如何让您的项目管理会议Zing

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如果你’喜欢我见过的其他每个项目经理’很有可能在会议中花了很多时间。 And I shan’T Rehearse关于为什么时间有价值的所有论点,并且会议实践如何侵蚀这一价值并将会议陷入责任。

我喜欢将一个项目管理会议视为三际比赛,序幕和脱杂志。而且,就像一个很好的戏剧,需要遵循某些形式的引人注目的会议,但也创新并创造了一些戏剧。

所以,让我们看看某种方式,你可以带来你的会议。

序言:在项目管理会议之前

无论您是致电会议还是与会者,总是准备好,所以你可以用你的时间效果好。阅读议程,阅读伴随的论文并思考哪些部件对您很重要。

你有什么意见,你需要形成什么,你需要什么问题来回答?子弹指出您自己的会议目的。

会议前

良好的会议很高效。你需要的每个人都在一个地方。那么为什么要浪费时间与前会议?因为那个’在决策真正做出的地方。人们经常在他们出现之前决定问题。他们使用会议展示他们的姿势。因此,避免您提前采取和设置温度的项目会议的风险。由于调度冲突而无法进行前列会议? 创建一个项目列表以在线软件中讨论 可以共享和协作。

准备服务

一个愉快的会议总是有一个有人负责使它成为一个良好的会议。他们需要为参与者服务。如果您呼叫会议并将担任主持,请查看我们的早期文章 仆人领导,并将原则应用于您的会议的方式。

ACT 1:开始与角色和动机的会面

尊重当时在那里的人。大学教师’等待落后者。你不’知道他们将有多晚,等待他们对那里的人不尊重。

显然,可能存在特殊情况,导致大多数参与者被举行。但是,而不是浪费已经出现的少数人的时间,推迟了会议。或者为什么不询问存在的人,“这个群体可以最好地利用我们的时间吗?”你可能会惊讶于答案。

有关的: 20个破冰游戏,让您的下一次会议乐趣

开始了解你

永远不要假设每个人都相互了解。除非您确定,否则请进行一轮介绍。如果你不’知道房间里的每个人,在笔记本中画一张桌子地图。然后填写您的地图,因此您可以在桌面上的每个人的名称和附属关系。

始终开始“Up”

这样做的好方法是询问人们’自上次会议以来的最大成功。或者也许他们感激或最为骄傲的东西。快速的这一轮开始使用正框架。

3行动中的项目管理会议

第2条:用良好的谈话填写您的会议

会议是对话。但是对于您需要的谈话是正确的,但是是正确的?考虑每个议程项目最适合哪种格式:

  • 单程简报或讲座
  • 自由流动的对话
  • 结构性辩论
  • 循环共享

下面详细介绍了我最喜欢的谈话中最受欢迎的一些提示。

用柔软的大声平衡

进入大多数会议,你’我知道是谁是谁是谁,占主导地位,谈论 - 所有人都是。当他们再次开始占据主导地位时,谢谢他们,并要求听到没有贡献的人。那些人同样多的好主意,他们的意见同样有用。所以,邀请他们,并给予他们要听到的空间。

在你的会议中创造一个积极的文化

积极的心理学告诉我们,如果正面评论超过负数,则为5,4甚至3到1的比例,您’LL在会议的情绪中获得真正的提升。创造力会增加,人们会在一个好主意的胚芽上建立,而不是敲下它。

所以,角色模型你想要的会议的文化。迅速呼吁任何不尊重的行为,并庆祝以证据为基础和勇敢的贡献。建立在好的想法上,并在一个想法似乎主宰时要求担心和反击证据。如果您努力在您的会议中打击否定性,请阅读我们的文章 如何应对困难的利益相关者。

尝试两分钟的规则

一种挤出一些膝盖的消极性的方法是给任何人至少两分钟,以便在任何人跳入并挑战它之前做出他们的观点。它迫使人们倾听和听到整个点,而不是对他们的第一印象做出反应。

转移会议的观点

通常,领导会议的人可以强迫自己的视角,并扼杀创新思维。无论您在哪里,请询问您的陈述将是答案的问题。这让小组为自己找到它。更好,你可能会得到一个卓越的答案。无论你,你’LL与更多细微差别获得更好的谈话。

另一种有价值的方法是要求会议关于其他利益攸关方将如何对谈话作出反应。或者他们会说什么,如果他们在房间里。你 ’LL获得更多的观点,更丰富的解决方案和更好的决策。

让每个人都很酷

保持警惕,以迎接情绪温度上升的迹象。然后,在他们过多的热量之前,他们早期凉爽。询问澄清或检查移动人员对他们所说的分析的问题。这抑制了他们的情绪反应。

迈出这一点的一种方法是在桌子周围标记情绪并询问他们:“我看到你变得令人震惊;你能告诉我什么’s triggered that?”

保持您的会议

为了减少您的会议滑倒的可能性,通过在董事会上写下目标来开始会议的每个部分。如果会议离开轨道,请允许任何人通过指向它来重新激励目标。然后放置任何已经开始接管的新主题,即在董事会的“停车场”部分。现在,小组可以返回原来的主题,然后稍后在停放的想法上接受,如果是真正有价值的话。

搬到关闭一个话题

在达到结论,决定或行动点之前,您有没有注意到彼得·谈判有多少会议谈话?或许他们只是在圈子里绕过,在避免关闭时保持忙碌。

这一切都变得太棘手了。总结您达到的位置,并清楚地说明小组需要做些什么来完成谈话。然后再次启动邀请,参加下一步。

行动3:用令人满意的结局结束你的会议

没有什么比行动更令人满意。您是否通过确认对决定和行为的所有权来结束您的会议?

你应该。决定需要由本集团拥有,但个人可能会主张他们的反对派。行动需要由接受他们的人拥有。

结束您的会议,两轮会议,检查这些所有权。首先,重新肯定决定,第二,坚定承诺采取行动。如果你不’t得到一个明确的‘yes’,您有工作要做,也可以在会议之前完成,或在随访。那’s for you to own.

结婚:会议结束后会发生什么?

“Post-paration”每次会议都是一个重要的部分。如果会议值得参加,值得跟进。会议后不久的时间表时间审查您的笔记,对行动的后续行动,并考虑您所学的内容。

你花了时间准备,所以为什么你也不会腾出时间来淘汰?

无论您认为会议是否是必要的邪恶或冠军,它们都是任何项目的重要组成部分。会议只是一种传播信息的一种方法,也可以向一个团队传播信息并获得反馈。 ProjectManager.com. 是一个基于云的项目管理软件,有助于计划,监控和报告任何项目的进度。它是控制项目每个阶段的一个很好的工具。实时仪表板不仅为您提供了最新的数据,但无论是与股东或您的团队无论是针对您的会议需求的图形和图表。 今天免费试用它的30天试用。

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