资源管理快速指南

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你’看到现实的电视节目。 一个人在荒野中掉进荒野,只有一个背包装满了用品。与那个背包(也许是相机男人或两人),他们需要找到回家的路。

那, in a nutshell is resource management.

您的团队或组织就像一个有限的人,设备或空间(AKA Resources)的背包,您只能构建产品或从该来源中运行项目。资源管理是您如何采取这些有限资源并组织它们,以便您可以成功转向项目中的项目。

当然,它’更容易说出,而且它’比那更复杂。

资源管理涉及创建计划和流程,以便可以管理这些资源。有许多方法可以做到这一点。您可以创建电子表格,文档或使用项目管理软件(只要它计划和规划) 资源管理功能)或利用所有三个的组合。您的主要目标,无论您的方法如何,都将通过对项目一直管理所有资源’完成,使您能够成功管理成本和项目时间表。

此快速指南您将如何做到这一点。

资源管理关键条款

为了更好地了解项目的管理资源并了解如何为项目开发有效的资源计划,我们将首先要分解通常与资源管理相关的不同术语和进程。请记住,资源可以是人类或非人类,如设备或办公空间。它’事实上,所有的一切都具有完成项目所需的成本。

资源计划

就像项目管理的每个其他方面一样,当您安排您想要首先以计划开始的资源时。这是您将建立您的管理过程的基石。详细列出您认为完成项目所需的所有资源。更详细,更好。

因为这是一个计划,你’如果某些团队成员可能需要额外的资源,那么LL希望参与这个过程中的其他人。一定要包括必要和非基本人员和设备。它’更好地规划物品而不是最终要求他们,然后必须争夺,说,在最后一分钟获得昂贵的设备,并相应地支付优质价格。 资源规划简而言之,是财务规划。

资源分解结构(RB)

现在您拥有完成的资源列表来完成项目,您希望以某种订单获取它们。您可以创建资源层次结构,也称为 资源分解结构 (或,rbs)根据招聘组织(如报告结构或团队层次结构)或地理(例如亚洲或非洲所需的所有团队或设备)。

这些基本层次结构应包括至少人员,最好是将花费项目资金的所有资源,但它’由您定义哪种类型的层次结构与您的项目相关。注意于RB的不同之处 工作崩溃结构 在典型的项目计划中,定义与项目的核心部分相关联的任务。

责任分配矩阵

使用您的资源列出并组织您可以开始开始定义具有各种级别的资源来完成项目任务或整个项目。这称为责任分配矩阵(或RAM)。以下是您可以在整个项目中澄清角色和职责。

您可以将此划分为谁负责执行所有拥有该任务的任务,如果有关于任务的疑问,并且需要留意这项任务的进度。许多RAM是简单的图表,编码字母是定义责任功能的不同功能,基于 raci方法 。 r代表“Responsible”, A is “Accountable, C is “Consulted” and I is “Informed.”您可以通过个人或角色来完成此操作,具体取决于组织的需求。

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资源调整

当一个人得到太多工作时,他们只是意味着什么。他们能’在你的时候完成它’已安排或分配以完成。这可能导致加班,这会影响预算,或阻止甚至破坏项目。资源平衡至关重要,因此您将需要一种方法,以便在整个项目的生命周期中留在团队的工作量之上。

有关的: 5提示更好的资源调度

资源直方图

资源直方图可用于为需要留在循环中的项目中的任何人提供资源的视觉。这是一种快速简便的方法来查看资源的分配,并注意是否有任何被分配。然后,您可以快速处理积分资源,并根据需要重新分配给某人’S工作量更轻。但是,在某些项目管理软件工具中,这不仅仅是一个简单的视野。这是一个实际的调度工具,可以根据可用性或过度分配重新分配工作或过度分配。

准确看看 项目管理软件 可以帮助您管理资源,观看下面的短视频。甘特图标,工作负载日历,时间表和项目报告组合,以简化资源管理体验。当这些功能在线时,您的所有数据都是实时的,因此您的资源更新始终是新鲜的。学到更多:

Project management training video (roxe4qli4n)

资源依赖项

资源依赖是指组织应该在一个团队篮子里守灭所有卵子的理论。也就是说,过度依赖一支球队来完成核心工作,特别是如果是’S外部团队,可以导致工作负载块和资源短缺。您希望计划针对一个团队或一个资源的不健康依赖来完成工作。

您可以通过在多个资源中分发工作来缓解此操作,或者如果计划的设备资源应该不可用,则备份计划。您还希望确保您的资源范围 ’T通过过度依赖或过度依赖一个或多个资源阻止。如果一个团队成员有太多的任务而不是可用的时间来完成它,他们就可以阻止其他人’s work.

但请记住,并非每个资源都仅在您的项目上工作。他们可能会分配给他们的其他工作。如果您,您需要能够在所有项目中看到所有项目’重新有效地管理资源。这是哪里 资源调整 comes in handy.

