什么是任务管理?

项目由任务组成,并了解如何管理您的任务(以及其他人)是让您的项目按时完成的秘诀。在其最简单的任务管理中,任务管理具有待办事项列表,但您很快就会发现待办事项列表不会削减它来管理项目工作负载。

ProjectManager.com.的在线 任务管理软件.

任务管理是一个识别,监视器并进行当天需要完成的工作的过程。 在项目管理方面,任务管理是如何有效地组织工作流程。它是面向任务导向的,详细的,以及项目的更大计划的一部分。

一个任务,就像一个项目一样,有一个生命周期。它开始在任务准备就绪时,然后分配,启动,完成和验证。它也可以终止,过期,暂停或失败。一些任务可以依赖于其他任务来开始或完成。

任务管理是一个复杂的纪律,一个人需要非常注重细节,灵活性和正确的工具。

什么是任务管理软件?

任务管理软件简化管理任务的过程。它使管理人员更加控制任务,以及团队的手段更好地一起工作以完成这些任务。观看下面的视频以了解有关任务管理软件的更多信息:

Project management training video (adrqk79zav)

综合的 任务管理软件,如projectManager.com,允许您在一个软件中使用所有最常见的任务管理工具。任务管理不仅仅是制作待办事项列表并在完成后越过这些任务。它正在控制您的工作,优先考虑任务,与团队成员合作并跟踪进度。

桌面与在线任务管理软件

只要有任务 - 换句话说,人们一直在管理任务,任务管理预测互联网。然而,数字技术的兴起已经彻底改变,自动化,简化了任务管理的许多方面。

让我们概述两者的利弊 桌面和在线 任务管理软件。你应该使用哪一个?这要看情况。

桌面任务管理软件

桌面任务管理软件是基于Web的在线应用程序的祖先,但这并不意味着它在今天的项目管理工作中没有优点。事实上,它仍然带有一些可以帮助抵消它的限制的关键优势。

优点: 首先,桌面软件的有限性质确保了一定的安全性。通常,在不同节点之间协作的唯一方法是通过公司范围内的Intranet。这避免了与基于Web的软件(可以轻松地绕过的常见安全漏洞(仍然是桌面的青睐。)当然,依赖于公司内联网使远程和分布式的工作旁边不可能。

缺点: 更大的前期成本是缺点。虽然基于Web的工具通常具有具有多个层的订阅模型,桌面任务管理软件的目标是企业级别。这意味着企业级定价。

在线任务管理软件

与桌面应用程序相比,基于云的软件的最明显优势的是,您可以使用Internet连接的任何位置访问您的工作。

优点: 首先,兼容性和灵活性是主要的优点。如果您的团队在PC或MAC上工作,如果它们通过在线任务管理软件连接,他们可以在没有问题的情况下一起工作。因为所需要的只是互联网连接,您的团队可以在任何地方在线工作。

当您在线时,团队可以共享文件,沟通,查看他们的进度以及团队的整体进度。经理也能够监督绩效,而不会妨碍他们的团队的生产力。此外,在线工具几乎始终基于订阅模型。这通常更便宜,您可以根据需要支付尽可能多的任务管理。

缺点: 最清晰的缺点是您的互联网连接。如果它很糟糕,你的工作会放慢速度,或者如果它出去,你就无法工作。

任务管理软件的好处

强大的任务管理软件可以为您的团队提供更高效的路径。与其他项目管理功能集成的任务管理工具更好,可以帮助您更好地管理任务和项目。

以下是一些关键的好处。

  • 跟踪工作的时间
  • 与团队合作
  • 组织,优先级和标签任务
  • 实时监测进展
  • 在线更新任务状态
  • 附加说明,文件,链接并对任务进行评论
  • 与团队共享任务
  • 在任务中创建个人待办事项列表

必须具有任务管理软件功能

优先考虑项目和个人工作

不仅仅是待办事项列表,您需要可以分配的东西,显示您的进度,设置优先级,添加附加文件,共享评论和列表到期日。您希望有能力创建自己的私有任务列表,因此您可以组织您的工作。

