什么是项目计划?

各种规模的项目都有不同程度的复杂性,但是所有成功项目的共同点是结构。 因此,项目计划是关于确定,确定优先级和分配任务和资源的 为成功的项目创建结构所必需。

说起来容易做起来难。任何项目计划都有很多组成部分,例如:

  • 项目范围和可交付成果
  • 任务的持续时间和计划
  • 成本与预算
  • 资源规划
  • 沟通计划
  • 风险管理
  • 利益相关者管理

这些组件以及更多组件都需要解决。

换句话说,一个详尽的项目计划将确定谁将在您的团队中,需要哪些工具和材料以及有效执行所必需的流程。当然,预算中会概述财务承诺,以及可以使团队和利益相关者保持最新状态的沟通渠道。

什么是项目计划软件?

观看下面的视频,了解项目计划软件如何帮助组织项目的任务,资源和成本。

Project management training video (ytqih2t48o)

项目计划软件 近年来,它已成为项目经理的宝贵工具,因为它使他们能够维护和自动化我们上面概述的组件。

除此之外,计划软件还允许管理人员在计划执行过程中监视和跟踪其计划。这些功能包括仪表板,用于高层查看项目进度和绩效的工具以及可用于与利益相关者进行沟通的深入报告。

项目计划软件具有各种不同的大小和形状。有一些只关注一个方面,而另一些则提供了一套计划功能。您的项目适合什么取决于您的特定需求。

桌面与在线项目计划软件

项目计划软件可以作为独立程序找到,也可以作为可从Internet访问的基于云的在线工具找到。

区别在于独立软件通常隔离到单个终端,或者需要使用Intranet与其他终端进行通信。另一方面,在线项目计划软件可以在互联网上的任何地方访问。

尽管使用应用程序有一些好处(最相关的是安全性),但是在线软件却有太多专业人士不容忽视-而且随着两因素身份验证和SSI的兴起,在线软件已变得更加安全,可以与独立软件竞争。

在线工具通常可以在订阅模型上使用,因此它们通常比许可桌面工具便宜。维护也更少。如果某人的计算机变砖,则数据不会丢失,因为数据是远程存储和访问的。

在线项目计划软件的好处

在线项目计划软件具有高度的灵活性,可以适应您团队的工作风格。

在计划软件兴起之前,管理人员通常必须跟上零散的文档,excel电子表格等的收集。但是,精明的经理会利用他们可用的工具来自动化他们可以做到的事情,并简化他们不能做到的事情。

项目计划软件的一些节省时间的好处包括以下内容。

  • 组织,确定优先级并分配任务
  • 计划和安排里程碑和任务依赖性
  • 监控进度,成本和资源
  • 与团队合作
  • 与团队和利益相关者共享项目计划
  • 生成计划报告

甘特图进行高级规划

甘特图是项目计划的最重要工具。整理任务,添加任务持续时间,然后它们会自动填充 项目时间表。设置里程碑可将较大的项目分为可管理的阶段,并链接任务依赖项以避免在项目后期出现瓶颈。

ProjectManager.com的甘特图的放大屏幕截图

获得比待办事项清单更多的信息

在计划项目时,您不仅需要待办事项清单。寻找具有任务列表功能的计划软件,使您可以设置优先级,过滤和协作。它 ’如果您还可以创建私人任务列表以管理自己的工作,那将是一个很大的优势。

ProjectManager.com的任务列表视图的放大屏幕截图

使用看板进行工作流

工作流程可确保计划的正确执行,没有任何功能比看板更好。自定义面板以匹配您的工作流程,并在团队完成工作时拖放卡片。查看需要完成的工作,并通过此功能专注于生产率。

ProjectManager.com看板视图的放大屏幕截图

能够跟踪进度

仪表板可以使您的项目计划保持进度。尝试找到一个仪表板’已与您的计划工具同步,因此所有内容都会自动更新。这也将使报告更加容易。

ProjectManager.com的仪表板视图的放大屏幕截图

使团队透明

为了使计划顺利进行,您必须知道团队正在做什么。找到平衡团队的方法’项目进度的可用性。可以规划资源分配和假期的工作负载功能在这里可能会很有帮助。

ProjectManager.com工作负载视图的放大屏幕截图

能够管理多个项目

很少需要一次只关注一个项目。赋予您使用同一工具一次管理多个项目的灵活性。可以在一个时间轴上映射所有项目的路线图功能可以节省很多时间。

ProjectManager.com的“概述项目”标签的放大屏幕截图

 

