什么是利益相关者?

利益相关者是受项目结果影响的个人,团体或组织。 他们对项目的成功感兴趣,并且可以在赞助项目的组织内部或外部。利益相关者可以对项目产生正面或负面的影响。

从开始到成功完成项目都有很多人参与。您将必须知道如何管理每个人中的每个人,甚至包括那些不在您直接工作下的人。

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谁可以成为利益相关者?那是一长串。一些示例如下。

  • 项目负责人
  • 高级管理人员
  • 项目团队成员
  • 项目客户
  • 资源经理
  • 直属经理
  • 项目用户组
  • 产品测试人员
  • 随着项目的进行,团队受到了影响
  • 项目完成后受项目影响的小组
  • 项目分包商
  • 项目顾问

利益相关者是一个人,就像项目的任何其他成员一样,有些人比其他人更容易管理。您将必须学习与各种个性打交道,并确保与他们进行富有成效的对话,以了解您被聘用要实现的项目目标。

为什么需要利益相关者管理?

您应该像对待任务列表中的其他任何任务一样对待利益相关者:通过对它们进行优先排序。在项目过程中,就项目异议而言,一个利益相关者可能比另一个利益相关者更有价值,而一些利益相关者可能比其他利益相关者需要更多的关注。

当我们谈到利益相关者管理时,我们的意思是通过满足他们的期望以及他们在项目中达成的任何目标,与利益相关者建立积极的关系。但是,这种关系不仅仅被授予。必须赚钱。您可以通过以下方式赢得信任并与利益相关者建立积极的关系 主动沟通 并听取他们的需求。

实现此目的的一种方法是采访项目利益相关者,不是所有人,而是最重要的人。您可能需要与专家交谈以获取特定领域或小组所需的背景,因此,当您与利益相关者进行一对一的对话时,您会充分了解情况并准备充分利用这段时间一起。

但请注意,利益相关者并不是万无一失的。就像我们前面提到的,它们的影响既可以是正面的,也可以是负面的。利益相关者可能有不正确或过时的信息。这就是利益相关者管理部门发挥作用的地方。您想审查所有数据涉众所提供的真实,准确的信息,以免您根据其他人的议程做出关键的项目决策。

这有一个过程,就像其中的所有东西都有一个过程 项目管理。该过程的要点概述如下。

利益相关方文件沟通

正式在您的 项目计划。注意他们的名字及其在所代表的组织中的角色。记录下您与这些关键项目合作伙伴的每次对话,既可以记录他们的兴趣和要求,也可以稍后查看其信息的准确性。如果您要进行访谈,请询问利益相关者是否可以记录这些对话,因为任何交互记录对于记录都很重要。

执行过程

接下来,您要保持与利益相关者的沟通过程,并确保该过程是透明的,以便每个人都知道会发生什么。这包括项目要求或 回馈,以及您将如何 记录并回复这些请求 需要经过正式的审批流程。这使利益相关者知道请求将要审核,并且您具有遵循这些正式请求的流程。这样可以保护双方免受 范围变更 沟通不畅会影响项目。

提供频繁状态报告

提供定期和及时 项目状态报告 适合于利益相关者的至关重要。您可以与团队成员一起探讨细节,而高管则需要更多概述。因此,为受众定制报告。别忘了跟利益相关者进行跟进,提出问题以查看他们是否有任何反馈。这样一来,您可以对其进行管理,并与他们进行积极沟通,以了解是否存在不满情绪或做出了一些会影响项目的决定。

利益相关者状态报告

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消除神话

您的利益相关者可能是 在多个项目上工作,这意味着他们与您在项目上的亲密程度将不同。但这并不意味着他们没有从其他来源获得有关您的项目的其他信息。您不希望他们受到八卦或获得不正确的信息,而这些信息可能会在项目中影响他们的观点。如果他们确实做出了假设或得到了错误的信息,则您必须将毒药扼杀在芽中,并向他们提供真相。有时他们可能不想听到这个事实,但是更好的是来自您,因此您可以控制和管理它。

利益相关者分析:确定主要利益相关者

如果您的利益相关者对项目的结果不满意,那么您就失败了。因此,为了成功完成一个项目,至关重要的是要清楚地了解您的利益相关者是谁,他们的期望是什么以及激发他们的动机。此过程称为利益相关者分析。

什么是利益相关者分析?