资源调整

调平资源是一个杂耍行为,您可以在项目或多个项目中管理资源可用性。它’S可以通过延长您计划完成某些任务的持续时间来实现,具体取决于您是否有资源现在是否有资源来完成。

您希望随时了解适量的资源’分配完成任务。这是另一种避免或未分配团队成员的方法,这为项目提供了风险,并可以烧掉您的团队。

如何管理资源

创建资源管理计划

所以这些是基本术语和过程。但是如何使用它们来创建一个过程,在整个项目周期中安排资源,并在预算范围内监控这些资源,而不会覆盖它们并冒险团队倦怠?幸运的是你,我们已经涵盖了基础知识 资源规划 之前,它可以蒸馏到超级基本的三步过程:

首先,请注意您的所有资源,包括人员,设备和材料。接下来,弄清楚需要完成这些资源中的许多资源。最后,为资源进行计划。钻井,但是’重要的是要确保您拥有良好资源计划的所有组件。它应该包括:

  1. 完成项目所需的所有资源。 That’从人们到机器的所有东西,甚至是任何办公空间’需要。花费很多时间通过这个列表,更完整的是,您的日程安排越准确。
  2. 每个资源计划努力的时间框架。 通过注意到每个资源所需的持续时间,您可以更清楚地了解它将如何适应整个计划。
  3. 每个资源的数量/每天都需要/周/周/月。 再次,您想在日常,每周和每月旋转时打破您的资源,以更好地掌握您’ll need and when.
  4. 资源数量 小时 每天/每周/周/月。你’VE弄清楚你需要什么,但你会随着时间的推移分配多少小时?
  5. 确定假设和约束。 假设是您认为可能是真的,而约束是您项目的计划,成本和范围。所以,你想知道他们是什么以及它们的方式’LL可能影响您的计划。战略性地思考。你假设一个团队将在3个月内提供吗?你知道他们赢了的事实吗?’T由另一个组领导者分配单独的项目?您是否考虑过帐假和调度转变?识别所有假设是明智地规划资源的关键组成部分。

专家提示 调度是管理资源的重要方面。但你需要可见性。为了使您的资源与最新的工作时间表对齐,您需要在所有项目以及假日日历中的可见性。确保您的PM工具为您提供资源可用性功能,以便您可以相应地计划。

最佳实践

那’计划。现在您需要积极管理您的项目中的资源。

您可以在资源可用性和工作负载中可见时执行此操作。因为随着人们来回合作的人,工作从人移交,所以工作很容易最终在肩膀上只有几个关键的团队成员。这可能意味着别人坐在闲着等待他们回复或折腾工作。您需要能够监控这些工作流程趋势,并能够快速重新分配空闲资源。

那么你是怎么做到的?您可以在四种方面保持资源工作负载。

1.积极管理工作时间表日历。

您需要能够跟踪每小时和每日可用性的个人资源,以及跟踪计划的假期和假期。务必考虑到全球或区域时间差异,以及可能与您的家庭办公室假期日历不同的不同全球假期。

2.监控甘特和仪表板上的进度.

您还可以咨询计划的与您的整体项目的实际进度,以获得头部’s up if there’对资源有问题。甘特进度栏应告诉您根据计划的努力,在特定任务上进行了多少进展。您可以在下面的图像中看到该实例,其中橙色栏具有白色线路,显示下面的所有子任务的进度。您还可以看看是否在较大的任务栏上具有阴影的各个任务所取得的进度。在此视图中,所有这些任务按计划完成。

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跟踪您的任务和使用甘特图表的资源的进度
跟踪您的任务和使用甘特图表的资源的进度。

您还应该能够了解整个项目’通过查看甘特任务或仪表板报告的卷起视图来进展。如果你’重新落后,通常环绕资源是一种回到轨道的方法。

3.审查工作负载分配。

团队’工作负载是另一个公制’重新需要保持关闭。如果所有的工作都在只有几个团队成员的肩膀上铺设,而其他作品则闲置,那么你’重新需要重新分配资源。通过确保它们在您的团队中同样分发它们来调整您的资源,这是另一种观察的方法是通过围绕您的团队进行平等。检查工作负载是将资源放在分配的日常部分的日间。

4.获取资源报告以监控生产率。

当你’重新在实时观看资源和项目’S成功在线,然后你’再次需要迅速做出决定。使用项目管理工具的Reporting功能生成资源分配的报告,以及个人的任务进度。它’对于定期监控资源的重要性,以深入潜入数据来衡量 生产力KPIS. 像产出和实际努力。

请记住,资源管理大量链接到您的项目管理计划的调度和管理。这些是不同但互补的学科,以及您越多的方法可以管理资源,越多’LL能够及时采取行动,以保持项目按时和预算在成功上迁移。

因此,您希望拥有正确的工具,以便在项目正在进行中,您可以在进行中获取资源’S在Excel电子表格中收集数据或更强大的在线PM工具。使用在线甘特图,为项目提供了视觉视图’s任务,他们的持续时间,以及任何依赖关系都将一个任务链接到另一个任务,所以你’重新能够注意瓶颈,并轻松地重新分配资源,以便在轨道上恢复项目。

当您在项目上管理资源时,还有很多球来保持空中,并且该过程可以变得复杂和混乱。但是,使用右侧的在线工具,您可以以极大的控制和准确性计划,监控和报告资源。 ProjectManager.com是一个基于云的项目管理软件,为您提供所需的工具,您需要将项目转移到成功完成。 尝试自己。

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