如何制定利益相关者管理计划

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利益相关者是对项目结果具有关键兴趣的人员,团体或组织。 他们可以包括部门主管,投资者,制造商,董事会成员,也可以只是团队成员。他们通常会参与批准流程,并且可能会使项目变得困难或极其容易-取决于通过利益相关者管理计划对其进行管理的程度。

实际上,某些利益相关者会决定是否应该有一个项目,以及该项目是否成功。他们有那么大的力量。鉴于他们的影响,’d忽略您的利益相关者管理计划是不明智的。但是首先,让我们回顾一下良好的利益相关者管理的各个方面。

什么是利益相关者管理?

简单地说, 利益相关者管理 是管理参与任何重大项目的利益相关者的概念。由于他们拥有多少权力,项目经理需要平衡主要利益相关者的要求。

他们在这个项目中的主要目标是什么?他们希望投资什么?从一开始就可以弄懂他们的每个目标和要求的越多越好。

利益相关者管理计划的5个步骤

由于有许多不同类型的涉众,您’我需要一个全面的利益相关者管理计划。请按照以下五个步骤操作,以确保覆盖所有底座。

1.列出您的利益相关者

制定好的利益相关者管理计划的第一步是 了解你的利益相关者。他们通常分为两类:内部和外部利益相关者。

内部利益相关者很容易识别。他们通常是组织内对项目完成具有关键兴趣的人员。他们通常是部门主管,例如营销,IT,开发,运营等部门的主管。这些利益相关者可以通过影响部门在给定项目上的方向来直接或间接影响项目。

外部利益相关者通常不是组织本身的一部分,而是由投资者,用户/客户,媒体,邻近企业或政府监督机构组成。

2.优先考虑利益相关者

正如我们前面提到的,确定哪些利益相关者将对该项目产生更大的影响,并注意在哪个阶段他们的影响会越来越小。

首先考虑如何管理项目中的涉众,然后优先考虑其需求和目标。了解这些优先级可以在不同的项目点灵活运用。例如,在某个时候,例如,在网站设计项目期间,对设计特别感兴趣的利益相关者将优先考虑其目标。然后,当您进入开发阶段时,对开发特别感兴趣的利益相关者的目标将超过设计。

利益相关者计划的内容

3.采访您的利益相关者

首先,与新的利益相关者合作可能会很棘手-有些人比其他人更容易管理。根据项目类型的不同,公司外部可能会出现许多具有不同个性和要求的声音,或者公司内部会出现具有竞争目标的声音。以下是一些示例利益相关者访谈问题,要求他们进行排序:

  • 您为什么对这个项目感兴趣?
  • 您对该项目有什么期望?
  • 如果您有团队参与,您对他们有什么期望?
  • 您最感兴趣的是哪些交付品?
  • 是什么促使您参与这个项目的?
  • 您希望这个项目在启动后会有什么变化?
  • 您看到此项目的发布速度有多快?
  • 如果您对此项目持积极态度,为什么?
  • 如果您对此项目有疑问,为什么呢?
  • 您喜欢面对面会议,电话会议还是电子邮件?

您需要对您的利益相关者是否对该项目持积极或消极态度以及他们的观点可能会在什么阶段发生转变有扎实的了解。另外,确定哪些观点具有更强的见解,哪些观点更灵活且易于折衷。这将有助于减轻将来可能出现的止损差距。

4.制定矩阵

快速模拟一个象限来对您的发现进行排序,将有助于您轻松地区分高兴趣,高优先级与低兴趣,低优先级的对象。这也将有助于对所有介于两者之间的内容进行排序。

例如,那些兴趣高而优先级低的人通常是您最好的知己。他们已准备好完成工作,并将为您的项目加油助威。那些兴趣低而优先级高的人可能是您最挑剔的人,请与他们保持沟通的畅通,但要保持坚定的界限,以免您花费所有时间专注于他们。