利益相关者分析可以在项目开始之前确定利益相关者并确定其优先级。它根据利益相关者参与项目的数量,他们的兴趣水平和影响程度将他们分组。一旦确定并组织了这些人,您就必须找出使每个利益相关者参与项目的最佳方法,包括根据他们的需求进行交流的最佳渠道。

沟通是利益相关者分析的关键,因为利益相关者必须购买并批准项目,而这只有在及时获得信息和项目可见性的情况下才能完成。前者将项目置于上下文中,而后者则建立信任。所有这些导致该项目与利益相关者和公司的整体业务目标保持战略一致性。

确定项目利益相关者

一个开始弄清楚您的利益相关者是谁的好地方是通过回顾 项目章程,该文件记录了项目的原因并任命了项目经理。在有关对象,预算,进度,假设和约束,项目发起人和最高管理者的信息中,您可以识别涉众。

另外,请仔细阅读合同,因为这些文档中可能提到了利益相关者。是否有环境因素或其他与项目有重要关系的组织?仔细看看那些,因为它们可能会为您提供利益相关者的名字。例如,如果存在政府规定的环境因素,那么政府就是利益相关者。查看其法规和标准,以与他们保持良好状态。

内部和外部利益相关者之间的差异

识别不同利益相关者的一部分是将他们分为几类。您可以在两个基本阵营中放置您的利益相关者:内部利益相关者和外部利益相关者。这决定了他们与组织的关系。

内部利益相关者是对项目的兴趣与管理该项目的组织的一部分直接相关的人。他们可以是组织中的团队成员,执行人员,所有者甚至投资者。

外部利益相关者是与组织没有直接关系的人,但是他们在一定程度上受到项目的影响。这些通常是供应商,债权人和公共团体。

所有这些利益相关者在项目中徘徊时出现的问题是,他们的利益常常可能彼此冲突。因此,至关重要的是,项目经理不仅要确定这些利益相关者,还要制定计划以管理他们有时相互矛盾的期望。

为什么重要

利益相关者分析是从关键项目参与者那里获得帮助的一种方法。一旦确定了这些关键利益相关者是谁,就可以将他们带入 开球 使项目与战略目标保持一致。他们的经验可以帮助项目避免陷阱,获得他们的帮助可以建立更牢固的关系。他们还可以在项目执行期间帮助解决冲突。

利益相关者对于交付完成项目所需的资源也至关重要。当利益相关者和项目经理之间保持良好的沟通时,利益相关者可以帮助交付完成项目所需的人员,工具和其他资源。

进行利益相关者分析的过程也是与利益相关者建立信任关系的一种方式。与利益相关者进行沟通后,建立良好的融洽关系并在项目​​中表现出透明性,就可以鼓励信任。您的利益相关者管理计划中应考虑这些要素。

利益相关者映射及其操作方法

利益相关者分析使用一种称为利益相关者映射的技术。在开始之前,您首先必须确定项目的重点。这将确定在利益相关者方面谁最重要。一旦找出来,您就可以按照以下步骤进行操作。

列出利益相关者

如上所述,利益相关者的形态和规模各不相同。虽然缩小以后的关注范围很重要。此时,您想要列出所有利益相关者,无论他们对项目的重要性如何。当您列出利益相关者时,请记住,他们分为两大类:受项目影响的人和为项目做出贡献的人。

分析利益相关者

您上面列出的所有那些利益相关者的角色和期望是什么?一些利益相关者将对该项目更加重视,他们的期望将比其他利益攸关者更多。这是您做出这些决定的地方。

您可以通过使用影响兴趣矩阵来辨别,该矩阵分为四个部分。您应该根据利益相关者的兴趣和影响力水平,将他们置于四个方框之一中。

框的顶部分为两个部分:保持了解和紧密管理。

盒子的下半部分也分为两部分:最小接触和保持满意。放在盒子右侧的任何人都具有更大的影响力,而放在盒子顶部附近的任何人都具有更大的兴趣。如果利益相关者位于右上方,则他们会产生很大的兴趣和影响力,从而使他们成为该项目的重要参与者。

优先考虑利益相关者

有了完整的列表后,就可以根据对项目的重要性开始对其进行优先排序。确定其中谁对项目影响最大,并受项目影响。您可以再次使用影响兴趣矩阵来帮助确定利益相关者的优先级。

不要忘记您的利益相关者的状态不是一成不变的,他们可以在项目的整个过程中发生变化。利益相关者分析不是一次性的事情,而是整个项目应继续进行的过程。

参与利益相关者

最后,利用在利益相关者图中创建的信息,您可以确定如何吸引利益相关者。在此过程中,您可以赢得利益相关者,获得他们的理解和支持,以帮助推动该项目,并使其步入正确的轨道。这将导致制定一份沟通计划,概述您与每个利益相关者之间沟通的渠道和频率。您可以使用我们的 沟通计划模板 to get started.

