什么是项目组合?

项目组合是相关项目(有时是程序)的集合。用于管理项目组合的方法称为项目组合管理(PPM)。 PPM的实质是分析和优化用于管理项目组合中项目的流程,方法和技术。

在管理项目组合时必须考虑许多不同的考虑因素。当然,必须维持投资组合的各种时间表,范围和成本。但是,其他因素,例如客户施加的约束和大型组织的战略目标,也需要引起注意。

为了执行这种平衡行为,项目组合经理必须确定项目的优先级,有效分配资源,监视团队绩效等。

项目组合管理工具,或PPM工具 通常用于收集和分析该数据,以确保其项目组合与组织的总体战略和目标保持一致。

ProjectManager.com的甘特图界面的屏幕快照,以彩色条形显示计划的任务

ProjectManager.com的产品组合路线图是其众多产品之一 PPM工具.

项目组合管理与项目管理

在业务管理的层次结构中,项目组合管理是我们将在下面简要定义的项目管理与企业管理之间的链接,企业管理涉及组织的最高愿景,使命和战略。

要了解项目组合管理和项目管理的不同之处,我们必须首先定义它们并探索它们之间的差异。

项目管理 简单来说就是项目的管理。项目是产生产品或服务的临时性工作。它有一个开始和一个结束。定义项目目标,并将任务分解为时间表。确定成本和预算;分配资源,并向利益相关者报告。

另一方面,项目组合管理是一种较高层次的方法,可以对组合中许多项目的潜在价值进行编排,划分优先级并进行分析。目标是管理和利用投资,计划,方案,项目和成果的生命周期,以最佳地实现组织的总体目标。因此,项目管理是项目组合管理的子集。它导致最终目标,即达到组织的战略目标。

5项目组合流程

项目组合管理需要时间,技能,预算,风险缓解之间的平衡,并且要在不牺牲质量的前提下节俭地,方便地在组合中运行项目。管理人员通过使用五个关键过程来做到这一点。

  • 变更控制管理: 识别变更请求并确定其优先级。这些可以是功能需求,运营约束,法规等,具体取决于需求,财务和运营约束。
  • 风险管理: 识别组成项目组合的项目中的风险,并制定突发事件和风险应对计划,以减轻项目组合中的不确定性。
  • 财务管理: 管理与投资组合中的项目相关的财务资源,并展示与组织战略,目标和宗旨相关的投资组合的财务价值。
  • 管道管理: 确保项目建议正在准备中,并确定是否值得执行。
  • 资源管理: 有效地利用组织的资源,从材料和设备到人员和技术技能。

什么是项目组合管理软件?

项目组合管理软件是一种工具’旨在集中管理和维护项目组合。现在,与单个项目(更不用说投资组合)相关的数据量越来越大,软件的使用已成为项目经理的必要条件。

Project management training video (04wal5qycw)

项目组合经理和项目管理办公室(PMO)使用软件来收集数据,分析信息并使用结果更好地管理项目组合并实现其组织的目标。

典型的PPM软件产品还用于优化整个产品组合的资源,以更好地实现组织的财务目标。经理或PMO使用它们来寻找互补的过程,方法和技术,这些将有助于每个项目成功和项目组合蓬勃发展。

桌面与在线项目组合管理软件

管理投资组合就像一次让许多板块旋转一样。为了跟上步伐,您需要强大的项目组合管理软件。问题是,您应该选择哪种?

在功能方面,台式机和在线软件应用程序在这一点上处于平等的竞争环境。当然,这取决于产品。但在大多数情况下,两者都提供类似的功能。主要区别在于价格,安全性和速度。例如,桌面软件往往会花费更多,并且需要每个团队成员使用许可。这可以加起来。

台式机PPM软件的优点

台式机的安全性,甚至连到办公室Intranet的安全性,也可能比许多在线服务更好。基于云的软件的性能取决于您的互联网连接,如果您的服务不可用,您将失去运气。显然,这对于台式机应用程序而言不是问题。

