如何进行需求评估

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您的项目需要什么? 这不是一个简单的问题。这是启动任何成功项目计划的跳板。您可以整理所有资源并准备使用它们,但是计划是衡量和排序其他所有内容的规则。但是一个计划如果没有价值’并非针对组织的需求。

如何知道组织的需求是什么?这也不是一个简单的问题。必须彻底回答。由于这是项目管理,因此您可以打赌有一个过程可以解决。它’称为需求评估。

什么是需求评估?

如上所述,需求评估是确定组织或项目需求的过程。这基本上是一个三步过程,分为以下几个阶段:

  1. 引发
  2. 数据收集与分析
  3. 最终生产

在项目管理中,需求评估可以针对组织以及项目是否符合其需求进行评估。它也可以用作项目内的系统过程,以发现项目当前条件与成功完成所需条件相比相距多远。

缺口分析 然后确定如何缩小组织目前的位置和以后需要的位置之间的差距。

为什么需求评估很重要?

正如我们之前所说,很难分辨项目的需求,尤其是在您参与其中的时候。通过仔细地逐个项目地进行系统的过程,未解决的问题很可能会变得明显。这样就可以缩小需求和当前状况之间的差距。

需求评估可以发现各种差距;它可以解决知识,实践,技能或 工具。需求评估有助于显示项目中哪些工作有效,哪些无效。然后,可以解决不起作用的问题。这可以帮助组织或项目提高效率。

需求评估是一种强大的工具,因为它不仅可以从项目或组织的一个层面评估需求,而且可以从各个层面评估需求。您将获得一种整体的方法,从高层次到精细的角度都可以看到需求。这有助于通知您的计划并提供采取特定措施以进行改进。

如何计划和执行需求评估

为了进行全面的需求评估,以找出差距并最有效地满足您项目的需求,我们’我们确定了七个步骤。这些步骤几乎与您喜欢的任何学科或技术都相关。

1.确定项目的发起人

项目资助 不仅是利益相关者,而且是组织的高级领导者的执行发起人。此人将帮助指导需求评估,并使之与大型组织的目标保持一致。

发起人还可以为需求评估获得支持。他们在组织中的地位很高,可以使部门负责人与流程保持一致,这可以消除可能阻碍进度的障碍。赞助商通过提供指导以及重要的是为该项目提供资金,可以从所有参与其中的人那里得到支持。他们确保每个人都与流程的成功息息相关。

2.创建投资回报率模型

通过定义投资回报率(ROI)以及项目如何使组织受益,需求评估可以证明财务承诺是合理的。

从更大的意义上讲,它也表明项目本身是有价值的。该项目值得它付出的努力,时间和成本,因为它将带来可观的投资回报。因此,此ROI模型的一部分应包括成本进度表,资本投资以及项目所需的人员配备。

3.确定必要的工作流程

此时将分析每个部门,包括其中的工作团队和团队成员。该步骤必须透明。

组织之外也有工作流,例如当项目与 供应商,承包商和其他组织。因此,必须除去项目中的所有筒仓,此步骤才能起作用。

4.面试工作组负责人

确定了与项目相关的工作流之后,就该与每个工作流的负责人进行对话,以了解其流程。您将希望发现他们遇到的任何痛点。另外,请查看此需求评估将如何影响他们的工作。后一种数据将在您解决需求缺口时提供帮助。

通过打开较大项目中所有工作流之间的沟通渠道,您可以 促进更好的沟通 在整个项目执行过程中。这不仅可以帮助经理,还可以帮助从事该项目的团队。

5.与团队会面

您已经与工作流负责人会面,现在是时候与他们的团队举行会议了。无论他们在组织中的哪个地方工作,您都希望与每个团队成员交谈。这些团队是您的前线部队,他们的经验和观点通常不会反映在管理中。

团队可以为您提供项目的基础视图,这是问题首先出现的地方。他们可以提供解决这些问题的关键信息。

有关: 更好地进行问题管理的8个步骤

您的工作是弄清项目的目的和目标。留出时间让团队成员提出问题并使他们参与对话。让团队成员诚实,并在安全的空间中聆听他们的投诉,而不受判决或惩罚。它们将向您显示项目中必须修复的区域。建立他们的信任,解决方案更有效。

6.产生团队和时间表

收集完所有数据后,现在就可以组建一个团队来应对所提出的问题并以分配所有不同部分并根据项目需求提供责任的方式安排信息。

此计划是共享的,以数字方式存储,因此所有人都可以访问它,并实际张贴在团队聚集的公共场所。这些改进必须在所有部门和团队之间进行有效沟通。

7.执行前报告

最后一步是数据和进度计划获得主管批准。未经行政部门的批准,需求评估中暴露的差距将无法弥合。一旦每个人都同意前进的道路,只有这样,才能实施。

ProjectManager.com如何帮助进行需求评估

一旦有计划来弥补您在需求评估中发现的差距,就可以在 ProjectManager.com。制定您的任务并安排我们的工作 在线甘特图。在这里,任务由项目时间线上的起点和终点表示,它们之间的条形表示任务的持续时间。可以链接相关任务,并为团队成员分配任务。

甘特图截图ProjectManager.com
甘特图是在线的并实时更新。

管理你的团队’在工作流程中,我们的软件具有多个项目视图,因此每个人都可以按照自己的方式工作。协作发生在任务级别,团队成员可以在其中注释并附加相关文件。管理人员可以随时跟踪进度。我们的软件基于云,这意味着一旦团队成员更新了他们的状态,它就会显示在软件上。

任务管理屏幕截图
强大的任务管理功能可改善每个人’s productivity.

我们的 仪表板 从差异到任务进度,收集六个项目指标。与任何桌面应用程序相比,您可以更准确地跟踪项目状态。一键式报告为您提供给利益相关者时,可为您提供更深入的数据以进行跟踪或提供更多常规信息。 ProjectManager.com是评估您的项目需求,然后缩小发现的差距的工具。

ProjectManager.com是基于云的项目管理软件,可帮助管理人员计划,跟踪和报告项目。它为团队提供了所需的工具,这些工具可通过协作交流工具更加高效地协同工作。 通过今天免费试用30天,了解我们如何为您的下一个需求评估和差距分析以及整个项目提供帮助。

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