什么是项目状态报告?

A 项目状态报告是一个文档,它描述了在特定时间段内的项目进度,并将其与项目计划进行比较。项目经理使用状态报告,以防止利益相关者了解进展,并监控成本,风险,时间和工作。项目状态报告允许项目经理和利益相关者通过图表和图形可视化项目数据。

项目状态报告在项目执行的每个阶段反复采取,作为维护您的手段日程并让每个人都在同一页面上。项目的状态报告通常包括以下内容:

  • 工作’s been completed
  • 遵循的计划
  • 项目预算和计划摘要
  • 行动项目列表
  • 任何问题和风险,以及对他们所做的事情

项目状态报告的真实值超出了其作为通信渠道的用途。它还提供了项目的记录历史记录。这为您提供了历史数据,因此下次策划类似的项目时,您可以避免任何误操作或瓶颈。

由于项目状态报告涵盖了这么多主题,从历史上看,他们创造了耗时。幸运的是,ProjectManager.com这样的现代项目管理软件加快了全部重要报告过程。我们所有的工具-Gantt图表,表格,任务列表和Kanban Loards-Feed Live数据进入我们的报告功能。对于分析,请查看我们的自动仪表板,或仅需点击几下单击创建项目报告。它’从来没有按时和预算更容易。立即开始免费为30天的试验,以自己看。

实时仪表板轨道六个项目指标

使用projectManager.com只需点击几下单击“创建项目状态报告” 学到更多。

如何编写项目状态报告

编写项目状态报告是一个基本的项目管理任务。无论您是一周,每月还是季度,这些步骤都是相同的。这是如何编写项目状态报告:

  1. 确定目标
  2. 针对您的受众(客户,团队成员,赞助商等)
  3. 选择格式和类型
  4. 收集您的数据
  5. 结构报告
  6. 确保它很清楚
  7. 编辑草案

因为项目状态报告遵循基本轮廓,所以它可以使用a是有帮助的项目状态报告模板。但是,项目状态报告模板只是静态文档。使用项目状态报告软件与所有项目管理工具集成,以获得更大的效率。

您如何要求项目状态报告?

项目状态更新通常在规则的时间表中分发,但有时人们希望立即查看状态报告。您可以通过电子邮件询问项目状态更新,但您不想遇到粗鲁。要索取项目状态报告,您应该以专业的方式询问并通过适当的渠道将请求放在何处。

友好的提醒绝不是一个坏主意,因为它保持了一个连接,特别是如果您可以提供返回的值。如果您正在使用项目管理软件,那么您可以通过检查来始终获得即时状态报告项目仪表板这跟踪了各种指标。

无论您做什么,状态报告应包括我们在下一节中涵盖的元素。

项目状态报告的元素

项目状态报告的不同元素将不同的部件组织成凝聚力整体。当然,状态报告的目的是让利益相关者了解并暴露需要更大组织支持的项目区域。

为了更好地传达这些东西,请在撰写项目状态报告时务必触摸以下所有内容。

一般项目信息

要开始,你将需要刚刚放下基础。项目名称是什么?谁是专案经理?资源数量是多少?追踪文书工作,所有这些信息都是必不可少的。不要以为您的利益相关方熟悉所有这些信息。对于未来项目进行历史研究特别适用。把它滚入你的状态报告模板, 如果你有一个。

一般状态信息

同样,您将要将报告与将其区分开的数据戳戳,这些报告将其与将流入项目文书工作的卓越报告。所以,在这里,您想包括在生成报告的日期,作者是谁等等。

里程碑评论

里程碑是您项目的主要阶段。他们是将较大项目分解为更小,更易消化的零件的好方法。里程碑审查让您注意到您在遇到这些里程碑(反对您计划在此时的地方)项目的生命周期.

项目总结

状态报告的主要目的是将项目与项目计划估计进行比较。为此,包括预测完成日期和项目成本的简短摘要。这允许项目经理控制项目的执行和衡量成功。请务必包含面临问题的活动以及这些问题如何影响项目的质量,资源,时间表和成本。解释您打算做些什么来解决这些问题以及解决问题的结果是什么。

问题和风险

风险是对您的项目威胁的内部和外部因素。一旦影响项目的预算,时间表或范围,它们就会成为问题。列出迄今为止在项目过程中出现的问题。这些是什么?你是如何解决它们的?他们对整体项目有什么影响?对此申请同样的问题风险你知道。他们出现了吗?如果他们有,你在做什么来让项目回到轨道上?

