个人时间管理的4个步骤

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当谈到个人生产力时,人们期望经理们成为超高效的工作机器。我敢肯定,我们很多人都是。

但是如果你’不是吗如果您没有那么简单的效率和简单的个人时间管理技巧,该怎么办?好吧,不要害怕。我曾经像你一样。我的时间管理工具包里只有“长名单”。

如您所料,这不过是很长时间 “要做的事情”列表 只是让我不知所措。 但是,当我承担更大,更大胆的项目时,情况变得越来越糟。

发现OATS原理如何管理您的个人时间

然后我有了一个简单的认识。如果项目管理得到 事情完成后,该方法也必须在较小的事情上工作。通过将我对心理学的了解与项目管理的基本原理相结合,我开发了一种简单,功能强大的个人时间管理解决方案。

而且有效。

通过我在英国的现场研讨会以及通过我的书,这种方法使数千人受益。 如何安排时间。称为OATS原则,代表结果,活动,时间,时间表。如果你’作为项目经理,您会发现它的本质是什么:项目过程写得很小。

项目流程和OATS原则

因此,让我们回顾一下基本的项目流程。

Step 1:定义您的项目。你想要什么?成功是什么样的?

Step 2:列出您的工作范围以创建您的活动列表-通常使用工作分解结构。

Step 3:估算每个活动的时间和资源需求。

Step 4:将活动安排在合理的顺序中,并使用适当的模型应用偶然性。

Step 5:实施计划,随时随地监视和控制您的工作。

等等。这不是一个正式的项目流程,但是我敢肯定,很多人都会意识到这一点。那么,如果我们将其转换为个人时间管理该怎么办?那正是我所做的……并不难。

OATS原理介绍

OATS首字母缩写词本身为您的个人时间计划提供了一种方法。它涵盖了上面的步骤1至4。 OATS计划可以涵盖一天,一周,两周,一个月甚至一个季度。整整一年我都没有尝试过,也不推荐。

当人们开始更加关注个人时间管理时,我建议他们每天开始进行OATS计划,然后在制定了每天OATS计划时制定每周计划。

就个人而言,我现在要做的是一个季度OATS计划,并每周进行审查以制定一个每周计划,然后我就开始工作了。这适合我当前的工作方式,但可能不适合您。我们将在下面介绍不同的时间跨度。

为了解释OATS流程,我将假设一个每日OATS计划。

结果:第二天您需要实现什么结果?结果就是改变……它们应该是值得改变的。

活动项目:现在列出您需要在第二天进行的活动,以实现自己设定的成果。注意,这是 a 去做 清单。稍后,我将解释原因。

定时:针对您的每个活动估算时间。您预计需要多长时间?确保您的估计有足够的意外事件。我在这里的最高提示是认识到我们所有人都低估了我们做某事所需要的时间,但是倾向于更实际地估计一位同事需要多长时间。估计如果您需要委派别人会花费多长时间!

时间表:这是OATS流程的神奇调味料。我们做到这一点时不会成为经理,但在个人时间管理中,我们跳过了这一简单但至关重要的步骤。将每个任务放入您的日程安排,日程安排或日记。这样一来,您可以更轻松地应对较小的,低重要性的中断,因为您可以说完整无缺, 抱歉,我现在不能这样做。我有安排的时间。”

何时创建您的每日OATS计划

那么,您是应该在新鲜时还是在前一天晚上做OATS规划的第一件事?我最想在明天结束时计划。这样,您就可以将所有需要做的事情从头上冲到纸上(或设备上)。这确实有助于放松和睡眠。

这也意味着您要重新开始新的一天,并且知道自己能做什么。对于我们大多数人来说,最好的,最有生产力的时间是早晨。那么,为什么要花那么多钱来完成一项几乎不需要专心或智力能力的任务呢?使用这种大容量时间进行繁琐的工作。查看昨晚的OATS计划,并深入研究您的第一个任务。

如何利用OATS原则来管理您的时间

现在,您已经了解了基本过程,下面将更详细地介绍每个步骤。

如何设定结果

结果是值得的更改,您将在一天结束时看到这些更改。当然,这意味着OATS原则具有内在动机。用于确定优先结果的资源将是:

  • 你日记里有什么
  • 您要做的事情
  • 你的计划
  • 今天发生的事情

但是,在决定最需要您注意的结果之前,请问自己自己,第二天可能要花多少时间来参与创建这些结果。

如果您已经安排了两个小时的会议,并且典型的一天为您带来了三个小时无法避免的被动工作,那么将价值八个小时的结果安排到一个八小时的工作日中就没有意义了。这样会导致疯狂。