基于云的PPM软件的优点

在线应用正在垄断项目管理部门,这是有充分理由的;他们在连接性,协作和实时数据方面表现出色。只要您的团队具有Internet连接,无论他们身在何处,他们都可以使用该工具。这创建了一个平台,即使是分散的团队也可以在任何地方,任何时间一起工作。随着团队更新状态,您可以获得更准确,更及时的实时数据,以帮助做出有效的决策。

一起查看所有项目

甘特图是一种视觉工具,可以帮助您计划和安排项目,但也可以用作在单个时间轴上查看投资组合中所有项目的路线图。这有助于管理人员在项目之间找到协同作用,并努力使投资组合更加有效。

ProjectManager.com的甘特图的屏幕截图

获取整个投资组合中的实时数据

能够监视您的项目组合是保持其进度的关键。项目组合仪表板收集有关所有项目的信息,计算该数据,然后将其显示在易于阅读的图形和图表中,一目了然。

ProjectManager.com的仪表板的屏幕截图

使用详细数据做出更好的决策

在管理投资组合时,更好的数据可以带来更好的策略。管理人员需要一种工具,该工具可以从其项目组合中挖掘信息,并提供详细的报告。能够共享和过滤这些报告以使您的利益相关者希望看到的信息也很重要。

ProjectManager.com的报告设置的屏幕截图

保持团队任务平衡

项目组合在任务级别上工作。为了获得所需的性能水平,您的团队必须拥有正确数量的任务。平衡他们的工作量可以使您的投资组合按计划进行,因此您需要一个具有跟踪谁在做什么的功能的投资组合工具。

ProjectManager.com资源管理页面的屏幕截图

轻松更改作业

如果您使用的是路线图或仪表板,并且发现需要重新分配任务,那么最后要做的就是必须进入另一个应用程序来调整项目组合中的项目。使用任务管理功能,您可以只使用一种工具。

ProjectManager.com的任务列表视图的屏幕截图

实时查看您的投资组合

您越早知道一些事情,您就可以更快地采取行动。这可以在利用机会和错过截止日期之间产生区别。借助在线投资组合管理软件,您可以实时了解发生的事情,并可以迅速做出响应以充分利用。

ProjectManager.com的项目组合管理页面的屏幕快照

如何使用软件管理项目组合

项目很难管理,而项目组合甚至更是如此。它要复杂很多倍,并且需要强大的项目组合软件。在本节中,我们将使用 ProjectManager.com 以如何在PPM软件中应用项目组合管理原则为例。

如果您想继续,请注册 30天免费试用 ProjectManager.com。安装并运行我们的软件后,请按照以下步骤操作。

1.设定目标& Objectives

为您的项目组合设定目标很重要,因为它为管理人员提供了一个目标,以试图提高他们的投资回报率并控制风险。

首先写下您投资组合中每个项目的目标。可能会有许多详细的文件描述这些项目。将它们连接到我们的软件,该软件具有无限的文件存储空间。

ProjectManager.com的无限制文件存储窗口的屏幕快照

2.小​​组相关项目

将项目组合到一个投资组合中并集体(而不是单独)创建报告,可以为管理人员提供他们所需的数据,以便他们就成本,资源等做出更好的业务决策。

在我们的概述部分中,将程序中的所有项目保持在一起。一站式比较状态,预算和投资组合中所有内容的更多内容。现在你可以 重新分配资源 促进可能表现不佳的项目之一。

ProjectManager.com的“概述项目”页面的屏幕快照,该页面一次显示多个项目

3.创建里程碑

大事记 标志着一个主要阶段的结束和另一个阶段的开始。它们可以轻松地插入到甘特图上,并用菱形符号表示。

设定里程碑,并将您的项目分解为更易于管理的部分。这促进了团队’通过在完成任务时给他们带来一系列成功来鼓舞士气。管理人员可以使用里程碑作为衡量进度的一种方式。

ProjectManager.com的甘特图的屏幕截图,图上的菱形代表将项目分为多个阶段的里程碑

4.设置依赖项

任务不尽相同。有些不能在另一个完成之前开始,或者必须与另一个同时开始或完成。重要的是要知道您的哪些任务取决于维护投资组合的健康。

通过将相关任务拖到另一链接来链接,以避免阻塞团队。这样可以防止这些相关任务在项目执行过程中掉入裂缝。设置依赖性后,您可以通过 关键路径.

