如何安排不同的项目任务

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查看您的项目任务列表。您将本能地知道几乎不需要花费任何时间的任务,而其他任务则可能花费一个月或更长时间。从表面上看,它们看起来相同,但是在将它们放入项目进度表时,没有两个任务是相同的。

每个项目任务都有不同的特征,这取决于它的工作类型。在本文中,我们将研究如何根据项目任务的类型来确定合适的长度。

正确的任务长度

任务是您管理项目工作的方式,因此,将任务进行结构化以使其能够做到这一点很重要。太长的任务在开始偏离轨道时不会给您足够的预警。您是想在为期两周的任务中途迟一点还是要在为期四周的任务中途知道?

使用您的任务将任务分解到最低级别 工作分解结构。然后,您将根据可能的最短时间估算每个人需要多长时间。在下面的简短教程中,Jennifer Bridges,PMP,向您展示了如何创建工作分解结构。 

避免按计划安排任何超过一个月的任务。如果您确实确实有一个任务,而您认为将花费更长的时间,则将其分解为子任务,例如“任务上半部分已完成”和“任务下半部分已完成”。这仍然为您提供了所需的签入点,以确保工作按计划进行。

另一方面,我们不建议任何少于半天的任务。短于该时间,您将冒着微观风险管理您的项目团队并每小时打电话给他们检查状态的风险。您可以避免微管理的另一种方法是使用 在线任务管理软件 使您对状态保持透明。

安排重复任务

许多项目任务是重复发生的:它们在整个项目中多次发生。示例包括:

  • 项目会议,审查或审计
  • 测试有几个循环的地方
  • 报告和其他通讯,如新闻通讯
  • 提交时间表
  • 创建项目数据的备份

确定这些任务的频率,然后在每次发生时将它们添加到您的计划中。如果您不担心确切的工作时间会发生,则可以选择“该月的最后一个工作日”,或者与任何一天一样好,或者可以确定日期,这对于安排会议时必须召开的会议。

将它们弹出到项目计划中,并像执行其他任何任务一样对其进行监视。这些中的大多数每个月只有一天的时间。请注意,即使是最佳的项目计划,在项目的生命周期中也会发生一次,两次或更多次更改,并且您的任务计划也会随之更改。留在这上面读伊丽莎白’s post 如何更改省长项目计划

安排不同类型的任务

安排有形任务

有形任务是那些有具体活动要做的任务,可以很容易地根据时间进行量化。它们很容易估算,因为您可以算出一个“单位”需要多少,然后再乘以所需的单位。例如:

  • 编码软件,例如编写的代码行,内置功能
  • 建筑工程,例如挖洞,粉刷墙壁,铺设混凝土
  • 制造业,例如产生的小部件

这些中的每一个都有明显的,可测量的输出。如果您确信可以通过挖的孔数,生产线中的小部件等来切实地衡量任务的输出,那么您可以负担得起整个任务的时间更长:大约4周。那是因为您已经有了具体的方法来衡量那段时间的进度,并且您的团队也将有信心,他们会根据大家都了解的方法准确地报告他们的工作量。

安排知识工作任务

知识工作没有切实可衡量的成果。例如:

  • 设计员工反馈计划的流程
  • 项目的合法要求
  • 分析问题并推荐解决方案

任何主要是创造性的任务,或者输出的结果是想法,文档化的流程或其他主要来自团队头脑的任务,都很难安排,因为它很难衡量。

对于这些类型的任务,将每个部分的持续时间保持在一到三周之间。越短越好,因为它使您有更多的机会来跟踪进度并尽早发现潜在问题。

如何安排管理时间

项目管理具有大量的管理,文档和流程主导的工作,例如:

  • 更新时间表
  • 向风险登记簿添加新风险
  • 结案任务
  • 准备报告或仪表板
  • 跟进变更要求
  • 记录会议记录
  • 向您的团队查询最新状态

所有这一切都需要时间- 您的时间 –并应记录在时间表上。

鉴于此活动贯穿于项目的整个过程,您可以创建一个从今天开始并在项目结束时结束的长任务,称为“Project Management.”这是唯一一次接受如此大的任务的时间。即使这样,也请仔细考虑是否要分解。如果重要的是要知道您花费多少时间来更新计划或管理问题,那么您需要进一步细分项目管理时间,以便准确地记录时间表上的时间。

如果您是该项目的专职项目经理,并且没有与其他人进行时间交叉收费,那么通过将项目管理分解为子任务来节省时间可能是非常重要的。您必须决定这种衡量自己的活动的方式是否合适,尤其是当您已经分解了团队其他成员的所有其他任务时。

进行所有这些操作的目的是确保您在计划中有固定的时间可以跟踪进度。您可以通过检查完成多少任务来查看项目的进展情况。这意味着您需要定期完成任务,而如果这些任务都长达几个月,则无法做到。分解您的任务并 仔细安排他们 使您可以更好地控制项目,并增加按时完成所有工作的机会。

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