在多个项目上安排人员的提示

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许多组织同时进行多个项目。 这意味着彻底的项目资源规划非常重要,因为通常您的团队成员会参与多个不同的项目, 全部在同一时间.

为什么这是个问题?好吧,当跨部门,由不同的项目经理共享相同的资源时,调度变得很复杂。或者,当不同的项目具有领导层相互竞争的优先级时。这可以创建 团队之间的冲突 并会对您的日程产生影响。

这也可能导致耗尽您的最佳资源。您不仅需要在一个项目上而且还要在所有这些项目上积极地管理他们的任务。不小的壮举。

以下是在多个项目中成功调度资源的9个技巧:

跨项目调度

1.最小化重叠

安排您的资源,以使您有更多的时间专注于一个项目。这可能意味着在这里一个项目需要几天,然后在另一个项目上需要一些时间,然后在第一个项目上需要一周的时间,依此类推。感觉好像它们在跳来跳去,但实际上,您在避免让他们执行多任务。

托尼·施瓦茨报告 在HBR中 一项研究表明,当您被其他事情打扰时,完成主要任务需要花费25%的时间。如果您可以最大程度地减少他们在同一天在项目之间跳转所花费的时间,则您的团队成员将提高工作效率,并整体上更快地完成任务。

2.繁忙时间的时间表

所有项目都有繁忙时间。您可以根据资源需求来解决这一问题–通常在项目的交付/构建阶段以及测试期间,对团队都有很高的要求。然后,在项目结束之前,又出现了另一个高峰,因为每个人都在忙着努力完成最后的工作。

查看所有项目并确定繁忙时间在哪里。尽量错开繁忙的时间,这样您就不会同时建立两个或三个项目-即使将进度计划错开几周也会对资源产生很大的影响。

当心项目何时应同时上线,并确保您可以管理资源,这样您就不会有两个或多个需要同一个人的项目。

3.排定合作时间

询问您的团队负责人,工作流负责人和员工自己,他们将如何处理任何资源冲突。一起工作–他们可能会对如何处理任务并确保所有项目按预期交付有很好的想法。只需使用 在线项目计划软件.

当您在一种员工相互信任的文化中工作时,他们可以做正确的事并做出正确的决定,那么您可以依靠他们的回应。如果他们告诉您他们超负荷,请相信他们!然后制定计划以相应地调整其工作量。

4.将资源集中到哪里

查看您的日程安排,并确保每个人都在从事重要的工作。让某人从事一项重要的低级任务而不让项目A承担其他任何事情是不明智的,因为他们可以更好地将其放在项目B的优先任务上。完成他们的项目B任务后,其他人可以承担正在工作,但目前他们正在停止项目进度。

考虑一下项目是否可以滑倒,以便继续进行更重要的工作。然后调整您的资源,以便他们首先处理优先任务。

5.正确的计划安排

没有人能以100%的效率工作。每个人都需要在白天稍作休息,以便在午饭时间喝咖啡和吃点东西。人们在放假的日子里,在天气下感到上班,或者不得不打个私人电话。

那就是生活。

值得一提的是,当您在多个项目中调度资源时,很容易忘记。当项目经理将资源调度到一个项目时,您可以看到其工作负荷的影响,许多经验丰富的PM知道不以100%的速度调度任何人。大约80%是一个更现实的目标目标。但是,当您将更多的项目投入混合时,这种方法可能会迷失方向,突然……资源被安排为100%。别做!

6.与其他项目经理交谈

您的资源可能正在处理由几个不同的项目经理管理的项目。实际上,如果全部由一个项目经理来管理,那么资源均衡的工作就容易得多。您可以很好地了解所有计划和任务,因此可以计划繁忙的时间并应用正确的计划级别。

但是,如果涉及一位以上的项目经理,会发生什么?

解决此问题的最佳方法是确保项目经理共享他们的计划。让他们互相交谈。如有必要,请进行对话,或者考虑召开每周(或每月)资源审查会议,以讨论进度和障碍。

7.使用工作负荷计划

利用您的资源调度功能 在线项目管理软件。使用工作量计划工具和报告来查看项目资源在何处过载。如果使用图形报告,很容易看出谁的工作量过多,谁可以承担更多的任务。然后,您可以应用资源均衡(调整工作负载,使其处于可接受的范围之内,并且不会有人过度工作)。

尝试使所有项目团队都使用相同的工作管理系统,因此在整个组织中都具有可见性。

ProjectManager.com中的工作负载计划功能

8.使用仪表板

在项目级别使用工作负载计划工具时,可以配置 项目仪表板 将多个项目整合在一起,并比较多个项目之间的资源分配。这非常有帮助,因为您可以立即看到哪些项目是最大的资源消耗,而从投资组合的角度来看,哪些项目却被过度拉伸。

仪表板的妙处在于,您可以创建任意数量的仪表板,因此您可以同时拥有一个所有的Commercial项目,一个涉及IT团队的项目等等。这是一种获取数据以管理资源冲突并确保每个人都有足够的时间来执行其优先工作而不浪费任何项目的简便方法。

9.如何管理缺勤

吸引许多项目经理的是缺席计划或其他原因。如果您没有团队的线路管理职责,那么批准他们的休假申请表就不是您的工作了。如果您不批准,则可能看不到它。而且,如果您没有看到它,则可以安排它们在实际不在的时间内处理任务。如果计划在此期间将某个资源用于多个项目,那么您可能会遭受一系列创举的打击–这不仅是一个处于风险中的项目,而且还是很多项目。

请记住与直属经理建立良好的关系,并不断提醒您的团队告诉您他们何时不在办公室。

ProjectManager.com 可以管理您所有项目中的资源分配。报告和仪表板功能向您显示了跨项目的工作量,并管理了时间表,以便按时完成所有工作。现在通过上载您当前的计划 免费试用 实时查看您的资源分配。

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