项目指标

向您的报告提供难以证明您所做的陈述非常重要。您应该已经建立了状态报告的度量标准项目的规划阶段。不可能知道您的项目是否成功,而不会衡量其有效性。这些指标是一种展示您正在进行轨道的方式,评估什么,如果有的话,需要注意。

什么是报告软件?

报告.软件用于自动收集项目数据,分析它,并显示结果,以帮助项目管理人员在管理项目时做出更好的决策。该软件会收集项目中不同源的信息,并将它们转换为电子表格,图形和图表。

Project management training video (6u359wecyd)

根据软件,可以过滤报告数据以突出显示您当时需要查看的项目区域。可以在项目进度和性能的各个方面产生报告,例如时间,成本,工作量等。

报告还用于保留关键利益相关者,例如赞助商和客户,更新项目如何进行,因此应该是可分享的。

手动项目状态报告VS Reporting软件

报告一直是项目管理的主食。这是一个数据驱动的纪律。鉴于许多成功的项目过去(没有软件提供帮助),有必要使用报告工具吗?

是的当然!现代化的项目比过去的项目更加多数数据,而且自动工具可以通过手动导航它来缓解许多引起的头痛。

当然,手动报告中有一些优势。它不那么贵,因为没有许可或订阅的软件。您还可以控制此过程,并可以根据需要使其简单。

但是,在使用自动报告软件时要找到更多优点。它会自动收集数据,并为您的计算和这些报告的计算可以存档以在规划下一个项目时用作历史数据。软件也比不得不手动执行所有操作更快,更准确。

报告软件也可以是基于云的,这意味着它可以实时收集数据。无论您手动计算多快,您都无法匹配专用报告工具的速度和效率。 Microsoft Project是最常用的项目管理软件之一,但它具有主要的缺点projectmanager.com更好的替代品.

报告软件的好处

具有快速且易于使用的工具,即立即提出重要的项目数据,简单地组织并显示它,并清楚地帮助您保持利益相关者更新。通过指尖的所有信息,您还可以做出更好的决定。

并非所有报告软件都是一样的。要为您的降压敲击,请确保您选择的任何工具都具有以下功能:

  • 将复杂的数据转换为有用的报告
  • 过滤器仅显示您想要的信息
  • 允许您在特定时间段内创建报告
  • 分享报告并使利益相关者更新
  • 立即更新以获得更高的准确性
  • 监控对您的计划的实际进展
  • 报告程序或项目组合

必须具有报告软件的功能

项目状态报告只是报告软件提供的许多报告之一,但您还需要确保您选择的产品也具有以下功能。

获取即时状态报告

与报告软件一样重要,您还需要定期检查项目的进度。仪表板将提供高级视图,收集数据并在图表和图表中显示它以显示各种项目度量。

仪表板图像

查看最新的信息

仪表板和报告在特定时间捕获项目,并类似于快照,捕获过去的时间点。但是,如果您正在使用在线报告工具,则它收集的数据是实时显示的,并且您将更新的决策。

实时数据图像

在每个方面生成报告

状态报告是您的项目如何执行的关键仪表,但它只是一个视角。对于完整的图片,您需要测量进度,并且有多个角度。寻找报告软件,也可以测量任务进度,工作负载,时间表等。

不同的报告形象

轻松出口利益相关者

创建报告只是一个开始。您需要与利益相关者分享,他们需要拥有目前项目的广泛抚摸的照片。在演示过程中,您希望能够轻松打印出副本或导出PDF来发送电子邮件。

可共享的图像

快速简便的报告

提出报告不应该耗时。它通常意味着复杂的方程,以弄清楚进度,方差,工作量等。最好的报告软件自动化这些功能,因此您不需要数学学位甚至计算器来管理项目。

自动形象

获得可操作见解的详细信息

仪表板非常适合该项目的高级视图,但报告必须为该数据提供更深层次的潜水,以便管理人员使得将该项目转向成功的终结。您希望报告深入并涵盖整个项目。

在深度图像中

如何在ProjectManager.com中进行项目状态报告

报告软件是监控和的工具跟踪项目指标实时,然后在与项目成员中轻松分享的报告中收集该数据。 ProjectManager.com是一个屡获殊荣的工具,通过监测和报告进展和表现来组织项目和团队。点击此处开始免费为30天的试用版.

