什么是项目进度表?

项目进度表传达需要完成哪些任务以及将在什么时间范围内分配哪些组织资源来完成这些任务。项目进度表是收集按时交付项目所需的所有工作的文档。

但是,当涉及到创建项目进度表时,很少有人对此有深刻的经验。计划什么和谁进行计划,目的何在,以及计划在何处进行?

一个项目由许多任务组成,每个任务都有一个开始和结束(或截止日期),因此可以按时完成。同样,人们有不同的日程安排,为了成功计划这些任务,需要记录他们的可用性和休假或休假日期。

需要管理很多。如果您不希望自己的项目快速脱离正常轨道,则需要了解并练习正确的项目进度。过去的人们可能在水冷器房间的共享墙上打印日历,或者通过电子邮件共享日历,而如今大多数团队使用 在线项目调度工具。通常,项目计划只是大型项目管理软件解决方案中的一项功能。

例如,ProjectManager.com具有在线甘特图,用于计划任务和资源,还具有团队管理功能和报告工具,可用于全面的项目管理平台。 立即注册免费试用 在不牺牲其他强大的项目管理功能的情况下,快速轻松地制定项目进度表。

甘特图与项目时间线上的任务

如何制定项目时间表

项目安排在 规划 项目阶段。在开始为项目制定时间表时,您应该问自己要开始的四件事:

  1. 需要做什么?
  2. 什么时候做?
  3. 谁来做?
  4. 在哪里做?

这四个问题的答案将极大地指导您的项目进度,因为您将使用此信息来计划日期,链接活动,设置工期,创建里程碑和管理资源。

请按照以下步骤创建自己的项目进度表!

1.创建项目范围

项目范围 是在初始计划期间创建的。该文档包含项目的特定目标,可交付成果,功能,预算等。这里列出了成功完成项目所需的所有任务(需要了解利益相关者的要求。)

放一个 任务列表 在一起,您不想遗漏任何东西。通过使用 工作分解结构 (WBS),您可以组织这些活动并按完成顺序布置它们。

2.建立任务序列

任务是完成最终交付任务的小工作,在深入研究这些任务之前,确定它们的顺序非常重要。通常,一项任务是 依赖另一个 开始或结束。您不希望半途而废,因为意识到目标悬空而无法完成任务。

3.小组任务

收集完任务并按正确顺序安排任务后,您应该借此机会按重要性划分任务。您需要知道哪些对项目至关重要,并且必须首先完成,而那些次要的事情如果有时间可以完成。

然后,用 里程碑 与五个项目阶段相关的阶段-初始化,计划,执行,监视和结束。通过里程碑来组织任务使跟踪进度变得更加容易,并给团队带来成就感,从而提高士气和生产力。

4.链接任务依赖性

某些任务可以同时完成,但是某些任务在开始或完成之前依赖于其他任务来开始或完成。这些任务依赖项必须在您的日程安排中进行映射,以使您了解它们,否则可能会遇到瓶颈并阻塞团队。

5.找到关键路径

关键路径是一种方法 用于计划项目中的任务,以查找对项目成功至关重要的任务。这使您可以对时间和成本受到限制的任务做出明智的选择。

6.分配资源

计划中的每个任务都应具有与完成任务相关的相关资源和成本。任务不是靠自己完成的,如果不将适当的资源映射到每个任务上,您就有可能会大大超出预算。利用与任务相关的资源,您可以更准确地计划团队的时间并保持工作量平衡。

如何在执行期间维护项目进度

将时间表中的所有内容放在一起后,您要做的最后一件事就是将其手动打入静态文档(例如Excel电子表格)中。项目管理软件可以为您自动化大部分过程。

市场上有一些程序适合执行简单的计划任务,但是当您领导一个项目时,无论大小,您都需要一个工具来适应您需要跟踪的各种计划问题。观看下面的视频,了解调度软件如何帮助您成功完成项目,或者继续阅读完整的演练。

什么是项目计划工具?

项目计划工具可用于帮助经理在给定的预算范围内组织和执行项目的任务和资源。软件产品范围从基本到复杂,并且为用户提供了广泛的功能,可帮助他们安排项目。

Project management training video (lskvjzjyc3)

专门用于计划项目的软件可以在计划和估计每个任务的持续时间方面发挥更大的作用。在计划之外,软件还可以包括用于管理成本,预算,资源分配,协作,通信和报告的工具。

根据您的需求,可以提供许多产品,当然可以满足您的组织目标。

桌面与在线工具

项目计划工具可以分为两类-台式机或基于云的在线变量。每种都有优点和缺点,我们将在这里概述。

桌面工具

桌面软件是更传统的版本。在互联网普及之前,软件已被锁定到安装了该软件的计算机上。然后,办公室将这些单独的计算机联网,并创建允许每个终端彼此通信的基础结构(或Intranet)。

如今,桌面项目计划工具仍然具有竞争力。与在线软件相比,优势之一在于可以使用户专注于手头的任务。如果没有网络浏览器诱使您检查社交媒体或某些新闻媒体,您就像是一头笨手笨脚的马。