ProjectManager.com的甘特图视图的屏幕快照,通过线链接了相关任务,以避免在项目后期出现瓶颈

5.查看路线图

在管理投资组合时,重要的是保持全局。没有它,您很容易迷失自己,落后于计划。

使用路线图工具保持目标明确,该工具会将投资组合中的所有项目放在一张甘特图上。在时间轴上查看每个项目,并迅速发现是否存在冲突,并在冲突干扰组织的目标之前解决它们。

ProjectManager.com的路线图视图的屏幕快照,可在时间轴上一起显示所有项目

6.平衡资源

工作量代表了根据任务分配给您的团队的任务。如果您负担过一个团队成员的负担,他们将不会发挥很大的作用,士气会受到损害。

在彩色图表中查看每个工作于您的投资组合的团队成员的计划工作量,该图表显示谁分配了太多的时间,谁分配了太多的时间。然后,您可以在同一页面上重新分配他们的时间,从而提高效率。

ProjectManager.com工作负载页面的屏幕快照,显示团队成员的任务负荷和人工成本

7.追踪投资组合进度

仪表板是一种以图形方式描述各种项目指标的工具,因此您可以查看项目的执行情况。这是一个高级视图,可以提醒您要解决的问题,然后再解决。

使用我们的 基于云的仪表板 实时查看投资组合的进度。每个项目都会出现迷你仪表盘,这些仪表盘提供重要指标,例如进度,预算和成本。您还可以自定义仪表板以仅显示某些项目,并且可以基于以这种方式过滤的项目创建报告。

ProjectManager.com的“概述”仪表板的屏幕快照,可在状态更新时监视项目的进度

8.分析& Present 报告书

状态报告是一种衡量项目当前状态的方法。他们将重要数据传达给利益相关者,使他们保持最新状态。它们还可以最大化投资组合的绩效。

使用内置的报告工具深入了解项目数据,以查看进度并评估性能。投资组合状态报告非常适合涉众介绍。如果他们有疑问,可以过滤状态报告以仅显示他们感兴趣的信息。

ProjectManager.com报告的屏幕截图,可轻松显示您投资组合的状态

9.与利益相关者合作

协作意味着共同努力以提高生产率。这可以在团队的任务级别,也可以在执行级别。理想情况下,在组织的每个部门中都可以实施。

项目组合经理具有与领导项目组合中的每个项目经理保持联系所需的工具。通过在评论中标记他们来与任何人保持联系。他们会收到一封电子邮件通知。警报可以自定义,因此您的收件箱不会混乱。

在ProjectManager.com中对任务的注释的屏幕截图。协作使团队更好地合作

项目组合管理软件的历史

项目组合管理从一开始就画出了一些主要的战略计划。它主要基于成本,风险和回报。这些是推动投资组合经理的决策机制。

容量规划 过去曾在项目组合管理中占主导地位,但它又太狭窄,无法充当控制组合管理的整体流程。由于更多的高层管理人员和执行人员想要更多的细节并专注于改进流程,因此显然有必要从更大的角度来看项目组合管理。

尽管简单的软件已经使用了多年,但是直到互联网的出现和1990年代中后期的个人计算机革命,软件解决方案才能够提供广泛的功能,这些功能为投资组合经理提供了工具。他们需要管理项目组合管理流程的每个部分。

项目组合管理工具

随着软件从台式机迁移到云计算,项目组合管理变得越来越高效。服务于投资组合经理的一些功能如下:

  • 在线甘特图
  • 实时仪表盘
  • 共享日历
  • 时间跟踪和时间表
  • 项目组
  • 动态报告
  • 与远程团队合作
  • 资源管理
三个人与大型触摸屏进行交互的插图,其中显示了各种图形

项目组合管理角色& Hierarchy

组织中负责项目组合管理的人员称为项目组合管理器。他们可以负责一个或多个投资组合。他们使用不同的财务算法和模型来帮助指导他们的决策,以使投资组合保持在组织的战略目标之内。他们监督和管理一个由项目管理人员和项目经理组成的小团队,他们向项目组合经理报告项目报告,方法,应用程序和财务状况。

