什么是项目跟踪?

项目跟踪是一个项目管理方法,用于跟踪项目中的任务进度。通过跟踪您的项目,您可以比较实际 计划进步,并确定可能阻止项目遵守计划和预算范围内的问题。

项目跟踪帮助项目经理和利益相关者知道已完成的工作,用于执行这些任务的资源,并通过测量项目方差和跟踪里程碑来帮助他们创建赚取的值分析。

项目跟踪的关键是使用项目跟踪工具和项目管理技术。例如, 状态报告 允许管理人员通过在任何时候提供任务,风险和里程碑的概述来跟踪项目进度 项目生命周期。其他类型的项目报告 进度报告 可以收集额外的详细信息,可以进一步了解可交付成果和性能。然后可以将此数据分发给项目团队和利益相关者以使其更新。

什么是项目跟踪器?

项目跟踪器是一个工具,让管理人员在执行任务和使用资源时衡量其团队的进度。它是将项目按计划和预算中保存项目的重要工具。

项目跟踪器模板 可以用作项目进度的单一数据来源。项目团队可以输入有关该项目在模板上进度的详细信息,然后可以分享该项目管理员和利益相关者当时的项目状态。

但是,更强大的选项正在使用 项目管理软件 跟踪项目。在线工具实时更新,并且在整个软件中共享该数据。然后,它可以使用实时数据创建报告,以帮助您做出更好的决策。 ProjectManager.com从开始完成简单的开始跟踪您的项目。 立即注册免费试用!

ProjectManager.com.中的仪表板的屏幕截图。文本“点击此处尝试跟踪软件”在顶部叠加

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如何跟踪项目进度

跟踪项目的进度似乎是一个令人生畏的任务,而是通过铺设进程和计划,您可以让自己成功。以下是您现在可以做的一些事情来追踪:

  • 从A开始 项目大纲
  • 创建可交付成果 里程碑
  • 设置现实,清晰可衡量的目标
  • 使用项目跟踪器模板或项目跟踪软件来跟踪时间,成本和任务
  • 经常与团队一起见面 利益攸关方
  • 有明确的截止日期
  • 支持透明度

这些建议是结构性的,应该为每个项目设置。他们可以使用项目跟踪软件,为项目经理提供他们需要将其团队纳入计划的时间表和预算的详细信息。

此外,通过项目跟踪,要记住三重约束(时间,成本和范围)非常重要。管理这些相互关联的变量的关键是正确的估计和控制。首先估算创建项目预算的费用,任务将采取的时间来创建项目时间表和项目范围以创建项目计划。然后,您必须使用项目跟踪器在执行阶段期间控制它们,该项目跟踪器允许您跟踪时间,成本和任务。

什么是项目跟踪软件?

项目跟踪软件 是跟踪项目的最佳方式,因为它监控与您的项目相关的所有任务,并帮助您按计划保持一致。大多数项目跟踪器软件仅用于任务;它还可以跟踪您的预算和资源管理。

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即使在项目的执行阶段之前,项目跟踪器也很有用。在规划期间,它可以帮助您管理您需要完成任务所需的资源。一旦您在项目的监控和控制阶段,软件就会踢进去,让您了解您的实际进步与您计划当时的实际进展匹配。

使用项目跟踪软件对于管理任何项目至关重要。它为您提供了一种控制时间,成本和范围的三倍约束的工具。经理知道任务完成后,它们不会超过分配的成本和资源。

项目跟踪软件优于项目跟踪模板,其中包括电子表格(如Excel或Google Sheets),因为许多原因,但主要是该软件允许项目经理实时访问数据。 Microsoft Project是最常用的项目管理软件之一,但它具有主要的缺点 projectmanager.com更好的选择 跟踪您的项目。

必须具有项目跟踪器的功能

项目跟踪器配有所有形状和尺寸。要确保您注意到项目的所有重要功能,请确保您选择的所有功能具有这些功能。

获取有关进展的当前信息

跟踪项目需要实时准确数据。如果您正在响应所日期的信息,您的决定将基于该项目的过时的图片。但是,如果您通过实时数据通知,那么您可以在问题成为问题之前快速响应并解决它们。

实时数据图像

看到进展情况时

仪表板应自动收集项目数据,计算它,然后在一系列图表和图表中显示信息。这些指标在特定时间为您提供一个项目的快照,表现出即时状态报告。

仪表板图像

收集有关进展的详细数据

当您需要更深入地进入项目数据时,您需要一个报告功能,可以在项目方差,进展和更多的情况下生成详细的报告。如果您可以轻松分享和过滤报告以显示您正在寻找的内容,那’s even better.