如何制定利益相关者管理计划

要总结您刚刚学到的所有课程并将其付诸实践,请遵循以下五个步骤,以确保您涵盖了利益相关者管理计划中的所有基础。

1.列出您的利益相关者

任何良好的利益相关者管理计划的第一步是了解您的利益相关者。

2.优先考虑利益相关者

注意哪些利益相关者将对该项目产生更大的影响,并且在哪个阶段他们的影响会越来越小。

3.采访您的利益相关者

与新的利益相关者合作在一开始可能会很棘手-有些人比其他人更容易管理。根据项目类型的不同,公司外部可能会出现许多具有不同个性和要求的声音,或者公司内部会出现具有竞争目标的声音。以下是一些示例性的利益相关者访谈问题,要求他们进行排序:

  • 您为什么对这个项目感兴趣?
  • 您对该项目有什么期望?
  • 如果您有团队参与,您对他们有什么期望?
  • 哪个 可交付成果 您最感兴趣吗?
  • 是什么促使您参与这个项目的?
  • 您希望这个项目在启动后会有什么变化?
  • 您看到这个项目推出的速度有多快?
  • 如果您对该项目持积极态度,为什么呢?
  • 如果您对此项目有疑问,为什么呢?
  • 您喜欢面对面会议,电话会议还是电子邮件?

4.建立矩阵

快速模拟一个象限来对您的发现进行排序,将有助于您轻松地区分高兴趣,高优先级与低兴趣,低优先级的对象。这也将有助于对介于两者之间的所有内容进行排序。

5.设置& Manage Expectations

清楚地确定每个主要利益相关者将参与哪个阶段,以及 时间线 需要他们的反馈。附上办公时间时间表,方便他们与您联系,以便他们有时间在私人场合或小组中提供反馈。与往常一样,在每个项目阶段都必须现实,透明和诚实-您的利益相关者可以告诉您,并为此感谢您。

利益相关者管理计划为何重要?

利益相关者在使您的项目顺利进行中扮演着关键角色。他们相信该项目,并为您的项目投入时间,金钱和资源。如果没有适当的管理,一路上会出现很多乱七八糟的繁文they节,他们会使事情变得极其笨拙。

交流的好处

从PR的角度来看,利益相关者的管理计划也很重要。考虑一下—利益相关者并不孤单地工作;他们从其他资源和参与的利益相关者那里了解项目进展。

重要的是要保持他们的利益不变,并且不要让自己面对沮丧的利益相关者的眉头,后者已经听到了一些坏消息。保持这种开放式沟通是制定良好的利益相关者管理计划的最重要步骤。

没有利益相关者管理计划的风险

利益相关者再次使世界运转。他们是您的投资者,客户,邻居,生产商。他们可以成为您最大的啦啦队,也可以使项目缓慢进行。

由于利益相关者通常会涉及许多不同渠道的多个关键联系人,因此 与他们进行有效和高效的沟通。如果没有事先与他们面谈或衡量他们的优先级或兴趣,您最终可能会忙于尝试验证低优先级和低兴趣的利益相关者的要求,而让高优先级的利益相关者在此过程中感到沮丧。

更糟糕的是,您可以为下一个项目缺乏资金或不良的客户体验来建立组织。不要让您的组织容易受到 缺乏资源,资金或时间.

如何在ProjectManager.com中管理涉众

管理利益相关者可能很复杂。就像将项目移植到现有项目上一样,这会使事情成倍增加。但是,如果您使用项目管理软件来管理项目,则也可以使用这些相同的工具来管理利益相关者。

ProjectManager.com 是屡获殊荣的工具,可组织您的项目,团队和利益相关者来帮助您更有效地工作。它是基于云的软件,可让您实时更新并促进交流,使利益相关者保持知情。运作方式如下。

