如何将工作说明书转化为项目计划

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项目由文档组成。

有些比其他人更易于使用。可能会麻烦的是 工作说明书(SOW) 文件。也许不会’如果您将法律学位与项目管理认证相结合,那将是一件麻烦事,但是如果您’就像我们大多数人一样,法律人士只会引起睡意和混乱。那不’这意味着您可以避免这种情况,因此以下内容将SOW分解为您可以掌握的基础知识,然后将其应用于实际工作。

这里’故事:我刚刚在一家崭新的公司中开始了新的项目管理职位,并期待着不仅赶上我将要管理的项目,而且能支持他们的技术。在我工作过的更成熟的公司中,通常需要进行几周的入职培训,接受软件方面的培训,并与关键人员会面以使自己融入员工。但是那些是以前的公司。

在从事这项新工作的第一天,我坐在老板对面,老板显然很忙,分心。每隔几分钟,他的电话就会响起,嗡嗡作响的声音,并发出呼叫,电子邮件和短信。人们抬头向他的办公室询问他是否有时间,或者说出了什么问题需要引起他的注意。尽管有所有打扰,他仍设法与我进行连续的交谈。

他说:“我很高兴您能加入。” “如您所见,我们在这里落后了8个球,而您正是我们赶上许多正在陷入困境的项目所需要的。”

“太好了,”我说着,同时对自己说,他将列出接下来几周的情况,以及他们计划如何使我快速入门。

他继续说:“这是我们需要立即开始的最新工作声明。”他在办公桌上递给我15页的文件。 “您当然会希望获得一份本文档中所引用的主服务协议(MSA)的副本。如果您有任何问题,请告诉我。”

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就是这样:以自己为导向!他显然已经给了我他认为我需要知道的所有东西,并且似乎有信心我准备独自一人。是的,他敞开大门向我提出任何问题,然后再找他,但这肯定是我所知道的艰巨工作的微不足道的开始。

尽管如此,他还是给了我我的第一个项目和作为项目经理的任务。我离开了SOW,获得了MSA并开始深入研究。该项目进展顺利,正如我第一次个人表演所预期的那样,最终我适应了文化和工作方式。
将您的SOW变成可行的项目计划
从那以后,我遇到了 SOW的分数 并在某个时候开发了一种方法,可以将其从纸上的想法和法律文书转换为项目计划的开始。请考虑以下步骤:

  1. 从头到尾阅读SOW –您要做的第一件事就是卷曲自己喜欢的SOW和一杯热咖啡(或您选择的饮料),然后从头到尾阅读。如果与您最近读过的最畅销的小说相比效果不佳,请不要失望。实际上,情况恰恰相反。 SOW是乏味,乏味,机械且难以遵循的。没关系;这是该过程的一部分,可让您进行曝光,以了解项目的精神以及交付的最终产品的外观。
  2. 零定义 –接下来要做的是花费一些时间在通常位于文档开头附近的定义上。这是您的术​​语表,也是详细了解SOW的捷径。整篇文档中使用的术语通常会推断出法律背景,因此,对定义的理解将使那些可能引起公司(提供服务的实体)与客户(接收服务的实体)之间产生误解的领域更加清楚。 。
  3. 看什么 您的 公司负责 –现在,您已经对整个SOW有了一个概述,并且对整个协议中使用的法律条款有了了解,现在您需要专注于公司负责的事情。本节详细介绍了您作为公司承诺提供的内容。可能会保证服务器和设备有一定的正常运行时间。也可能是产品的交付日期,支持人员的工作时间或您的公司承诺交付的其他可交付成果的列表。这很重要,因为如果您满足这些要求,实际上您的公司将获得报酬。
  4. 看什么  公司负责 –本节概述了 他们 已经承诺要交付。项目人员能否获得主题专家的帮助,及时批准,他们自己的支持人员,设施或项目成功的其他关键要素都可以通过此途径获得。重要的是要知道这一点,因为如果您未能在任何这些领域中交付,可能会对您交付您所负责的内容产生负面影响,这将减慢交付速度,并最终降低项目付款。本节可帮助您了解哪些领域可以推动客户及时完成工作。
  5. 挖掘细节 –这就是乐趣的开始。您一直在来回浏览SOW,并查看公司和客户双方的定义,职责范围和承诺。现在该抽出一些您喜欢的彩色荧光笔,钢笔,铅笔或书写工具了。仔细查看SOW中的每一行,并指出它是否是可交付成果,风险,假设,约束,时间要素,付款事件以及其他适合将项目的SOW分类的类别。用不同的颜色突出显示每个部分,或在页边空白处加注,以便在下一步中引用它们。
  6. 将SOW拉入电子表格 –对SOW进行标记和分类后,将其拉入电子表格,顶部只有几列。其中包括“类型”(可交付结果,风险,假设等),“描述”(您可以直接从SOW复制和粘贴)以及“注释”的另一列。例如,SOW中的一项可交付成果是“财务信息将在每天晚上11:00 PM的每日供稿中发送”。这句话将被拉入电子表格并归类为“可交付成果”。然后,您可以在注释下添加一个说明性注释,其中包括周末和工作日晚上。顺便说一句,您可能希望将“问题/问题”类型作为一个类别,用于可能不完全适合其他任何类别或需要进一步说明的项目。
  7. 对电子表格进行排序或数据透视 –在浏览了整个SOW并提取了所有分类信息之后,现在就可以对工作进行分类或创建数据透视表了。这是有趣的部分。您将开始看到各种模式,包括需要做的事情,需要完成的时间,需要注意的风险或问题以及需要回答的未解决问题。此时,让您的问题得到解答,问题得到解决,使用您的发现更新电子表格,并重新提出或重新提出建议。
  8. 创建工作分解结构(WBS) –现在,您具有将草稿汇总在一起的功能。 工作组 这将推动其余的项目计划。不仅如此,您还对项目有清晰而深刻的理解,因为它与协议的法律条款,您的公司负责什么以及他们的公司负责什么有关。您会发现,随着时间的流逝,这将是无价的,人们不再参考SOW了……甚至可能忘记了它的存在。不断将需求和可交付成果追溯到SOW,您会做得很好,可以使事情保持正轨。

确实,在我们的项目管理抵押中,SOW并不是最人性化的文档。遵循这八个步骤,将使研究这些文档之一的任务变得少之又少,我敢说,这几乎是一件令人愉快的事情。您还可以找到标题为Project Charter的免费模板。 这里.

ProjectManager.com创建了一个出色的报告生成器。借助我们功能强大的在线软件,您只需单击一个按钮即可报告项目,项目组或整个项目组合的状态。更好的是,它将报告保存为PDF格式,然后可以根据需要打印或通过电子邮件发送。 您可以阅读有关报告的更多信息。这些可自定义的报告可帮助您在正确的时间向正确的人提供正确的信息...并给您更多的时间来整理您的工作声明和咖啡。

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