报告镜头

跟踪任务和资源

GANTTT图表是可视规划工具,用于在时间轴上安排任务,但他们经常做更多。将任务分配给团队后,您可以跟踪他们的进度。您添加了关于成本,资源和截止日期的信息作为基准,以与您的实际进步进行比较。

动态甘特图表图像

保持更新正在进行进度和截止日期

允许您自动化警报的项目跟踪工具对于停留轨道至关重要。最好是如果可以触发通知以响应任务的任何更新,即将到期的截止日期甚至注释,以保持同一页面上的每个人。警报应该是通过电子邮件发送的或应用程序。

警报& Notifications image

了解您的团队登录的时间

具有时间表功能可以做的不仅仅是简化工资单进程。时间表可以是另一个窗口,以跟踪项目的进度,展示您的团队在任务上花了多少时间,您也可以从数据中生成报告。

时间跟踪图像

ProjectManager.com.中的项目跟踪和报告

ProjectManager.com.是一个屡获殊荣的 项目管理工具 这有助于您监控和跟踪进度。它的项目管理功能套件是辅助经理和团队相似的,这使得它不仅仅是一个项目跟踪器。 ProjectManager.com帮助团队更高效地协作和工作,同时提供管理者具有透明度,他们需要确保一切正常的时间表和预算。时间跟踪,任务跟踪,资源管理,团队管理以及许多其他主要功能都存在于一个强大的在线项目管理软件中。

与多个项目视图一起工作

使用项目管理工具在监控和跟踪时有助于协作,使项目进度更容易。 ProjectManager.com有Visual,TimeLine驱动的甘特图,拖放Kanban板和交互式任务列表,以帮助团队在最适合它们的方式上协作任务。这三个观点赋予团队合作并有效地执行。

甘特图表

使用 甘特图,团队成员可以概述项目进度。项目经理可以通过查看连接到每个任务结束日期的持续时间栏来查看他们的团队的进展。它的阴影越多,完成就越仔细。龙门还有一个里程碑功能,将项目分成较小的阶段,这也有助于跟踪项目的较大运动。这些互动功能使ProjectManager.com的甘特拉图在任务和时间跟踪方面比普通的甘特图模板更好。

ProjectManager.com.中的一个甘特拉图的全尺寸屏幕截图

任务列表

完美的任务跟踪和促进团队合作, 任务列表视图 还允许任何人在一个项目上工作以将任务过滤到他们负责任的任务。任务列表显示谁被分配给任务,优先级,截止日期,进展等。可以看到更深层次的数据,可以看出,例如登录的时间,可以对任务进行排序和过滤,以便快速查找您感兴趣的任务。

ProjectManager.com.中任务列表的屏幕截图

卡班董事会

退房的第三个视图是完全可自定义的 卡班董事会。 Kanban Boards允许团队组织其产品积压和管理人员将透明度变为过程,以便他们可以根据需要重新分配资源以避免瓶颈或阻止团队成员。由于其简单性,该任务跟踪工具通常由企业使用。

ProjectManager.com.中的Kanban Board的屏幕截图

三个标准ProjectManager.com视图中所做的任何更改都会自动填充到其他两个视图。这使得项目管理过程尽可能无缝为整个团队。

查看实时仪表板的进度

A 仪表盘 像即时状态报告一样,它不断监视和计算各种项目关键性能指标,然后在易于读取的图形和图表中显示。此高级视图为项目经理提供了清晰的项目,了解其项目的整体进度。

ProjectManager.com.的实时仪表板的屏幕截图,在项目上显示了几个关键指标

查看我们的仪表板并获得项目的实时数据,包括:个人任务的进度,整体项目进度,预计消耗时间与实际时间,计划与实际成本和各个团队成员的工作量。

获取任务管理报告

报告特征 进一步进一步收集项目的表现和进度的宝贵信息。它可以帮助管理人员进行数据驱动的任务管理决策。

报表生成屏幕的屏幕截图,您可以在其中选择要导出的数据

在“跟踪”工具中创建任务报告,然后钻取,并查看单个团队成员如何进行,并监控他们的进度。查看您选择的项目中包含的所有任务。

跟踪里程碑的大步

项目很大,里程碑是将它们分解为更可管理的块的方法。里程碑可用于标记截止日期,重要日期或一个项目阶段的结尾以及下一个项目的开始。

在甘露图表上的里程碑功能的屏幕截图,由条形图上的钻石表示

将里程碑放在我们的甘特图上,单击单击。它们由菱形符号表示。现在,您可以跟踪关键截止日期和从一个阶段到下一个阶段的段落 - 并了解项目如何在项目规划阶段期间对设定的里程碑进行跟踪。

跟踪如何构建成功的项目报告计划

在执行阶段期间创建了许多类型的项目报告,以便跟踪项目的进度。 项目状态报告 不仅在项目执行期间作为重要的沟通工具,而且作为重要的历史文献,可通知未来项目的发展。这使得估计未来项目的范围少的射门射击,更多的猜测。

项目状态报告有一些关键目标,包括:

  • 在整个组织中沟通无缝
  • 简化通信过程
  • 随着项目向前发展时,将利益相关者保持符合
  • 在合适的时间向右利益相关者提供正确的信息
  • 加强对所涉及的每个人的组织支持

