什么是项目管理中的变更控制?

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俗话说,除了改变,没有什么是永恒的,但是这句话肯定适用于曾经管理过一个项目的任何人。 有时,利益相关者想要的东西与他们发起时所要求的有所不同。球队生病了。天气阻碍了。供应链断裂。可能性无穷无尽。

但是,在项目中并非所有变更都是平等的。您发生了一些更改,但还需要其他更改。无论更改如何,都必须对其进行管理和分析,然后接受或拒绝。如果接受更改,则必须对其进行响应,这将打开一套全新的程序,以确保您在预算之内并保持进度。

变更控制是用于管理所有这些变量的过程。如果发生更改(它总是会发生更改),那么至关重要的是您要有一种机制来控制该过程。但是,项目管理中的变更控制是什么?实施该变更的必要步骤是什么?

什么是变更控制?

变更控制是一种方法,用于管理任何影响到 基准线 您的项目。这是一种从已识别到整个过程的每一步捕获变更的方法。 项目周期。 这包括评估请求,然后批准,拒绝或推迟。

此过程的目的是确保您不会更改项目中不需要更改的内容。您要做的最后一件事是无故破坏项目,浪费了宝贵的时间和资源。批准的任何更改都将记录在案。变更控制过程是更大的一部分 变更管理计划。

A 改变请求 通常是启动变更控制过程的触发器。更改请求可以源自 利益相关者 要求提供新功能,需要修复在执行阶段,升级或其他许多原因下出现问题的东西。无论变更来自何处,无论变更来自何处,变更控制都将决定其价值以及如何可行地实施它。

良好执行变更控制的好处是什么?

如果您知道项目中会有一个点(或多个点)需要对一些大或小的变更做出决定,那么它’可以肯定地说, 专案经理, 您需要一个与此情况相关的流程,以确保所做的更改值得您付出努力。然后,您需要一种方法来管理更改,以确保它不会对项目的进度和成本产生负面影响。

有效地管理变更对于在预算范围内按时投入项目至关重要。但是,变更控制也带来了意想不到的好处。首先,它改善了 团队合作。 变更是您的团队共同努力确定如何响应变更请求的机会。参与变更控制的团队合作可以为团队带来福音 生产率 整个项目。

变更控制不仅增强了团队更好地协作的能力,而且积极效果也影响了整体效率。当然,它与团队合作紧密结合。但是,您越是让团队参与变更控制,他们就会越熟练 快速解决问题。 这自然会帮助您做出改变,但也会使您的团队在所有职责上都更有效率。

团队并不是与良好变更控制相关的积极因素的唯一受益者;经理也得到了帮助。在变更期间,变更控制会通知项目经理 规划阶段 该项目。他们将开始考虑变更以及如何更好地应对变更,并从变更控制方面的经验中学习,以便在为未来项目进行规划时提前提供更多保障。

变更控制执行不力的缺点是什么?

没有有效的变更控制的明显问题是,它将对您的项目产生负面影响。您会花更多的钱,浪费宝贵的时间。实施良好的变更控制实际上是更大的成本规避过程和缓解风险的一部分。 项目风险。

因此,执行不当的变更控制的第一个主要陷阱是达不到您的项目目标。该项目将超出预算并错过最后期限。质量可能会受到影响,而这只是在项目级别上。影响还可以扩展到组织级别。

在项目层面上,除了成本和风险外, 工具和技术 您使用,流程被打乱,误导 报告 等等。不处理变更会导致延误,错过 里程碑,必须重新设计并耗尽您的团队。

该项目可能不得不暂停或取消,这对任何组织来说都是很大的打击。您没有足够的资源来应对变更,因为您从未为变更的必然性做好计划。障碍会阻碍您的前进,您的计划还不够彻底,无法预料到它们。

至于较大的组织赤字,他们只能在更大的范围内反映项目的情况。生产力受到重大打击,您可能会开始失去团队成员。剩下的那些不再在质量上处于同一水平。士气下降会影响客户,供应商。这会产生压力和疲劳,从而导致停滞。这不是一个很好的方案。