使用报告功能如果您过滤报表以包含它们,则允许您查看项目里程碑和摘要任务的状态。可以在将报告导出到PDF,Excel,CSV或打印之前进行预览。可以通过选择要包含的数据和列来自定义每份报告。

有一旦您拥有软件,您可以创建所有报告。

项目状态报告

如上所述,项目状态概述了您的项目目前的位置,并允许您确定项目是否准时和预算。它显示了它生成的一周所致的任务,并且逾期。

以下是在ProjectManager.com中生成状态报告时的选项的快速违反。

概括

将关键要素缩短到您的项目中,简而言之,以捕获您的日程安排,预算和利益攸关方的费用中的高点。您可以随时为您的团队,客户和赞助商提供项目更新。

任务

查看哪些任务逾期,当他们的截止日期是从不忘记您的进度并按时间表进行追踪。 ProjectManager.com允许您为团队成员分配活动并实时与它们进行通信。

里程碑& Summary Tasks

注意已完成哪些里程碑以更好地跟踪项目的进展。查看您在您的日程安排上完成摘要任务或子组织的位置。

计划与实际的

通过跟踪状态报告的实际进展,了解您的项目方差,这些进度与计划在您的日程表中的位置进行比较。

以下是生成的状态报告与我们的软件类似的原因:

项目健康状况报告

投资组合状态报告

A 文件夹是一个设法的项目集合。他们必须共同努力与组织的整体战略相一致。

请参阅完整投资组合的健康,如果他们符合他们的时间表和预算。获取项目管理人员,团队和任务的列表,以更好地确定您的投资组合的整体健康状况。

投资组合状态报告显示许多项目的详细信息

项目计划报告

项目计划是在管理项目时指导活动的地图。此报告让您知道您的实际进度是否正在满足该计划。

在预算范围内保持您的项目,并知道您完成的距离。概述您的日程安排和所有任务的列表以及应当完成。

项目计划报告和实际与计划进展

项目仪表板

与以前的报告不同,这是导出为项目的快照的静态文档,仪表板可以作为同时查看项目。

使用我们的实时状态报告获取实时状态报告项目仪表板。状态报告中的每个方面都在仪表板的六个度量标准中自动更新,以获得项目性能的高度视图。

ProjectManager.com.中的项目仪表板的屏幕截图,它显示了单个项目的六个关键健康指标 - 健康,任务,进度,时间,成本和工作量

投资组合仪表板

就像项目仪表板一样,投资组合仪表板作为一个实时视图,除了一个项目而不是单个项目。

通过在概述项目部分中创建文件夹来设置投资组合仪表板。添加要衡量的项目,您的投资组合仪表板将跟踪其成本,工作量等。

投资组合仪表板的屏幕截图,它在投资组合中显示了每个项目的关键指标。

项目状态报告格式

要回顾,状态报告的目标是:

  • 帮助项目管理团队跟踪成本,任务和时间表
  • 将预算和时间预测与实际成本和任务持续时间进行比较
  • 改善整个组织的通信
  • 简化通信过程
  • 保持利益攸关方告知
  • 向预期的目标受众提供关键信息
  • 改善对项目或您的团队的组织支持

如果您正在向利益相关者报告,您不想详细讨论它们,它们是不感兴趣的。保持演示文稿光和致欢迎。他们的时间就像你的那样,是有限的。尊重。如果他们想了解更多关于项目的特定方面,那么您可以进入更深层次的潜水。

如何格式化项目状态报告

有很多方法可以格式化您的状态报告。您可以以多种方式将您的人放在一起。当然,根据报告的类型和它是谁,将为您设置特定的课程。但是通常有一个模板,无论您选择关注的路径如何。

就像任何报告一样,您将从介绍开始。简要概述要遵循的内容。撰写最后一个部分会更有意义,因此您可以准确摘要即可内容。

您接下来将想列出成就。使用硬事实,数字和详细信息以及他们如何反映您实现项目的整体目标和目标的进展情况。谈到目标,您也想要对他们说明,特别是报告的目标。

不要忽视问题。注意瓶颈和障碍物这是阻止您在项目中的这一点时存在。通过详细说明可能发展成问题的风险和问题来设定期望,使其更加难以到达目标。此外,写出如何打算解决和解决这些问题的方式,并在出现这些问题以及需要哪些资源。

