利益相关者分析101:标识,映射& More

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利益相关者是对项目有既得利益的任何人。 根据该定义,有许多类型的涉众。有外部利益相关者,例如客户和用户,以及内部利益相关者,例如高管和团队成员。利益相关者总是希望项目成功,并且对成功的定义有独特的期望。

如果您的利益相关者对项目的结果不满意,那么您’我失败了。因此,为了成功完成一个项目,它’必须清楚了解您的利益相关者是谁,他们的期望是什么以及激发他们的动机。此过程称为利益相关者分析。

什么是利益相关者分析?

利益相关者分析可以在项目开始之前确定利益相关者并确定其优先级。它根据利益相关者参与该项目的程度,他们的兴趣水平和影响程度将他们分组。一旦确定并组织了这些人,您就必须找出使每个利益相关者参与项目的最佳方法,包括根据他们的需求进行交流的最佳渠道。

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沟通是利益相关者分析的关键,因为利益相关者必须参与并批准该项目,而只有在获得及时的信息和项目可见性的情况下才能做到这一点。前者将项目置于上下文中,而后者则建立信任。所有这些导致项目与利益相关者和公司的整体业务目标保持战略一致性。

为什么’s Important

利益相关者分析是从关键项目参与者那里获得帮助的一种方法。一旦确定了这些关键利益相关者是谁,就可以将他们带入启动阶段,以帮助使项目与战略目标保持一致。他们的经验可以帮助项目避免陷阱,并获得他们的帮助来建立更牢固的关系。他们还可以在项目执行期间帮助解决冲突。

利益相关者对于交付完成项目所需的资源也至关重要。当利益相关者和项目经理之间保持良好的沟通时,利益相关者可以帮助交付完成项目所需的人员,工具和其他资源。

进行利益相关者分析的过程也是与利益相关者建立信任关系的一种方式。与利益相关者进行沟通后,建立良好的融洽关系并在项目​​中表现出透明度,就可以激发信任。这些要素应在您的 利益相关者管理计划.

如何识别利益相关者

在进行分析之前,必须首先 知道谁是利益相关者。必须提出一些问题,例如弄清楚谁对项目最有影响力。这些将是客户或客户,即为其创建项目的人员。

然后,您想知道受项目影响的所有其他利益相关者。例如,这可能包括那些会受到项目环境影响的人。

问问自己哪些利益相关者可以控制项目资源。这些利益相关者将成为有影响力群体的一部分。不要忘记收集利益相关者的动机和兴趣,因为这将帮助您 管理他们和他们的期望.

最后,将有一些对项目重要的人不会被确定为项目干系人,或者至少不是项目的关键干系人。您仍然需要保持一定程度的了解,而又不至于让他们感到被忽视或遗忘。并非所有利益相关者都应得到平等对待:没有办法继续进行该项目。

利益相关者映射及其操作方法

利益相关者分析使用一种称为利益相关者映射的技术。在开始之前,您首先必须确定项目的重点。这将确定在利益相关者方面谁是最重要的。一旦找出来,您就可以按照以下步骤进行操作。

列出利益相关者

如上所述,利益相关者的形态和规模各不相同。虽然缩小以后的关注范围很重要。此时,您希望列出所有利益相关者,无论他们对项目的重要性如何。当您列出利益相关者时,请记住,他们分为两大类:受项目影响的人和为项目做出贡献的人。

例如,项目经理和团队是项目的贡献者,而最终用户是受项目影响的人。尽管利益相关者可能同时属于这两种类别。此列表越好,在项目进行过程中您被拖延或误入歧途的可能性就越小。

分析利益相关者

上面列出的所有那些利益相关者的角色和期望是什么?一些利益相关者将对该项目更加重视,他们的期望将比其他利益相关者更多。这是您做出这些决定的地方。

您可以通过使用影响兴趣矩阵来识别这一点,该矩阵分为四个部分。您应该根据利益相关者的兴趣和影响力水平,将他们置于四个方框之一中。

框的顶部分为两个部分:保持了解和紧密管理。盒子的下半部分也分为两部分:最小接触和保持满意。放在盒子右侧的任何人都具有更大的影响力,而放在盒子顶部附近的任何人都具有更大的兴趣。如果利益相关者位于右上方,则他们会产生很大的兴趣和影响力,从而使他们成为该项目的重要参与者。

利益相关者矩阵示例或利益相关者图
利益相关者矩阵的示例

优先考虑利益相关者

有了完整的列表后,就可以根据对项目的重要性开始对其进行优先排序。确定其中谁对项目影响最大,并受项目影响。您可以再次使用影响利益矩阵来帮助确定利益相关者的优先级。

不要忘记您的利益相关者的状态不是一成不变的,它们可以在项目的整个过程中发生变化。利益相关者分析不是一次性的事情,而是整个项目应继续进行的过程。

参与利益相关者

最后,利用在利益相关者图中创建的信息,您可以确定如何吸引利益相关者。在这个过程中,您可以赢得利益相关者,获得他们的理解和支持,以帮助推动该项目,并使其步入正确的轨道。这将导致制定一份沟通计划,概述您与每个利益相关者之间沟通的渠道和频率。您可以使用我们的 沟通计划模板 开始。

ProjectManager.com改善涉众管理

确定并分析了利益相关者之后,您就可以 ’将不得不与他们合作。那’s where ProjectManager.com 我们的屡获殊荣的项目管理软件提供了管理项目和保持利益相关者参与所需的所有工具。

报告中

利益相关者自然对项目感兴趣。但是,那没有’并不意味着您必须给他们每一个细节。有时候’重要的是大局。 ProjectManager.com有一个 实时仪表板 广泛地描绘了项目,例如任务进度,成本和项目差异。这些彩色的图形和图表使您可以轻松查看项目的当前位置。

为利益相关者演示做准备很长的路要走,这就是为什么ProjectManager.com拥有可以过滤以显示利益相关者想要的信息的报告的原因。只需单击即可创建和共享报告,因此您’永远不会没有答案。报告状态,任务,计划,差异等。

无限文件存储

项目制作文书工作。利益相关者喜欢那些业务案例,并希望能够访问它们。 ProjectManager.com具有无限的文件存储,因此您可以根据需要添加尽可能多的与项目相关的文档和图像。一切都在一个地方,很容易找到。让利益相关者开心。

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