如何在影响发生之前发现项目危机

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在日本传统武术中,目标是使用最小的力量和精力来击败对手。如果必须竞争,将会使生活变得困难。随着从业者技能的发展,他们学会以越来越高的复杂性和微妙程度来练习技术。 

当我进一步提这个类比时,请忍受我。 没事 代表对进攻做出反应的防守反击动作。发生的事情清晰可见,因此您的任务是对攻击者的力量迅速做出反应。 在看不到攻击的细节之前,攻击者将完全专注于他们的攻击行动,而更老练的学生可以预见到攻击并与之同时融合。这就是所谓的 森之森.

最熟练的从业人员甚至可以在攻击者从心理上致力于攻击的那一刻起,甚至在他们的身体不知道如何攻击之前,就可以更早地阅读攻击信息。感知意图可以使从业者抢先攻击,并以最小的努力和最大的控制力来应对。这是 没有感觉.

如果武术类比对您不起作用,则这些级别在其他体育活动中具有类比。在足球比赛中,我们可能会想到点球,而冰球则是这样的:“在冰球上溜冰’而不是去哪里’s been.” 在项目中是否有等同的项目? 风险管理

什么是项目风险的原因

您是危机的起因吗?

好像我们不熟悉许多熟悉的原因和项目危机的诱因。确实,我可以辩称,许多危机最终都是由项目经理引起的,他们要么沾沾自喜,过于自信,要么以某种方式失败。例如,项目经理在以下情况下可能会造成危机:

太自满了…

  • 关于他们的预测和计划
  • 关于人为错误和人为弱点
  • 关于随机或不可预测的事件,例如天气

过于自信…

  • 在计划中
  • 在系统和过程中
  • 在人们

失败…

  • 注意到外部影响
  • 预测人为错误/人为缺陷的可能性
  • 注意警告

如何获得良好的情境意识

作为项目经理,您需要在这里意识到自己的责任。这意味着创建可帮助您发现警告标志并客观评估它们的过程。但是,通常,与您实现它们的方式不同,系统并不重要。

这是我个人实践的一个例子。许多项目经理制定定期的报告周期,在此我们从团队负责人那里收集信息并将其综合成报告。一种常见的方法是开始准备正式报告,并附上项目状态的执行摘要:标题。毕竟,这就是经常编写报告写作课程的方式。

但是,这在项目报告的背景下是错误和危险的。它促进了“确认偏见”。这是我们倾向于注意到事实和证据,这比我们发现冲突的事实要容易得多,这证实了我们已经相信的事实。在我们发现它们的地方,我们经常将那些事实视为无关紧要的无关紧要的事实,它们要么意义不大,要么甚至是错误的。当然,这可能导致我们错过即将发生的危机的一两个指标。

相反,我更喜欢自下而上地汇编项目报告。收集所有证据和数据,查看其形成的图片,并寻找需要进一步研究的变体数据。大局往往符合我的期望(正如您希望的那样)。有时不是。

要考虑的另一重要事项是您将要监视的指标,以及哪些指标可能暗示未来的问题。这是我为我的书编制的表格 发生风险! (Marshall Cavendish,2011年)。

用你的直觉

正式的监视过程非常适合您的理性,深思熟虑的思考过程。但是通常会出现警告标志,但微妙且不容易注意到。幸运的是,您的潜意识的大脑具有从大量噪声中提取微小信号的能力。这是你的直觉。

问题在于,坐在繁忙的办公室中的办公桌前,仔细研究图表,报表和表格,几乎不是获取深层潜意识的最佳时间。我们的大脑擅长于长期解决问题并寻找模式。但是,我们忙碌的生活不适合让我们有时间注意到我们的无意识处理结果。

您是否曾经注意到出去散步,做白日梦时得到了一些最好的想法和见解?还是在淋浴时,或者在您早上喝咖啡的时候?这不是您的大脑积极致力于解决问题的时候。相反,这是您的大脑安静下来的时候,并且您更有能力听到过去几天潜意识形成的答案。

5号会议室

因此,在进行项目工作时,我习惯于应用我所谓的每周“下一个弯曲过程”。这是一种简单的方法,可以有意识地使我的意识进入空闲模式,以查看下一个弯道。很简单:我将笔记本和笔带到咖啡馆,点咖啡,也许还包子。我不会接电话或其他任何分散注意力的东西。我自己要做的就是安静地坐着我的咖啡并仔细考虑。

有时候想法来了-他们通常会做到。它们很少是大而重要的想法,可以改变我们项目一部分的路径。但是有时候是。这使整个过程值得。

同样重要的是,您受到干扰的机率应尽可能小。在我最初养成这种习惯的项目上,我将在行事历上的行踪列在5号会议室。当我回到一天后,事实证明我的一个队伍一直在找我,并发现办公室我们的总部只有四个会议室。从那时起,第5会议室成为了“请勿打扰”的代码-状态状态项目经理应仅出于正当理由而谨慎使用。被团队成员和利益相关者打扰通常是我们的目标。这就是我们首先发现图案的方式!

地平线扫描

在我的 上一篇文章,其中包括有关“地平线扫描”的部分。您不仅可以在项目开始时使用此过程来识别风险,还可以在项目期间使用此过程来检查新的风险,甚至可能发生危机。

您通常可以提前发现足够多的转移来避免未来的危机,因此我认为在这里重复SPECTERS框架非常值得。使用此方法可以系统地在项目范围内清单更改。

项目管理中的视野分析

建立风险意识文化

预测潜在危机的最强大,最系统的方法也许是为您的项目建立更强大的风险意识文化,而对于您的组织则更有价值。我将在以后的文章中写更多有关此的内容。

这种方法将风险意识和风险管理流程嵌入到我们工作的各个方面,而不是将风险管理视为一系列项目活动中的单独线程或工作流,并与项目计划和进度监控,利益相关方参与,测试和质量控制一起进行, 和别的。

作为项目经理,我们倾向于将大型项目的不同方面划分为工作流,以简化复杂性。通常,这使我们的生活更轻松,但可能会使将分散的小指标综合起来,从而清楚地了解小影响如何组合才能产生大影响变得更加困难。

项目经理的战略角色

为此,您需要开始看到您作为项目经理的角色,而不是人员和流程的运营经理,而更多地是战略领导者,其角色是不断扫描您的环境并与您的员工交谈以汇总对支持项目的趋势。

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