如何实施业务流程改进

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仅在最近几年,技术,劳动力,分销和消费者的人口统计都发生了巨大变化。 因此,业务流程需要不断发展以适应并尽可能有效地满足客户需求。组织一直在寻找可以控制重新设计项目机制并使其与整体业务战略保持一致的领导力。

It can seem like a tall order to disrupt the status quo at 您r company, but with the implementation of 明智的业务流程改进策略, 您’将能够尽可能流畅地进行这些更改。让我们看一下业务流程改进(BPI),进行定义,探索策略,然后记录业务和 项目管理工具 that can help implement and analyze progress in 您r company.

什么是业务流程?

在改善业务流程之前,我们必须首先了解它。业务流程只是您和您的团队反复执行的一系列任务,以为您的利益相关者,赞助商或客户创建产品或服务。业务流程可以建模为 流程图 ,其中详细说明了实现该业务目标所需的任务。

业务流程以目标为起点,并以达到该目标为目标,从而为客户提供价值。业务流程通常可以细分为较小的流程,从而可以进行分工。

通常,业务流程分为三种类型。

  1. 操作: 这包括核心业务并创建价值流,例如来自客户的订单,开设账户,制造等。(了解如何 卓越运营 can make 您r team more productive)
  2. 管理: 这包括以下过程 公司治理,预算和员工监督。
  3. 支持: 这包括那些支持其他流程的流程,例如会计,招聘,技术支持等。

业务流程作为一个概念已经存在了很长时间。早在1776年,经济学家亚当·史密斯(Adam Smith)在一篇 销厂的著名例子,说明了业务流程和分工的生产力。

在20世纪初期,美国工程师Frederick Winslow Taylor提供了改善工业业务流程的方法。他专注于流程的标准化,系统性培训,并在他的管理层和员工中明确定义了角色 科学管理原理.

管理专家Peter Drucker致力于简化和分散流程。这导致外包。他还以“知识工作者”的概念而闻名,这是一个区分那些与体力劳动者以及将知识管理应用于过程的术语。

随着概念的发展和进一步定义,我们现在可以列出业务流程的六个特征:

  1. 它具有确定的边界,输入和输出
  2. 它具有按顺序排列的活动列表
  3. 它要求:“Who is the customer?”
  4. 它必须为客户增加价值
  5. 它嵌入到组织过程中
  6. 它通常跨越几个功能

最后,在开展业务流程时,拥有一个负责监督和改进此流程的人会有所帮助。

改善业务流程的7个步骤

 

如何改善业务流程

通过简化业务流程,您将减少错误和延误,并提高客户满意度。听起来不错吧?好了,您可以采取一些步骤来减少浪费,提高效率并改善您的业务流程。

需要改变什么?

全面分析您的业务流程并确定需要更改的内容。您可以通过进行过程审核来发现问题和风险潜伏在哪里,从而发现需要改进的方面。

分析您的痛点

确定了流程的哪些部分需要改进之后,就该对它们进行全面分析,以了解正在发生的事情以及如何切实进行改进。问自己一些棘手的问题,例如:

  • 正在创建障碍的哪些步骤?
  • 哪些方面最耗时?
  • 成本和资源是否有不适当的增加?
  • 质量会受到影响吗?

You can find 您r answers 通过 using 业务流程映射 用流程图或泳道图概述所有内容。这些工具可以可视化您业务流程中的所有步骤。您想深入研究该过程的每个阶段,以确保您不会遗漏任何步骤,无论这些步骤看起来有多小。

有关: 什么是SIPOC?如何使用SIPOC图

这将有助于发现过程中出现的问题的根源。为了进一步了解该流程将在何处发生,您需要与直接参与其中的人们交谈。了解他们在哪里出了问题以及他们认为可以做些什么来改进流程。

获得买入

一旦确定并分析了问题,就需要获得高级管理层的支持,以制定改进计划。这些改进可能需要时间和资源,因此,如果没有高级管理层的承诺,您将获得’没有权力继续前进。

设计改进过程

现在,您将重新设计流程中不足的部分,并应用您认为必要的改进以提高效率。最好的方法是与您所关注的部分中的相关人员合作。包括您在映射流程时学到的知识,但作为重新设计的一部分,请继续从中获取意见。

Be clear about what 您 want to change, then 进行头脑风暴 或其他小组活动以收集想法。此时,无论涉及的成本或资源如何,都不要扼杀任何建议。您想先探索。

在探索性步骤之后,您可以通过考虑实际情况中的想法来缩小解决方案的范围。应用影响和风险分析。努力发现风险和潜在的失败点,以进一步帮助您了解所构建提案的全部后果。一旦您和小组采取了已达成共识的现实方法,您就需要创建一个新图表来记录涉及的步骤。

您需要完成什么?

