管理多个项目:现代项目管理的诅咒

ProjectManager.com

如果曾经有一个角色显然需要多任务处理能力,那么它肯定是我们的:项目管理。幸运的是,作为一门学科,项目经理开发了一套用于管理多个工作的最高工具。我们有 工作分解结构, 网络图, 甘特图, 看板板线性责任图,只是我自己的最爱。

这些工作之所以不是因为它们将多个活动合并在一起,是相反的。他们将它们分开。每个组件都可以使我们将项目细化为许多细微的组件,并分别检查每个组件。

项目管理不是多任务处理,而是创建复杂的串行和并行单任务处理网络的艺术。没有什么工具比网络图表更好地说明了这一点。不可避免的结论是,作为项目经理,您在多任务处理方面并不比其他任何人都要好。您只会更好地避免这种情况。

所以,问题出在哪里?

问题不在于您的项目,而在于整个项目。由于越来越多的项目经理被要求不要同时管理一个,而是两个,三个,五个,八个项目。

我曾经以为,这只是绝大多数无名小卒的项目经理的问题:那些不是专业项目经理的专业人员和经理。这些人被要求将项目管理作为他们工作的一部分:通常很少或没有项目管理培训。那些成功的人通常会“奖励”另一个项目,另一个…

多项目经理的崛起

在不知不觉中,他们试图通过三个或四个项目来发挥其日常工作的作用。这些是我在培训课程中经常看到的人。但是,我越来越多地与具有相同问题的全职专业项目经理交流。

也许他们的组织只是想省钱。也许他们的老板对他们的成功印象深刻,并且对领导多个关键项目的有才干的人感到满意。无论出于何种原因,我们都看到了多项目经理的崛起。

人们一无所获

前面已经说过项目经理在多任务处理方面并不比其他任何人都要好,我们应该问一个问题:“我们到底有多出色?”答案是“不好”。我们是垃圾。

而且,在您到达评论按钮之前(当然,我欢迎您),我要说的是,我知道现在有一些(有限的)证据表明 在多任务处理中(在某些有限的情况下),女性比男性少(略).

多年以来,人们已经知道多任务处理是一种糟糕的工作方式。我们的大脑无法同时处理两个非平凡的任务。 “不平凡”是指我发现不平凡的任务:由于长时间的练习和重复,您可能会发现其中一个琐碎的任务使任务自动完成。熟练的音乐家可以以最小的专注度演奏熟悉的乐曲,并且驾驶员经常对其驾驶要素几乎没有意识地意识到,以至于许多人具有到达我们目的地的经验,并且不记得我们是否在特别危险的路口停了下来。

当我们尝试同时执行两项重要任务时,我们失败了,而最终却不断地被切碎和转换,而又不断地分心。 在斯坦福大学工作 已经非常明显地显示出了对数字多任务处理高度偏爱的学生的表现不及同龄人。他们的工作速度较慢,犯了更多的错误,召回率较低。多任务处理很糟糕。

项目多任务解决方案是什么?

多次被问到这个问题后,我已经将答案缩小到一个词……帽子。

当项目经理承受管理多个项目的压力时,或者需要同时在项目中同时担任多个非PM角色时,答案是无礼的。您需要认为自己需要戴不同的帽子:每个角色一顶。而且,由于您不能同时戴多顶帽子,因此我建议您在头脑中考虑从一个角色转到另一个角色时要脱下并戴上帽子。

如何在一个项目中戴多顶帽子

帽子的规则很简单:

  1. 您永远不要尝试同时戴两顶帽子。
    这会给您和周围的人带来混乱。它会削弱您的专注力,污染您的思维能力并损害您的决策能力。弄清楚您戴的是哪顶帽子,并帮助周围的人也知道哪顶帽子。
  2. 您应该将同一顶帽子戴上足够长的时间才能有所作为。
    如果您过于频繁地更换帽子,那么您将花费过多的时间更换帽子,而没有足够的时间戴帽子-因此要做好工作。如果您确实需要并行完成工作,那么在频繁交换和浪费大量时间之间保持平衡,以及使一顶帽子停留太长时间以及失去对其他问题的跟踪之间的最佳平衡大约是20分钟。
  3. 更好的是,将同一顶帽子保持足够长的时间专注。
    如果您确实需要戴多顶帽子,最好的方法是将您的一周分成大块,并在相当长的时间内戴一顶帽子,这样您就可以真正实现一些有价值的目标。有些人将一天分成两半,每周提供十个半天的时间。其他人将每个半天分成两半,以创建20个2小时的工作时间段。我自己的模式是每天三节:上午5-9点,9-1点,2-6点。诀窍是让自己尽可能多地关注这些会议。
  4. 换帽子休息一下。
    有两个令人信服的原因。首先是中断标志着变化。它使您的大脑从一个角色开始减速,然后为下一个阶段做好准备。第二个更明显:良好的休息时间将有助于为下一次锻炼补充您的身心能量。休息时间比明显的“浪费”时间更多地提高了生产率。使用更换帽子的休息时间来获取:新鲜空气,日光(如果您在装有空调的荧光白领小隔间中工作,这两个尤为重要),淡水,运动和一些食物。
  5. 分发小帽子。
    处理多个项目所需的时间越多,将更多的内存和低级任务外包就越重要。您可以存储的内容和有效决定的内容是有限的,因此要使您专注于每个帽子所要解决的最大问题,您需要能够委派其他所有内容。公司和政治领导人,例如首席执行官和州长,总统或总理,能够有效地互换帽子,因为他们知道,对于大多数帽子来说,他们只需要关注一两个大问题。
  6. 狠狠地优先考虑您的帽子。
    所有人的帽子都不一样!您将需要经常戴一些帽子,而其他则只需要每周戴一到两次。如果您尝试平均地平衡工作时间,则不太可能很好地满足不同项目的战略需求。随着每个项目的进行,所需时间也各不相同。在每周开始时,要进行战略性帽子审查:每个帽子在您的时间中占多少比例?
  7. 知道您的帽子架何时装满。
    当您的战略性帽子审查开始确定您在一周内没有多少应急时间时,您应该发现自己会遇到麻烦。理想情况下,您的评论应该确定占用不超过您90%时间的广告位。另外百分之十需要作为应急时间,以灵活地采用您需要的帽子,或者更好。思考和计划。

如果您经常不能在一周中抽出这10%的时间,那么离每个项目功劳的总使用时间合计超过您一周的100%的那一天就不远了。那就是疯狂。 (疯帽匠之所以疯了,是因为19世纪制帽业中的汞毒害了他-您将面临压力和项目失败的风险)。现在是时候退还您的一顶帽子了。

不要试图独自行动

管理一个项目已经足够困难了。杂耍其中许多是另一个棘手的问题。因此,请勿尝试单独完成所有操作。确保找到某人–老板,同事,导师,教练或朋友–他们可以帮助您将优先事项和问题视为正确的观点。要清楚的是,您的工作越艰辛,知道如何寻求帮助就越重要。无论您做什么,都不要再再戴一顶帽子就能成为英雄。您是否注意到超人(不戴帽子)只有一个斗篷?而且他似乎取得了不错的成绩。

人们可能没有能力执行多任务,但是ProjectManager.com软件可以执行许多操作并实时执行。在线软件在协作环境中工作,因此您,您的团队和利益相关者都可以完全不参与项目的计划,监视和报告。免费试用30天。

相关文章

交付您的项目
准时和预算不足

开始计划您的项目。

开始30天免费试用