如何撰写执行摘要:快速指南

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这是个好消息:执行摘要很简短。它是较大文档的一部分,顾名思义,该文档摘要了较长的报告。

这是一个坏消息:这是一个至关重要的文档,可能很难编写。它’比起提案请求(RFP)来写要难得多,这是对公司的简单描述’的历史,产品或服务, 实施时间表 和支持。

撰写执行摘要的压力来自以下事实:每个摘要都位于文档堆的顶部,因此每个人都应该注意它。它解释了以下所有内容,并且可以制定或破坏您的提案或报告。执行摘要必须了解潜在客户的需求,并且像激光一样零距离地了解他们。幸运的是,我们’将向您展示如何编写执行摘要并设置其格式以实现此目的。

执行摘要的结构

什么是执行摘要?

执行摘要是简短文件或较大部分的一部分 业务报告 或提案。它用于使读者快速了解随后的大量内容。换句话说,它总结了一份报告,以便高管人员’无需阅读整个报告即可了解其目的。

它包含简短的声明,以解决所附文档中详细介绍的问题或建议,并提供背景信息,简要的分析和结论。执行摘要旨在帮助执行人员决定是否继续执行该提案,因此至关重要。

有关: 免费执行摘要模板

与摘要(即简短概述)不同,摘要是提案中包含的文档的简明形式。摘要更常用于学术和研究性写作中,并充当挑逗者的作用,供读者查看是否想要继续阅读。

执行摘要有什么内容?

撰写执行摘要时,有一些准则可确保您掌握所有基础。根据许多有关执行摘要的书籍,以及培训课程,研讨会和专业演讲者,商定的篇幅应占整个报告篇幅的5%至10%。

适当的语言

使用的语言应适合目标受众。在进行专业写作之前,要了解的最重要的事情之一就是了解您要针对的对象。如果您是为一组工程师编写的,则使用的语言将与为一组金融家编写的语言有很大不同。这不仅包括文字,还包括解释的内容和深度。

就是说,无论执行摘要的目标是什么,您都希望避免陷入困境。使您的段落简短明了。一段文本,无论多么优雅或引人入胜,都可能令人反感。请记住,这是一个摘要,人们会阅读它,以便快速轻松地提取主要内容。

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您还希望立即在开始的段落中引起读者的注意。就像演讲经常开个玩笑来消除紧张气氛并使人们放松下来以更好地了解即将发生的事情一样,引人注目的段落可以吸引读者并让他们继续读下去。这并不意味着你是在开玩笑。笑话很难。坚持自己的优势,但请记住,大多数读者在继续前进之前只给您几句话,以赢得他们的支持。

不要忘记说明您是谁,以及为什么您拥有解决提案中提出的问题的技能,人员和经验。这不必是冗长的传记,通常只需您的姓名,地址和联系信息即可,尽管您还希望突出自己的优势,因为它们与 提案.

听起来可能有些多余,但是在摘要开始时要简短列出要遵循的内容,例如目录。然后,当您在执行摘要中充实这些要点时,请务必按与文档显示顺序相同的顺序写这些文档。

相关信息

执行摘要不应偏离其后的内容。它’总结,而不是提出新想法的地方。这样做会造成混乱,并危及您的整个建议。

确定需求或问题,并说服目标受众必须解决。设置完成后,重要的是建议解决方案并显示其价值。在您的建议中要明确而坚定。

证明你的原因。请务必注意您的组织非常适合您提出的解决方案的关键原因。这就是您使自己与竞争对手区分开的地方,无论是由于方法论,与满意客户的推荐,还是由于您提供的其他独特服务。但是不要对你太过分。确保将潜在客户的名字放在首位。

不要忽略一个有力的结论,您可以在其中总结一下要点,并再次强调要点。

执行摘要格式

因此,将所有这些信息放在一起,在这里’执行摘要的基本格式:

  • 简介,请务必了解您的听众
  • 以项目符号列表形式的目录
  • 向公司解释’的角色并确定优势
  • 解释需求或问题及其重要性
  • 推荐解决方案并说明其价值
  • 通过解释适合组织的方式来证明上述解决方案的合理性
  • 强有力的结论再次说明了项目的重要性

撰写执行摘要后该怎么办

与您撰写的任何内容一样,您应该始终从草稿开始。初稿应能达到上述所有要求,但不要使自己陷入使散文完美的困境。将初稿视为探索任务。您正在收集所有相关信息。

接下来,您要彻底检查文档,以确保没有遗漏或遗漏任何重要内容。确保重点清晰明确,并直接满足潜在客户的需求。

校对样式& Grammar

但是不要忽略写作。确保您不会重复说话,掉入陈词滥调或其他不良书写的标志。不,您不是在寻求普利策文学奖,而是您也不想让读者感到厌烦,以至于他们错过了您是可以帮助他们成功的组织的原因。

您已经检查了内容和散文,但不要忘记风格。您想以一种自然而又不太正式的方式来写作,但要以目标受众的方式说话。如果他们是一家保守的公司,那么,那么就需要形式化。但是,越来越多的现代公司具有因果关系的企业文化,正式的写作可能会错误地使他们认为您过时且过时。

最后运行应打样。这意味着要仔细检查以确保拼写正确,并且没有错别字或语法错误。但是,撰写执行摘要的人并不是编辑它的最佳人选。由于对工作的熟悉程度,他们可以轻松掩盖错误。找一个擅长复制编辑的人。如果您提供的内容松散,则表明缺乏专业知识,这肯定会使读者对您公司的看法充满色彩。

对行政摘要的批评

每个好的论点都需要反驳,而在我们主张适当使用执行摘要的同时,避免提及一些批评是可以忽略的。最常见的是,设计摘要的内容过于简单,无法捕捉到大型项目的复杂性。

的确,许多高管可能只阅读摘要,这样做会错过提案的细微差别。那是一个风险。但是,如果执行摘要遵循上述指导原则,则应提供建议的完整图片,并引起读者对文档进行深入研究以获取详细信息的兴趣。

请记住,执行摘要的写得不好也可以写得很好。他们可能无法专注于结果或提案的解决方案’的问题,或以模糊,通用的方式解决问题,而不会影响读者。您可以做一百件事,但是如果您遵守规则,那么读者就有责任。

如果潜在应聘者仅阅读执行摘要,并且对随附文档中概述的详细信息不感兴趣,那么您是这个组织吗?可能不会。一家没有您那样专心致志的公司只会在项目完成过程中引起问题。如果您认为合作伙伴关系所付出的代价将超出其所能提供的,则始终可以选择拒绝他们的接受。

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您现在已经研究并撰写了有说服力的执行摘要以指导您的建议。您已完成工作,潜在客户会看到该项目并与您签约。但是,如果您手头没有可靠,易于使用且功能强大的工具来计划,监视和报告工作,那么所有准备工作将无济于事。 ProjectManager.com是基于云的项目管理软件,可为您提供实时数据和协作平台,以高效,高效地工作。但是请不要相信我们: 免费试用30天。

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