12个管理者资源分配提示

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资源分配是一个计划,您可以在项目中制作大多数可用资源的计划。 这主要是在未来实现目标的短期计划。

资源变化。来自人民的一切’重新使用和设备’使用您需要在您的网站上完成所需的材料和其他用品的任务’重新研究该项目所有落在资源的伞下。那’s a lot to allocate!

大学教师’t worry we’vers你的背。以下是帮助您的一些普遍提示 资源分配 管理项目时。

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1.了解你的范围

在你之前 分配资源或管理它们, 您必须确定项目的范围’重新努力。这是一个大项目,长还是短暂?

一旦您回答了这些问题,那么您可以对您的资源做出正确的决定’LL需要以及有多少是必要完成项目。

更清晰的 项目范围 is, the better you’LL能够弄清楚如何分配资源。因此,花时间在完成任何资源分配之前获取项目的完整图片。

2.识别资源如何更好地分配资源

您知道您的项目的范围,目标和任务需要准时和在预算中批准,现在您必须一起获得资源。

但这并不是’t意味着您有一个无限制的池从中拉出。所以,你必须看到谁’目前可用,你有什么装备’重新需要或购买,您将在哪里执行此项目的任务,并且是那种可用的空间。

在您可以分配资源之前,您必须拥有它们。所以, 做一个列表 使用上面的标准,然后确保它适合分配项目的预算。

唐’t Procrastinate

你’re a 专案经理。 你的计划生活和死亡。资源分配并非不同。等到一些事情已经过去了,意味着你必须争夺追踪,如果是的话’s even possible.

It’资源不可避免地需要重新分配。你有什么计划在石头上设定的?因此,在规划过程中,您应该花一些时间来研究何处,当您可能拥有阻止的团队成员或任务依赖项。

通过建立资源计划并注意到这些红旗警告,更重要的是弄清楚你的方式’事先,请回复他们’重新准备在他们出现时处理它们。和他们’ll always arise.

4.全神经思考

It’s a problem when you’重点关注你忽略了从项目计划中抬起头部的过程,以记录实际发生的事情。这是一个’t merely 检查您的估算抵御实际进度 在项目中,尽管这也很重要。

您必须始终意识到的是您的资源状态。例如,是什么 您的团队的时间表, 任何休假时间,他们都在生病等吗?此外,网站或设备的租赁时间是多少?

大学教师’如果隧道愿景,请让任何这些细节过期。看看整个项目,不仅仅是各种各样的碎片,因为迷人,因为它可以在项目指标中丢失自己。

5.了解您的资源依赖项

分配资源的一种方法是根本不必分配它们。这是一个’像它声音一样神秘。它涉及更加神奇,更实用,规划的东西。

通过事先规划,您可以避免在项目执行过程中最需要它们时捕获资源的瓶颈。规划还可以帮助您将资源缩短。这一点’t mean you won’T有瓶颈或资源短缺,但它’如果您知道资源依赖项,则不太可能。

依赖关系的一部分是有一个 应急计划 在案例中,在案例成员被阻止或者您在所需资源上运行较低。保持您的计划过度依赖于一个资源,以避免在线下的麻烦。

6.跟踪时间

你总是希望按时密切关注,你的团队如何工作,如果他们的话’重新效率。它’你的工作,以确保一项可以在一天完成的任务不需要一周。有办法 改善时间跟踪.

为此,您必须跟踪您的团队’工作量。这需要正确的工具为您提供在一个页面上收集的实时数据,您可以在需要时看到和进展。

7.使用工具

项目管理软件,如 pokpashop.com.,是一个更高效地管理资源的伟大资产。使用在线工具,您可以立即更新项目数据。

您可以看到您的资源在跨越颜色编码的日历中分配的位置,以记录它们’在休假或生病的情况下重新或休假。重新安排以帮助一名被删除的团队成员是一个简单的键盘点击。

看看多少钱 项目和资源管理软件 可以帮助您分配资源,观看下面的短视频。它说明了我们的调度功能,实时仪表板,团队管理工具等的所有好处。当有这么多的资源来管理时,这么多的利益相关者可以满足,请自己一个忙,投资一个将使你的生活变得更轻松的工具。

Project management training video (roxe4qli4n)

8.唐’t Over-allocate

许多经理过度分配,是否因为规划不佳或无法说不,这不起作用’帮助。过度分配威胁团队倦怠,而不是按时延续项目。

说实话。你患有这种坏习惯吗?如果是这样,保持警惕并避免它。如果你不’t, there’s a good chance you’LL玷污团队士气和项目工作的质量。

It’不公平地期待他们休息的资源。重新检查您的资源计划并使用它分配了您为项目的资源均匀。

9.是现实的

虽然它’对于您的项目中可能出现的问题做好准备的良好做法,您不在’通过添加太多人或日程安排来吞噬资源。

当你这样做时,你’re skewing 项目估计 并弥补了长期规划的有效性。它’S会从你的底线带走。

请记住,当我们提到比较您估计到实际情况时 利用率? 这是该过程有助于让您正确分配的地方。使用工具,如上所述,还可以获得准确感知项目如何进行的关键。

10.有常规

作为经理,你计划然后 您执行和监控。它’既是非常结构化。但有时像资源分配这样的东西落在裂缝中,这只是将回来并困扰你。

因此,您希望在每周进行定期办理登机手续,比如每周进行一次特定的日期,通过您的资源,检查您的PM工具,并确保没有人在本周过度任务’s work ahead.

你能做的另一件事就是与你的团队成员交谈,了解什么’与他们在项目的前线继续,询问他们是否有任何问题。通过设置PM软件的例行入住和保持更新,您可以清楚地了解您的资源。

11.了解您的资源

你可以’t管理你不做什么’知道。您应该了解您的经验和技能和人格’任务或分配以支持项目。

例如,您应该为项目团队的每个成员创建一个配置文件。他们的技能和经验是什么?你对他们的了解越多,你越好’LL能够将它们放在项目中并分配它们最佳执行的任务。

当您组装团队并为每个人编写职位描述时,您可能已经有这样的东西。将这些文件保持最新,因为他们的技能和经验扩大了。

projectmanager.com.的团队成员档案
团队成员的一个例子’s在projectmanager.com中的配置文件。

12.使用资源报告

如果你不,你可以重新分配’t know where you’RE资源分配。您可能会策划它们,但在项目中发生变化。与您的计划相比,您如何讲述地面正在发生的事情?报告。

你可以 生成各种报告 为您提供全面的项目和它’s进步,这有助于您平衡您的资源。例如,有资源报告给您概述您的团队’工作负载以及它们是否’重新任务或闲置。

任务报告保留您更新,方差报告可帮助您确定项目是否按计划进行。后者给了你重要的信息,如你’重新落后,需要重新分配工作以回到轨道。

用于平衡资源的工作量报告
projectmanager.com.拥有用于跟踪资源的自动工作负载报告。

如果你’重新寻找一个项目管理工具,可以帮助您实现这些提示并正确管理资源,然后再看不再。 projectmanager.com. 具有上述所有功能,可帮助您管理您的资源’s一个基于云的软件,这意味着您的信息’与实时合作。看看它是如何帮助你的 今天免费的30天试用! 

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