什么是PMO?

项目管理办公室(PMO)是一个集团或部门,定义,维护和确保组织的项目管理标准。它们也可以称为计划或投资组合管理办公室。 PMO可以是内部或外部的。

PMO 保留了项目的文件,并在其治理下执行项目的执行方向和关键指标。通过指导,PMO可帮助组织通过项目获得投资回报,并通过项目向其利益攸关方增加价值, 程式 和投资组合。这是在帮助下执行的 项目组合管理工具,它为整个组织提供了数据和洞察项目和程序。

软件与投资组合仪表板

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PMO 并不总是专注于标准和方法。他们也可以通过促进甚至拥有来成为战略项目管理的一部分 投资组合管理过程。在这种情况下,他们可以监控和报告积极的项目和投资组合,以获得顶级管理和促进战略决策。

PMO 是作为所有项目的集中式和协调的管理中心作为集中式和协调的管理中心,旨在在项目之间产生效率 - 以及仅限定义标准 项目管理流程.

项目管理办公室(PMO)的作用是什么?

人们可以将项目管理办公室视为监管委员会,寻求规范项目的执行,以维持生产力。 PMO为项目经理提供指导,并在项目管理实践中开发指标。

这是按以下五种方式完成:

  1. 战略规划和治理: 这涉及定义项目标准,选择与业务目标保持一致的项目并与管理协议 成本效益比率.
  2. 最佳实践: 这包括标准化和巩固各部门的最佳实践和流程来管理和提供项目。
  3. 共同的企业文化: 在这里,PMO通过关于技术,方法和最佳实践的沟通和培训来实现共同的项目文化。
  4. 资源管理: PMOS管理和 分配资源 基于优先事项,时间表,预算等项目跨越项目。
  5. 创建项目档案,工具等: PMO 提供并投资 模板 ,工具,软件等更好地管理项目。

项目管理办公室的三种类型是什么?

没有两个PMOS以完全相同的方式操作,但它们通常可以分为三种类型:

  1. 支持: 支持性PMO收集组织中的所有项目,提供最佳实践,模板,培训,但控制度低。
  2. 控制: 一个控制的PMO检查吗? 项目管理工具,流程和标准正在项目中应用,具有一定程度的控制。
  3. 指示: 指令PMO在组织内的项目管理方面保持高度控制。
  4. 是什么让一个好的pmo经理?

    一个良好的PMO经理监督人员在员工中监督人员,负责在其护理下的每个项目的质量和价值。这涉及与项目经理的合作,并向组织的执行人员报告。

    PMO 经理通过促进来成功 项目计划, 分析财务信息,修改流程并确保他们监督的项目的适当文件。这是通过重点关注细节并留意大局来完成的。

    当然,PMO经理必须在压力下运作,具有强大的人际交往能力,能够拼凑不同的项目。

    PMO 有哪些功能?

    自19世纪以来,项目管理办公室已经存在,尽管它们的功能随着时间的推移而发展。他们开始作为农业产业的国家治理,到1939年,他们开始被称为项目管理办公室。直到20世纪50年代,我们今天所知道的是PMO,现在他们是一种用于解决特定问题的动态实体。

    通常,大多数PMOS作为任何组织中成功的项目管理方法的骨干。他们提供支持和信息。大多数为其组织和项目提供以下服务。

    • 治理: 他们确保合适的决定是根据正确的信息制定的。这也可以包括审计和同行评审,开发项目结构并确保有问责制。
    • 透明度: 它们提供了相关准确的信息,以支持有效的决策。
    • 可重用性: 没有理由“重新发明轮子”,所以他们是学习课程的存放,提供 模板 来自以前成功的项目的最佳实践。
    • 交付支持: 他们促进项目团队,通过精简流程和官僚机构,提供培训,指导和 质量保证.
    • 可追溯性: 他们管理文档,项目历史和组织知识。

    什么是PMO软件?

