更好的时间表管理的6个技巧

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时间表,可交付成果,资源甚至风险—项目中涉及的所有内容都包含在进度表中。 日程安排可以说是任何计划周详的项目中最重要的一个方面,它指示何时需要完成哪些任务,以及分配哪些资源来完成那些可交付成果。

但是正如他们所说,即使是老鼠和男人最好的计划也经常出错。要由一个非常熟练的项目经理来制定更好的方案 进度管理计划 为他们的团队。让我们看看它是如何完成的。

什么是项目进度表?

A 项目进度 是带有预定开始日期和结束日期的项目任务,里程碑,可交付成果和资源的列表。项目进度表可以在很多地方构思,但主要是从利益相关者需求列表中汇总而成。

项目调度发生在项目的计划阶段,并显示任务(以及最终整个项目)将如何在项目时间轴上进行。

有关: 项目计划软件

如何制定好的项目进度表

就像新闻业的5 W一样,请问自己同样的5 W来开始制定项目时间表:

  1. 谁(会这样做?)
  2. 什么(我们需要实现这一目标的资源?;需要完成?)
  3. 在哪里(即,需要哪个部门的团队参与进来?)
  4. 什么时候(即时间表是什么样的?3个月?6个月?1年?)
  5. 为什么(即该项目的最终目标是什么?)

您甚至可以通过使用这些问题作为面试过程的基础来面试其他团队成员和利益相关者。然后,汇总他们的答案并达成正式协议,您就可以开始计划您的日期,活动,设置时间表,里程碑和 分配资源.

6日程管理技巧

创建项目进度表的方法有很多,但是创建和管理良好的项目进度表需要进行计算,时间,策略和协作。让我们看一下管理可靠的项目时间表的一些技巧。

1.永远不要在筒仓中管理项目进度

在管理项目进度时,请务必查看 时间线 在每个里程碑都与您的利益相关者和团队成员保持联系,因此您可以确保对项目完成的期望是现实的,并且团队成员有信心满足需求。

无论是详尽的项目进度表还是具有基本任务列表的主进度表,时间表都是使项目顺利进行的基本要素。在许多方面保持开放的沟通渠道不仅可以降低风险,而且可以确保项目流程的无缝进行。

2.记下里程碑

大事记 可以包括项目的开始和结束,以及标记项目工作阶段结束的方法。这可以包括设计批准,产品实施,质量保证和要求完成。

每个里程碑也是与利益相关者和团队成员会面并提出问题,回顾上一个项目阶段的成功以及确保一切都按正确方向前进的机会。在每个里程碑上管理期望将有助于团队成员和利益相关者放心,该项目正在按计划进行。

3.确定和管理您的依存关系

如果无法同时完成另一项任务而无法完成一项任务,则称为依赖项。立即确定这些内容并将它们包括在项目进度中将有助于最大程度地降低风险,并确保可以以最小的障碍和有效的管理来有效地执行每个任务。

此后对其进行管理意味着确保在开始另一个任务之前已将所有依赖项从列表中标记出来。通过与团队成员保持开放政策,您可以确保在项目过程中没有意外的依赖出现。即使依赖项突然开始起作用,您也可以通过更好地管理已经精简的计划来确保它轻松地适合项目时间线。

甘特图与具有依赖关系的项目进度表
在ProjectManager.com中轻松创建任务依赖项’s Gantt chart.

4.估算&查看完成每个任务所需的时间

为了正确计算时间表,您需要考虑所有依赖关系,并估算完成每个任务以及整个项目所需的时间。同样重要的是要考虑非工作时间,例如公司范围内的假期和带薪休假,以便不对员工的时间做任何假设。

当然,在任何项目中惊喜总是会发挥作用,因此请尽早进行处理。员工是否正在意外休假?您可以将其嵌入到您的项目时间轴中,因为一开始就已经给自己留了一些回旋余地,并使事情保持最佳状态。

然后,一旦任务完成,请回顾完成每个任务所花费的时间,记录下过程中出现的任何意外,并说明在这些风险发生时采取了哪些步骤来管理这些风险。

5.绘制关键路径

您的 关键路径 是至关重要的。将其绘制出来将告诉您完成项目任务所需的最长时间。它通常是使用项目计划软件自动计算的,从而为您提供了一个框架,使您可以以最少的工作量来理解完成任务所需的最少时间。这有助于最大程度地降低风险,并且可以为您提供良好的平均水平或标准,以完成给定任务所需的实际实现时间。

要确定关键路径,您必须完成以下操作:

  • 列出完成项目所需的所有任务
  • 标记这些任务的持续时间
  • 收集您的任务依赖性和里程碑,并将其列出

这些步骤完成后,您可以确定最早的项目完成日期和最新的项目完成日期,以便您的涉众和团队成员可以正确地管理期望。

此外,您可以使用它作为出色的工具,根据关键路径数据查看完成每个任务所花费的时间,并查看团队成员的绩效如何得到衡量。

6.确定计划的假设和约束

这部分很容易做到,也非常重要。为了确定您的假设,请先查看您的约束条件。您的约束通常由任何项目的时间,预算和范围来确定,因此您的假设通常属于这三类之一。提前知道您的假设将有助于您更好地理解和缓解项目风险,并处理暴露出来的风险的潜在影响。

假设可以包括类似…

  • 假设您的团队将在一个月内完成该项目
  • 假设您的团队成员都不会休假
  • 假设团队成员只会花费一部分预算

找出这些,您将能够在减轻风险和把握时间表方面做得更好。

ProjectManager.com如何帮助计划管理

控制您的日程安排并非易事,但如果您一开始就已经有一个高度组织的日程安排,那么它确实会有所帮助。

ProjectManager.com,您可以告别僵硬的MS Project,并向我们基于云的交互式甘特图打招呼。该计划工具将帮助您建立时间表及其依赖关系,跟踪项目进度,并更好地与其他人进行协作。您也可以导入MS Project计划。

甘特图与项目进度表
在ProjectManager.com中将您的时间表变成可视化的时间表

有时,所需要做的只是额外保证项目在最佳状态下运行。使用ProjectManager.com,您将获得 实时仪表板工具 可以帮助您监视任务,团队,成本,范围等,因此您可以立即查看项目的运行情况。

仪表板,用于跟踪项目进度
ProjectManager.com’的仪表板实时跟踪您的日程安排。

与利益相关者会面,需要向他们展示一切进展如何? 我们的报告 完全可定制以获取您所需的数据。另外,您可以计算个人,任务和项目之间的计划进度与实际进度,因此可以完全衡量您的关键路径。

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