1.制定时间表

管理利益相关者首先要制定一个时间表,以捕获活动并提供一个空间,每个人都可以在其中添加自己的意见。

ProjectManager.com中的甘特图的屏幕截图

使用 我们的交互式甘特图 向利益相关者展示项目计划和进度。它可以轻松共享,并且可以作为其中包含它们的协作平台。

2.分配工作

在执行之前,时间表只是一个抽象。这需要团队的参与。利益相关者无需参与这些细节,但是他们应该能够查看它们。

ProjectManager.com中任务管理窗口的屏幕截图

创建作业 通过选择每个任务的团队成员,添加描述,附加相关文档,设置优先级和添加标签,可以更轻松地在搜索中查找。

3.监控进度

利益相关者对项目的进展非常感兴趣。他们不需要您陪伴他们进入杂草,但是大招很重要。

ProjectManager.com中项目仪表板的屏幕快照

从更高层次查看进度 实时仪表板 自动捕获各种项目指标,例如时间和成本。它们也可以轻松地与利益相关者共享。

4.平衡工作量

通过保持团队的生产力来使利益相关者感到高兴。您希望能够监视他们的工作量并根据需要进行调整,以防止他们筋疲力尽。

ProjectManager.com中任务工作负载页面的屏幕截图

生成工作量报告或使用 颜色编码的工作量图表 快速查看谁被过度分配并重新分配以平衡工作量。使资源与容量匹配。

5.打印,共享,甘特图& Reports

不断更新利益相关者是利益相关者管理的基石。您需要一个工具,该工具可让您灵活地以与利益相关者共享数据的方式共享数据。

ProjectManager.com中项目报告功能的屏幕截图

通过甘特图与您的利益相关者共享您的计划。有关更多详细信息,请打印或 分享一键式报告 有关项目差异,状态,成本等方面的信息。

6.管理投资组合

利益相关者不仅参与单个项目,而且可以投资于志趣相投的项目甚至投资组合。您需要一个可以扩展的项目管理工具。

ProjectManager.com中“概述项目”页面的屏幕快照

使用工具跟踪项目,程序或项目组合 所有项目的概述 在一页上。还有一个投资组合仪表板和路线图,可以使您的投资组合与战略目标保持一致。

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如何与困难的利益相关者打交道

与困难的利益相关者打交道时,您会怎么做?无论他们看起来多么顽固,都可以建立更好的关系。以下是七个技巧,可帮助您赢得他们的支持:

1.接受他们的权威:不要与之抗争

最好选择打架,否则您将永远处于战争状态。与利益相关者打交道时,有时会有不同意见,但那是很少的,而且相距甚远。相反,让步较小的请求。利益相关者处于权威地位,您必须承认该层次结构。它可以使您免于痛苦,但也可以种植信任的种子。您的利益相关者会尊重您,信不信由你,并且可能在某种程度上从他们的辩论方式退缩。

2.消除负面情绪

容易情绪激动。从分歧开始,然后是愤怒和怨恨浪潮。孩子发脾气,而不是专业人士。此外,孩子们也不要抱着那些负面情绪。我们可以从中学到东西。生气并没有错,但是让这种消极情绪成为问题,更糟糕的是,不断抚摸那堆火。那只会破坏您与利益相关者的关系,并破坏整个项目。

3.了解他们的消极情绪

建立同情关系的一部分是具有同理心。换位思考是一种感受他人情绪的能力,应纳入任何利益相关者管理策略中。如果您可以花点时间退后一步,确认他们的感受,然后努力予以纠正,那么您就在通往启发和成功项目的道路上。

4.寻求建议并倾听

通常,困难的利益相关者由于某种原因而困难。当然,有些人的性格很困难,但有些人可能会因为听不到而按自己的方式行事。想象一下,如果您以为没有人在听您的话,您会如何反应。因此,请尝试保持安静,安静和开放。听听他们怎么说,甚至征求他们的意见。这不仅是一种心理技巧,而且还是管理项目的实用技巧。

5.机智和诚实

有时会有冲突的正当理由。当这些发生在项目中时,您不能仅将它们扫到地毯下。您的工作是在利益相关者的质量期望之内完成一个成功的项目。如果您发现他们的行为与他们的最大利益背道而驰,那么解决这个问题就是您的工作。但是,要想传达这个想法,您不仅必须诚实,而且要机智。没有人喜欢听到他们错了,所以找到一种方法来表达,换句话说,或者更好的是,不要谈论对与错,而要谈论项目及其需求。

