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通信计划模板

使用此免费模板进行Word以更好地管理项目。

无论您是需要定义通信目标,或识别利益相关者和渠道,您都可以使用此通信计划模板来安排项目通信并建立一个反馈循环,使每个人保持最新。通过在项目之前制定您的沟通计划,您确保将清楚,正确地传播信息,以便对其进行予以清晰。

为什么你需要一个通信计划模板

通信是任何项目的骨干。好吧,良好的沟通,即。使用此免费通信计划模板,您可以确保您的项目文档,消息, 数据和报告 尽可能清晰有效。

此模板描述了您将信息与项目团队和利益相关者共享信息,以便他们正确听到并针对适当的派对。它还铺设了你将要做的时间框架。不仅如此,这次沟通计划模板将让您注意到与您的通信相关的目标,利益相关者,策略和活动。

有关的: 项目规划软件

想想这个通信计划模板为:

  • 用于您的通信目标的存储库;
  • 您如何计划如何带来这些目标;
  • 在什么时间范围和履行这些目标所涉及的努力;最后,
  • 测量你是否成功的指标。

当您使用通信计划模板时,某些时间比其他人更好。例如,如果您正在使用许多资源,供应商,经理等,那么您将想要更具结构化的通信交付。这样,您将确保满足每个人的需求。

不需要非正式通信对项目的成功至关重要。它很聪明,认为这是一个有用的工具,因为这个通信计划模板可以是一个线条项目,您必须记得与团队成员,利益相关者甚至供应商非正式地谈谈。

但是,此免费模板只是一个静态文档。如果您想将规划,跟踪和报告到下一个级别,那么您希望与在线和协作项目管理软件进行参与。

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projectmanager.com.基于云和可随时随地访问。我们的获奖工具在他们的项目管理类别中通过Gartner's GetApp重复排名第#1。内置软件是单独和团体聊天进行沟通的许多方法,量身定制,只能到达您要与之交谈的人。

如何使用此通信计划模板

既然您已下载了您的沟通计划Excel模板,是时候将其用于项目中使用了。虽然这一文件非常适合较大的项目,但由于您的较小文件的通信不太复杂)即使您正在较小,也很好,即可在最终处理更大的项目时组织和运行通信是如何组织和运行通信的句柄。

要开始,请在模板上填写以下部分:

背景

本节要求您在上下文中描述您的沟通计划,以便从利益攸关方和团队成员获得购买。您将在此处解决的事物中:

  • 愿景和目标: 很清楚为什么有一个沟通计划。可能有几个原因 - 他们是什么?一定要注意那些通信的目标和目标,所以从一开始就明确了。
  • 目标和时间框架: 当您详细说明目标时,您也希望将它们放在某个时间范围内。没有截止日期,没有什么可以完成。
  • 沟通人员和工具: 对于与工作的通信,需要成为对该过程拥有所有权的人或团体。他们是谁,以及他们使用哪些工具来分发这些许可,电子邮件,文本等?
  • 审查效果: 如果您没有测量结果,就无法知道您的通信是否实际上是通过。有指标,了解您的通信计划如何工作,并保留历史性先例的数据。
  • 制定一个计划: 不言而喻,您必须计划所有这一切,但也许应该明确而明确地说。在没有规划的情况下,您将无法启动项目,因此请在设置通信过程之前遵循自己的建议并在进行中获取计划。
  • 记录结果: 作为您的测量过程的一部分,项目已关闭后,花时间查看通信计划的总体程度。你会学到很多:下次重复的是什么以及改变什么。

情况分析

在这里,您解决了沟通计划中固有的优势,劣势,机会和威胁。优势可以包括您的团队在通信中擅长的地方,而弱点则注意到通信没有充分良好的领域。至于机会,他们是您发现的区域可以改善。威胁是一个可以降低整个通信过程的问题。确保您在这四个区域上清除并在此处详细录制。

得到教训

现在是时候绘制了贵组织的通信历史,以获得趋势的图片以及如何支持正面并远离消极。首先列出已经发生的基本通信。这些通信是如何制定的以及他们在多大程度上取得成功?最后,记录您从这项调查中学到的内容。

目标

您已概述了背景,现在您想进入未来,并表达您将通过此沟通计划实现的内容。

从您的前三个目标的简单列表开始。确保这些非常具体,可测量,可操作,相关和及时。您可以记住与首字母缩写的标准..A.r.t.

指导方针

现在你有目标,你将如何实现它们?帮助您宣传的指导方针将有所帮助。列出您想要传播的通信的清单。可以包括定期反馈或会议,在发送之前批准,只能传达相关信息等。

利益攸关方

按名称列出项目中的关键人员,然后是其角色,然后是他们需要知道的信息。之后,您可以指示应与其通信的频率。有人批准的这个列表,以确保你已经掌握了他们想要的东西,当他们想要正确时。

消息

你的主要信息是什么?有关项目的一些定期通信包括:项目状态,项目问题,项目风险,项目可交付成果和项目资源。这些是将包含在大多数通信消息中的标记。

交付渠道

您可以通过哪种机制传播您的通信?您的目标受众的偏好渠道是什么?它可以是电子邮件或文字甚至打印的事情,但找出它是什么并使用该访问点,其实际将到达您的读者。

信息集合

一旦您决定在频道上,您将想要创建一个收集您将通过此频道发送的信息的文档。写入频道的名称,信息提供商所需的信息以及时间范围。

通信时间表

现在您已准备好进行通信计划,从计划开始。您可以在甘特图上创建计划,以可视化通信频率,包括会议,时事通讯,社交活动,会议,研讨会,警报等。

沟通事件

最后,您希望详细描述您的通信计划中的事件,以帮助团队成员按时完成这些事件。所以,命名事件,描述它们,写下他们的目的,频率和日期。

用于补充您的沟通计划的模板

通信计划几乎触及了项目的各个方面。您沟通越好,您将越有可能带来成功的可交付权。要进一步宣传计划,请退房 我们的免费项目管理模板页面 在我们的网站上。在那里,您会发现工具通过项目的每个阶段来帮助您。以下是一些协助您的沟通计划。

项目计划模板 

免费项目计划模板可帮助您将所有部分放在一起 项目计划 ,包括列表任务,资源和通信过程。通信是您如何向您的团队提供计划,因此他们知道如何执行它 - 但它对您的利益相关者也至关重要。他们对计划有既得利益,需要保持在循环中。

raci图表  

通信是针对性的。你可以在你的措辞中清楚,但如果它被交付给错误的派对,信息就是无用的甚至破坏性。要知道谁得到了什么,你需要使用免费的raci图表模板。它可以帮助您确定谁需要通过rACI或负责任,责任,咨询,咨询,咨询项目中的项目。该模板列出了所有项目人员及其部门,然后通过使用RACI图表来使您的通信更准确地进行颜色代码。

状况报告  

A 状况报告 在特定时间捕获项目。这是跟踪您的性能的好方法,并确保您的实际进展符合您计划此时的位置。换句话说,状态报告是用于监视工作的项目经理的通信工具,并将该工作传达给利益相关者。此免费状态报告模板是一种通信工具,允许您确保收集所有相关信息并清楚地呈现它,因此很容易理解。

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我们在通信规划中收集了一些我们最喜欢的文章,并在下面的链接中收集了他们,为那些想要一些进一步阅读的人。

(这篇帖子于2020年10月更新)

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