项目管理中的风险管理过程

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您是否会购买标有“发生风险”的T恤?

如果您回答“是”,那么您 ’像项目经理一样思考。风险是您计划中的一部分。当您开始一个项目的计划过程时,您首先想到的是:哪里会出问题?

It sounds negative, but it’s not. It’s preventative. Because 问题 will inevitably come up, and you need a mitigation strategy in place to know 如何管理风险s on your project.

但是,您如何解决未知问题呢?这听起来像是一种哲学悖论,但事实并非如此。非常实用您可以通过多种方法来了解潜在风险,以便您识别并确定 跟踪项目风险.

什么是项目风险管理?

项目风险管理是识别,分析然后对项目生命周期中出现的任何风险进行响应的过程,以帮助项目保持进度并实现其目标。风险管理不是’仅反应性它应该是计划过程的一部分,以弄清项目中可能发生的风险,以及在实际发生时如何控制该风险。

风险是任何可能影响您的项目的东西’时间轴,效果或预算。风险是潜在的,在项目管理环境中,如果风险变为现实,则将风险归类为“issues” that must be addressed. So risk management, then, is the process of identifying, categorizing, prioritizing and planning for risks before they become 问题.

Risk management can mean different things on different types of projects. On large-scale projects, risk management strategies might include extensive detailed planning for each risk to ensure mitigation strategies are in place if 问题 arise. For smaller projects, risk management might mean a simple, prioritized list of high, medium and low priority risks.

如何管理风险

ProjectManager.com首席执行官Jason Westland提出了自己的看法 为什么要关心项目风险。他还提供了一些实用的措施,可用于在项目进行期间管理风险。 他指出,首先,至关重要的是首先要清晰,准确地定义项目要交付的任务。换句话说,写一个非常详细的 项目章程,以及您的项目远景,目标,范围和可交付成果。这样,可以在项目的每个阶段识别风险。 然后,您将需要尽早与您的团队合作,确定所有风险。  

Scrum专家和视频培训师Devin Deen说,您可以’不要害怕让您的团队参与其中,从而确定风险并确定优先级。 “许多项目经理只是简单地通过电子邮件发送给他们的项目团队,并要求他们的项目团队成员向他们发送他们认为可能对项目造成问题的事情,包括对项目的风险,”他在训练影片中说 如何绘制项目风险. “但是我真正想做的是将整个项目团队,一些客户的项目代表以及可能正在与您的项目集成的其他供应商聚集在一起。将他们聚集在一起,进行一次风险识别会议。”

如果你 ’是否没有在拥有明确风险管理策略的组织中工作?韦斯特兰写道:“与您的老板或项目发起人公开谈论风险。” “您希望他们意识到在项目的阴影中潜藏着什么风险。永远不要将这些信息留给自己,您将避免出现肯定会在以后出现的问题。”

您定义的每一个风险’我想把它放在你的 风险跟踪模板 并开始优先考虑风险级别。然后创建一个 风险管理计划 捕捉对项目的负面和正面影响,以及您将采取何种行动来应对这些负面影响。您将需要召开例行会议来监控项目进行中的风险。在整个项目中与您的团队保持持续的沟通也很不错。透明度至关重要,因此每个人都知道在项目本身过程中需要注意的事项。

使用ProjectManager.com管理风险

使用风险跟踪模板是一个开始,但是要获得对项目风险的更多控制,您需要’我要使用项目管理软件。 ProjectManager.com 有许多工具可让您解决项目每个阶段的风险。

甘特图风险管理计划

Use our award-winning Gantt charts to create detailed 风险管理计划s to prevent risks from becoming 问题. Schedule, assign and monitor project tasks with full visibility. Team members can even add comments and files to their assigned tasks, so all the communication happens on the project level—in real time.

甘特图采购管理

看板管理委员会& Prioritizing Risks

使用我们的看板对您的排序和优先级 如果它们存在于更敏捷的环境中,则存在风险。 您可以使用自定义标签将任务标识为项目中的风险。或者,您可以在ProjectManager.com中专用于整个项目来管理风险,因此您可以快速查看如何解决紧急风险。

看板中跟踪的项目风险
看板管理风险—点击了解更多!

当然,并非所有风险都是负面的。正风险可以为您的项目带来福音,并且与典型负风险的管理方式可能有所不同。

什么是正风险? 