变更控制流程的5个步骤

通过了解变更控制的五个阶段以及它们所包含的内容,您可以确保您的项目和组织可以从中受益,并避免不良的变更控制过程带来的陷阱。在执行此过程时,请牢记以下两个关键文档(我们为它们提供模板!)可帮助您管理变更控制: 变更记录更改申请表。

1.提出变更

首先要做的是识别更改。这可以来自项目团队中的任何人,利益相关者甚至客户。必须为这些建议提供渠道。变更建议将描述变更及其如何使项目或组织受益。如果还有其他原因需要进行更改,请在更改请求表中列出这些原因。然后将其添加到更改日志中。

2.影响摘要

提出更改后,现在由项目经理在更大的项目范围内考虑更改。这种变化将如何影响许多变量?需要考虑的一些事情是成本,以及是否有节省或需要更多的金钱支出。这些成本问题有什么好处?有任何法律或法规限制吗?更改将如何影响您 时间表? 您需要使用更多资源吗?那么其他项目和整体业务又如何呢?变更会给项目带来新的风险或问题吗?一旦项目经理完成了尽职调查,他们建议更改被批准或被拒绝。

3.做出决定

项目经理提出建议,但并非总是有权对更改做出最终决定。无论那个人是谁,项目经理都会向他们介绍他们的发现。然后,有权做出决定的一个或多个人将接受更改;接受更改,但要注意并附带条件;拒绝更改;或推迟,这意味着此更改将不会在此时结转,但会在以后的日期进行进一步讨论。

4.做出改变

如果更改未获批准,那就是 现状 就项目管理而言。但是,已被接受的更改进入计划阶段。您将开发一个 行动计划,包括附有开始日期和结束日期的时间表,所有时间表都必须经过项目利益相关者的批准。该计划应包括一个回归测试,以防变更被证明太麻烦而无法进行到底,并且项目必须恢复其原始意图。变更计划完成后,通常会进行验尸,以审查任何不幸和成功的案例。

5.关闭

就像在任何项目中一样,变更控制计划的最后阶段是 关闭它。 这包括让要求更改的人员监督最终交付物,并确保他们同意。一旦他们签署了变更,则必须完成所有未完成的文书工作,例如变更日志,并存档以备将来使用。

ProjectManager.com如何帮助您进行变更控制?

ProjectManager.com 是组织团队和项目的屡获殊荣的工具。变更控制实际上是您管理的较大项目的子项目。您需要具有功能的软件,以捕获更改可能带来的好处,为更改进行计划,然后对其进行监视和报告。我们可以做所有以及更多的事情,而无需您离开我们的工具。

追踪进度

发生变化的原因很多,但其中大多数是由外力引起的。密切关注项目是发现问题并在问题变成问题之前对其进行响应的一种方法。我们的 实时仪表板 跟踪多个项目指标,自动计算数据并以彩色图形和图表显示结果。正确使用仪表板可以使您尽早发现项目中的任何问题。

我们的仪表板的屏幕快照,您可以在其中快速识别项目问题

合作& Attach Documents

确定更改后,下一步就是确定更改是否值得进行。虽然项目经理将收集数据并提出建议,但可以简化该过程 通过我们的协作平台。 团队中的每个人都有发表评论的空间,甚至可以附加与变更有关的文档和图像。当项目经理有建议时,他们可以将其备份给利益相关者。

团队成员在看板卡上进行协作的屏幕截图

做计划

如果您的变更获得批准,那么计划就来了。我们有一个 交互式甘特图 确定所有任务的持续时间后,该任务将收集所有任务并将其放置在时间轴上。然后,您可以链接相关任务,设置里程碑,以将项目分为多个阶段,甚至可以从甘特图中分配。团队可以协作完成任务,进度条上的阴影表示进度。

甘特图上的工期栏阴影显示的任务进度屏幕截图

建立工作流程

为了实现改变,我们拥有 看板,它可以可视化团队的工作流程,并为管理人员提供透明的流程。您的变更控制计划可以用收集任务的卡片来表示,这些卡片堆叠在代表生产中每个步骤的列下。团队可以协作以提高工作效率,经理可以消除可能阻碍他们或阻碍生产的障碍。

在列下收集的看板卡以可视化工作流程

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