如何为项目制作RACI图表(带有示例)

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团队成员越了解他们的角色和职责,项目就越好运行。 因此,在项目的早期就传达角色差异至关重要。但是,项目经理如何使这些定义对团队清晰明了?

有一个称为RACI或RACI图表或矩阵的工具,可帮助定义项目团队的角色和职责。这是确保每个人都在同一页面上并了解他们必须做什么的有效方法。执行项目时,您最后想要的就是混乱。

什么是RACI图表?

RACI是负责,负责,咨询和告知的缩写。 RACI图表是一种向负责在项目中创建可交付成果的团队成员分配责任和角色的方法。它定义了他们在团队和整个项目中的角色和职责。

这是一个简单的工具,可以将项目中的每个任务分配给项目,并分配任务和职责。这清楚地表明了谁在项目中做什么,并且避免了任何混乱,因为混乱可能会减慢生产速度并吞噬成本。

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让我们仔细看看RACI代表每个单词的含义。

负责任的

每个任务必须至少有一个负责任的团队成员,该成员负责完成任务。但是,可以有一个以上的负责方。

问责

该团队成员负责委派工作,是在可交付成果被视为完整之前对其进行批准的人。有时负责任的团队成员也是负责任的成员。但是,每项任务都必须配备一名负责人,而且并非总是项目经理。

咨询过

该团队成员将审查可交付成果,并提供反馈,以使可交付成果与整个项目相关,或者恰好在其自己的期望之内。

知情的

这些团队成员必须知道执行任务的过程,但并没有像上面列出的那样具有同等的责任感。可以给他们提供有关进展的一般报告,而不必与他们一起陷入困境。

如何制作RACI图

所有项目都可以从使用RACI图表提供的设定期望中受益。但是,在管理多个资源或具有任务依赖性时,这确实很有帮助。

为了充实制作RACI图表的过程,我们创建一个项目。假设您要建造房屋,这三个步骤将概述如何创建RACI图表。

第一步:确定角色

在电子表格的顶部,列出了该项目涉及的所有人员。这将包括正在完成施工的客户或房主。然后是负责制定计划的建筑师。项目经理从头到尾监督整个项目。有一个承包商,与他们的团队一起,负责实际的建造。可能会有更多的分包商,例如电工,屋顶工等,但我们将使其保持简单。

第二步:列出任务和里程碑

接下来,您想要对所有任务(包括里程碑)有一个完整的列表,并且需要做出的任何决策都在最左列中列出。这包括由建筑师审查计划,估算预算,获得许可,准备场地以及进行任何必要的挖掘。您可能需要打基础,添加底座梁和平板,砖石,地板或屋顶,门窗,电气和卫生设备,固定装置等。

RACI图表的示例

第三步:为每个任务分配角色和职责

在项目团队的每个人下面,根据他们与左列任务的关系,添加R(负责人),A(负责人),C(咨询人)或I(知情)。例如,架构师将是负责交付完整项目计划的负责团队成员,而项目经理将负责确保计划符合任何法规问题。将咨询客户或房主,以确保计划符合其规格,但是对于大多数实际建筑,仅会告知进度。

为什么要制作RACI图?

您可以给您的团队更多的结构,方向和清晰的定义,他们将更适合在不浪费宝贵资源的情况下按时完成工作。 RACI图表设定了期望值,因此每个人都知道自己和团队其他成员的所作所为。这样可以避免冗余或使团队成员相互对抗。明确了任务,角色和职责,因此不会误解谁在做什么。这也会使您的团队对工作充满责任感,并且知道何时做工作或何时需要寻求他人的指导。

另外一个好处是,这些定义消除了许多妨碍生产力的人格问题和办公室政治。您为团队提供了框架,因此他们知道他们的立场以及其他团队成员的立场。团队更快乐,并且简化了沟通。团队成员可以在项目进行过程中的任何时候查看RACI图表,并知道谁对什么负责,而不必让所有人都放弃自己的工作。

ProjectManager.com如何帮助进行问责

基本上,RACI图表是定义项目团队责任的工具。这是项目管理中的关键步骤。但是,一旦确定了角色和职责,您就希望有一种方法可以在项目的整个生命周期中促进这些角色和职责。

ProjectManager.com 可以帮助保持团队成员的责任感。一方面,我们使上传任务列表和创建项目变得容易。从那里,项目经理可以将RACI图表上的每个任务分配给团队成员。每个任务都有一个注释框,可以在其中添加方向。 ProjectManager.com具有无限的文件存储,因此可以根据需要添加尽可能多的相关文档和图像。

ProjectManager.com具有甘特图,任务列表和看板,因此每个人都可以按照自己的意愿进行工作。

团队成员还可以使用该任务与分配给该任务的其他人或项目经理进行沟通和协作,然后通过电子邮件通知他们并进行对话。

团队中的每个人都可以在“我的工作”部分跟踪自己的任务。他们的任务已列出,可以完成检查。还列出了项目和截止日期。只需单击单个任务即可获得更多详细信息。团队成员可以将自己的待办事项列表添加到任务中,以管理他们的工作并使他们保持进度。

项目经理可以通过以下方式跟上团队的进度 实时仪表板,它遵循六个项目指标,这些指标在团队成员更新其工作时会立即更新。为了进行更深入的分析,ProjectManager.com提供一键式报告功能,可提供有关任务进度,成本和工作量等的详细数据。

ProjectManager.com’的仪表板实时跟踪项目进度。

这里有一个工作负载页面,该页面使项目经理可以确保没有任何团队成员分配不足或过度分配。 ProjectManager.com可帮助您更好地管理团队,做出以数据为依据的决策并实时优化项目资源。

ProjectManager.com是基于云的项目管理软件,它具有RACI图表上定义的角色和职责,并将其转变为管理团队和工作量的动态工具。项目经理提高了项目的透明度,以监视进度并重新分配资源,以防止团队成员陷入困境。 通过今天免费试用30天,了解ProjectManager.com如何使您的团队成员负责并提高工作效率。

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