您的项目太复杂了吗?

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如果您问大多数项目经理他们的项目是否复杂,那么他们可能会说是的。毕竟,复杂的反面很简单,如果工作很简单,那么您就不需要项目经理了吗?

关于什么是项目的辩论 复杂是项目经理和学者的东西(巴卡里尼在字面上写了这篇论文)讨论了一段时间。 PMI也有关于该主题的资源 这里。显然,项目环境越困难,项目就越困难。但是当项目计划太复杂时,或者当复杂性是项目中的风险和问题导致的结果时,您当然想知道如何简化项目并减轻风险以使项目重回正轨。
复杂的项目元素

我们可以寻找一些简单的迹象,这可能表明您的项目不必要地复杂。让我们看一下以下七个症状以及如何解决这些问题。

1.目标不明确

当您感到含糊不清时’出于非常好的理由重新运行项目-您想确保项目时间表中执行的任务能够展开,以提供符合组织目标的解决方案。不清楚的目标使项目难以交付;不仅会产生可交付的成果,而且团队建设几乎变得不可能。

但是,许多项目的目标不明确,或者是项目发起人提出的想法,他们往往无法阐明自己的愿景。

与领导者一起定义目标,即使这意味着仅定义接下来几周的目标并逐步建立目标。让他们知道对项目和团队的潜在影响,如果仍未弄清愿景,您可能建议中止该项目以节省时间和金钱。

2.过程问题

许多经理在他们的组织中使用标准的项目方法,大型项目的经理通常遵循其项目管理办公室指南开发的流程和治理模型。

在一个已经变得过于复杂的项目上,常规的既定流程变得难以遵循。团队可能对他们实际将如何进行工作没有一个清晰的想法。将其他问题排在链上有助于缓解流程问题。

但是,在某些情况下,您可能事先知道您现有的流程不适用于该项目,但是您不一定知道如何更改它们。这可能是由于引入了新流程,例如团队首次实现了敏捷方法。或者项目可能需要使用团队不熟悉的供应商方法。

新方法肯定会增加复杂性,因此应予以避免。务实地定义自己的工作习惯。在敏捷中,您可以负担得起对流程以及计划进行更多的迭代。使用外部方法,请确保您的项目计划中有时间来为这些过程正确地培训团队。

3.文化差异

您的项目是否有国际团队参与?您的项目中包含的社会和文化群体越多,它将越复杂。但是文化差异几乎肯定不会对您的项目造成负面影响。相反,聪明的领导人知道如何从文化差异中受益,从而为项目和团队增值。

实际上,管理全球分布式团队意味着您’必须调整时间表以适应不同时区的交易并建立支持文化差异或语言要求的工作惯例。

通过专注于团队建设来建立大家都可以支持的工作实践,从而建立对团队的信任。

4.技术挑战

技术组件和约束几乎肯定会导致项目复杂性增加,尤其是在您向团队介绍新技术或项目本身涉及复杂的技术集成时。问题在于技术流程或阶段变得过于复杂。这通常是由于规划不佳或范围错误所致。

确保花时间与主题专家会面,他们可以准确地告知项目进度,以获取项目计划的多种观点和估计。另外,当您知道您的项目涉及广泛的技术集成或需要向团队推广时,请建立足够的应变能力。

5.利益相关者太多

您的项目利益相关者群体越多,仅由于对如何使项目成功的看法不同,对项目可能会产生更多的潜在影响或变化。这可能会导致项目经理要处理一些非常困难的冲突,这可能是具有挑战性的,并导致该项目的整体复杂性水平提高。

与利益相关者交流时,请使用所有必需的项目工具来保持项目状态可见。这似乎是违反直觉的:更高的透明度意味着对项目进度的更多潜在更改或影响。但是让利益相关者充分了解项目的状态将使每个人都牢记对时间表进行每次更改的影响。通过这种方式,您可以促进众包项目的成功。

6.通讯故障

您参与项目的组织和团体越多,它变得越复杂。交互和沟通渠道的数量越多,管理您的消息并使每个人保持在同一页面上的难度就越大。项目经理必须管理所有沟通,并确保每个人都了解基本要点,同时保持项目的进展。

尽管您做了最好的工作,但通讯故障仍然会发生。技术失败,各方不同意,尽管收件箱中有更新版本的电子邮件,但有些人仍在处理过时的文档。

有几种方法可以缓解通信故障。首先是集中在线文档和项目沟通。立即远离通过电子邮件发送项目文档。

您还可以让您的团队为您提供支持:使用在线协作工具,您可以提升对话线程,在项目任务级别附加项目文档,并建立相关的利益相关者沟通小组。正确的在线文档还可以帮助减轻有关电子邮件安全问题的法律问题。

7.不可预见的风险

您的项目风险越大,复杂度越高。如果您知道项目将要面临的风险,那么可以为它们进行计划。

复杂项目的问题在于,它们通常包含许多未知变量,并且如我们上面所见,它们会发生变化。这意味着存在很多风险,包括一些您甚至无法识别的风险。您将无法计划无法预测的风险(如天气等“未知未知数”)。但是,当您实际设置风险管理流程并在项目中维持适当的应急水平时,您可以计划风险。

通过ProjectManager.com消除不必要的复杂性。促进与全球团队和相关利益相关者的开放式协作和沟通,并确保在线文档的安全和保障,同时轻松地监视大型项目。

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