强大的任务列出图像

可视化& Customize Workflow

卡班 Loards可视化工作流程,应易于使用拖放卡。列需要可定制,以便您可以将工具与项目的生产周期保持一致。它们可能很好收集产品积压项目和计划冲刺。

动态Kanban板图像

保持更新的所有更改

随时与每个人的工作更新有助于为团队合作,并为管理人员实时数据提供更好的决策。对任务的更改可以触发电子邮件警报,以保留同一页面上的每个人。应用内通知更好。

即时电子邮件通知映像

一起工作

为您的团队提供合作平台,他们将更加富有成效。在线任务管理软件随时随地连接团队,因此让他们对其任务发表评论并附上相关文件以促进团队合作。

与您的团队形象合作

获取关于任务进度的实时数据

要保持按计划,您需要在任务上保持团队记录时间的准确时间。还有与资源相关的成本,必须被跟踪以保持预算。在线任务管理工具可以监控进度和跟踪性能。

准确时间跟踪图像

快速查找任务& Easily

项目有许多任务,您希望能够找到您需要时需要的任务。这就是标签进来的地方。通过优先级,部门或可交付的任务标记任务,您可以快速过滤您的工作,并在您需要时查看您想要的。

标签& Filters image

 

如何在ProjectManager.com中管理任务

ProjectManager.com. 为您提供所需的所有工具,通过项目的每个阶段收集,分配和跟踪任务。

以下是如何在ProjectManager.com中管理任务的逐步列表。 注册免费试用并遵循 掌控您的项目任务。

1.导入任务列表或启动一个新的

任务是导致最终可交付的小工作。您将较大的项目分解为这些更可管理的任务,该任务称为任务列表。

在ProjectManager.com中,您可以轻松地从任何电子表格或甚至从另一个项目管理软件导入任务列表,一旦导出就会。或者您可以在软件中打开一个新项目并启动任务列表。

使用ProjectManager.com轻松导入

2.优先优先级任务

除非您首先确定必须完成的内容,否则任务可能会压倒,如果没有时间,可以忽略什么是重要的。这被称为优先级。

ProjectManager.com.有一个下拉菜单,可以指示优先级。有符号和彩色代码的预设优先级。现在,您可以过滤任务列表,以查看下一步工作。

ProjectManager.com.中的任务优先级

3.添加任务描述

任务应该带来方向。团队不应该是微观的,但通常有文件澄清期望。这会释放经理和团队成员。

ProjectManager.com.具有无限制的文件存储,因此管理者和团队成员可以附加到任务所需的多种文档和图像。团队成员甚至可以通过添加待办事项列表或评论来管理自己的任务。

描述ProjectManager.com上的任务

4.分配工作

除非有人分配给它,否则没有任务完成。分配工作是触发任务执行的原因。没有一定数量的方向或组织将克服缺乏问责制。

ProjectManager.com.使分配容易。一旦您邀请团队进入该项目,他们都收集在任务的下拉菜单中。只需选择一个或多个团队成员,他们将通过电子邮件提醒。

将团队分配给ProjectManager.com上的任务

5.切换到Kanban视图

并非所有团队成员都会以同样的方式工作。管理人员和利益相关者倾向于回应甘特图的时间表视图。但是,团队成员希望一个有助于他们管理工作的项目视图。 Kanban Boards是可视化工作流程和生产周期的伟大工具。

ProjectManager.com.有一个完全可定制的Kanban板视图。团队成员可以将其任务组织到列中,例如做和完成。然后他们可以将其任务卡拖放到适当的列。这有助于他们重点关注最高优先级,同时为每个人都在努力提供透明度。

卡班在ProjectManager.com上查看

6.设置过滤器

在大项目中,任务将需要更多的标识符,而不是优先级,否则他们将落下裂缝。 Plus Managers希望他们的团队更新他们的状态,并使用笔记和进度级别更新他们的状态。

使用ProjectManager.com,团队成员可以在进度条上表明他们的状态,注意他们所做的了多少工作。管理人员可以通过进步进行过滤,看看已启动的工作。您可以设置自定义标记以获得更好的分类。

在ProjectManager.com上过滤任务

7.与协作功能保持富有效益& Email Alerts

协作是项目更高效的原因。让团队成员更好地工作,导致更大的效率和质量可交付成果。能够为团队合作工具对于任何成功的任务管理至关重要。

ProjectManager.com.通过向团队提供沟通的平台,促进任务级别的合作。添加到任务中的注释时,电子邮件向另一个人通知。如果该人未分配给任务,则您仍然可以通过标记它们来将它们带入对话中。虽然在电子邮件中搜索这些对话可能很难,但它们都是被关押在您的任务中,并且在ProjectManager.com上易于查找。

ProjectManager.com.帮助团队合作

8.用仪表板跟踪

管理任务意味着跟踪进度。如果您的任务不按计划执行,则您的项目遇到了麻烦。仪表板收集项目指标,为您提供项目的高级视图。

ProjectManager.com.有一个实时仪表板,因此收集的数据不是昨天的,而是作为最新状态更新的最新状态。然后,它需要所有信息并缩放数字,显示可以与利益相关者共享的易于读取的图形和图表中的结果。