项目组合经理向计划交付经理或类似的高层C主管报告。在大型组织(尤其是结构化,垂直运营的组织)中,投资组合经理可能会为 项目管理办公室(PMO) 在较大的组织中。在某些情况下,PMO是在管理投资组合,而不是特定的投资组合管理器。

项目组合管理不会深入研究每个项目的机制,而是必须管理组合中每个项目的总体目标和目的,以确保它们都与组织的总体目标和目标保持一致。

以下是管理和执行项目组合中涉及的角色的层次结构列表。

  • 董事会成员: 董事会成员负责管理组织,并对组织承担法律责任。他们的技能和经验有助于指导组织实现其愿景。
  • 项目组合经理: 该人员管理投资组合的计划,开发和实施,同时牢记最佳实践,以确保投资组合按预期运行,并防止出现这种情况。
  • 项目经理: 程序与项目组合的不同之处在于,它所收集的所有项目都是相关的。因此,项目经理的角色类似于项目组合经理的角色,它们协调计划中的项目以共同努力以实现其共同目标。
  • 项目资助: 该职位通常由负责对项目负责的经理或执行人员担任。它们是将项目与业务以及负责为组织制定大型战略决策的人员联系起来的中心。
  • 项目拥有者: 此人通常是与发起人合作并负责项目实施的人。因此,它们通常来自为项目提供最终交付物的业务部门。
  • 专案经理: 他们负责项目的计划,调度,监视和报告。他们还召集并领导一个被雇用来执行计划的团队。他们制定预算,管理资源等。
  • 项目协调员: 他们在项目经理的带领下工作,将较小的任务从项目经理的办公桌上解脱出来,以腾出空间来承担更大的管理职责。通常,这意味着项目协调员正在处理行政职责。
  • 队员: 由于与项目相关的技能和经验而被雇用,这些人被分配任务并监督他们的完成。他们定期与项目协调员或项目经理会面,并向他们更新状态。

哪些行业和组织可以从PPM中受益?

任何正在从事的行业 同时进行多个项目 受益于项目组合管理的学科。显然,有很多行业和组织。

从使用项目组合管理中获得收益的一些行业和组织包括:

  • 电脑软件
  • 医院和医疗保健
  • 汽车建筑
  • 非营利组织
  • 金融服务和银行业
  • 服务和人员招聘
  • 保险
  • 电信
  • 政府行政
  • 和更多!

项目组合管理关键术语

以下是本指南中使用的项目组合术语的微型词汇表。

  • 投资组合管理: 控制项目组合,以确保它们符合组织的总体战略目标。
  • 计划管理: 以与项目组合管理相同的目的管理项目组合,只有项目组合中的所有项目都是相似或相关的。
  • 项目管理: 从头到尾对一个项目进行计划,执行,监视和报告,包括控制范围,成本和进度。
  • 项目管理办公室(PMO): 负责维护组织内项目管理标准的组织内的小组,通常会超额出售产品组合和计划管理。
  • 变更控制管理: 识别并成功响应项目或项目组合变更的过程。
  • 投资组合报告: 创建图表,图形和其他报告文档,以交流进度和其他投资组合指标。
  • 风险管理: 在风险发生之前和之后识别并解决风险。
  • 资源管理: 在投资组合的整个生命周期内分配资源的过程。
  • 管道管理: 做出决策,以估算和选择与组织的战略相符的项目。
  • 财务管理: 了解每个项目的独特风险,并利用这些知识来对整个项目组合做出决策。

管理项目组合的后续步骤

PPM可简化流程并获得更多投资,从而导致更好的决策制定,帮助进行风险管理并缩短项目的周转时间。

但是,不仅项目运行得更快,更便宜。项目组合管理还可以提高产品交付的成功率。 PPM简化了数据,从而提高了协作效率。

所有这些因素以及更多因素使我们很清楚,项目组合管理是一种可以为拥有项目组合的任何组织提供服务的方法。与 ProjectManager.com,您将拥有市场上最好的PPM工具,以充分利用所有这些业务收益。

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