如何快速跟踪您的项目

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如果您在紧迫的最后期限内完成任务,最好有一些技巧可以使项目任务更快地完成。

当项目经理需要节省时间并加快交付速度时,可以使用三种主要技术。在本文中,我们将分享节省时间的秘诀(尝试这样说吧!)

为什么选择快速通道?

甚至最好的项目经理也会不时地落后于项目。发生这种情况的原因有很多,有时可以使用较慢的方法。但是有时候您会想要赶上来:

  • 资源可以转移到其他项目
  • 您可以保持商业优势,并比竞争对手更快地推出产品
  • 您可以更快地从项目中受益。

让我们深入研究可用于节省项目时间的技术。

  1. 快速跟踪项目的好处 并行管理任务

查看项目进度表的第一位是顺序执行的任务。这就是项目经理所说的“快速跟踪”,这意味着可以同时执行多个任务。

仔细检查您的计划,确定当前计划按顺序进行的活动。然后考虑其中哪些可以重叠。乍一看,似乎不可能并行处理任何任务,但是要创造性地考虑如何使它工作。在任务具有不同资源的地方,您也许可以在另一个任务结束之前就开始。在任务相互依赖的地方,您可以进行风险评估,以考虑到依赖任务尚未完全完成的情况下,您可以很快开始第二个任务。在风险不太高的地方,可以轻松管理比原定计划少几天的时间。

修改时间表后,请检查您的资源分配,以确保所做的更改不会使一个团队或个人过载。

  1. 添加资源(又称“崩溃”)

通常,当有更多的手在工作时,工作会更快。如果您有能力向项目添加更多人员,那么这是加快处理速度的好方法。任何可以拆分并分配给更多人的工作都是崩溃的好目标。

您也不必添加更多的人。询问您现有的团队是否准备加班。如果您可以增加预算来支付他们的额外时间,那么您可以与已有的人一起节省项目时间。

可能还有其他机会可以节省时间。例如,如果某项任务由于您正在等待库存而无法启动,则您可以支付额外的费用使其隔夜发货,以便您的团队立即开始。

有时甚至在您的项目进度表上节省几天也会有很大的不同,因此,请找出那些可能性并利用它们来制定最精简的计划!

  1. 删除范围

最后一种选择是接受您无法完成所有工作,然后研究可以从项目范围中脱颖而出的东西。通常,您只能将此作为最后的手段,一种接受已交付的东西总比没有好的方法。

如果您选择此路线,请务必记下您超出范围的内容(例如,质量检查时间,选定的功能),因为您必须在以后的冲刺或短语中提供此路线,并且您不想忘记它。

快速跟踪的危险

加速项目并非没有危险。您以一种特殊的方式计划了项目,因为这意味着您可以完全控制和监视进度,而现在您正在考虑做一些完全不同的事情。芭芭拉·克内希特(Barbara Knecht) 建筑记录 还讨论了对客户关系的潜在影响,特别是在快速跟踪正迅速成为规范的建筑行业中。

并行管理任务的主要挑战(除了必须重做计划和重新安排资源而付出的努力之外)是,这给项目增加了更多风险。例如,您可以在新办公室建成之前为新办公室购买所有家具,但这样会冒着风险,即在装修期间尺寸会略有变化,并且您购买的大件物品不再适合。

或者,您可以设计营销材料,以便根据当前图形将新应用添加到应用商店中,只是发现一旦测试了该应用,开发人员便会进行一些更改,并且您的营销在使用之前就已经过时了。如本例所示,如果您提早开始执行任务,则存在返工的风险,因此您必须接受并管理该任务。

如果要将资源添加到项目中以使计划崩溃,则必须付费。更快地工作会花费很多,有时甚至很多。还存在必须将新团队成员带入项目,培训他们,向他们展示如何做和管理他们的工作的风险。您应该通过添加新的团队成员来衡量自己是否会真正节省时间:有时最好不要这样做。

如果您确实决定增加其他人员,请尝试确保他们经验丰富并且可以扎根。您可能已经听说过这样的话:“一名妇女要花9个月才能生孩子,但有9名妇女不能在一个月内生孩子。”向团队添加资源时可以节省的时间要务实。

最后,有可能您需要做大量工作来快速跟踪项目,但是您看不到结束日期有什么不同。专注于关键任务上的项目任务。这是贯穿项目的最长路线,并定义了持续时间。当您突出显示计划中的关键路径时未出现的任务不会帮助您缩短结束日期。专注于正确的任务,以便您从计划压缩中获得最大的收益。

使用直观但功能强大的在线工具时,处理项目进度很容易。只需单击几下即可显示您的关键路径,突出显示要修改的任务,并将其拖放到项目进度表中。您可以创建一个新计划,并使用ProjectManager.com尝试许多不同的变体。我们的在线工具将帮助您制定完善的计划并按时交付。立即免费试用。

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