    PMO软件 用于在组织项目管理下组织项目,计划或投资组合的过程时产生效率。这包括项目的每个阶段:启动,规划,执行,监控和关闭。

    Project management training video (0uoj59dn47)

    其中一些功能包括分析, 追踪 商业见解的规划,资源分配,优先级,安排和报告。 PMO软件还与其组织和行业的标准保持一致。

    PMO 软件应该是灵活的,能够适应变化和利益相关者的期望。它应该能够管理和分析团队,同时提供协作功能。由于它管理了多个项目,因此拥有投资组合仪表板以获得高级性能视图通常是集功能的一部分。 Microsoft Project是最常用的项目管理软件之一,但它具有主要的缺点 projectmanager.com更好的替代品.

    Desktop VS在线PMO软件

    桌面PMO软件应用程序往往更昂贵,需要安装;和培训可能需要额外的时间来学习它。在线工具在价格方面提供更多的入口点,因为它们具有多层订阅。他们还倾向于更用户友好和直观的使用。但这适合你吗?

    两者都具有优缺点。

    桌面工具几乎总是要更快地运行,因为它不是互联网连接的ercy,以确定您获得数据的快速。如果互联网熄灭,也没有延迟。桌面是一个封闭的系统,可以将其联网到办公室的其他计算机,但由于它不在网上,您的工作往往更加安全。

    但是,在线PMO软件使得提供了具有更好授权和自定义应用程序的安全性的安全性。速度仍然滞后,但根据您与互联网的连接,差异可以忽略不计。但这些仍然考虑在符合您的PMO需求的软件上购物。

    在线PMO工具可以做什么,桌面无法在项目团队中促进合作,实时监控和跟踪性能和进度。无论他们在哪里,无论他们在哪里工作,球队都连接到工具。没有必要输入数据;它会在发生时自动收集。这意味着PMOS可以以更准确的数据做出更好的决策。

    基本的PMO工具

    讨论PMO工具时,还有很多地覆盖:对PMO软件的需求广泛而复杂。 PMOS需要基本的项目管理功能,如任务管理,工作流管理和规划工具,以及更高级的项目组合功能。

    此外,团队需要能够协作并控制他们正在进行的项目,因为它们都彼此影响。这可确保您保留项目流程标准化和满足业务目标和目标。

    以下是一些必不可少的PMO工具,即没有任何PMO,没有所有这些工具包括在内 ProjectManager.com..

    实时软件

    任何成功的PMO软件中的第一步是它实时工作,所以您可以看到它发生的事情发生了什么,团队开始协作。

    我们的软件是基于云的,并且立即更新。团队知道如何工作,您可以将透明度纳入流程,以保持平稳运行的项目。

    ProjectManager.com.的实时软件

    投资组合视图

    PMO S有很多项目管理。这些项目不是隔离的,并且彼此相得益彰。因此,PMO软件具有投资组合视图至关重要,以便在一个屏幕上查看所有项目,以便能够快速记录彼此相关的方式。

    我们有多个项目视图,包括一个概述功能,您可以在其中获得所有项目中的一个高级别。您可以将控件组组进行组并根据需要组织它们,以将它们拖放到文件夹中,或为需要更专才注意的每个客户端创建新文件夹。

    我们的软件为PMOS提供了广泛和狭隘的项目。实时 项目组合仪表板 在多彩且易于共享图形和图表中追踪六个项目指标的进度。通过自动报告获取更详细的数据 地位 ,任务和 时间线 .

    ProjectManager.com..Portfolio View.

    投资组合路线图

    虽然高级视图很好地跟踪进度,但是如果您正在处理标准化进程并确保每个任务都在满足所有项目的要求,那么您必须具有更详细的数据。

    使用我们的投资组合路线图,您可以看到您在PMO中管理的每个项目。所有项目都在甘露图表视图上的时间表上布局。现在,您可以在任务级别看到每个项目,并过滤甘特才能获得所需的信息,无论是由受让人,项目经理还是客户。我们帮助您制定更准确的PMO预测。

    ProjectManager.com..Portfolio RoadMap.

