信息请求(RFI)模板

ProjectManager.com

还在使用电子表格来管理您的项目吗? 请改用ProjectManager.com的在线项目管理工具,看看我们的软件如何革新您的工作。

获得我们的PM软件的30天免费试用版

在整个项目的执行过程中,有些地方需要明确采购。 为了获得答案问题并与供应商以书面方式来回交流,需要提供信息(RFI)。

制定程序可以使采购流程更加清晰,从而有助于项目的顺利进行。使用我们的免费RFI模板可以节省您的时间和精力。您需要提供所有信息的空间以及供应商需要回答的问题。

下载RFI模板

什么是RFI或信息请求?

RFI是对信息的要求,它是一种形式化的文档,用于规范从现有或潜在供应商处收集有关产品,商品和服务的信息。 RFI来自客户,然后发送给供应商。

它可以是与供应商提供的商品或服务有关的一般性问题,但也可以用于提出有关已购买的产品,商品或服务的问题。

在大多数情况下,RFI可帮助您确定供应商的特征’重新考虑与之合作。这创建了一个伪筛选过程,以将一大群人缩减为少数潜在公司。

在决定下一步时,使用RFI是一种常见的商业惯例。他们在国会工作,有提案征询(RFP),招标(RFT)和 报价请求(FRQ)。 通常,RFI是与供应商建立专业关系的第一步。

为什么需要RFI模板

RFI用于以正式和结构化的方式征集信息,以使每个人都了解情况。它服务于许多行业, 主要是建筑 作为一种识别客户需求的方法,同时又可以从供应商那里获得针对特定问题的答案。

使用RFI可以帮助客户了解所需供应或服务的市场。它以易于交流和理解的方式收集信息,这有助于决策。

也就是说,RFI收集的信息很简单。通常,它会询问公司的规模,公司的历史和专业领域。可能会要求提供客户案例研究,参考资料,高级管理人员档案等。

Word的projectmanager.com信息请求(RFI)模板
ProjectManager.com’的Word RFI模板

作为较大的招标文件(包括RFP和RFQ)的一部分,它也很有帮助。他们共同努力,为工作选择合适的产品,商品或服务。但是,RFI并不是选择供应商的过程,它只是回答有关供应商所提供产品的问题。

尽管市场研究更适合RFP,但RFI可以过滤一长串适合您需求的供应商。编写RFI的工作非常值得回报。

如果您不花时间编写RFI,则没有通用的标准可以比较不同的建议。 RFI使您的决定基于相同的规范。如果您不编写RFI,则可能只需要稍后在 采购流程, which wastes time.

确定了供应商后,RFI将帮助您理顺边缘,并回答有关产品,商品或服务的问题。如果没有RFI,您将只是为自己准备了一条线冲突。

RFI使您有机会了解您的供应商,并在必须解释项目细节之前更好地了解他们所提供的产品。这使您可以从他们那里获得更客观的答案,并查看他们是否真的是适合该工作的供应商。

何时使用RFI模板

在进行项目采购时,您将使用RFI模板,这是采购过程的第一步。 RFI用于克服挑战,但这并不意味着您知道解决挑战的方法是什么。这是弄清楚您的选择的一种方式。

RFI模板可用于一次性或循环采购项目。这对后者特别有用,因为它可以帮助您创建一个 供应商项目。 它会创建一个可行的供应商的简短列表,当您需要类似的产品,商品或服务时可以参考。

在获得对RFI的答复并将您的供应商选择范围缩小到更易于管理的组之后,您将使用这些答案来发送RFP。这将要求公司竞标该工作的更多详细信息。

谁应该使用RFI模板?

根据组织的结构,项目或采购经理将使用RFI模板来开始为产品,商品和服务招标的过程。然后将RFI模板发送给供应商和供应商。

这些供应商和供应商将填写相关信息,并将RFI返回给负责采购的项目负责人。

负责编写RFI的任何人都应确保它包括以下内容。

  • 信息要求应简单易懂
  • 明确让供应商和供应商做出回应
  • 不要太具体— keep it general
  • 不要花太多时间在供应商或供应商身上

如何使用ProjectManager.com的RFI模板

Word中的免费RFI模板来自 ProjectManager.com 是您开始项目采购过程所需的全部。在项目与其供应商和供应商之间创建合同时,它是必不可少的工具。 RFI模板具有容纳您需要收集的所有信息的空间。

索取信息(顶部)

RFI模板的第一部分收集重要的跟踪详细信息。在这里,您可以为内部使用的RFI编号。在发出RFI的日期之前有一个空格,然后是需要响应的日期。还有一个字段可以写下项目的名称,RFI提交给谁以及由谁提交。

RFI说明

提供了一个较大的空间,可用来记录您要查找的信息。在这里您可以提出您的问题。切记不要过分详细。保持简短。在此下方是一个空间,用于记录其中包括的附件以及提交者。

RFI回应

供应商或供应商还有另一个空间来响应您的RFI。在该字段的下面是对日期和符号做出响应的人的字段。

如何在ProjectManager.com中使用RFI模板

ProjectManager.com 是屡获殊荣的工具,可组织团队和项目使他们更有效地工作。在进行采购流程时,您可以使用基于云的项目管理软件来提高流程的效率。

使用该工具来管理采购流程,在任务列表中列出所有供应商和供应商,您可以在其中收集重要信息,例如其名称,地址和联系方式。这些列表可以在线共享,也可以根据策略限制访问。

选择供应商或供应商后,您就可以管理从供应商处获取耗材的整个过程。 看板 我们的多个项目视图之一。电路板由代表生产周期各个阶段的列组成。该列下方是代表您从供应商处获得的耗材的卡片。

当物料从仓库转移到工作现场时,看板可将工作流程可视化。您将看到整个图景,并且可以重新分配资源以避免瓶颈。看板还是团队管理工作的好工具。他们可以收集积压任务并管理看板上的冲刺。

ProjectManager.com甘特图

所有数据在软件上共享。如果您要管理 项目进度 在甘特图上,您可以在看板,任务列表或日历视图中管理分配给团队的那些任务。 甘特 让您计划采购,设置 里程碑 并链接依赖项以避免瓶颈。

通过我们的高级视图了解项目 实时仪表板。 它使用实时数据进行更新,然后自动计算并显示在易于阅读的图表中。您将获得时间,成本等更多的项目指标。有关更多详细信息,您可以一键生成报告,对其进行过滤以显示您想要查看的内容,然后与他人共享 利益相关者。

相关的RFI内容

使用RFI模板是采购管理计划的一部分。 ProjectManager.com通过博客探索项目管理的方方面面来补充其软件。我们浏览了该站点,找到了与该主题相关的几篇文章。

与供应商和供应商建立工作关系是管理项目的重要部分。但这只是大图的一小部分。如果您正在寻找一种基于云的软件,可以帮助您从计划到报告组织项目,那么请尝试ProjectManager.com。 立即免费试用30天。

相关文章

交付您的项目
准时和预算不足

开始计划您的项目。

开始30天免费试用