项目管理101 –快速参考指南

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欢迎使用项目管理101。 项目管理似乎是一项艰巨的学科,但是一旦掌握了基础知识并结合了一些直觉,就可以’无论您遇到什么情况,都将带领您成功完成项目。

可能是你’我们意外地被任命来领导一个项目,并且即将进行重大晋升,或者您’是希望更好地了解他们在项目中的角色的团队成员。无论如何,在我们的项目管理101中,’下文将简要概述项目管理中涉及的主要细节,以提供可操作的信息。如果您需要有关项目管理的更多帮助,请查看 我们所有的资源项目管理工具 发挥您的全部潜能。

什么是项目管理?

什么是项目?

要开始我们的项目管理101,我们必须首先定义一些项目管理术语。让我们从项目的定义开始。

项目是导致单个目标的一系列任务。项目具有边界,例如完成项目所需的时间,人员和资源。这些全都取决于您要获得什么结果以及何时要获得它们。

这些结果就是您的结果,产生了称为可交付成果的东西。 什么是可交付成果? 它们是由于项目而产生或提供的任何东西。可交付成果既可以是项目本身的结果,也可以是项目过程的结果,例如项目计划,报告或其他文档。

项目由截止日期组成。项目的每个任务和阶段都有截止日期,这意味着您 项目有时间表.

预算也是项目的一部分。您需要金钱来支付在指定时间内满足项目需求的资源。典型的资源包括劳动力,工作用品和设备。一种 项目预算 概述了这些支出。

大多数项目有五个阶段:

  1. 引发: 这是您列出的 项目范围,目标,项目的组织,业务案例,约束,利益相关者是谁,风险是什么,项目控制,报告框架等。
  2. 规划: 这是您构建从A点到B点的路线图的地方,这意味着创建时间表以按时完成所有任务所需的任务,截止日期和资源。
  3. 执行: 项目开始,项目计划付诸实施。
  4. 监控方式& Controlling: 为了确保项目按计划进行,您需要进行设置 进度监测机制。如果项目不是’按计划进行,努力控制和解决问题,直到问题成问题为止。
  5. 闭幕: 项目是临时性的工作,因此它们最终会结束,因此需要 正式关闭。但这并不像生成可交付成果那样简单,需要签署文书工作,需要重新分配资源,并且需要其他松懈的工作来捆绑。

项目需要任务管理

有效的项目管理需要有效的 任务管理 因为项目被分解为任务-较小,更易于管理的部分。任务是具有定义的持续时间或截止日期的临时活动。

因为项目的成功取决于及时完成任务,所以通常会优先安排任务的优先级,然后跨时间线安排任务的时间。有些任务是独立的行为,但其他任务则取决于一项任务的完成才能启动另一项任务。这些叫做 任务依赖。它’保持进度并完成这些任务非常重要,这样项目才能按计划进行。

项目中使用哪些工具?

您可能已经注意到,项目可能很复杂。您计划,安排和监视以确保项目的所有元素都运行顺利。手头上的工具越多,项目和您的任务就越易于管理。 项目管理软件 可以包含在项目的各个方面帮助项目经理和团队成员所需的所有工具。

当该项目管理软件基于云时,可以实时进行数据和协作,从而提供了更准确的项目图片并有助于决策。另外,项目管理软件通常包含许多用于管理项目的主要工具,例如下面讨论的工具。

仪表板

项目仪表板  从项目的各个部分收集指标。这些数字然后显示在易于阅读的图表中,使经理或团队成员可以实时查看项目进度和数据。仪表板还可以帮助进行报告。运营项目意味着向项目的发起人报告项目的进度。可以对图形和图表进行过滤,以仅提供目标报告所需的数据。

甘特图

在线甘特图 是出色的计划工具,因为它们可以在时间轴上以图形方式显示您的任务列表。每个任务都有一个截止日期,该截止日期会创建一条线来标记该任务的开始和结束。如果相关,则可以链接任务。

甘特图和项目管理101

理想情况下,您可以与团队共享Gantt,并在他们更新状态时跟踪他们的进度。对于某些甘特图,团队在完成任务时会填满开始日期和结束日期之间的栏,并且如果您需要更改时间表,只需拖放该栏即可反映新的到期日期。

任务管理工具

任务管理工具 这样您就可以为自己创建待办事项列表,并将任务分配给团队成员。这些任务有时可以附加与任务相关的注释,文件,链接和图像,团队成员可以在任务级别进行对话和协作。您还可以自动发送电子邮件通知,以了解任务何时完成,并提醒人们即将到来的截止日期。

时间表和工作量工具

在管理项目人员方面,项目本身可以是一个项目, 时间表。这些在线文档使每个员工都可以轻松地跟踪和记录他们的工作时间,完成后可以将其提交给经理以供签字。

在管理工作量时, 资源分配工具 让您一目了然,查看是否在整个项目中正确分配了资源,以便每个人都在工作,并且工作量得到平衡。在某些情况下,您也可以从工作负载管理软件运行报告。

谁是项目经理?