提出项目状态报告的最佳实践

无论您是在会议中呈现您的每周状态报告,还是发送每周电子邮件更新,就会知道在跳入报告介绍之前报告项目的进展情况时,这是一个好主意。

交流

项目状态报告仅为您的单个方面沟通计划。不要完全依赖它来沟通一切,但使用它在合适的时间将正确的数据传送到右方。

知道你的观众

项目状态报告是用于沟通的车辆,但如果您不确定目的地,那么您不会提供货物。客户和赞助商等利益相关者想知道大局,而团队成员对细节更感兴趣。

一致性

使用相同的格式,分发周期和方法。不要混淆。只扰乱报告的通信方面的有效性。

建立指标

在规划项目时,弄清楚你是如何测量它的进步,然后在整个生命周期内报告项目时坚持这种方法。

简化

您希望报告有效,因此不要将其掩盖不必要的细节。留下来,只是报告需要报告的内容。

核实

您的受众不希望意见或未经证实的事实。尽职调查,并确保您只提供您的观众想要的东西。

标准

与一致性相同,保留程序标准和报告的模板确保您的报告很清楚。

使用工具

项目管理工具它包含了这些最佳实践,通过仪表板和自动报告功能简化了报告过程。

其他类型的状态报告

状态报告只是众多报告项目管理人员的一个用于保留更新项目的项目。状态更为一般,而其他状态则专注于项目的具体方面。遵循的一些更常见的状态报告替代品。

任务报告

每个项目都由任务组成,通常很多。您需要报告以跟踪它们所有。

得到你所有的项目任务收集在一个地方。过滤报告以显示每个任务的状态,以查看是否有任何障碍或瓶颈持有提高进度。在影响项目的时间表之前,您需要处理问题。

在此任务报告中收集任务性能

时间表报告

团队登录他们的时间时间表向管理人员提交薪资。时间表也是通过监视记录任务的时间来跟踪项目的进度的另一种方法。

查看时间表选定的团队成员,了解他们使用在线项目管理软件在一段时间内工作的时间。

关于Teameet报告监控团队记录的详细信息

可用性报告

当您的团队可以工作时,当他们休假时或者假期对调度和工作负载管理至关重要时,跟踪追踪。

立即了解谁对您的团队有太多的工作,如果他们可以工作。团队成员在本报告中列出了利用率。此数据可帮助您重新分配任务。

当团队成员可以工作时的可用性报告

工作量报告

工作量是您团队已分配的任务金额。保持工作量平衡,所以没有人在他们的盘子里过多,是如何提高生产力和士气的方式。

查看您的整个团队,其中包含他们已分配的任务金额。知道有人有太多或太少的任务和平衡他们的工作量,以获得更多的工作,而不是烧掉人。

团队工作量摘要

方差报告

方差您计划为项目的计划与您实际在其执行中的差异。这就是你如何知道你的项目是否在轨道上。

设置基线甘特图工具在规划和获取当前计划上的数据时。然后,将其与计划在该时间表中进行比较。

比较实际与计划的任务进度

每周项目状态报告一个好主意吗?

项目状态报告的重要性应该清楚,但您应该多久生成一次?一般情况下,状态报告是每周;但是,创建日常甚至每月报道并不闻名,这可能是某些行业的业务的最佳选择。你怎么知道哪个适合你?

日常的

每日状态报告旨在实现短期目标。这是一项在当天的工作中进行淘汰的方法,并从出错的情况下学习课程以及正确的事情。它还将从前一天的成就和第二天的甲板交谈。

每周

每周状态报告更加延长,因为他们涵盖了本周的工作价值,包括所取得的成就以及剩下的事情。它们与日常报告共享类似的内容,例如挑战和得到教训,只有在更长的时间范围内。

每月

每月状态报告真的对持续时间非常长的项目非常有用。否则,您将想要获得更多常规数据。但是,当项目在一段大的时间内延伸时,那么可取的每月(甚至季度)状态报告。内容往往是相同的。

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