还有思考的速度。您没有在线连接,因此不受网络连接的影响。桌面软件工具仅取决于计算机的性能。您可以快速访问它,并且其性能不会因连接而异。

线上工具

随着基于Web的技术的进步,用于项目计划的在线软件有了很大的改进,但它不仅模仿了桌面软件。联机应用程序提供了许多事情,而台式机却无能为力。

基于云的技术对于在现场工作或在不同地区或时区进行协作的团队来说是一个福音。他们可以将笔记本电脑或平板电脑带到现场,并与办公室中的团队成员一起工作。在线项目计划软件使他们可以灵活地工作。

不仅如此,他们正在使用的数据是实时的。也就是说,他们在工具上阅读的信息是最新的,并与团队的所有其他成员共享。这意味着您可以快速发现问题,并向利益相关者介绍最新进展。

在线计划工具的好处

使用在线计划软件意味着管理者可以做出数据驱动的决策。当他们发现瓶颈或障碍阻止团队成员继续前进时,他们可以快速重新分配资源并使项目保持进度。

管理人员和团队可以与正确的在线计划软件更好地协作,并管理资源和预算以保持项目的顺利进行。这些是很大的好处,但在使用在线计划软件时并不是唯一的好处。这里还有其他:

  • 为您的项目建立详细的计划
  • 查看您在任务列表和日历上的所有工作
  • 向利益相关者获取状态更新
  • 为自己和团队创建任务列表
  • 管理工作量并重新分配工作
  • 实时监控性能
  • 通过拖放计划进行编辑

必备计划软件功能

具有以下功能的计划软件将为您提供有效管理项目的最大能力。

获取在时间轴上组织的任务

项目有很多任务,因此需要在时间表上进行组织以创建可行的时间表。甘特图是一种可视化工具,可以收集所有任务,确定其优先级,将相互依赖的任务链接起来,甚至将较大的项目划分为可管理的阶段。

ProjectManager.com的甘特图的屏幕截图

监控高层进度

一旦执行了项目进度表,就需要密切关注性能以保持进度。仪表板是进度的窗口,就像即时状态报告一样,显示完成任务的百分比,项目差异,工作量等。

ProjectManager.com的仪表板的屏幕截图

平衡团队的任务

保持进度意味着聪明地分配资源。了解您的团队分配了多少任务至关重要。如果有些分配过多,而另一些分配的任务太少,则进度会受到影响,而且士气也会受到影响。您希望能够重新分配他们的分配。

ProjectManager.com工作负载页面的屏幕截图

生成快速而有见地的数据

利益相关者对项目的成功具有既得利益,因此必须定期更新其进度。为此,您可以快速创建有关任务,成本,项目差异等的报告,并在利益相关者演示中共享它们。筛选显示您要查看的信息。

ProjectManager.com生成的报告的屏幕截图

促进团队提高工作效率

团队需要正确的工具来在预算范围内按时执行计划。让他们更好地合作至关重要。寻找允许团队成员在任​​务级别发表评论,附加文件并彼此共享数据的功能。

两个团队成员在ProjectManager.com中就一项任务进行沟通的屏幕截图

有一个集中的存储库

项目有很多文书工作。这些文档在项目的整个生命周期中都被引用,并且需要易于访问。拥有无限制文件存储的调度工具意味着您可以将所有内容保存在一个地方,并在需要时快速访问它。

ProjectManager.com中附加到项目的文件列表的屏幕快照

在ProjectManager.com中创建项目进度表

项目计划软件 在时间轴上组织您的任务,考虑完成项目所需的资源,并管理所有这些部分以保持项目的正常进行。

ProjectManager.com是屡获殊荣的日程安排软件,集成了计划,时间表,预算,沟通等功能,可让您更好地控制项目进度。 注册我们的软件的30天免费试用版,并遵循以建立理想的项目进度表。

