太多的过程阻碍了生产率吗?

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管理专家将告诉您,如果您想提高生产率,则围绕流程的官僚主义是一个值得审查的领域。太多的流程可能会阻止您的团队发挥全部潜能。他们花费在填写变更请求或记录工作订单上的时间越多,他们实际完成工作所花费的时间就越少。

这有些道理。您也不会是第一个担心团队中的流程水平正确的经理。但是,让我们对其进行评估。作为创新专家朱利安·伯金肖(Julian Birkinshaw) 在HBR.com中写道:“我们绝不会放任官僚主义,部分原因是它存在着一些充分的理由。但是,我们始终应该通过遏制它造成的具体问题,寻求控制其最坏趋势的方法。”

确实,在某些组织中,过程被认为是不可改变的,不变的力量,坦率地说几乎是文化的。建议更改操作方式,否则您可能会遇到阻力甚至更糟。没有后盾 项目管理处,可能很难在您的办公室政治中引起巨大变化。如果您担心自己的流程是否在帮助或阻碍团队的生产力,请知道有多种方法可以改变当前的范例并影响其他范例。 

但是首先,您需要数据。 如何从您的项目中删除无效的过程

进行过程审核

审计一词不需要派人跑山。虽然这听起来似乎是另一个要解决的过程,但实际上并非如此。您需要进行简单的检查才能知道您的过程是否实际上阻碍了生产力。毕竟,您不应基于假设剥离流程。

您无需寻找流程或工具的数量,也不需要寻找团队中官僚作风的判断力。您可以有数十个或数百个过程,如果它们都能顺利进行,则它们可以帮助提高生产率,而不是阻碍生产率。

您正在寻找的是:1)生产率下降和2)团队不愉快的体征和症状。这两个指标都表明官僚主义正在阻碍事情的完成。

有关: 利用卓越运营来提高生产力

但是,在注意到生产率问题之前,您需要了解自己的项目或组织中生产率的趋势。不幸的是,除非您引入了一个全新的可怕流程,否则您将找不到一个使团队运行缓慢的单一因素。您正在寻找相对于过去的生产率衡量指标逐渐下降的指标。

为了知道 如果生产力下降,您需要知道如何进行测量。 收集您拥有的所有项目数据,并寻找重复的任务,因为这些通常是需要流程的任务。例如:

  • 管理变更请求
  • 项目移交和内部审查
  • 会议会议
  • 处理付款。

任务管理系统允许用户输入在任务上花费的实际时间,这将使您建立有用的基准数据的庞大存储库。如果您看到去年变更控制过程花费了一周的时间来记录,评估,批准或拒绝变更,则可以将其与当前数据进行比较。如果今天花费的时间更长,您将有经验证据表明您的过程较慢,这可能是生产力下降的部分原因。

做士气审核

不要小看可以从团队中获得的有用信息。与他们交谈。他们将使您有直觉,了解它们是受制于流程还是受制于流程,以及(更重要的是)哪些流程难以使用。

找出造成最大痛苦的过程。分析他们正在制造什么。可能是:

  • 他们太费时间
  • 批准循环流向了错误的人
  • 他们需要太多信息
  • 所提供的信息无法完成。

从工作效率低下的士气下降中恢复过来可能需要一些时间,并且让您想到使团队感到沮丧的所有事情都需要敏感地进行。在此过程中要小心,并准备解决紧迫的问题。首先要处理任何快速获胜的问题,例如解释数据的去向以及流程为何以这种方式工作。  然后通过尝试解决已标记的过程问题来处理所提出的实际问题。

这些是评估您的团队是否因流程而效率低下的快速方法。您可以进行大规模的流程制图,并深入了解自己的生产力,但是在采取这种费时的计划之前,先确定一些快速的制胜点就比较容易。

生产力下降可能是导致士气出现问题的原因,也可能是团队士气低落的症状。您可以想象这两个问题密切相关,因此值得一提的是您可以同时解决士气低落的问题。最终,信息共享以及使团队参与评估可以大大提高士气。

如何摆脱无效的流程

因此,您已经分析了生产率数据并查看了团队士气状况,并且了解到问题所在 肯定的 与无效流程有关。您可以按照以下三个步骤清除无效的内容。

1.从 六个西格玛 去除所有无法增加价值的过程中的所有手册。您的团队可以告诉您他们是什么。他们定期了解并使用这些流程,并且对哪些流程至关重要至关重要。

但是,请尝试避免陷入删除过多进程而不进行验证的陷阱。组织中的其他人可能需要您认为不必要的数据。在完全取消该过程之前,请进行一些合理的检查,否则,由于相反的原因,您最终将无能为力!

2.将与流程相关的管理任务委托给团队成员,以共享负载并简化操作。请记住,民主并不总是授权的最佳方法。选择最适合有效完成任务的团队成员:如果您的团队管理员也能做到,那么让您的高薪技术架构师执行低价值的流程文书工作并不会带来商业利益。

3.倡导您的团队。您的许多流程都将在整个组织范围内进行,您可能需要经过认真的协商才能将其删除。召集主要领导者,并用您在审计中发现的数据武装自己,以证明生产力的下降及其对底线的影响。请确保展示您清晰的面向解决方案的方法,该方法同样适用,但过程负担少,生产率高。

专家提示:如果由于确实需要这种方法而无法解决流程问题,请让团队知道您已经尝试过以及结果如何。不要忽略沟通的障碍或拒绝,因为它们可能(错误地)认为您没有做任何事情,而这会进一步削弱他们的信心。

新基准:戈迪洛克区

您需要的是能够支持您的团队并帮助他们提高生产力的流程。换句话说,过程并不像Goldilocks所说的那样太大,不是太小,而是:“正确!”

削减旧的,过时的流程并精简新流程将需要一些试验和错误。与您的团队一起使用持续反馈方法,以保持流程的Goldilocks区,并防止新的流程蔓延。

实际上,让团队参与所有流程有助于提高团队士气,因为当他们知道自己有助于持续改进流程时,它可以提高参与度。协作确实会有所作为;总体而言,您应该快速看到生产率的提高,并且可以调整流程,直到它们适合整个团队为止。

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