    资源管理

    项目的资源包括员工,设备,材料等。这只是一个项目。 PMO级别的资源管理将帮助您管理这些资源以保持项目前进。

    我们有一个 资源管理工具 可以在您的投资组合中跟踪,管理和报告。您可以在资源中了解,并确保它们平衡,以便每个项目需要它需要它需要的内容。由于我们的软件是基于云的,因此您可以跟踪项目对计划工作的表现,以确保您保持按时。

    ProjectManager.com.工作负载管理

    工作量管理

    工作负载管理是一个团队的窗口’确保没有不平衡的任务。团队工作负载变化。如果您没有靠近谁对谁负责,那么团队可以发现自己过度劳累或营业劳动。既不适合生产力或士气。

    我们的软件在易于使用的颜色编码页面中为您的所有项目的工作量提供透明度。一目了然地看到谁分配,然后从工作负载页面重新分配资源,以平衡团队的工作量。这简单:实时优化资源。现在,您可以使数据驱动的决策更好地管理多个项目中的团队。

     ProjectManager.com的资源管理

    团队管理

    这些PMO在他们的组织中照顾了许多方法,从路线器中收集各个项目的所有任务,共享时间表通过资源镜头查看您的项目。但你最重要的资源是你的团队,PMOS需要一个 团队管理工具 这为他们的工作提供了透明度。

    我们的团队段使其更容易平衡资源和任务。您的项目资源显示在团队页面上,任务进度指示为颜色。 Tasks也有优先级别。您可以通过团队成员过滤页面,以便您对团队的资源和工作量进行更多控制。

    ProjectManager.com.团队页面

    PMO报告

    报告是跟踪进度的关键工具之一。您可以从高级仪表板视图查看项目,或者向下钻取以获取更多详细的报告数据。报告在进行中,保持对轨道和利益相关者的项目。

    报告可以通过客户,优先级定制,并更多地展示您想要了解更好的PMO监督。您甚至可以在PMO中获取有关特定项目的报告,所有可下载和可共享。

    一键从ProjectManager.com中的报告

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    PMO 中的不同类型的办事处是什么?

    现在我们了解PMO工具,让我们看看可以应用这些工具的不同的竞技场。通常有三种项目管理办公室,至少在通过组织曝光视角的镜头看时:

    1. 企业
    2. 组织
    3. 特殊目的

    但是可能有很多方法可以应用项目管理治理。将各种类型限制在几个桶中,将各种类型限制在少数几个桶中,这并不明智。

    根据这一点 国际业务项目杂志,“许多PMO类型,从19世纪为农业部门的政府战略的集体,到20世纪初到20世纪90年代初期的民事基础设施项目,当时工资人成为交易和交易的商品。将PMOS分为特定类型是不可能的。“

    PMO 如何使您的业务受益?

    既然你更多地了解了一个关于一个项目的问题以及它所做的事情,我们可以检查为什么一个组织应该有一个项目管理项目,以及PMO如何将组织整体受益。

    PMO 提供指导

    首先,当您有一个PMO时,您有一个代理商将项目或投资组合对齐,以专注于组织的未来策略。这允许您在长期计划的界限内工作,因此由于PM办公指导,您的决策更有效。

    有助于将项目保持在轨道上

    它们也像一个外部机制,可以成功提供项目。由于其度量标准的评估,他们可以帮助将项目保留在轨道上,并在调度,预算和其他范围问题威胁到灭绝项目时提醒您。这样您就可以在出现问题时快速行动 - 在他们成为潜在的项目结束问题之前。

    PMO 有一个大图片视图

    当你在 研究项目组合,项目组对这些项目之间的联系人敏锐地了解。他们意识到可以彼此影响的依赖关系。这为您提供了一只鸟瞰的工作,通常不是您的Purview的一部分,使您的行为在较大的画布上播放,因此您可以看出小型举动如何具有更大的反冲。

    有助于通信

    他们也可以被视为你的另一个手臂 通信计划。他们以您可能不会的方式有您的利益相关者的耳朵,因此可以促进与他们的沟通,避开您的其他工作并确保您的信息被交付并理解。

    项目管理治理 也可以帮助整个董事会的通信,因为他们经常与项目或计划参与者的其他部分工作关系,您可能无法与之相关。

    PMO 在整个组织中共享资源

    设置PMO允许共享资源。如果您的资源有限,但您的项目不是,PMO可以在您的项目或程序中使用这些资源的使用,以最佳地使用它们。

    当您将项目与商务案例和战略保持一致时,支持投资组合管理,集中培训和培训 项目管理工具以及指导。当然,单独的项目管理办公室还不够。您需要善良的人,经过验证的流程和支持技术来充分利用它。