并非所有风险都是平等产生的。如前所述,风险可以是正面的,也可以是负面的,尽管大多数人认为风险本质上是后者。在负风险意味着不希望有的东西可能对项目造成不可挽回的损害的情况下,正风险就是可以以有益的方式影响项目的机会。

负风险与正风险一样,也是风险管理计划的一部分,但是区别在于方法。您可以管理并考虑已知的负面风险以使它们的影响中立,但是也可以管理正面风险以充分利用它们。

项目中存在许多积极风险的例子:您可以及早完成项目;您获得的客户数量可能超过您所占的数量;您可以想象运输的延迟如何为更好的营销机会等打开潜在的窗口。但是,请务必注意,这些定义并不是一成不变的。正风险可以很快变成负风险,反之亦然,因此您必须确保与团队一起为所有可能的事情做好计划。

如何应对正风险

就像项目中的其他所有内容一样,您将需要进行战略制定并建立适当的机制,以获取可能带来正风险的回报。我们的撰稿人伊丽莎白·哈林(Elizabeth Harrin)写道 如何识别和应对正风险,在最近的帖子中。她提供了三个提示:

  1. 您首先要了解的是风险是否可以利用。这意味着要想出办法增加这种风险发生的可能性。
  2. 接下来,您可能要分担风险。有时,您一个人没有能力充分利用风险,而通过让其他人参与进来,您增加了从风险中获得最积极结果的机会。
  3. 最后,可能根本无事可做,而这正是您应该做的。没有。您也可以将其应用于负风险,因为在您的项目环境中面对特定风险时,有时不做某事是您最好的选择。

哈林说:“我们所有人都有能力将风险视为负面的。” “但是风险是通过为失败或危险的可能性做准备来保护自己的一种方法。”如果您已为风险做好了准备,请了解它可能为您的项目服务和使项目脱轨,那么风险可以帮助您扩大视野并查看以前可能看不到的事物。

并非项目的所有风险都是不好的

在整个组织中管理风险

您的组织也可以通过在日常工作中采用风险管理来改善自己吗?根据 风险管理专家Mike Clayton,答案是肯定的,是的!他指出,作为项目经理,您可以帮助您的组织朝着 更强的风险管理文化 通过合并先前项目中的组织学习知识。

在组织中构建风险管理协议’通过创建一套一致的标准工具和模板并进行培训,可以降低企业的文化负担,从而减少时间的开销。这样,每次启动新项目时,就不必重新发明轮子了。您将拥有一个良好的开端和一条道路,可以更有效,更快速地解决各个项目的特定风险。

诸如组织的记录和历史记录之类的东西是知识的档案,可以帮助您在应对新项目中的风险时从该经验中学习。此外,通过调整组织的态度和价值观以更加了解风险,意味着组织可以更好地理解不确定性作为核心业务问题的本质。治理水平的提高带来了更好的计划,战略,政策和决策。

Clayton写道:“将风险管理嵌入到组织的日常实践中会带来很多好处。” “这些相互影响,对您组织的整体健康状况和绩效产生越来越大的影响。”

您组织的风险管理

风险管理流程中的6个步骤

那么,您如何处理看似项目风险管理难以捉摸的事情呢?管理项目时执行任何操作的方式相同。您制定一个风险管理计划。这全都与流程有关。

流程可以使难以管理。如果遵循以下六个步骤,您可以将看起来不利的一面变成优势。

识别风险

如果您不知道风险是什么,就无法解决。有很多方法可以 识别风险。完成此步骤后,您需要将数据收集到 风险登记册.

一种方法是集思广益,甚至是集思广益,这是一种使团队更着眼于问题的结构化方法。

如前所述,您可以利用资源。可以是您的团队,同事或利益相关者。寻找具有相关经验的人员并进行访谈,以便您收集识别和解决所需的信息。与您组织中的那个杯子总是半空的人交谈并没有什么害处。他们的厄运和悲观视角可能会令人惊讶地有助于发现可能对其他所有人而言并不明显的风险。

向前和向后看。也就是说,想象正在进行的项目。想想可能会出错的许多事情。注意他们。对过去项目的历史数据执行相同的操作。现在,您的潜在风险清单已经增加。

在确定风险时,您将要确保自己的风险记录中没有填满真正是异常值而不是完全没有风险的风险。确保风险源于问题根源。基本上,深入分析根本原因,以查看风险是否会对您的项目产生需要识别的那种影响。

尝试降低风险时,最好相信自己的直觉。这可能会指出您认为不可能发生的不太可能的情况。请记住,不要过分自信。使用流程清除非风险带来的风险。

如何管理风险

分析风险

好的,您的风险登记册中列出了很多潜在风险,但是您将如何处理这些潜在风险?下一步是确定每种风险发生的可能性。此信息也应记录在您的风险登记册中。

When you assess project risk you can ultimately and proactively address many impacts, such as avoiding potential litigation, addressing regulatory 问题, complying with new legislation, reducing your exposure and minimizing impact.