来自ProjectManager.com的实时仪表板

9.获取详细的报告

仪表板对广泛的笔画有利,但管理任务有时意味着有时进入杂草。

ProjectManager.com.简单的报告功能可以过滤以显示您想要的数据。获取任务的报告,看到到期日,里程碑摘要等等。还有关于方差,工作量,可用性等的报告。

ProjectManager.com.上的报告功能

ProjectManager.com.为您提供比纸张列表更大的灵活性,并且不仅仅是确保每个人都可以访问“主人”任务列表。你可以:

  • 使用Kanban.
  • 将任务列表转换为项目
  • 从Excel或MSP导出和导入列表
  • 定义自定义视图
  • 过滤列表日期/周/月
  • 深入了解任务列表中任务的详细信息
  • 只需点击几下即可轻松管理数十种(甚至百分之百)任务。

如果您需要一个任务管理软件,可允许您以多种方式管理任务,并将这些任务滚动到具有跟踪和报告工具的全面项目中,然后 注册ProjectManager.com的免费试用.

为什么要管理任务?

如果你所做的一切,你都不能高效,对谁喊出最响亮的工作。您无法纯粹通过回答收件箱中的下一邮件纯粹效率。和数据来自 PEW研究中心 指出您可能不会像您认为的任务一样善意的另一个原因:70%的Facebook用户每天都花时间在应用程序上。

您必须以群体管理您的任务,因为下一个可能不是最重要的。您必须管理您花费适当的时间在优先任务上工作(并且这意味着在工作完成之前留下社交媒体)。任务管理让您留在您的所有工作之上,并帮助您的团队达到截止日期。任务管理的好处是:

  • 你可以看到一下你正在进行的一切
  • 你知道你的优先事项是什么
  • 你知道你有多时间要做这些任务
  • 您可以将任务组合在一起,同时在类似的事情上工作

最重要的是,您可以保留平衡的工作负载,以便您可以调整或委派任务和截止日期¶阻止您过度劳累。

常用任务管理工具

有很多工具用于管理您的任务。我们将概述以下一些更常见的工具。

待办事项列表

最简单,你有一个笔记本和笔,你可以写下你的待办事项列表。这种简单方法的缺点是难以将任务移动到分组并优先考虑它们。而且你必须每隔几天重写列表,或者它与所有过境点都太乱了。许多人在纸上管理简单的列表,但如果您正在管理项目或多个项目,那么您需要更复杂的东西。

在线任务列表

在线任务列表是从待办事项列表中的一步。由于它在线,它可以从任何地方访问,可以轻松更新和编辑它。

ProjectManager.com.的 在线任务列表允许您完全控制您的任务。添加到期日,优先级,附件,注释甚至标签,以便于排序。如果您正在进行团队,您可以为其他团队成员分配任务以帮助携带工作量。

ProjectManager.com.任务列表示例

在线看板董事会

如果列表只是不为您执行此操作,请尝试使用Kanban来管理任务。 Kanban Loards提供了管理任务的可视方法。使用Kanban卡创建任务,然后将其放置在相关列中。

列通常被标记为“要做,执行,完成”,但使用ProjectManager.com您可以自定义列以说出您想要的任何内容。此外,就像任务列表功能一样,您可以为您的任务添加文件,注释,优先级和更多。 Visual界面允许您快速提供任务的进度级别,并且瓶颈或逾期任务可能是潜伏的。

ProjectManager.com..Kanban董事会示例

如何管理团队的任务

项目经理的一个重要挑战是确保其他人完成的任务。当你的责任时,你知道你会绕过它,但是当它为别人的工作时 - 让我们面对它,他们现在可能需要一个小追逐,然后,即使它是已经记录在的动作会议纪要。

当其他人在会议中采取行动时,请注意它并将其添加到您的任务管理应用程序中。将其分配给合适的人,它将在他们的个人待办事项列表中显示。然后他们不会忘记!

您将能够监控进度,看看它们是如何做的。通过资源过滤项目的任务列表,以查看每个人所开心的工作:这为您提供了每个人的工作负载的视图。然后,您可以不时提醒他们对他们同意的事情,确保在截止日期之前完成。

这里很酷的是,它意味着您的简单待办事项列表与资源报告相关联。您可以使用您的任务列表中的信息提出谁有太多谁的细节,并且有一些能力接受更多工作的能力。它节省了大量的时间和重复的努力。

ProjectManager.com.允许您通过我们的资源管理工具浏览您的团队工作负载。我们的彩色资源图表指示是否有任何团队成员在分配或下分配,然后只需点击几下即可重新分配任务以平衡工作负载。

资源管理图表

您在任务管理系统上所看到的

你在任务管理系统中看到的主要事情是 - 显然! - 任务。使您的项目管理工具的任务页面每天都会成为您的第一个地方。

您将看到当天和即将举行的任务已分配给您的工作,以便您可以检查优先级对您所遇到的内容对齐,并根据需要进行任何更改。单击任务,您将看到关于该工作件的详细信息。在ProjectManager.com中,您可以进一步进一步,共享状态更新,添加链接,将上传文件和音频消息添加到任务。这是保持一切在一个地方的活动的好方法。

将突出显示逾期的任务。这有助于看看你现在应该完成的东西,但没有。您可以同意您的团队,需要更改目标日期,或者在确保工作完成后崩溃。这是一个非常可视的提醒,需要做些什么!