项目监控,跟踪和报告是一个高度协作的过程。如果没有监视和跟踪项目的进度,则报告不准确。因此,团队必须在创建报告时协作,因此通信清晰。合适的项目管理工具促进了这种协作和通信。项目跟踪软件有助于有关任务管理,时间跟踪和资源管理等关键项目管理领域和流程。

项目报告的六个要素

随着执行阶段的进展,重要的是报告项目进度,因此计划不会误入歧途。综合项目报告包括六个要素:

项目信息

从基础开始。什么是项目的名字?谁将管理该项目?有哪些资源是什么?有效时间,成本和任务跟踪需要详细信息。这是一个不安全的赌注,承担利益相关者与项目熟悉的熟悉。相反,即使似乎是矫枉过正,也要提供您知道他们需要的信息。这有助于将事物顺利运行,并在未来的项目计划时为项目引用的项目引用的基础。

状态信息

报告日期是最重要的项目状态信息,并应始终是正面和中心。此外,将从其他报告中分离数据报告的数据分离过利而利益相关者的书桌,以抓住注意力。

里程碑评论

里程碑是您项目的主要接触点。他们在时间跟踪时发挥重要作用,因为它们作为剩下工作的指南,以及它完成的时间表。进行里程碑评论让利益相关者看到实际进步与项目提案中估计的内容。

项目总结

项目摘要包括预计的完成日期,以及资源和成本。纳入造成延误的问题是一个重要的摘要组成部分。应该清楚地解释这些问题如何影响预算和 时间线并进行工作以确保事物得到纠正,以便将项目恢复到轨道上。

问题和风险

本节很简单。列出您遇到的问题和风险。注意这些如何解决。最后,概述了决议如何积极影响项目执行。必须在整个项目生命周期中实施风险评估和风险管理流程。

项目指标

使用硬度和数据点备份语句。项目规划详情应概述这些指标。展示数据如何说明迄今为止的项目的成功,或者突出需要立即改进的需求。确定测量项目进度的指标对于跟踪任务,时间,成本和管理团队至关重要。

项目报告最佳实践

通过考虑这些要素,有一些项目报告了最佳实践需要考虑:

  • 通信是基石: 状态报告是您的通信计划的关键要素。但是,这些报告不必涵盖一切,并成为所有人的一切。以正确的时间为合适的人提供正确信息的方式编写报告,应该是总体目标。每周状态报告最常见的是跟踪项目进度。
  • 始终如一: 一致性是关键。找到适用于您的利益相关者的格式和分发方法,并坚持下去。他们将欣赏他们收到的信息的可预测性。
  • 设置目标并衡量措施: 建立指标是项目报告和监测的重要组成部分。因此,这些指标应该是您在整个生命周期中的目标方面的进展情况。
  • 保持简单: 保持报告简单以确保有效性。不要将详细信息与您报告的问题无关。
  • 始终验证您的报告: 假设信息是正确的,这是一个错误的想法,而不进行尽职调查,以确保它是。
  • 有一些标准: 通过创建定义报告结构的标准以及提供信息的创建更容易提出报告简化。鉴于此,建立模板使工作更容易是一个很好的第一步。

在任何项目中,重要的是评估报告以避免范围蠕变。随着项目团队开始工作,活动的孤立,使每个人都对齐至关重要。这确保了项目范围不会蠕变。

监测范围蠕变

定义项目范围和跟踪它必须是每个项目经理的优先级。有五种方法可以避免范围蠕变:

  1. 记录所有项目要求: 我们已经涵盖了这个长度,以上。
  2. 建立变更控制流程: 如果发生范围蠕变,很重要的是改变控制过程,以便在轨道上恢复物品。
  3. 创建一个明确的项目计划: 彻底的项目时间表概述了项目目标。它概述了要达到这些目标的任务。该计划根据项目计划的要求文件引用,以确保一切都在向前发展。如果没有,则计划设置调整或更改的课程。
  4. 使用利益相关者验证范围: 在项目的生命周期中是值得审查所有利益相关者的范围。一起审查时间表,并确保所有任务利益相关者都希望在给定的时间表上进行,这也是一个好主意。
  5. 聘请项目团队: 确保您的项目团队对整个项目的事情感到满意。随着更改控制过程开始抓住,让团队知道它会如何影响它们。每周1:1次会议或团队会议审查任务,而且整体项目进度也是保持团队参与的好方法。

项目报告可能具有挑战性,但它不必压倒。逐步取笑可以帮助缓解所涉及的每个人的焦虑,并确保赢得胜利。确保使用项目管理软件或至少一个项目跟踪模板,以方便创建报告。

项目报告可能是艰难的,也有效地效力。 ProjectManager.com. 提供项目协作和开发项目的工具报告较少耗时和更直观。通过服用a查看我们的报告能力 免费30天试用.

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