启动你的项目

在开始计划之前设置项目。在此初始阶段,您将设置预算以及必须生成最终可交付成果的一般时间表。

添加预算以创建基线,以与您在执行项目时实际花费的费用进行比较。

弹出窗口开始一个新项目

定义任务

项目计划是关于管理任务的全部。如前所述,任务是完成最终交付成果的小工作。定义这些任务是实现适当项目管理的第一步。

从任何电子表格导入任务列表,或使用我们的内置模板开始使用。将持续时间添加到这些任务以在甘特图的时间轴上设置它们。

具有截止日期,状态等的任务列表以启动项目进度表

阻止日历

记下您的团队可以工作或不能工作的日期。这些是您的假期,带薪休假以及必须在创建时间表之前确定的其他此类日期。

在软件中设置假期(全球和本地),以了解您的团队的可用性。这对管理远程团队最有帮助。如果您没有其他可用信息,那么概述典型的工作日是最好的第一步。

假日弹出窗口可设置项目团队的工作日,假日和带薪休假

设置依赖项

避免瓶颈并按时完成工作是彻底计划项目的主要原因。您需要链接相关任务,以确保工作顺利进行。

通过将甘特图上的一个任务拖到另一个任务上,将项目中的从属任务连接起来。将会出现一行,然后您可以在此处设置这两个任务所具有的依赖类型。

在项目进度表上链接相关任务

指派团队

团队是您最宝贵的资源。他们所做的工作使项目到达终点。为了获得最佳效率,您需要让合适的团队成员处理正确的任务。

从多个项目视图中的任何一个分配团队成员任务。为了获得进一步的指导,您可以附加详细的说明,优先级和与任务相关的成本,以帮助您的团队跟踪和完成任务。

卡的板面视图,显示已分配给任务的团队成员

监控进度

一旦设定了时间表并且项目处于执行阶段,经理们将希望与正在发生的事情保持协调,而不会妨碍他们的团队。跟踪项目指标使您能够在问题成为项目之前就加以解决并加以解决。

通过我们的实时仪表板,可以对项目进行高层了解。我们按时间,成本,工作量等收集项目数据,并自动计算并以彩色,易于阅读的图形和图表显示。

带有图形和图表的实时仪表板,显示项目进度

管理资源

了解您的资源并保持平衡,可以使团队更加高效和快乐。

使用我们的工作量页面查看您的团队分配了多少任务。使用颜色编码的图表可以轻松查看谁被过度分配,并且您可以不离开页面就重新分配他们的工作量。

工作负载页面带有颜色编码的图表,显示了跨团队的任务分配

调整计划

时间表是生活文件。当内部和外部力量参与项目时,您需要一种快速简便的方法来适应。灵活帮助您预防 滑移.

将任务拖放到我们在线甘特图上的新开始或结束日期,可以轻松地编辑您的日程安排。所有更改都会立即反映在整个软件中。

带有日历弹出窗口的甘特图,用于编辑任务的开始和结束日期

让利益相关者参与其中

利益相关者是对项目有既得利益的人。他们需要知道正在发生的事情,让他们了解您的进度是您的主要职责之一。

只需单击一下,即可生成有关项目差异,任务等的报告。将报告提交给利益相关者以帮助回答他们的问题时,您可以快速筛选结果。

项目状态报告,包括项目的整体运行状况和摘要数据

项目计划过程的最佳实践

要使项目按计划进行并在预算范围内,需要制定良好的时间表。这意味着创建既可靠又符合项目要求的进度表。为确保您的日程安排是最好的,请遵循以下最佳做法。

彻底收集项目任务

您要做的最后一件事是在创建项目计划后错过一项关键任务。确保将每个任务都考虑在内并放到正确的位置以按时完成项目已经足够困难,而又不试图挤压错过的任务。一种 工作分解结构 是确保您捕获交付成果道路上每一个步骤的好工具。

现实点

在制定项目进度表时,务必为任务设置合理的工期。当然,它应该是可测量的。简短,如果可能的话,但有必要进行更改。为此,您需要深入了解自己的资源和团队完成工作的能力。您在项目的前端执行的操作越多,启动后遇到的问题就越少。

日程安排中有浮动

浮动 是任务在对最终交付物产生负面影响之前可以延长的时间。您希望自己的日程安排中有一些浮动,以便在发生变化时为您提供需要的摆动空间。但是你不要太多浮动!这通常表明您的日程安排有问题。

不断评估关键路径

关键路径是查看您的哪些任务对于实现最终交付品必不可少的方法,而如果时间和成本成为问题,则可以通过绘制项目的最早完成图来将其忽略。但是要知道,关键路径在项目执行期间可能会改变,因此您需要返回并定期检查它。

跟踪项目范围

事情改变是一个项目。那是不可避免的。但是,不对这些更改做出响应是不负责任的。监视项目范围,调整任务和进度表以使项目保持进度是管理进度表的全部目的。注意范围变化如何影响您的 项目时间表,以及更改是否妨碍您实现最终的交付成果。

项目进度与项目计划

总结一下,我们将在两个相关概念之间进行一些误解。尽管相关,但项目进度表和 项目计划 是两回事。项目计划是有关项目运行方式的更大的宏伟蓝图。项目进度表着重于如何完成的细节。

项目计划是一个大纲,解释了如何管理项目。首先是项目计划,而项目进度表通常属于其较大的项目范围。您必须先在项目计划中画出大笔画,才能创建项目进度表。一旦计划获得批准,便可以添加时间表,其中包含特定的日期,持续时间,任务,资源等。

项目进度表由特定任务和每个任务的截止日期组成。这是项目启动和完成任务的时间表。进度表更多是基于历史数据,经验等进行的估算。进度表是可变的,并且会在整个项目中发生变化。该计划保持不变。它定义了项目目标,范围,所需资源,成本等。只有确定了这些目标之后,才能按计划开始工作。

项目计划和进度计划之间的另一个区别是该计划不需要使用 项目管理工具。由于项目计划主要是一系列文档,因此您只能使用文字处理程序。但是,项目进度表通常在具有以下功能的项目管理软件工具上运行: 甘特图.

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在项目管理中,日程安排是较困难的工作之一,但是当您在工具中使用工具时,可以简化估计的协调交付日期并提高效率。 ProjectManager.com,一种基于云的软件。

从交互式甘特图, 资源 和工作负载管理,可以轻松地集成到 实时报告仪表板,您在项目进度表上从来就不会紧绷。

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