专家提示: 不要让长时间的任务列表压倒你。保持专注并避免多任务处理。

如何跟踪任务进度

在您的任务管理工具上,您将看到一个列为“进度”的列。这表明通过你的工作有多远。任何大于0%的东西意味着任务已启动,并且当它到100%时,任务将被视为完整。

在ProjectManager.com中,您的团队成员可以通过扩展任务并更新进度时间表来手动更新此功能。数据流入时间表并更新您的项目计划,以反映团队如何使用分配给它们的任务。

卡班董事会任务详细信息视图

您应该多久更新一次待办事项列表?

最简单的方法可以留在截止日期和任务以及团队的最简单方法是,在其上完成任何单个项目后,可以更新您的待办事项列表。如果这听起来太多了,请在每天结束时检查您的待办事项列表,并将当天完成的任务标记为完整的任务。标记您从“正在进行中”的任何东西。

它将带你一两分钟,这意味着明天你会开始工作,清楚地了解你在中间的内容,应该是你的下一个优先事项。

专家提示: 在每天结束时在日历中预订15分钟的插槽,以更新任务列表。如果您使用时间表(并且您应该),那么您可以同时填充它们。

你应该分享任务列表吗?

是的!任务管理在每个人都能看到需要完成的内容时最佳。在线任务管理软件使这很简单,因为您的项目任务列表可以与团队共享。不要担心人们对他们个人需要做的事情感到困惑:每个任务都将分配给个人,以便您为该项目获得整个画面,同时仍然知道您个人负责的内容。

此规则的异常是您可能希望将您的个人任务保留与项目任务分开。填写费用的项目,与人力资源会面,您已经意义为为刚刚留下的人组织或提供参考,这是您不需要与您的团队分享的任务。

如何使用任务管理节省时间

管理您的任务和团队的任务,在当天占用宝贵的时间。你可能会想知道它是否值得。时间是金钱的时候,你真的会在管理工作量时从度过这么多时间来回归吗?

答案很容易:是的!不管理任务是缺少截止日期和感觉不堪重负的食谱。您将每周花更多的时间来完成优先级,并处理您花费时间的事实,而忽略了令人留言的截止日期。最终会花费你的金钱,时间和压力。

您仍然可以减少管理任务所需的时间。以下是省去任务管理活动时间的5个提示。

  • 提示#1:使用日历
    计划完成的是什么。使用日历或项目计划为您的任务添加截止日期。然后,当您忙碌时,您可以预测,当您有额外的容量时。
  • 提示#2:坚持用一种方法
    忘记您的监视器上的粘滞便笺,您的平板电脑上的列表,在一张纸上潦草地说明了......你需要一个待办事项列表。使用在线软件或应用程序是最好的方法,因为您可能总是让您的手机或笔记本电脑。您可以在智能手机或平板电脑上快速打开应用程序并记录任务。
  • 提示#3:优先考虑您的任务
    我们之前提到了这一点,但它值得一再提及。为您创建一个中央任务列表和项目团队是一个很大的帮助,但随后您需要考虑正确的方法来解决这一长期工作。优先考虑您的任务。有两种方法可以这样做:紧急是什么,重要的是什么。当然,任务可以紧急和重要的同时,任务的优先级可以从日常生活中改变!
微小的人将项目任务添加到日历中

紧急任务是现在必须完成的东西,例如项目赞助商的请求,以便在一天结束时提供更新。

  • 提示#4:跟踪您的时间
    使用时间表跟踪您的时间是管理任务的好方法。为什么?因为它有助于您在白天究竟看到您在何处到达您的时间,此信息可让您有效地优先考虑。

阅读更多!你想知道时间跟踪的一切

  • 提示#5:委托
    最后,看看你可以委托什么。你不必自己在项目上做所有事情。项目也是您团队成员的伟大发展和学习机会,所以请考虑您可以委托给他人的内容。您不仅可以帮助自己拍摄自己的技能,还可以在您不必做的工作清单上工作!

任务管理的后续步骤

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