的任务相匹配。

在“管理用户”选项卡下,选择一个批准者,团队成员将向其提交时间表以供审核。此人将成为团队成员与薪资/人力资源之间的看门人。

ProjectManager.com的“管理用户”界面的屏幕快照,您可以在其中选择时间表批准者。

5.让团队成员记录他们的时间

每个团队成员都有责任跟踪他们完成任务的时间。然后在时间表上收集此信息。

记录单个任务的小时数,或将它们记录在时间表上。您也可以单击自动填充以提取分配给您的所有任务。

ProjectManager.com的小时记录界面的屏幕截图。

6.查看时间表

ProjectManager.com中的许多时间表流程都是自动化的,以节省时间并提高效率。但是,仍然需要有人检查时间表,以确保时间表正确无误,然后再将其传递给薪资单。

在经过必要的时间(通常是每周,每两周,每月或每两个月)之后,就该在提交时间表之前检查时间表了。通过单击主导航菜单上的时间来查看时间表。设置您要查看的星期。

ProjectManager.com的电子邮件警报界面的屏幕截图。

7.提交时间表

将时间表提交给批准它们的团队的批准者是该过程的下一步。

为了确保您及时提交时间表,您可以设置可以在每周的特定日期/时间设置的警报。将会通过电子邮件提醒您。

自动发送的ProjectManager.com电子邮件的屏幕快照,提醒用户更新时间表。

8.批准时间表

批准人将收到时间表,并且必须查看小时数和任务以确保没有错误。如果存在差异,则时间表需要退回提交者。

如果批准者拒绝时间表,则将通知提交者。您将在一个字段中解释任何差异并可以重新提交。批准后,时间表将被锁定。

ProjectManager.com界面的屏幕截图,显示了时间表批准者将看到的“批准/拒绝”界面。

9.做报告

现在您的时间表已获得批准,您可以使用报告来进一步跟踪时间。报告对于检查所有数据并识别瓶颈,超支和其他差异很有用,也是使利益相关者保持联系的必不可少的工具。

您可以根据单个用户的时间表数据或特定日期范围内的项目制作报告,以获取有关进度的更多详细信息。在有利益相关者演示时,以PDF或电子表格的形式自定义和共享报告。

由ProjectManager.com生成的时间表的屏幕快照,该屏幕快照在易于消化的文件中显示了所有时间表信息。

ProjectManager.com是值得信赖的屡获殊荣的软件,已帮助项目经理完成了超过200万个项目。只需访问我们强大的时间表管理工具,即可释放出更高水平的生产力。

立即开始制作时间表,并免费试用ProjectManager.com 30天!

时间表的许多用途

我们之前已经谈到了这一点,现在我们将更深入地了解时间表的好处,而不仅仅是跟踪时间和支付员工薪水。

建立历史信息数据库。

时间跟踪输出的数据以时间表的形式出现,该时间表显示了一个人花了多长时间来完成一项特定任务。这是有价值的数据,因为其中许多任务将来会再次发生。您的时间跟踪数据存储库将使您 估计将来更好 因为您可以从现实生活中提取数据。

例如,假设您估计准备一个新网站的线框将需要5天。您将其放在项目进度表中,它会自动进入相关资源的时间表。他们使用制作线框的实际时间来完成时间表。线框需要两个人花费4天的时间,因此总共需要8天的时间。

下次当您估计创建线框的任务时,您可以使用8天的真实数据并创建更准确的项目进度表。

对于计费客户

这个很明显。正如我们在开始时所解释的,如果您的商业模式依赖于向客户收费,那么您需要知道向客户收费的时间。时间表还为您提供了详细信息,因此您可以准确说明在项目中所做的工作。

如果您要查询发票,这将很有用,尤其是在由于客户要求的更改而导致工作时间超出计划的情况下。

管理工作量

人们开始跟踪自己的时间时常常会感到惊讶,因为他们可以准确地看到自己在哪里花费最大的精力。而且它并不总是在应该的位置。

时间表对于指出为什么您不如您想像的那样高效很有帮助,因为时间表会标明您的工作时间。这对你有帮助 管理工作量 无论是在一天中还是在更长的时间(例如一周)中,效率都更高。

您应该多久填写一次每周时间表?