您是否读过项目经理一词?我在没有归属的情况下偷偷摸摸地将其收录。该项目负责人。事情已经很清楚了,但是解释起来可能太简单了。

项目经理负责项目的每个阶段。这意味着他们有责任首先将项目出售给利益相关者,然后计划并定义项目范围。项目经理找出实现项目目标所必需的所有任务,然后将这些任务排序为时间表。然后,这些任务和计划将获得实现项目目标所需的资源。这意味着要组建一个团队,获取他们所需的工具,用品,保护站点以及所需的任何资源。

有关: 项目管理终极指南

项目经理也是创建项目预算以支付这些资源的人。他们负责管理所有文档,然后在项目结束时将这些文档存档。他们也 管理风险 并监视项目进度,以确保人们的工作畅通无阻且在进度和预算范围内。

因此,从本质上讲,任何与项目相关的项目都在项目经理的职权范围内。他们是项目的负责人,并管理执行项目计划的团队。但是,他们不是老板。项目经理已将项目构想出售给赞助商或利益相关者,并向他们报告项目的进度。

因此,项目经理是一个组织良好的人,他是面向目标的并且对过程充满热情。项目经理必须在压力下工作良好,发挥领导作用,并知道如何激励人们做到最好。除了人际交往能力外,沟通能力也至关重要。他们必须知道有助于成功交付项目的方法和技术。

项目管理方法

建立项目流程的方法有很多,项目经理是其中一种或多种的专家。最传统的方法称为瀑布,它采用线性方法来管理项目,将项目分解为非常结构化的序列。

一种越来越流行的方法叫做 敏捷,它来自软件开发。这是一个在很小的阶段或周期(称为“冲刺”)中工作的过程,非常适合小团队。就像它的名字一样,该过程包含变化,并且很灵活,并且根据客户反馈不断改变方向。

然后是采用一种或多种方法并将其组合的混合方法。 项目管理方法论概述 可以是一篇完整的文章(确实如此)。

三重约束

无论您使用哪种方法来管理项目,都应了解 三重约束 是关键。所有项目的执行都有一定的约束。这些是成本,时间和范围。也就是说,项目必须在预算之内,必须按时交付并满足商定的范围。

如果您将三重约束视为一个三角形,那么如果您要管理成本,时间和范围,那么三角形就是质量。因此,如果您要管理项目的成本,时间和范围,那么您将满足客户的质量要求。

但是三重约束远不止于此。就像船上的压舱物一样,无论水流如何汹涌,都能使项目保持平衡。例如,如果您需要更多的资金,那么您将不得不调整项目的时间或范围。因此,如果您时间有限,则预算或范围必须更改。

如果在管理项目时牢记三重约束,以及项目阶段和管理工具,则可以进行必要的调整以使项目保持正常进行。这是成功的秘诀。

ProjectManager.com如何帮助进行项目管理

ProjectManager.com 是一个在线项目管理软件,可帮助您管理项目的各个方面。像ProjectManager.com这样的项目管理软件使项目管理变得易于管理。

储存文件

在项目启动阶段生成的所有文书工作都可以保存到ProjectManager.com。这样,您可以将所有物品收集到一个地方,从而轻松找到所需物品。不用担心上传大文件和图片,ProjectManager.com具有无限的文件存储空间。

带文件附件的ProjectManager.com中的看板截图
您甚至可以将文件附加到任务,以便团队成员拥有执行任务所需的一切。

计划& Schedule Work

在计划项目时,ProjectManager.com会很繁重。一个 在线甘特图 通过在项目时间轴上映射所有任务来帮助您计划。现在,您可以链接依赖关系,设置里程碑,甚至开始分配团队成员。

甘特图截图与项目计划
使用在线交互式甘特图计划和安排工作。

监控进度

在团队执行任务时,ProjectManager.com为您提供了监视和控制进度的工具。 资源管理功能 确保没有任何团队成员承担全部工作,并且他们的工作量是平衡的。另外,我们的实时仪表板可以跟踪进度,成本,运行状况等。

ProjectManager.com中的项目仪表板屏幕快照
监控进度,并使用仪表板跟踪项目进度。

为利益相关者做报告

您可以与利益相关者共享丰富多彩的图形和图表,以使它们保持最新状态,自动报告工具使项目经理可以更仔细地查看项目差异,任务等。然后,当您完成项目时,将其存档在我们的软件中以获取历史数据。 ProjectManager.com是您的多合一项目管理软件工具。

当然,除了此项目管理101文章外,项目管理还有更多内容。它变得深。而且它还在不断发展。但是,在飓风眼中,管理项目的一个恒定因素是:工具。 ProjectManager.com是基于云的项目管理软件,具有实时仪表板,在线甘特图和功能,可管理工作量,资源,进度表以及项目的各个方面。 立即免费试用30天,看看它如何帮助您成功!

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