如何设置PMO

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尽管有协作,敏捷和精益的工作方式兴起,但有许多迹象表明项目管理办公室是项目管理的增长趋势。我以前写过 角色PMO可以促进合作,而且对于大型项目,PMO仍然具有广泛的用途,即使它们正在成为 更加分散和专业.

在我们开始建立一个 项目办,因此,我们必须了解要设置哪种类型的PMO。在当今的企业中,普遍同意有四种类型的PMO。这些是:

  • 投资组合管理处
  • 计划管理处
  • 项目管理处
  • 卓越中心

每种不同类型的PMO都有不同的重点,必须在开始设置PMO之前确定此重点。 成功的PMO,无论其服务的目的如何,都具有共同点。他们得到了高级管理人员的支持,他们将支持组织内PMO的建立和持续运行。

考虑到这一点,PMO的建立在很大程度上取决于确保在初始规划过程中咨询利益相关者(那些将受益于现有PMO的人),以确保听到他们的PMO目标。并非所有人都能满足PMO将提供的特定功能或服务的要求;但是,为了使PMO随着时间的推移而成功,应在PMO的发展过程中的某个时刻计划大多数请求。

最常见的PMO设置

大多数组织从项目管理处设置开始。这主要是因为他们首先开始使用项目来将变更交付给他们的业务。只有在持续不断的项目之后,项目管理和项目组合管理才变得越来越困难,数量越来越大或越来越复杂。

项目管理办公室的目的是支持企业内项目的成功交付。两个主要的利益相关者是PMO将单独支持的项目经理和PMO将向其报告进度的高级管理团队。

职能 项目办提供的内容往往涵盖项目管理的基础知识,因此它将在计划,报告,风险管理,问题和资源管理等领域提供支持。 服务 包括维护项目进度表,更新风险日志,提供每周状态报告等。

成功的pmos

首次成立项目管理办公室意味着必须由利益相关者定义并同意其提供的功能和服务。这项工作由项目办公室经理执行,然后才能商定项目管理办公室的资源能力,并邀请更多的项目管理办公室参与。

通常,只有一个或两个工作人员的PMO会执行较少数量的功能和服务,而利益相关者认为这是最重要的。项目管理办公室最常见的服务领域是报告,是大多数PMO最初在设置中将重点关注的领域。

在这里,PMO的工作侧重于每月时间表,在整个月末通常给出合并视图之前,整个月都要收集数据。数据包括按资源花费在项目上的时间;产生的费用和支出预测;风险与例外;下个月解决的问题尚未解决;以及利益相关者要求的任何其他信息。所需的报告确实推动了PMO在一个月内开展的工作。

此外,有些人通常将其与PMO混淆,是项目管理办公室可以是永久性的也可以是临时性的。临时项目管理办公室是为了支持大型项目而设立的,一旦该项目完成,项目管理办公室也将关闭。最常见的方法是安装一个永久的项目管理办公室。     

项目办卓越中心

随着组织增加项目活动,PMO的卓越中心模型也可能会出现。此PMO定义为在企业内创建和维护项目管理标准。在这里,他们将负责项目管理方法,过程,工具和标准,以维护和改进成功的交付。在较大的组织中,此PMO将与项目管理办公室分开,但同时工作。

卓越中心还将负责提高项目经理和其他积极管理项目的人员的能力。重点领域包括确定项目经理的职业道路和发展需求;确定培训需求并举办研讨会和会议。

推进项目办

随着组织的项目管理成熟度的提高和更大的变更计划需要一个程序结构来实现更大的控制权,通常会创建程序管理办公室来提供支持。支持程序的PMO几乎总是临时PMO,尽管某些程序可以持续数年。计划管理办公室将采用常设项目管理办公室/卓越中心的项目管理标准,工具和流程,但它们的计划重点意味着某些服务将与以项目为重点的PMO提供的服务有所不同。

计划管理办公室关注相互依赖性管理,因为他们希望为该计划的所有项目提供报告,并为计划经理提供统一的视图。他们还专注于整个计划的资源管理,特别是分配和预测。其他针对计划的服务包括福利管理,合并的工作计划和付款审查。

为了增加大型程序设置的复杂性,该程序中的每个项目可能还都设有一个临时的项目管理办公室。对于计划管理办公室,这意味着他们将指导每个项目管理办公室如何报告并与计划管理办公室进行通信。

计划办公室

整个PMO格局

最近,对于具有大型且成熟的计划和项目管理能力的组织,项目组合管理办公室已成为人们谈论和期望的PMO。该PMO被视为可以支持和链接组织的业务战略和他们想要实现的目标,以及通过计划和项目达到这些目标的方式和方法的实体。

项目组合管理办公室提供的服务和功能侧重于“应选择哪些计划和项目以实现战略目标”。项目组合管理办公室执行的职能将包括支持项目优先级排序过程,支持业务案例开发以及协调项目评估过程。项目组合管理办公室还将为组织的整个计划和项目活动组合制定治理安排。

最简单的是,项目组合管理办公室将支持组织选择合适的计划和项目以实现其战略目标的能力。另一方面,计划和项目管理办公室正在支持组织良好地交付这些计划和项目的能力。

设置PMO

组织中PMO实体的全部功能看似庞大,但是完整的设置不是强制性的,它取决于组织如何选择管理和控制其项目和程序;它有多少个计划和项目,以及组织内从事这些计划和项目的人员总数。

首次成功设置PMO在很大程度上取决于两个主要因素。首先,要清楚地了解要支持的PMO,因此需要哪种类型的PMO。其次,PMO的建立必须得到高层赞助的支持。太多的PMO失败是因为缺少此元素,并且PMO受到削减和关闭的影响。任何级别的设置都必须包括要提供的服务和功能的清晰清单,并且要求PMO经理在设置和管理正在进行的PMO操作方面具有特定经验。成功设置的平衡在于在PMO内具有能够执行功能和服务的技能和能力,以及实现PMO利益相关者设定的目标之间的平衡。

设置PMO就像其他任何东西一样,需要支持和有效的工具来管理大型项目,并在组织的多个层次上具有可见性。 ProjectManager.com通过在线平台提供了一套强大的功能,可以在您计划,监视和报告项目时轻松进行协作。 免费试用30天。

 

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