对此没有严格的规定,但通常最好尽快完成,以便记住所花费的时间。

如果您没有那么多任务,很可能可以每周完成一次来管理。但是,如果您一天要完成许多单独的任务,那么最好花几分钟时间记录一下您的时间,然后再注销一天。

如何在时间表上管理缺勤和休假

有时您不希望因为项目人员患病或休年假而记录项目活动的时间。

解决此问题的最简单方法是设置一个名为“疾病”或“假期”的“管理员”任务,并让他们记录与此相对应的正常工作时间。

当一段时间的停机时间影响所有人时,例如关闭办公室休假,您可以更改主日历中的工作时间,这样您的团队就不必记录那几天的时间。

您应该对时间表保密吗?

时间表数据不应该保密,因为从理论上讲,您的团队应该知道您在做什么,反之亦然。对于大多数项目计划信息,高级任务名称中实际上没有任何敏感内容。如果已经安排好了,您的团队仍然可以看到安排好的任务。

时间表–好还是坏?

经理在时间跟踪方面倾向于分为两个阵营:他们要么了解这样做的价值并提供了巨大的支持者,要么不明白这一点,并认为这样做会破坏对团队的信任。如果您属于第二阵营,那么,这有望解释为什么您应该重新考虑项目的跟踪时间。

实话实说,您只能管理自己的测量。成功的项目经理随时都知道他们在项目中走了多远。这些信息有助于他们确定自己是超支还是超支,以及是否有可能按时完成任务。

除非您知道任务已花费了多长时间,并且可以将其与计划完成的时间进行比较,否则了解项目的性能将变得更加困难。

如何克服对使用时间表的阻力

您可能从经理那里听到的担忧之一是团队会讨厌使用时间表。由于这种看似普遍的情绪,如果您以前没有这样的工作,那么转到时间记录可能会令人生畏。对于许多组织来说,在尚未实现的地方引入时间跟踪是一种巨大的文化变革。

如果您的组织存在阻力,请退后一步,并询问为什么存在这种阻力。可能是因为

  • 他们认为时间表是很多工作。
  • 他们感到受管。
  • 他们认为时间表可以用来惩罚没有记录足够时间的员工。

解决这些问题的最佳方法是与团队一起坐下来,并解释您为解决这些问题所做的工作。例如,如果他们担心填写时间表会很麻烦,请向他们展示如何轻松地单击并提交, 在线时间跟踪软件.

当您知道团队成员为什么不愿意追踪自己的时间时,您可以单独处理他们的问题。

使用时间表跟踪器时如何节省团队的时间

时间跟踪本身是一项附加任务。但是,它不必繁琐。

如果您定期为相同的项目完成相同的任务,则可以使用通用的“复制上周”功能自动填充本周的时间表。直接保存即可,也可以进行一些调整然后提交。

ProjectManager.com界面的屏幕截图,其中显示“提交每周时间表以供批准”按钮。

您甚至可以在创建一周的定制时间表时节省时间。如果您的时间跟踪软件链接到您的项目进度表,则可以“自动填充”完成已分配的任务,从而省去了键入任务的工作。这样做的另一个好处是,他们会自动将您的时间数据反馈到项目进度表中,从而更新任务以显示迄今为止已花费了多少精力。

时间跟踪的后续步骤

查看时间跟踪是否对您和您的组织都有利的最简单方法是简单地提交并开始记录您在任务上的时间。保持时间最困难的方面是保持习惯。

如果正确应用时间表,则时间表将很快成为您团队的标准,完成时间表将是集体取得成功的另一个方面。很快,您会想知道如何在没有时间跟踪将提供的丰富数据的情况下成功运行项目。

估计会很快提高,您对按时完成任务的信心得到增强,项目成功率也将提高。

现在,您已经了解了有关时间表和跟踪时间的所有信息,是时候开始了!注册免费的ProjectManager.com 30天试用版,立即开始跟踪您的任务时间。

开始免费的30天试用

 

查看团队为何喜欢ProjectManager.com

开始以自己的方式管理工作。

开始免费试用

2,000,000+ 公司计划的项目,包括