    如何设置项目管理办公室

    你可能想知道你的方式 set 在您的组织中。将其视为另一个项目。因此,因此,您将遵循类似的过程:

    • 分析情况
    • 形成一个响应这种情况的计划
    • 实施计划

    你需要找到有人来回来,理想情况下,有人在管理中得到了解 更换管理层。该人必须完全理解该企业,完全船上,相信其利益,然后积极推动将其设置成功的过程。

    第1步:分析情况

    首先,通过检查来分析当前情况 项目管理方法论用于任何弱点迹象的过程和工具。此外,与任何正在进行的项目进行相同的分析。您需要创建一个完整和最新的信息性 项目清单 尽可能确定,确定谁正在处理什么。

    有了这些信息,您可以记录组织的项目管理大多数,这是您对系统进行改进的关注后来的重要文书工作。但请记住,在您的报告中精致,不要忽视积极,因为过程可以获得非常政治。没有人通过褶皱的羽毛服务。

    通过获得一个项目管理系统的目标 利益相关者分析。首先,您必须识别利益相关者,并找出他们正在寻找的好处。利益攸关方可以包括管理,高管,项目经理,控制器,甚至是工作人员。他们都想看看价值是什么,所以你必须从get-go中明确。

    第2步:设计计划

    首先定义其责任领域,分层位置和能力。它的任务和服务是什么?例如,PMO是服务单元,根据需要提供工具,或者设置为培训和支持项目经理,以确保项目质量吗?

    有许多领域可以找到自己负责的,其中一些在下面的列表中勾勒出来:

    • 培训和教练,参加项目成员和团队的员工发展
    • 运营支持,举办研讨会或暂时接受工作控制器
    • 方法和流程,可能包括项目管理工具
    • 项目设置和实现,选择项目并通过优先考虑它们 成本效益分析 and other conditions

    不要将项目管理办公室从一开始重载。这是灾难的配方。为确保您的富有成效,请粘到一个或两个责任领域。您的利益相关者可能希望以太多责任和任务过载,因此与他们谈论现实目标和前进的实践路径。

    请记住,PMO是组织中的一个新实体,所以它会在它常见之前花时间。将有一个学习曲线。确保所有员工都介绍给PMO,并介绍它负责的内容。这提供了清晰度,促进其服务,以便人们使用它们。

    第3步:实施计划

    就像你在任何其他人一样 项目计划 ,逐步进行,提供IT基础架构并完成PMO员工培训。专注于变革管理,因为这是一个基础任务之一。而且你想巩固组织买入,因此重申实施它的有益原因并没有伤害。

    当您在沟通PMO的责任领域时,您可以在公司的内联网或任何平台或场地都是最佳的。但是,您传播此信息,请务必包含这三件事:

    1. 它的服务是什么
    2. 公司项目管理中的流程
    3. 谁是团队领导者

    一旦您在运营和内部工作人员承担全部责任,如果已由外部咨询建立,新项目办事处必须说服它带来的福利的所有利益相关者。这通常会导致以下阶段:

    • 场景1: 早期成功,幸福的利益相关者。
    • 场景2: 在实施新的结构或能力之后,祛魅时期并不罕见,但它可以导致一些怀疑。
    • 场景3: 随着项目办公室在文化中建立自己,最初的怀疑主义发展成为建设性合作。

    PMO S的最终思想

    如前所述,PMO的成功取决于任命合适的人来推广它。有时他们将需要不需要不受欢迎的变化,因此他们取得成功的唯一方法是通过支持管理,并明确界定责任和能力。

    然后在本组织中有文化,项目管理办公室可能需要时间顺利地定居此机构。对于此过渡成功发生,必须在项目环境中具有透明度。因此,如何在公司文化中应用透明度,要么有帮助或障碍。

    但是一旦制定了PMO并且它开始使您的项目受益,您将发现整个组织的一个组成部分。它有助于支持成功,并为可能并不总是看到整个画面的项目经理提供概要,使他们能够为他们的公司和团队做好准备工作。

    准备开始在您的业务中启动PMO吗?确保您为这些工作提供最佳工具。注册ProjectManager.com的免费试用,因此您的PMO可能对您的组织产生积极影响。

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