相反,由于最多只有8 – 2 – 3 = 3个小时,因此请找到最重要,最有价值的3个小时的结果。如果您打算为更多的事情做计划,那将使您从一开始就失败。

“但是,如果会议被取消,或者我发现自己没有像预期的那样陷入被动,该怎么办?”你问。不用担心涵盖了OATS原则。在下面的四个小节中,我们将讨论OATS原理的敏捷方法。

为什么您的活动没有形成待办事项列表

待办事项清单是您所有事情的长清单 可以 做。它应该被称为可能列表。如果您将它们视为事物列表, 应该 这样做,那么它只会成为沮丧和内的根源。如果您没有完成待办事项清单,则感觉您还有事要做,那永远都不会令人满意。

您在OATS计划中的活动列表是 今天 list:您今天将要做的事情列表,以实现您所决定的结果。这是一个封闭的列表,完成后就可以完成。我们不会将所有新想法添加到我们的今天列表中,而是将其添加到我们的待办事项列表中。这样,当您结束一天的工作并且完成了今天的清单后,您会感到很高兴。

然后,您可以使用待办事项清单来帮助您确定明天要实现的目标。

估算时间的提示

eek这是一个大课题, 项目管理文献有很多贡献。但是,对于个人时间管理,解决方案很简单。但是要花点时间才能做到。

如果您有意地估计您将要做的事情要花多长时间...并且,如果您有意地注意到您实际要做的事要花多长时间? 确实 慢慢地,您的大脑将开始整合所有这些数据,发现任何模式并逐渐完善您的潜意识模型(称为启发法)。

慢慢地,随着时间的推移,您的估计会越来越好。在某个时候,您会开始注意到许多估算值都异常准确。当它们离开时,通常是由于很大的意外外部因素引起的。而且您无法为这些计划。您可以只保留应急时间。

如何安排一天中的活动

而且,如果您的一天或一周中没有任何紧急情况,那么一次活动可能会使您永久落后于计划。我在星期五的每周OATS计划中花了两到三个小时的应急时间。这意味着我通常可以在一周结束时赶上,即使很早就遇到了问题。这也意味着,如果我不需要应急时间,我可以选择领先于下周,或者给自己一些自我发展的时间来学习或与他人交谈。

将任务安排到一天或一周中时,应该使用的基本原则是从最大的任务开始。将它们限制在您的日程安排中,然后围绕它们执行中型任务。然后将最小的任务放到活动之间的间隙中,或者将最后一个大/中任务和午餐之间或一天的结束之间的间隙中。

另一个技巧是将最重要,最复杂,最苛刻的任务放在您处于精神和身体高峰的时刻。对于我们大多数人来说,这是当今的头等任务。然而,许多人做什么?他们在精力低下的任务上浪费了一天的大部分时间,例如检查电子邮件或浏览社交媒体。刚上班时就要做一件重要的大事,然后通过清除电子邮件来一点点。

OATS原理的敏捷方法

发生转变!一件事发生了,您的日子完全改变了。因此,当发生问题时,请查看您的OATS计划。如果需要更改,请重新计划。如果您遇到意外的差距,请查看OATS计划。

如果时间管理系统将您锁定在计划中,则它们是有缺陷的。 OATS原则鼓励您进行计划,然后不断进行监视和检查。当然,这是我们项目流程中的第5步。

每日,每周,每月和每季度OATS计划

一旦掌握了OATS的日常计划,就可以尝试提前一周进行计划,最后一个星期五的下午。我将每周的工作时间分为五天,每天分为三个工作时段:上午5点至上午9点,上午9点至下午1点以及下午2点至下午6点。

您可能更喜欢两个时段(例如,上午10点至下午1点和下午2点至下午5点)或四个(例如,上午9点至晚上11点,11点至下午1点,下午2点至下午4点以及下午4点至下午6点) 。画出一个网格:我的是5 x3。然后查看您的日记,列表和项目计划,并将结果放入每个时段。

您可以按月进行类似的操作,也许每天可以输入一两个结果。我制定一个季度计划,确定每天的主题。

使项目管理适应更大范围的个人效能

在创建个人时间管理方法时,项目管理原则非常有效。但是您也可以走得更远。在我的书中 大力士,例如,我已经完成了完整的八步项目流程,并将其应用于个人效率。但是,为了避免引起更多的非项目经理听众不安,我什至没有提到这就是我所做的。作为经理,我们很荣幸拥有如此强大的资源。

保持灵活性

像项目管理一样,OATS原则是 一个系统;这是一个原则。按照提前计划,监视进度和适应事件的原则进行工作。如果您同时保持灵活性和结构性,则可以控制个人工作量。这就是个人时间管理的全部内容。

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