项目计划条款

在我们深入探讨如何计划项目之前,熟悉您会遇到的一些术语会有所帮助。这是您在本指南中会遇到的一些通用术语的列表。

  • 可交付成果: 项目的结果,例如产品,服务,报告等。
  • 利益相关者: 对项目有既得利益的任何人-团队成员,客户等
  • 任务: 小工作导致最终交付。
  • 里程碑: 一个项目阶段的结束,以及下一阶段的开始。
  • 资源: 完成项目所需的任何物品,例如耗材,材料,工具,人员等。
  • 预算: 与完成项目有关的总成本估算。
  • 追踪& Monitoring: 收集项目数据,并确保其反映您计划的结果。

项目计划的阶段

现在,我们将带您完成计划项目所需的各个步骤。按照以下步骤操作,我们将:

  • 阐明您需要实现的目标
  • 制定到达目的地所需的流程
  • 制定行动计划,以实现这一目标

1.概述业务案例

如果您有一个项目,那是有原因的-那是 您的业​​务案例。该业务案例概述了启动该项目的原因,其收益和投资回报。如果要解决的是问题,则在此概述。业务案例将提交给在您的组织中做出决定的人员,解释必须执行的操作以及如何执行。如果批准,则您有一个项目。

2.与利益相关者见面

每个项目都有 利益相关者,那些对项目有既得利益的人。从那些从中获利的人,到对它的成功负责的人。因此,任何项目计划都必须确定从客户到监管机构的这些利益相关者是谁。与他们会面对于更好地了解项目是什么以及最终交付物的期望至关重要。

3.定义项目范围

范围是项目规划的另一个支柱。它谈到了该项目致力于交付给其利益相关者的基本任务。因此, 您的项目范围 包括您必须在项目中执行的操作,还包括不必要的操作。后者很重要,因为知道什么不是高优先级有助于避免 范围蠕变;也就是说,将宝贵的资源用于与项目成功无关的事情。

4.设定目标& 目标

规划项目时,目标和目的是不同的。 目标 是您想要获得的结果,通常是广泛的。 目标另一方面,更具体;为实现目标必须采取的可衡量的措施。在计划项目时,目标和目的自然会来自业务案例,但是在此阶段,您会进一步详细介绍。从某种意义上说,您是在微调业务案例中提出的目标,并创建明确定义的任务。这些目标和目的收集在 项目章程,您将在整个项目生命周期中使用它。

5.概述可交付成果

A 可交付的 仅仅是项目的产品或服务。这可能包括最终的交付成果(项目的原因),但也可以是实现该目标所采取的各个步骤。首先要做的是确定最终的交付成果,以及如何知道质量满足利益相关者的期望。至于项目中的其他可交付成果,还必须确定它们,并且团队中的某人必须对他们的成功完成负责。

6.创建项目进度表

项目进度 就是所有东西都挂在上面。从您的任务到您的 预算,都是按时间定义的。通过收集实现最终交付物所需的所有任务,并将它们设置在截止日期的时间表上来制定时间表。这可能会使前面的工作变得不循规蹈矩,这就是为什么将时间表分为几个阶段,原因如下: 里程碑,它标志着项目一个部分的结束以及下一个部分的开始。

7.分配任务

计划已设定,但在您按计划执行任务并将其分配给团队之前,它仍然存在于摘要中。因此,您需要 组队 具有完成项目所需的技能和经验。必须明确定义其角色和职责,以便他们知道该怎么做。然后,当您从计划中为其分配任务时,应将其明确,并包含执行任务所需的说明和任何相关文档。

8.评估风险

每个项目都有一些 风险等级。您的项目计划是周密的,但是内部和外部因素都会影响您的项目时间,成本和/或范围。因此,您需要将您的计划视为灵活的。有很多方法可以为风险做准备,但是就目前而言,最重要的事情是密切关注项目并确保项目按计划进行。这是通过 监控进度,并将实际发生的情况与您当时计划在项目中的位置进行比较。

9.报告进度

您的最终目标是确保您的利益相关者获得成功的项目。他们已经投入了资金,在项目顺利进行之前,不满意他们的想法。如果您不让利益相关者知情,那么他们将妨碍您管理项目。 定期开会 你在哪里 进度报告 是向他们展示一切都按计划进行的好方法,并提出他们可能存在的任何问题或疑虑的好方法。