分析风险非常困难。没有足够的信息可以收集。当然,许多数据都是复杂的,但是大多数行业都有最佳实践,可以帮助您进行分析。您可能会惊讶地发现,您的公司已经有了该流程的框架。

那你怎么样 分析项目中的风险?当然,通过定性和定量风险分析。这意味着什么?这意味着您可以通过风险因素如何影响各种指标来确定项目的风险因素。

您应用的那些规则是风险如何影响您的活动资源,持续时间和成本估算。项目要考虑的另一方面是风险将如何影响您的进度和预算。然后是项目质量和采购。必须考虑这些点,以了解风险对项目的全部影响。

优先考虑风险

并非所有风险都是平等产生的。您需要评估风险,以了解要在何时以及是否发生时准备使用哪些资源来解决它。一些风险将是可以接受的。您可能会暂停该项目,甚至可能在没有优先考虑风险的情况下甚至无法完成该项目。

大量风险可能令人生畏。但是您可以通过简单地将风险分类为高,中或低来进行管理。现在有了一条视界线,您可以在上下文中看到风险。从这个角度来看,您可以开始计划如何以及何时解决这些风险。

一些风险将需要立即关注。这些是可能使您的项目脱轨的风险。失败不是一种选择。其他风险很重要,但可能不会威胁到项目的成功。您可以采取相应的行动。

然后,这些风险对整个项目的进度和预算几乎没有影响。这些低优先级风险中的某些可能很重要,但不足以浪费时间。它们可能会被忽略,因为有时您只是应该放手。

分配风险所有者

如果您不指派某人来监督风险,那么所有用于识别和评估风险的辛勤工作都是没有用的。实际上,这是列出风险时应做的事情。负责该风险的人是谁,它应在何时何地发生,然后应负责解决该风险?

该决定取决于您。可能会有一个团队成员在风险方面更有技能或经验。然后,该人应领导指控以解决该问题。或者它可能只是一个任意选择。当然,最好将任务分配给合适的人,但同样重要的是要确保每个风险都有责任人。

想一想。如果您没有给每个风险一个人,请他们提防它,然后在可能发生的时间和可能的情况下进行解决,那么您就要承担更大的风险。识别风险是一回事,但是,如果您不进行风险管理,就无法保护项目。

应对风险

现在橡胶上路了。您发现了风险。您所做的所有计划都会牵连其中。首先,您需要知道这是正面风险还是负面风险。您可以利用它来改善项目吗?

对于确定的每个主要风险,您可以制定缓解计划。您制定策略,一些预防或应急计划。然后,您通过如何确定风险的优先级来对其采取行动。您与风险所有者进行了沟通,并共同决定了要实施的计划以解决风险。

监控风险

如果没有 跟踪该计划的进度。 就是在这里进行监控。谁来承担风险,谁负责追踪解决方案。但是,您需要保持最新状态,以准确了解项目的总体进度,以识别和监控新风险。

您将需要召开一系列会议来管理风险。确保您已确定要使用的通信方式。最好有各种专用的沟通渠道。

您可以举行面对面的会议,但是最好通过电子邮件或文本或通过项目管理软件工具来交付某些更新。他们甚至可以自动化一些功能,将精力集中在工作上而不是忙碌的工作上。

无论您选择做什么,请记住:始终保持透明。最好让项目中的每个人都知道发生了什么,以便他们知道要寻找什么并帮助管理流程。

风险管理很复杂。风险登记册或模板是一个好的开始,但是您需要一个稳健的 项目管理软件 促进风险管理过程。 ProjectManager.com是基于云的工具,可培养您解决风险所需的协作环境,并提供实时信息,因此您始终可以根据准确的数据进行操作。自己尝试看, 免费试用30天。

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