他们说吱吱作响的轮子会沾上油脂,所以请记住,即使是那些低优先级,低兴趣或高优先级,低兴趣的人,也需要不断地与他们交流,以确保在整个项目中都能听到他们的声音。

有关: 如何与困难的利益相关者打交道

5.设置& Manage Expectations

设定和管理期望是利益相关者管理计划的重点。实际上,正是这一点才能使这项计划取得成功。

概述矩阵并确定优先级和兴趣后, 创建您的项目计划。清楚地确定每个主要利益相关者将参与哪个阶段,以及需要他们反馈的时间表。附上办公时间时间表,方便他们与您联系,以便他们有时间在私人场合或小组中提供反馈。与往常一样,在每个项目阶段都必须现实,透明和诚实-您的利益相关者可以告诉您,并会感谢您。

借助项目计划软件,可以大大简化制定和维护利益相关者管理计划的过程。用 ProjectManager.com, 您可以使用甘特图制作项目时间表,在中心位置进行交流,将文件附加到任务并实时跟踪进度。所有这些因素相结合,为利益相关者提供了轻松的管理体验,使每个人都了解情况并实现了目标。要了解有关我们的软件如何为您提供帮助的更多信息,请观看以下视频:

Project management training video (ytqih2t48o)

谁制定利益相关者管理计划?

通常,如果整个项目(包括利益相关者和所有利益相关者)都在内部,那么项目经理就是完成利益相关者管理计划流程的人。但是,如果该项目与外部利益相关者和外部客户打交道,则客户组织的主要联系人将是完成此过程的人。

利益相关者管理计划为何重要?

没有项目存在于真空中,尽管这会使任何项目都更容易执行。但是利益相关者在使您的项目成功中扮演着关键角色。他们相信该项目,并为您的项目投入时间,金钱和资源。

利益相关者通过投入资金,资源,材料,工具,专业知识等,使这一过程变得非常容易。但是,如果没有适当的管理,他们也可能会使它变得非常笨拙,并且 繁琐的繁文tape节 一路上。您知道他们对厨房里太多厨师的评价。

交流的好处

从PR的角度来看,利益相关者的管理计划也很重要。考虑一下—利益相关者并不孤单;他们从其他资源和参与的利益相关者那里了解项目进展。重要的是要保持他们的利益不变,并且不要让自己面对沮丧的利益相关者的眉头,后者已经听到了一些坏消息。

保持开放式沟通是制定良好的利益相关者管理计划的最重要步骤。

有关: 免费交流计划模板

没有利益相关者管理计划的风险

利益相关者再次使世界运转。他们是您的投资者,客户,邻居,生产商。他们可以成为您最大的啦啦队,也可以使项目缓慢进行。

由于利益相关者通常会涉及许多不同渠道的多个关键联系人,因此与他们进行有效和高效的沟通非常重要。如果没有事先采访他们或评估他们的优先级或兴趣,您最终可能会忙于尝试验证低优先级和低兴趣的利益相关者的要求,而让高优先级的利益相关者感到沮丧。

更糟糕的是,您可以为下一个项目缺乏资金或不良的客户体验来建立组织。不要让您的组织容易受到资源,资金或时间的短缺的影响。

需要什么文件?

从上面概述的步骤开始,然后定期检查。根据项目范围或时间表,这可能意味着每周,每两周,每月或每季度。

也记录所有级别的交流。这样,其他项目成员就可以了解主要利益相关者的最新反馈,并可以将其更新的需求纳入或纳入项目中。

这也将减轻高层管理人员的后顾之忧,并使他们及时了解客户的进度以及每个利益相关者的发展情况。这样可以确保即使是低优先级,低兴趣的利益相关者也可以公平地参与项目。

ProjectManager.com可为您的利益相关者计划提供帮助

制定利益相关者管理计划的最佳方法是使用项目管理平台,您可以在其中执行交流,项目计划等等。

ProjectManager.com,您将可以访问仪表板,这些仪表板为利益相关者提供实时更新和实时报告。更不用说深入的项目报告,例如状态报告,差异报告等,可以自定义以在需要时为涉众提供准确的信息。

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