ProjectManager.com如何帮助您的项目计划

项目计划软件 是一个工具,可以帮助您计划,组织和管理完成项目所需的时间表和资源。 ProjectManager.com是屡获殊荣的软件,可组织从计划到完成的项目。 注册免费的30天试用版,然后继续进行 建立涵盖所有细节的详尽的项目计划。

1.列出计划的任务

任务是任何项目的构建块,任何计划的开始都是确定导致最终交付的所有任务。

打开该工具以将任务添加到甘特图或其他多个项目视图之一中。您可以导入 任务列表 从任何电子表格或使用我们的模板之一开始。

ProjectManager.com上的任务列表项目视图。

2.将工期和成本添加到任务中

每个任务都有一个估计的持续时间,这是完成任务所需的时间。他们还将需要一定数量的资金,这些资金需要收集以制定您的计划。

在甘特图中添加每个任务的开始和结束日期,它们会填充项目时间轴,因此您可以看到整个项目在一个地方进行了布局。还有一个任务成本列。

来自ProjectManager.com的在线甘特图。

3.链接相关任务

任务并不总是彼此分开的。通常一个人无法启动或停止,直到另一个人已启动或停止。这就是所谓的任务依赖性,需要在您的计划中加以说明。

通过将一个任务拖到另一个来链接相关任务。虚线表示它们已链接,因此您可以了解事实,并可以避免在项目后期出现瓶颈。

使用ProjectManager.com在甘特图上设置里程碑。

4.设定里程碑& Baseline

里程碑指示一个阶段的结束和另一个阶段的开始,这有助于跟踪和鼓舞士气。基线确定了您的计划,因此您可以将其与实际进度进行比较。

甘特图上有一个过滤器,可以自动设置基线,因此您可以使用它来跟踪计划的实际进度。单击也可以锁定基线。

使用ProjectManager.com在甘特图上设置里程碑。

5.机队& Assign

将团队和工具放在一起是如何实现项目计划的。这种过渡越轻松,顺畅,您就可以越快地完成项目。

从软件邀请您的团队,它会生成带有链接的电子邮件。他们点击该链接后,便可以进入并访问管理任务所需的工具。

在ProjectManager.com上将团队分配给项目。

6.监控进度&向利益相关者报告

跟踪进度并更新利益相关者是您跟踪和管理利益相关者期望的方式。

在我们的实时仪表板上查看进度,该仪表板会计算数据并将其显示在六个项目指标上。可以过滤和共享报告,以深入了解这些数字。

来自ProjectManager.com的项目计划报告。

7.根据需要调整计划

在整个项目中,没有计划是相同的。事情发生了,需要改变。因此,能够轻松编辑计划是项目计划的关键。

通过简单的拖放在甘特图上编辑计划。将旧日期移动到新日期,不仅会固定该任务,而且所有受影响的任务也会自动更新。

ProjectManager.com上的路线图视图。

ProjectManager.com是屡获殊荣的软件,可帮助管理人员进行计划并帮助团队进行组织。甘特图控制项目计划的所有方面,从计划到分配任务甚至监视进度。多个项目视图提供了工作流程的透明性,并为每个人提供了所需的最佳工具。

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项目经理负责制定项目计划,虽然您无法自己编排所有内容,但您将一拳切入地将其全部键入。使用可以节省时间的模板。下载我们的 免费项目计划模板 并很快就写好计划!

为什么需要项目计划

我们计划从一开始就节省时间。好的计划意味着您不必担心这些人是否会在正确的日期见到,因为您已经计划好了。您不必担心如何支付这些发票-您已经计划了财务流程。您不必担心每个人是否都同意质量结果如何—您已经计划要使用什么质量度量。

一个好的项目计划应列出每个人都应遵循的流程,这样可以避免以后出现很多麻烦。例如,如果您指定主题专家将根据他们的判断来确定估算值并获得批准,那么以后没人会抱怨他们希望您使用其他估算方法。他们从一开始就知道这笔交易。

规划可以简化工作。

项目计划对于监视进度也确实很有帮助。您可以返回给他们,检查您说的内容以及要做的事情,然后将其与您的实际操作进行比较。这为您提供了良好的现实检查,并使您可以根据需要更改路线,使项目重回正轨。

