简化项目的5种方法

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每个人都听说过KISS方法- 保持简单,愚蠢.

在项目管理中,没有什么比这更重要。但是,毫无疑问,您在项目管理生涯中遇到过喜欢享受最简单的概念或项目任务并使他们不必要地变得复杂,令人困惑和困惑的人们。

It’是一门简化的艺术。事实是,将复杂的东西分解成最简单的形式需要技巧。熟练的简化程序采用通常称为 初学者’s mind, 一种禅宗方法,将事物分解为基本内容,并像您一样体验世界’re newly born to it.

作为项目经理,您将有很多机会向您的团队和客户介绍新的概念和想法。在任何给定的时刻,总会有新技术,新过程,各个小组之间的相互作用以及活动部件的分数。与其花费时间使任务和想法变得更加复杂,不如通过执行以下五个步骤来使它们尽可能简单。

保持项目简单明了

首先,该方案:一位客户批准了一份长达12页的工作说明书(SOW),并将其交给了您。您必须向团队解释工作范围,以便每个人都能了解最终交付物的外观并开始自己的工作。

通过可靠的步骤使您的项目保持简单
  1. 扫描材料 –第一步是仅扫描文档本身。您无需在任何特定领域花费大量时间,而只是从头到尾获得项目概述。在这一点上,您需要查看大图或树木的森林。您需要了解开始的样子,结束的样子,并对从头到尾使您和您的团队相处的道路有一个大概的了解。
  2. 消化材料 –一旦您确定了总体轮廓,请返回并进行深潜。这是当您深入研究每个单词和句子以从SOW中提取可操作的含义时。在此练习中,您将需要一个荧光笔并用笔书写,并避免诸如电子邮件,电话或其他会引起您的思维反复启动,停止,启动和停止的干扰。突出显示重要的目标和里程碑,在需要进一步说明的地方做笔记,并在笔记本中写下问题和想法,以备日后参考和简化。您可能需要多次浏览该文档,以确保您完全理解它,这导致了第三步。
  3. 暂停思考 –花点时间问自己:“这对我来说100%有意义吗?”您需要在理论上诚实。文档中的某些部分可能对您毫无意义,但是您要么自欺欺人以为自己理解了,要么说服自己以后会更有意义。不要自欺欺人。花一些时间来发现或发现所有缺少的事实。如果您发现自己不了解某些领域,请找到合适的人与之交谈,这将有助于填补空白或回答您可能遇到的任何问题。当您向其他人解释时,您将需要答案。请放心,如果您有问题,其他人也会有问题,请花点时间让他们回答。
  4. 画一张图 –一幅图片价值一千个单词,理解复杂的主题也是如此。我们在这里不是在谈论创建Picasso或DaVinci,而是在谈论使用流程图,泳道图,思维导图或您更喜欢理解的任何类型的图。将复杂的主题或过程放入图表中有助于识别关系,突发事件,依存关系以及您需要向他人描述的其他重要信息。它还将使任何空白或缺少信息变得显而易见。
  5. 向其他人解释 –完成上述四个步骤后,现在就可以向其他人解释一个复杂而复杂的主题……简单地说。与一个或两个同事进行一次试跑,看看您整理的内容对他们是否有意义。他们还有什么问题?他们的脸上有些困惑吗?如果是这样,则说明您的工作还不够简单,您需要做更多的工作才能达到目标。回答了他们所有的问题并从脸上抹去了困惑的表情后,就可以准备好了。

无论您需要解释SOW,教导某人新技术还是解释一组复杂数据的结果,这五个步骤都将起作用。记住,复杂性不是美德。您希望人们理解您在说什么,但首先您必须了解。当打开所有人头顶的灯泡照亮整个房间时,您会为结果感到高兴!

使用ProjectManager.com,您只需单击三下即可创建详细的项目报告,报告项目中的所有任务,包括实际进度与计划进度,以及确定项目当前是否在计划中。

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