现在您有了一个计划,您需要确定实施该计划所需的资源。列出所需的一切。通过适当的渠道批准这些资源,并清楚地说明为什么必须使用它们来完善和改进流程。一种 商业案例 might be a good way to justify 您r request.

做出改变

Implement 您r redesign. This might mean 改变现有系统,团队和流程。听起来本身就是一个项目吗?因为是这样,所以您应该将其组织为一个。计划,分配时间和资源,考虑风险并组建团队以完成工作。

审查,审查,审查

正如您在审查现有流程以发现可以进行改进的地方一样,您将要审查自己的改进。监控他们的进度并确保他们’达到您设定的里程碑。准备在出现问题时相应地调整计划。

始终与您的团队保持沟通。从他们那里获得有关新流程如何工作的信息。询问他们是否在任何程度上感到沮丧。获取此信息并调整您的计划,以确保该过程实际上在进行改进而不是无意义的更改。

帮助改善业务流程的工具

There can be a lot of preparation, administration and management involved when implementing BPI. So, here are some tools to help 您 along the way.

看板

看板是一种视觉工具 帮助您查看当前流程。它非常灵活,可让您可视化工作并视需要划分看板。您可以根据需要分解看板。

这种可见性提高了清晰度,因此您可以根据需要改进流程以提高效率。它可以帮助团队中的每个人一目了然地看到该流程,从而可以在改进这些流程方面进行更多的协作。

通过 visualizing the process, 您 can quickly see where there are bottlenecks in 您r process and resolve them. 看板软件 是协作的,可以提高流程和生产率。

BPI的看板软件

思维导图

思维导图是1960年代开发的,是一种图形技术,可以帮助改善学习效果,并提供清晰的思路以提高性能。因此,这是开始收集与您的过程相关的信息的好方法。

您可以连接重要的信息,管理互连,链接到文档并为每个数据添加摘要。您可以使用此过程创建一个 工作分解结构.

由于思维导图是自然的组织结构,因此也有助于促进头脑风暴。它从中心放射出线条,符号,颜色和图像,从而以吸引参与者的方式显示信息。

使用思维导图还将有助于捕获和组织您对新过程的发现。它使信息摘要变得清晰,并以逻辑方式组织工作。然后,您可以以易于掌握的方式与利益相关者或团队一起预览您的发现。

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项目管理软件 具有可帮助改进业务流程的功能,例如在线甘特图,工作量管理软件,实时仪表板等。

在重新设计流程时,您需要一个时间表来放置任务和截止日期,以确保您’尽可能高效地重新安排项目。那是一个 在线甘特图 您需要做的就是获取任务列表,并将其导入ProjectManager.com,然后在时间轴中填充这些任务,这些任务可以链接并可以跟踪进度。

根据需要调整资源分配,以确保每个人在BPI执行期间都有适当的工作量来推进项目。 ProjectManager.com使您能够查看如何分配这些资源。您可以使用该软件运行报告,查看工作量如何在整个团队中分配,发现那些余额没有平均分配的地方,然后对此做一些事情。

Because ProjectManager.comis a cloud-based project management software it captures the progress of 您r work in real time. The 实时仪表板因此,您将看到一个屏幕,在该屏幕中,您可以查看所收集的与流程相关的进度,成本,工作量等所有数据。从此概述中,阻碍您提高生产率的问题通常很快就成为焦点。

Business process improvement is key to keeping 您r project productive and aligned with the overall organizational strategy of 您r business. Fortunately, ProjectManager.com has the tools 您’ll need to plan, implement, monitor and share those improvements. Try it 您rself with this free 30-day trial.

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