仪表板之类的工具可以帮助您确保项目按计划进行。 ProjectManager.com具有实时仪表板,该仪表板在任务更新时会自动更新。

ProjectManager.com的项目仪表板

项目计划的要素

已经讨论过的项目计划仅是对控制您的项目所创建的深层次实践的铺垫。他们从对话开始—与利益相关者,团队等交流。

计划阶段的可交付成果是一个称为项目计划的文档。 项目管理知识体系指南 (PMBOK指南)–第五版说,该项目计划由许多附属计划组成。这些包括:

  • 从可用性和技能两方面管理团队人力资源的计划
  • 用于管理成本和项目预算要素的计划,包括您可能拥有的任何采购或供应商业务
  • 制定沟通计划,阐明谁将接收项目信息,何时接收以及采用哪种格式
  • 处理项目风险的计划,包括记录和跟踪风险的过程
  • 指定项目质量目标的质量计划

那是很多文档。

实际上,很少将它们作为单独的文档生成。您需要的是一个计划计划,其中讨论了每个计划的重要元素。创建一个大文件来确切说明您的业务如何运作毫无意义。如果您已经有一个 结构化风险管理流程,请不要浪费时间在项目计划中将其全部写下来。

您的项目计划需要包括足够的信息,以确保您确切地知道需要遵循哪些流程和过程以及需要涉及哪些人。让您的项目计划得到利益相关者,项目发起人和团队的批准,这样以后就不会感到惊讶了。

项目计划需要多长时间?

这很难回答。与新的约会应用相比,计划登月计划需要更长的时间。

估计项目计划阶段将花费多长时间的最佳方法是查看以前发生的类似项目,并查看它们计划了多长时间。如果可以的话,也请与项目经理联系,因为他们将查看该时间是否足够!

ProjectManager.com项目概述

如果您有一个项目管理工具来存档您的旧项目进度表并将数据提供给所有需要它的人,那么很容易看到其他项目花费了多长时间。然后,您可以搜索类似的项目并详细研究其时间表。

项目计划技巧

项目计划就是要制定做什么和怎么做的计划,因此您需要让很多人参与进来。有几种很好的工具和技术可以从他人那里获取信息,包括:

  • 工作坊
  • 一对一会议或访谈
  • 调查或客户焦点小组以收集和验证需求。

您还应该武装自己 任务管理工具,例如列表或看板。它们对于记下项目计划中应包含的重要内容非常有用。 看板板软件 写下关键标题,然后根据需要移动关键标题,直到流程看起来正确为止,可以帮助您规划计划。

ProjectManager.com看板板定制化

最后,您将需要一个在线项目管理系统来存储您的计划。确保团队中的每个人都可以访问最新版本的项目计划。

如何管理您的计划

您的项目计划不是一成不变的文件。您应该重新参考它,并根据需要对其进行更改。其中的部分内容(例如项目进度表)几乎每天都会更改。其他部分,例如您的采购计划和成本管理流程,在项目生命周期中将不会发生任何变化。

要记住的重要一点是,如果您的计划不适合您,请考虑可以采取哪些措施进行更改。它可以指导您的项目管理,而不是限制您做正确的事。如果需要查看如何管理项目资源,请返回并对其进行查看。进行所需的更改,再次批准计划并与团队共享。

项目规划图

没有所有答案时如何计划

是的,这种情况经常发生!在项目开始时很难获得所有信息。大多数经理都希望您潜入并开始,但是您可能不知道所有细节。

没关系;我们拥有帮助应对不确定性的技术。

首先是项目假设。您可以使用这些信息对计划进行警告,并记录您在此时认为是正确的事情。例如:

  • 我们假设资源将可用。
  • 我们假设所需的资金可用。
  • 我们假设要求的颜色将与公司品牌一致,并且不需要“市场营销”签字。

您得到图片。然后,如果设计团队回来说他们希望产品成为全新的色彩调色板,并且市场营销必须批准这一点,那么您有理由说您必须更改时间表上的时间表才能做到。那可能。

您基于一个假设进行了计划(每个人都同意了,因为您已批准了文档),但该假设事实并非如此。

项目规划的后续步骤

要记住的最重要的事情是,您不应该急于进行项目规划。如果做得正确,项目计划会花费时间。这样做是值得的,因为如果您不这样做,我们保证您以后会遇到问题,因为人们不会理解他们应该做什么以及为什么这样做。

好的计划可以使您成功。它使您有信心知道自己已经准备好了所有流程,工具和系统来提供完美的结果。

既然您已经了解了所有有关项目计划的知识,就该采取行动了。注册ProjectManager.com的30天免费试用版,立即开始计划您的项目!

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