6.让他们感觉良好

黄油也有帮助。您不希望自己失信,但是如果您可以使您的利益相关者感觉良好,那么他们几乎不会为您做任何事情。即使是最困难的一个,也会改变他们的音调。当然,不要恭维,要做好。那就是利益相关者的内心所在,这就是让他们高兴的方式。

7.量身定制您的交流方式

并非所有利益相关者都一样。您需要非常了解您的利益相关者。正如您在项目开始时定义他们的身份一样,您将要确定什么是最好的交流途径。这很实用,例如您喜欢发短信,电子邮件,电话还是面对面的会议?但这也是心理上的。有些人可能希望您提高自己的自尊心,有些人可能会发现这种欺诈行为,这会适得其反。了解您的利益相关者,并量身定制适合他们需求和个性的交流方式。

利益相关者理论:这是什么& Why It Matters

利益相关者可以影响项目或组织中的所有一切,包括高层管理人员,项目负责人,团队成员,客户,用户和其他许多人。摇摇欲坠的项目有这么多种方式,作为经理,至关重要的是确定优先级并仅关注最重要的利益相关者,即那些有权力,亲近和紧迫的利益相关者。

这是利益相关者理论的开端。利益相关者理论在管理与项目或组织有关的利益相关者时,涉及商业道德,道德和价值观。它寻求优化与利益相关者的关系,从而提高整个项目或组织的效率。

利益相关者理论的好处

利益相关者理论认为,只有当公司为利益相关者提供价值时,它才会成功,而且这些价值可以通过多种形式实现,而不仅仅是财务利益。

对员工和客户的影响

利益相关者理论产生的价值之一包括 更高的生产力 在整个组织中。如果员工(被认为是利益相关者)觉得自己受到重视,那么他们将更加努力,提高工作效率。

这也意味着公司将拥有 更大的保留 他们的员工,也包括客户。如果生产率提高了,那么交付给客户的产品或服务就会得到改善。改进带来了更多的客户忠诚度,特别是因为他们是公司在制定决策时考虑的众多利益相关者之一。客户也更有可能随后将其他客户推荐给公司。

增加投资

所有这些都导致金融家增加了投资。他们当然也是利益相关者。尽管有时他们在掌握资本水平方面被认为是唯一的利益相关者或对公司最重要,但他们实际上与其他利益相关者有联系。随着其他利益相关者的重视,公司的价值也随之增长,投资者更有可能通过利用增加的市场份额为生产增加资金。

从那里开始,注入公司的不仅是资本,还包括人才。每个人都爱一个赢家,随着公司的发展和对利益相关者的关心,它将不可避免地吸引新的人才。

道德利益

利益相关者理论所驱动的不仅仅是利润和生产力。实行它也有道德上的好处。公司发现,随着工作满意度的提高,员工的心理健康得到了极大的改善。这还将提高公司在当地社区的社会经济地位。当一家公司实践利益相关者理论时,就会在其他公司之间建立健康的竞争,所有公司都可以蓬勃发展并帮助其利益相关者受益。

利益相关者理论的缺点

政治哲学家查尔斯·布拉特伯格(Charles Blattberg)等批评家说,利益相关者理论是有问题的。他们声称,各种利益相关者的利益不能相互平衡。

这是因为利益相关者代表了如此众多的群体。您不能取悦每个利益相关者。一个或多个利益相关者将不得不与其他更为主导的利益相关者退居二线,这很可能会造成不和谐。这将破坏与利益相关者理论相关的收益。

另外,谁将发挥最大的影响力?一些利益相关者可能会发现他们对决策的影响不如另一个群体。不同的权力水平和影响范围可能是一个问题。即使是那些看似更有影响力的人,也可能不会觉得自己得到了想要的东西。

利益相关者参与的关键原则 是沟通。以下是一些重要提示,可确保与利益相关者的沟通保持强大和有效:

  • 确保邮件的针对性和及时传递
  • 经常咨询
  • 知道利益相关者是有感情的人,需要被这样对待才能建立信任
  • 考虑每个利益相关者的潜在风险和机会
  • 妥协
  • 知道如何定义成功
  • 承担责任

使用ProjectManager.com简化涉众管理

显然,利益相关者对于项目的成功至关重要,这意味着您必须管理他们以及他们的期望,以使事情顺利进行。

ProjectManager.com是一个项目管理工具,可为他们提供工作透明性,实时更新信息,以便您共享最新数据,并使他们易于监控和跟踪项目计划的执行进度阶段。

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